Como conduzir um sprint de design remoto

Entre as equipes de produto, um Design Sprint é uma das muitas metodologias de design populares que disputam sua atenção. Um “Sprint” – no jargão do designer – é um processo de cinco fases com restrição de tempo que usa o design thinking para reduzir o risco ao projetar um novo produto. Como uma abordagem de design de produto, está ganhando terreno entre designers, gerentes de produto e outros que trabalham na área de solução de problemas e inovação de produtos. Por quê?

Funciona.

O objetivo de um Design Sprint é focar em um problema específico, gerar várias soluções, construir protótipos e obter feedback rápido dos usuários. Ele pode ajudar as empresas a tomar melhores decisões estratégicas e inovar mais rapidamente.

Um Sprint é executado com um grupo de pessoas e ocorre ao longo de vários dias com muitas partes móveis. Não é para os fracos de coração, mas se tudo correr conforme o planejado, pode ser altamente recompensador. Com todos no mesmo local, um Design Sprint é desafiador e, quando as equipes passam a trabalhar remotamente , pode se tornar ainda mais exigente.

Observação: Presume-se familiaridade com a versão de quatro dias do Design Sprint. Se não, leia The Design Sprint 2.0: O que é e como é?

A Metodologia do Design Sprint

Desde a sua criação no Google Ventures e o lançamento do Sprint, o livro de Jake Knapp, muitas empresas e agências adotaram Design Sprints como um processo e o tornaram parte de sua metodologia de design. Google, Airbnb, Uber e LEGO são apenas alguns grandes players que integraram Design Sprints em seu fluxo de trabalho de desenvolvimento de produtos.

Esta foi minha resposta na primeira vez que li “Sprint: como resolver grandes problemas e testar novas ideias em apenas cinco dias”. Uau!

Qualquer pessoa que tenha passado anos em design de produto sabe que as mesmas questões críticas continuam surgindo durante o processo de design de produto:

• Como podemos passar de uma ideia a um protótipo validado mais rapidamente?
• Como podemos ter certeza de que estamos projetando a coisa certa antes de gastar muito dinheiro construindo-a?
• Como podemos tomar decisões mais confiantes sobre produtos?

O Sprint foi a minha resposta, e parecia um divisor de águas.

Exceto por um aspecto, tudo estava funcionando perfeitamente na minha prática de design: 90% dos meus clientes eram remotos, abrangendo o mundo de São Francisco a Melbourne, na Austrália. Como designer de produto com sede na Europa, faltava-me um processo para trabalhar com equipes distribuídas e aproveitar a magia dos Design Sprints.

A coisa lógica a fazer era encontrar um cliente e um desafio de design adequado, agendar um Design Sprint remoto, seguir o livro e esperar o melhor.

Foi um desastre.

Eu não sabia como me preparar, as pessoas estavam desengajadas e havia problemas de colaboração e comunicação.

Os desafios de executar sprints de design remotamente

• Diferenças de fuso horário e disponibilidade da equipe. É difícil agendar e alinhar equipes distribuídas por longos períodos, pois o Sprint exige sessões de trabalho intensas.
• Baixo engajamento. Em um Sprint normal, sua equipe está trabalhando em conjunto no mesmo espaço físico, e é fácil mantê-los focados e pontuais. Ao trabalhar remotamente, sua equipe está a um Alt-Tab do Slack ou Netflix.
• Problemas relacionados à tecnologia. Uma conexão de internet ruim, AirPods com bateria fraca e microfones não confiáveis ​​podem sequestrar sua sessão remota.
• Colaboração ineficaz. Em uma sala Sprint, você tem um quadro branco como seu único espaço de trabalho. Remotamente, as coisas podem ficar confusas mais rapidamente do que você pode dizer “nota adesiva”.

Fiquei entusiasmado com a ideia de executar Design Sprints e gostei do trabalho remoto. Fazia parte do meu DNA. Eu tinha que encontrar uma maneira de combinar os dois.

Olhei para soluções potenciais, experimentei muito e, inevitavelmente, cometi erros. Eventualmente, eu encontrei a combinação certa de ferramentas e técnicas para fazer os Design Sprints remotos funcionarem. Aqui estão as minhas principais conclusões.

A chave para executar sprints de design remoto bem-sucedidos: divida-o!

O maior desafio ao executar Sprints remotos é a própria estrutura do Sprint.

Em um Sprint presencial regular, há um grupo de pessoas colaborando e realizando exercícios com base no seguinte cronograma:

Segunda e terça-feira são para workshops. A equipe faz vários exercícios durante um dia inteiro, preenchendo lousas e acumulando notas adesivas. A equipe de prototipagem chega na quarta-feira e, em seguida, os testes de usuário são executados para validar as ideias na quinta-feira.

Segunda e terça são os dias mais intensos e exigem mais esforço para organizar e facilitar o Sprint. Os membros da equipe devem limpar e sincronizar os calendários e permanecer juntos por um tempo bastante longo, potencialmente levando à fadiga.

Embora a estrutura tradicional do Design Sprint funcione muito bem para sessões presenciais, alguns ajustes são necessários para se adequar a equipes remotas e distribuídas. Após muitas iterações (e, na verdade, alguns erros), uma solução vencedora foi desenvolvida.

A versão atualizada e remota do Design Sprint apresenta uma combinação de sessões síncronas e assíncronas, que permitem maior flexibilidade.

Aqui está nossa programação remota do Design Sprint:

Os dias 1 e 2 são dias de workshop incluindo toda a equipe; as sessões são divididas em partes, alternando entre online e offline. O dia 3 é para a equipe de prototipagem remota prototipar as soluções que a equipe criou, e o dia 4 é para testes com usuários.

(Para uma descrição detalhada dos exercícios de Sprint, tempo e instruções, confira nosso modelo Miro abaixo.)

Observe que não rotulamos os dias de segunda, terça, etc. Isso foi feito deliberadamente porque ao fazer um Sprint remoto, o cronograma depende da disponibilidade da equipe, e um início de segunda-feira pode não ser possível.

Um processo simples de três etapas para executar e facilitar um sprint de design remoto eficaz

Existem três elementos que farão um Sprint remoto funcionar sem problemas:

• Preparação rigorosa
• A escolha certa de ferramentas
• Facilitação adequada

Etapa 1: prepare-se para o sprint de design remoto

A melhor maneira de destruir um Design Sprint antes que ele comece é não estar preparado o suficiente, especialmente ao facilitar uma sessão remota. Embora alguns possam considerar o trabalho pré-Sprint contra-intuitivo porque foi projetado para capacitar a ideação e prototipagem de fluxo livre, ele ainda precisa ser executado sob circunstâncias controladas; portanto, uma preparação meticulosa é fundamental.

Defina o problema

Uma vez que o Design Sprint é planejado, tornar-se familiarizado com o problema a ser resolvido é essencial. As principais partes interessadas precisam ser consultadas e precisa ficar claro por qual resultado cada membro da equipe será responsável em um determinado desafio. Este exercício ajudará a escolher as pessoas certas para o Sprint, bem como a preparar a sessão de forma mais eficaz.

Construir a equipe de design Sprint

Construir a equipe certa é vital e garantirá o sucesso do Design Sprint. Uma equipe de cinco a sete pessoas é o ideal.

O objetivo do Sprint é fazer com que as pessoas certas se concentrem em um problema específico e gerem soluções. A equipe acima é uma mistura ideal; as funções podem ser ajustadas dependendo das necessidades.

Agende o Sprint

É melhor agendar os participantes em uma janela de nove horas nos fusos horários. Também é essencial que as pessoas saibam quando elas serão necessárias e por quanto tempo. Doodle é uma excelente ferramenta para isso.

Dica profissional: use o World Time Buddy para revisar fusos horários e verificar sobreposições.

Aqui estão alguns exemplos de combinações de tempo de início que usamos com frequência:

• 18h Berlim/9h São Francisco
• 15h Perth/9h Berlim
• 17h São Francisco/8h Perth

Mas e se sua equipe estiver mais distante, além da janela de 9 horas? Se algumas pessoas estiverem em São Francisco e o restante estiver em Mumbai, duas sessões separadas seriam necessárias e os resultados compilados. Haverá um momento, no entanto, em que uma decisão importante será tomada, então alguém terá que fazer um pequeno sacrifício para estar de plantão em uma hora menos do que ideal.

Criar um resumo do design Sprint

Depois que a equipe estiver definida, crie um briefing usando este modelo. É o documento principal destinado a alinhar todos os participantes sobre o que esperar do próximo Design Sprint. Inclui um esboço do desafio, o cronograma, o prazo e uma lista de verificação de coisas a fazer.

Enquadre o problema

O enquadramento do problema é um componente crucial da preparação do Design Sprint. Envolve fazer pesquisas suficientes em torno do problema a ser resolvido. Isso significa conversar com pessoas-chave, analisar análises e, dependendo do tipo de problema, realizar auditorias ou entrevistas para descobrir o máximo possível sobre o problema. Esse processo ajudará a preparar o cenário e a alinhar todos antes do início do Design Sprint.

Configurar Chamadas Preliminares com a Equipe Sprint

É essencial dar a todos uma visão geral do que vai acontecer durante um Design Sprint. O processo é intenso e é melhor garantir que as pessoas estejam na mesma página e cientes do que vai acontecer. Eles precisam entender o desafio e o que se espera deles. Pode parecer óbvio, mas também é uma boa ideia garantir que a equipe saiba como operar todas as ferramentas e tecnologias remotas que serão usadas.

Etapa 2: as ferramentas

Para nossa sorte, já existem muitas ferramentas e tecnologias remotas excelentes para comunicação e colaboração. Aqui estão minhas ferramentas favoritas:

• Zoom: Conecte-se, converse, compartilhe telas e grave sessões sem problemas.
• Noção: Mantenha tudo em um só lugar, desde anotações e tarefas até protótipos.
• Figma: Prototipe e colabore em fusos horários online.
• UserTesting: obtenha feedback rápido sobre protótipos.
• Doodle: Agendar reuniões.
• Miro: Construa e desenvolva ideias com uma plataforma colaborativa de quadro branco.
• Asana: gerencie facilmente projetos e tarefas de equipe.

Etapa 3: executar sprints de design remoto sem interrupções usando nosso modelo Miro

Criamos um modelo completo de sprint de design remoto (é necessária a inscrição no Miro) para ajudar a executar um sprint contínuo. Aqui estão alguns elementos do modelo:

Áreas de trabalho independentes para cada participante

A criação de espaços de trabalho individuais para cada membro da equipe aumenta a eficiência geral. Ele permite que as pessoas mantenham o foco em suas tarefas e dá uma visão clara de seu progresso, permitindo que o facilitador veja rapidamente se alguém está tendo problemas.

Explicações e instruções claras

Em vez de perguntar repetidamente como fazer os exercícios, cada participante recebe passos claros e exemplos associados à sua área de trabalho. Dessa forma, as conversas distrativas são minimizadas, principalmente no meio das tarefas silenciosas.

Ferramentas integradas que tornam a vida mais fácil

Miro foi escolhido por vários motivos. É uma solução que fornece todas as ferramentas e widgets para iniciar um Sprint, como um cronômetro, votação de área e um modo de apresentação.

Pegue o modelo Miro aqui.

Dicas de facilitação de sprints de design remoto avançado

Aqui estão algumas dicas úteis para ajudar a facilitar a execução de Design Sprints remotos:

• Um ambiente de chamada tranquilo. Nada é pior do que uma máquina de café expresso zumbindo em segundo plano enquanto tenta executar um Sprint. Trabalhe em uma sala de reuniões silenciosa.
• O vídeo ao vivo é obrigatório. É uma boa ideia ser rigoroso com isso porque, como facilitador, será útil. É fácil identificar se alguém está desengajado se você puder ver todos em um feed de vídeo ao vivo. Por exemplo, a luz é refletida em seu rosto ao trocar de guia ou parecer confuso, oferecendo uma oportunidade para o facilitador ajudá-los.
• Gerenciando expectativas. Gerenciar as expectativas da equipe é crucial, especialmente se estiver executando um Design Sprint remoto pela primeira vez. Afinal, o calendário da equipe fica bloqueado por alguns dias e eles precisam ver um ROI. Os membros da equipe devem estar cientes do resultado desejado, que é um protótipo validado (ou invalidado) para o desafio em questão. Em um Design Sprint, a equipe não está construindo um produto inteiro. Trata-se de validar uma direção e ganhar a confiança para seguir em frente.
• Mantendo-se organizado. Ter uma única fonte de verdade para todos os recursos do Design Sprint economizará muito tempo. É uma boa ideia configurar um projeto em uma ferramenta como Asana ou Notion, onde as atualizações podem ser fornecidas e todos os materiais relevantes podem ser carregados, para que toda a equipe esteja conectada e entenda onde encontrar tudo. Sinta-se à vontade para usar outras ferramentas como Basecamp ou Trello.
• Lidar com conflito. Podem surgir situações em que encrenqueiros e céticos que estão questionando a eficácia do Sprint precisarão ser gerenciados. A Sprint tem suas peculiaridades que diferem de uma jornada normal de trabalho. Ser capaz de definir claramente as expectativas antes e durante o Sprint evitará dores de cabeça no futuro.

Como iniciar o próximo sprint de design remoto

• Quando o Sprint estiver a caminho, prepare-se para o desafio e converse com as pessoas-chave da equipe.
• Construa a equipe dos sonhos de Design Sprint (veja acima).
• Agende as sessões e confirme o comprometimento da equipe.
• Use este modelo para criar um Resumo do Design Sprint.
• Configure um projeto em uma ferramenta de gerenciamento de projetos favorita.
• Prepare a “sala de sprint” virtual usando nosso exclusivo modelo de sprint de design remoto no Miro.
• Execute o Sprint.

Temos uma série de vídeos sobre como executar Design Sprints remotos eficazes:

1. Como executar um sprint de design remoto: parte 1 - o processo
2. Como executar um sprint de design remoto: Parte 2 - Ferramentas
3. Como executar um sprint de design remoto: Parte 3 - Preparação
4. Como executar um sprint de design remoto: Parte 4 - Facilitação

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