Как провести удаленный дизайн-спринт

Среди продуктовых команд Дизайн-спринт — одна из многих популярных методологий дизайна, которые соперничают за внимание. «Спринт» — на жаргоне дизайнеров — это ограниченный по времени пятиэтапный процесс, в котором используется дизайн-мышление для снижения риска при разработке нового продукта. Как подход к дизайну продукта, он набирает популярность среди дизайнеров, менеджеров по продуктам и других специалистов, работающих в сфере решения проблем и инноваций в продуктах. Почему?

Оно работает.

Целью дизайн-спринта является сосредоточение внимания на конкретной проблеме, создание нескольких решений, создание прототипов и получение быстрой обратной связи от пользователей. Это может помочь компаниям принимать более эффективные стратегические решения и быстрее внедрять инновации.

Спринт проводится с группой людей и занимает несколько дней с множеством движущихся частей. Это не для слабонервных, но если все пойдет по плану, это может оказаться очень полезным. Когда все находятся в одном месте, проводить Design Sprint сложно, а когда команды переходят на удаленную работу, это может стать еще более требовательным.

Примечание. Предполагается, что вы знакомы с четырехдневной версией Design Sprint. Если нет, прочтите Дизайн-спринт 2.0: что это такое и как он выглядит?

Методология дизайн-спринта

С момента его создания в Google Ventures и выпуска книги Джейка Кнаппа Sprint многие компании и агентства взяли Design Sprints как процесс и сделали его частью своей методологии проектирования. Google, Airbnb, Uber и LEGO — лишь несколько крупных игроков, которые интегрировали Design Sprints в свой рабочий процесс разработки продукта.

Это был мой ответ, когда я впервые прочитал «Спринт: как решать большие проблемы и тестировать новые идеи всего за пять дней». Ух ты!

Любой, кто посвятил годы дизайну продукта, знает, что в процессе проектирования продукта постоянно возникают одни и те же критические вопросы:

• Как мы можем быстрее перейти от идеи к проверенному прототипу?
• Как мы можем убедиться, что мы проектируем правильную вещь, прежде чем тратить много денег на ее создание?
• Как мы можем принимать более уверенные решения о продукте?

Спринт был моим ответом, и он изменил правила игры.

За исключением одного аспекта, в моей дизайнерской практике все шло гладко: 90% моих клиентов были удаленными, охватывающими весь земной шар от Сан-Франциско до Мельбурна, Австралия. Как дизайнеру продукта из Европы, мне не хватало процесса для работы с распределенными командами и использования магии Design Sprints.

Логично было найти клиента и подходящую задачу по дизайну, запланировать удаленный проектный спринт, следовать правилам и надеяться на лучшее.

Это была катастрофа.

Я не знал, как подготовиться, люди были разобщены, были проблемы с сотрудничеством и коммуникацией.

Проблемы удаленного запуска дизайн-спринтов

• Разница часовых поясов и доступность команды. Трудно планировать и согласовывать распределенные команды на длительные периоды времени, поскольку спринт требует интенсивных рабочих сессий.
• Низкая вовлеченность. В обычном спринте ваша команда работает вместе в одном и том же физическом пространстве, и удерживать их внимание и внимание легко. При удаленной работе ваша команда находится в одном Alt-Tab от Slack или Netflix.
• Проблемы, связанные с техникой. Плохое интернет-соединение, разряженные наушники AirPods и ненадежные микрофоны могут помешать вашему удаленному сеансу.
• Неэффективное сотрудничество. В комнате Sprint у вас есть доска в качестве единственного рабочего места. В удаленном режиме все может запутаться быстрее, чем вы успеете сказать «липкие заметки».

Я был в восторге от идеи запуска Design Sprint, и мне нравилась удаленная работа. Это было частью моей ДНК. Я должен был найти способ объединить их.

Я рассматривал возможные решения, много экспериментировал и неизбежно делал ошибки. В конце концов, я нашел правильное сочетание инструментов и методов, чтобы сделать удаленные спринты дизайна эффективными. Вот мои основные выводы.

Ключ к успешному проведению удаленных проектных спринтов: разбейте его!

Самой большой проблемой при проведении удаленных спринтов является сама структура спринта.

В обычном личном спринте группа людей сотрудничает и выполняет упражнения по следующему графику:

Понедельник и вторник для семинаров. Команда целый день выполняет различные упражнения, заполняя доски и собирая стикеры. Команда прототипирования приезжает в среду, а затем в четверг проводятся пользовательские тесты для проверки идей.

Понедельник и вторник — самые напряженные дни и требуют больших усилий для организации и проведения спринта. Члены команды должны очищать и синхронизировать календари и оставаться вместе в течение довольно долгого времени, что может привести к усталости.

В то время как традиционная структура Design Sprint отлично подходит для личных сессий, необходимы некоторые корректировки для удаленных, распределенных команд. После многих итераций (и, честно говоря, нескольких ошибок) было разработано выигрышное решение.

В обновленной удаленной версии Design Sprint сочетаются синхронные и асинхронные сеансы, что обеспечивает большую гибкость.

Вот наш удаленный график Design Sprint:

Дни 1 и 2 — дни семинаров с участием всей команды; сеансы разбиты на части, чередующиеся между онлайн и офлайн. День 3 предназначен для группы удаленного прототипирования для прототипирования решений, которые придумала команда, а день 4 — для пользовательского тестирования.

(Для подробного описания упражнений спринта, времени и инструкций ознакомьтесь с нашим шаблоном Miro ниже.)

Обратите внимание, что мы не обозначили дни понедельник, вторник и т. д. Это было сделано намеренно, потому что при выполнении удаленного спринта расписание зависит от доступности команды, и старт в понедельник может быть невозможен.

Простой трехэтапный процесс запуска и организации эффективного удаленного проектного спринта

Есть три элемента, которые сделают удаленный спринт плавным:

• Тщательная подготовка
• Правильный выбор инструментов
• Надлежащее содействие

Шаг 1: Подготовьтесь к удаленному проектному спринту

Лучший способ сорвать проектный спринт до его начала — недостаточно подготовиться, особенно при проведении удаленного сеанса. В то время как некоторые могут счесть работу перед спринтом нелогичной, поскольку она предназначена для обеспечения свободного протекания идей и создания прототипов, она все же должна выполняться в контролируемых условиях; поэтому тщательная подготовка имеет ключевое значение.

Определите проблему

После того, как Дизайн-спринт спланирован, очень важно ознакомиться с проблемой, которую необходимо решить. Необходимо проконсультироваться с ключевыми заинтересованными сторонами, и должно быть ясно, за какой результат каждый член команды будет нести ответственность в данной задаче. Это упражнение поможет выбрать правильных людей для спринта, а также более эффективно подготовить сессию.

Создайте команду дизайн-спринта

Создание правильной команды жизненно важно и обеспечит успех Дизайн-спринта. Идеально подходит команда из пяти-семи человек.

Цель спринта — заставить нужных людей сосредоточиться на конкретной проблеме и найти решения. Вышеупомянутая команда представляет собой идеальное сочетание; роли могут быть скорректированы в зависимости от потребностей.

Расписание спринта

Лучше всего запланировать участников в течение девятичасового окна в разных часовых поясах. Также важно, чтобы люди знали, когда они потребуются и как долго. Doodle — отличный инструмент для этого.

Совет для профессионалов: используйте приложение World Time Buddy для просмотра часовых поясов и проверки совпадений.

Вот несколько примеров комбинаций времени начала игры, которые мы часто используем:

• 18:00 Берлин/9:00 Сан-Франциско
• 15:00 Перт/9:00 Берлин
• 17:00 Сан-Франциско/8:00 Перт

Но что, если ваша команда находится далеко друг от друга, за 9-часовым окном? Если несколько человек находятся в Сан-Франциско, а остальные в Мумбаи, потребуются два отдельных сеанса, а результаты будут собраны. Однако будет время, когда нужно будет принять важное решение, поэтому кому-то придется пойти на небольшую жертву, чтобы быть на связи в неподходящий час.

Создать краткое описание дизайн-спринта

После того, как команда настроена, создайте бриф, используя этот шаблон. Это основной документ, предназначенный для того, чтобы привести всех участников в соответствие с тем, чего ожидать от предстоящего Design Sprint. Он включает в себя план задачи, расписание, временные рамки и контрольный список того, что нужно сделать.

Сформулируйте проблему

Постановка задачи — важнейший компонент подготовки к Дизайн-спринту. Это включает в себя достаточное исследование проблемы, которую необходимо решить. Это означает общение с ключевыми людьми, изучение аналитики и, в зависимости от типа проблемы, проведение аудитов или интервью, чтобы узнать как можно больше о проблеме. Этот процесс поможет подготовить почву и согласовать всех до начала Design Sprint.

Настройте предварительные звонки с командой Sprint

Очень важно дать каждому обзор того, что произойдет во время Design Sprint. Процесс интенсивный, и лучше всего убедиться, что люди находятся на одной волне и знают, что произойдет. Они должны понимать задачу и то, что от них ожидается. Это может показаться очевидным, но также неплохо убедиться, что команда знает, как работать со всеми удаленными инструментами и технологиями, которые будут использоваться.

Шаг 2: Инструменты

К счастью для нас, уже существует множество отличных удаленных инструментов и технологий для общения и совместной работы. Вот мои любимые инструменты:

• Zoom: легко подключайтесь, общайтесь, делитесь экранами и записывайте сеансы.
• Notion: храните все в одном месте, от заметок и задач до прототипов.
• Figma: создавайте прототипы и сотрудничайте в разных часовых поясах онлайн.
• UserTesting: быстро получайте отзывы о прототипах.
• Дудл: Назначайте встречи.
• Миро: Создавайте и развивайте идеи с помощью платформы для совместной работы с белой доской.
• Asana: Легко управляйте командными проектами и задачами.

Шаг 3: Запуск бесшовных удаленных спринтов с использованием нашего шаблона Miro

Мы создали полный шаблон спринта для удаленного проектирования (требуется регистрация в Miro), чтобы упростить проведение спринта. Вот несколько элементов из шаблона:

Независимые рабочие зоны для каждого участника

Создание индивидуальных рабочих мест для каждого члена команды повышает общую эффективность. Это позволяет людям сосредоточиться на своих задачах и дает четкое представление об их прогрессе, позволяя фасилитатору быстро увидеть, есть ли у кого-то проблемы.

Четкие объяснения и инструкции

Вместо того, чтобы постоянно спрашивать, как выполнять упражнения, каждому участнику даются четкие шаги и примеры, связанные с его рабочей областью. Таким образом, отвлекающие разговоры сводятся к минимуму, особенно в середине выполнения беззвучных задач.

Встроенные инструменты, облегчающие жизнь

Миро был выбран по разным причинам. Это решение, которое предоставляет все инструменты и виджеты для запуска спринта, такие как таймер, голосование по области и режим презентации.

Возьмите шаблон Miro здесь.

Расширенные советы по удаленному проектированию спринта

Вот несколько полезных советов, которые помогут облегчить выполнение удаленных проектных спринтов:

• Тихая среда вызова. Нет ничего хуже, чем жужжание эспрессо-машины на заднем плане при попытке запустить спринт. Работайте в тихом конференц-зале.
• Видео в прямом эфире обязательно. Это хорошая идея, чтобы быть строгим с этим, потому что как фасилитатор, это пригодится. Легко заметить, что кто-то не занят, если вы можете видеть всех в прямом эфире. Например, свет отражается от их лица, когда они переключают вкладки или выглядят растерянными, что дает фасилитатору возможность помочь им.
• Управление ожиданиями. Управление ожиданиями команды имеет решающее значение, особенно при первом запуске удаленного Design Sprint. В конце концов, календарь команды заблокирован на несколько дней, и им нужно увидеть ROI. Члены команды должны знать о желаемом результате, который является проверенным (или недействительным) прототипом для стоящей перед ним задачи. В дизайн-спринте команда не создает продукт целиком. Речь идет об утверждении направления и обретении уверенности для движения вперед.
• Оставаться организованным. Наличие единого источника достоверной информации обо всех ресурсах Design Sprint сэкономит много времени. Хорошая идея создать проект в таком инструменте, как Asana или Notion, где можно предоставлять обновления и загружать все соответствующие материалы, чтобы вся команда была на связи и понимала, где все найти. Не стесняйтесь использовать другие инструменты, такие как Basecamp или Trello.
• Работа с конфликтом. Могут возникнуть ситуации, когда нарушителям спокойствия и скептикам, ставящим под сомнение эффективность Спринта, потребуется управлять. У Спринта есть свои особенности, непохожие на обычный рабочий день. Возможность четко определить ожидания до и во время спринта избавит вас от головной боли в будущем.

Как запустить следующий удаленный проектный спринт

• Как только спринт начнется, примите вызов и поговорите с ключевыми людьми в команде.
• Создайте команду Design Sprint мечты (см. выше).
• Запланируйте сеансы и подтвердите приверженность команды.
• Используйте этот шаблон для создания краткого описания дизайн-спринта.
• Настройте проект в любимом инструменте управления проектами.
• Подготовьте виртуальную «комнату спринта» с помощью нашего эксклюзивного шаблона Remote Design Sprint Template на Miro.
• Запустите спринт.

У нас есть серия видеороликов о том, как эффективно проводить удаленные дизайн-спринты:

1. Как запустить удаленный дизайн-спринт: часть № 1 — процесс
2. Как запустить удаленный дизайн-спринт: часть № 2 — инструменты
3. Как провести удаленный проектный спринт: Часть №3 — Подготовка
4. Как провести удаленный дизайн-спринт: Часть №4 — Фасилитация

• • •

Дальнейшее чтение в блоге Toptal Design:

• Design Talks: удаленная работа дизайнером-фрилансером
• Как усовершенствовать и использовать удаленные семинары по UX
• Работайте эффективнее с этими советами дизайнера-фрилансера
• Как провести эффективный дизайн-спринт