Jak przeprowadzić zdalny sprint projektowy

Wśród zespołów produktowych Design Sprint jest jedną z wielu popularnych metodologii projektowania, które walczą o ich uwagę. „Sprint” — w żargonie projektantów — to ograniczony czasowo, pięciofazowy proces, który wykorzystuje myślenie projektowe w celu zmniejszenia ryzyka podczas projektowania nowego produktu. Jako podejście do projektowania produktów zyskuje na popularności wśród projektantów, menedżerów produktu i innych osób pracujących w sferze rozwiązywania problemów i innowacji produktowych. Czemu?

To działa.

Celem Design Sprintu jest skupienie się na konkretnym problemie, generowanie wielu rozwiązań, budowanie prototypów i uzyskiwanie szybkich informacji zwrotnych od użytkowników. Może pomóc firmom podejmować lepsze decyzje strategiczne i szybciej wprowadzać innowacje.

Sprint prowadzony jest z grupą ludzi i trwa kilka dni z wieloma ruchomymi częściami. To nie jest dla bojaźliwych, ale jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, może okazać się bardzo satysfakcjonujące. Ponieważ wszyscy znajdują się w tej samej lokalizacji, prowadzenie Design Sprintu jest trudne, a gdy zespoły przestawiają się na pracę zdalną , może on stać się jeszcze bardziej wymagający.

Uwaga: zakłada się znajomość czterodniowej wersji Design Sprint. Jeśli nie, przeczytaj The Design Sprint 2.0: Co to jest i jak wygląda?

Metodologia Design Sprint

Od momentu powstania w Google Ventures i wydania książki Jake'a Knappa Sprint, wiele firm i agencji traktuje Design Sprints jako proces i uczyniło je częścią swojej metodologii projektowania. Google, Airbnb, Uber i LEGO to tylko kilka dużych graczy, którzy zintegrowali Sprinty projektowe z procesem opracowywania produktów.

To była moja odpowiedź, gdy po raz pierwszy przeczytałem „Sprint: jak rozwiązywać duże problemy i testować nowe pomysły w zaledwie pięć dni”. Wow!

Każdy, kto spędził lata w projektowaniu produktu, wie, że te same krytyczne pytania pojawiają się podczas procesu projektowania produktu:

• Jak możemy szybciej przejść od pomysłu do zweryfikowanego prototypu?
• Jak możemy się upewnić, że projektujemy właściwą rzecz, zanim wydamy dużo pieniędzy na jej budowę?
• Jak możemy podejmować pewniejsze decyzje dotyczące produktów?

Sprint był moją odpowiedzią i poczułem się jak zmiana gry.

Z wyjątkiem jednego aspektu, w mojej praktyce projektowej wszystko przebiegało gładko: 90% moich klientów było zdalnych, obejmujących cały świat od San Francisco po Melbourne w Australii. Jako projektant produktów z Europy brakowało mi procesu pracy z rozproszonymi zespołami i wykorzystania magii Design Sprints.

Logicznym rozwiązaniem było znalezienie klienta i odpowiedniego wyzwania projektowego, zaplanowanie zdalnego sprintu projektowego, przestrzeganie zasad i nadzieja na najlepsze.

To była katastrofa.

Nie wiedziałem, jak się przygotować, ludzie byli niezaangażowani, pojawiły się problemy ze współpracą i komunikacją.

Wyzwania związane ze zdalnym prowadzeniem sprintów projektowych

• Różnice w strefach czasowych i dostępność zespołu. Trudno jest zaplanować i wyrównać rozproszone zespoły na długie okresy, ponieważ Sprint wymaga intensywnych sesji roboczych.
• Niskie zaangażowanie. W zwykłym sprincie Twój zespół pracuje razem w tej samej przestrzeni fizycznej, a utrzymanie ich skupienia i punktu jest łatwe. Podczas pracy zdalnej Twój zespół jest oddalony o jedną kartę Alt-Tab od Slacka lub Netflix.
• Kwestie związane z technologią. Słabe połączenie internetowe, słuchawki AirPods o niskim poziomie naładowania baterii i zawodne mikrofony mogą przejąć sesję zdalną.
• Nieefektywna współpraca. W pokoju Sprint tablica jest jedynym miejscem pracy. Zdalnie rzeczy mogą stać się bałaganem szybciej niż można powiedzieć „karteczkę”.

Byłem zachwycony pomysłem prowadzenia Design Sprints i cieszyłem się pracą zdalną. To była część mojego DNA. Musiałem znaleźć sposób na połączenie tych dwóch.

Przyglądałem się potencjalnym rozwiązaniom, dużo eksperymentowałem i nieuchronnie popełniałem błędy. W końcu znalazłem odpowiednią mieszankę narzędzi i technik, aby zdalne sprinty projektowe działały. Oto moje najważniejsze dania na wynos.

Klucz do udanych sprintów do zdalnego projektowania: Przerwij!

Największym wyzwaniem podczas prowadzenia zdalnych Sprintów jest sama struktura Sprintów.

W zwykłym, osobistym sprincie jest grupa osób, które współpracują i wykonują ćwiczenia według następującego harmonogramu:

Poniedziałek i wtorek to warsztaty. Zespół przez cały dzień wykonuje różne ćwiczenia, zapełniając tablice i gromadząc karteczki samoprzylepne. Zespół tworzący prototypy przybywa w środę, a następnie w czwartek przeprowadzane są testy użytkowników w celu weryfikacji pomysłów.

Poniedziałek i wtorek to dni najbardziej intensywne i wymagają największego wysiłku, aby zorganizować i ułatwić Sprint. Członkowie zespołu muszą wyczyścić i zsynchronizować kalendarze oraz pozostać razem przez dość długi czas, co może prowadzić do zmęczenia.

Podczas gdy tradycyjna struktura Design Sprint doskonale sprawdza się w przypadku sesji prowadzonych osobiście, konieczne jest wprowadzenie kilku zmian, aby dopasować zdalne, rozproszone zespoły. Po wielu iteracjach (i szczerze mówiąc kilku błędach) opracowano zwycięskie rozwiązanie.

Zaktualizowana, zdalna wersja Design Sprint zawiera kombinację sesji synchronicznych i asynchronicznych, co zapewnia większą elastyczność.

Oto nasz zdalny harmonogram Design Sprint:

Dni 1 i 2 to dni warsztatowe obejmujące pełny zespół; sesje są podzielone na części, naprzemiennie online i offline. Dzień 3 jest przeznaczony dla zespołu zajmującego się zdalnym prototypowaniem na prototypowanie rozwiązań opracowanych przez zespół, a dzień 4 to testowanie przez użytkowników.

(Aby uzyskać szczegółowy opis ćwiczeń sprintu, harmonogramu i instrukcji, zapoznaj się z naszym szablonem Miro poniżej.)

Zwróć uwagę, że nie oznaczyliśmy dni poniedziałek, wtorek itd. Zostało to zrobione celowo, ponieważ podczas zdalnego sprintu harmonogram zależy od dostępności zespołu, a start w poniedziałek może nie być możliwy.

Prosty, trzyetapowy proces prowadzenia i ułatwiania efektywnego sprintu do zdalnego projektowania

Istnieją trzy elementy, które sprawią, że zdalny Sprint będzie przebiegał płynnie:

• Rygorystyczne przygotowanie
• Właściwy dobór narzędzi
• Właściwe ułatwienie

Krok 1: Przygotuj się do sprintu do zdalnego projektowania

Najlepszym sposobem na zniszczenie Design Sprintu przed jego rozpoczęciem jest niewystarczająco przygotowane, zwłaszcza gdy ułatwiasz sesję zdalną. Chociaż niektórzy mogą uważać, że praca przed Sprintem jest sprzeczna z intuicją, ponieważ została zaprojektowana w celu umożliwienia swobodnego przepływu pomysłów i prototypowania, nadal musi działać w kontrolowanych warunkach; dlatego skrupulatne przygotowanie jest kluczowe.

Zdefiniuj problem

Po zaplanowaniu Design Sprintu niezbędne jest zapoznanie się z problemem do rozwiązania. Należy przeprowadzić konsultacje z kluczowymi interesariuszami i musi być jasne, za jaki wynik każdy członek zespołu będzie odpowiedzialny w przypadku danego wyzwania. To ćwiczenie pomoże wybrać odpowiednie osoby do Sprintu, a także skuteczniej przygotować sesję.

Zbuduj zespół projektowy Sprint

Zbudowanie odpowiedniego zespołu jest kluczowe i zapewni sukces Design Sprintu. Idealny jest zespół od pięciu do siedmiu osób.

Celem Sprintu jest skłonienie właściwych ludzi do skupienia się na konkretnym problemie i wygenerowania rozwiązań. Powyższy zespół to idealna mieszanka; role można dostosować w zależności od potrzeb.

Zaplanuj sprint

Najlepiej zaplanować uczestników w ciągu dziewięciu godzin w różnych strefach czasowych. Ważne jest również, aby ludzie wiedzieli, kiedy będą potrzebni i na jak długo. Doodle jest do tego doskonałym narzędziem.

Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj World Time Buddy, aby przejrzeć strefy czasowe i sprawdzić nakładanie się.

Oto kilka przykładów często używanych kombinacji czasu rozpoczęcia:

• 18:00 Berlin/9 rano San Francisco
• 15:00 Perth/9 rano w Berlinie
• 17:00 San Francisco/8 rano Perth

Ale co, jeśli twój zespół jest dalej od siebie, poza 9-godzinnym oknem? Jeśli kilka osób jest w San Francisco, a reszta w Bombaju, wymagane będą dwie oddzielne sesje, a wyniki zostaną opracowane. Nadejdzie jednak czas, kiedy zapadnie ważna decyzja, więc ktoś będzie musiał ponieść małe poświęcenie, aby być na wezwanie w mniej niż optymalnej godzinie.

Utwórz opis sprintu projektowego

Po stworzeniu zespołu utwórz brief, korzystając z tego szablonu. Jest to podstawowy dokument mający na celu dostosowanie wszystkich uczestników do tego, czego mogą się spodziewać po nadchodzącym Design Sprint. Zawiera zarys wyzwania, harmonogram, ramy czasowe i listę kontrolną rzeczy do zrobienia.

Sformułuj problem

Ramowanie problemów jest kluczowym elementem przygotowania Design Sprint. Polega na przeprowadzeniu wystarczającej liczby badań dotyczących problemu, który ma zostać rozwiązany. Oznacza to rozmowy z kluczowymi osobami, przyglądanie się analitykom – i, w zależności od rodzaju problemu – przeprowadzanie audytów lub wywiadów, aby dowiedzieć się jak najwięcej o problemie. Ten proces pomoże ustawić scenę i wyrównać wszystkich przed rozpoczęciem Sprintu Projektowego.

Skonfiguruj wstępne rozmowy z zespołem Sprint

Niezbędne jest, aby dać każdemu przegląd tego, co wydarzy się podczas Sprintu Projektowego. Proces jest intensywny i najlepiej jest upewnić się, że ludzie są na tej samej stronie i są świadomi tego, co się stanie. Muszą zrozumieć wyzwanie i czego się od nich oczekuje. To może wydawać się oczywiste, ale dobrym pomysłem jest również upewnienie się, że zespół wie, jak obsługiwać wszystkie zdalne narzędzia i technologie, które będą używane.

Krok 2: Narzędzia

Na szczęście dla nas istnieje już wiele doskonałych zdalnych narzędzi i technologii do komunikacji i współpracy. Oto moje ulubione narzędzia:

• Zoom: łącz się, czatuj, udostępniaj ekrany i nagrywaj sesje bezproblemowo.
• Pojęcie: Trzymaj wszystko w jednym miejscu, od notatek i zadań po prototypy.
• Figma: Prototypuj i współpracuj online w różnych strefach czasowych.
• Testowanie użytkowników: Uzyskaj szybką informację zwrotną na temat prototypów.
• Doodle: Planuj spotkania.
• Miro: Twórz i rozwijaj pomysły za pomocą platformy do współpracy przy tablicy.
• Asana: Łatwe zarządzanie projektami i zadaniami zespołowymi.

Krok 3: Uruchamianie bezproblemowych sprintów do zdalnego projektowania przy użyciu naszego szablonu Miro

Stworzyliśmy kompletny szablon sprintu do zdalnego projektowania (wymagana rejestracja w Miro), aby pomóc w przeprowadzeniu bezproblemowego sprintu. Oto kilka elementów z szablonu:

Niezależne obszary pracy dla każdego uczestnika

Tworzenie indywidualnych obszarów roboczych dla każdego członka zespołu zwiększa ogólną wydajność. Pozwala ludziom skoncentrować się na swoich zadaniach i daje jasny obraz ich postępów, umożliwiając moderatorowi szybkie sprawdzenie, czy ktoś ma problemy.

Jasne wyjaśnienia i instrukcje

Zamiast wielokrotnie pytać, jak wykonać ćwiczenia, każdy uczestnik otrzymuje jasne kroki i przykłady związane z jego obszarem pracy. W ten sposób rozpraszające rozmowy są zminimalizowane, zwłaszcza w połowie cichych zadań.

Wbudowane narzędzia ułatwiające życie

Miro został wybrany z różnych powodów. Jest to rozwiązanie, które zapewnia wszystkie narzędzia i widżety umożliwiające rozpoczęcie sprintu, takie jak licznik czasu, głosowanie obszarowe i tryb prezentacji.

Pobierz szablon Miro tutaj.

Zaawansowane porady dotyczące ułatwień w zakresie zdalnego projektowania

Oto kilka przydatnych wskazówek, które ułatwią prowadzenie zdalnych sprintów projektowych:

• Ciche środowisko połączeń. Nie ma nic gorszego niż warczący ekspres do kawy w tle podczas próby uruchomienia Sprintu. Pracuj w cichej sali konferencyjnej.
• Wideo na żywo jest obowiązkowe. Dobrym pomysłem jest przestrzeganie tego, ponieważ jako moderator przyda się. Łatwo zauważyć, że ktoś jest niezaangażowany, jeśli widzisz wszystkich w strumieniu wideo na żywo. Na przykład światło odbija się od ich twarzy podczas przełączania kart lub wygląda na zdezorientowanego, co daje facylitatorowi okazję do pomocy.
• Zarządzanie oczekiwaniami. Zarządzanie oczekiwaniami zespołu jest kluczowe, zwłaszcza jeśli po raz pierwszy prowadzisz zdalny Design Sprint. W końcu kalendarz zespołu jest zablokowany na kilka dni i muszą zobaczyć ROI. Członkowie zespołu muszą być świadomi pożądanego wyniku, którym jest zweryfikowany (lub unieważniony) prototyp danego wyzwania. W Design Sprint zespół nie buduje całego produktu. Chodzi o potwierdzenie kierunku i zdobycie pewności siebie, by iść naprzód.
• Pobyt zorganizowany. Posiadanie jednego źródła prawdy dla wszystkich zasobów Design Sprint pozwoli zaoszczędzić dużo czasu. Dobrym pomysłem jest skonfigurowanie projektu w narzędziu takim jak Asana lub Notion, w którym można dostarczać aktualizacje i przesyłać wszystkie istotne materiały, aby cały zespół był połączony i wiedział, gdzie znaleźć wszystko. Zachęcamy do korzystania z innych narzędzi, takich jak Basecamp lub Trello.
• Radzenie sobie z konfliktem. Mogą pojawić się sytuacje, w których awanturnicy i sceptycy, którzy kwestionują skuteczność Sprintu, będą musieli się zająć. Sprint ma swoje osobliwości, które nie przypominają zwykłego dnia pracy. Umiejętność jasnego określenia oczekiwań przed i w trakcie sprintu oszczędzi bólów głowy.

Jak rozpocząć kolejny sprint do zdalnego projektowania

• Gdy sprint się rozpocznie, nadążaj za wyzwaniem i porozmawiaj z kluczowymi osobami w zespole.
• Zbuduj wymarzony zespół Design Sprint (patrz wyżej).
• Zaplanuj sesje i potwierdź zaangażowanie zespołu.
• Użyj tego szablonu, aby stworzyć wytyczne dotyczące projektu.
• Skonfiguruj projekt w ulubionym narzędziu do zarządzania projektami.
• Przygotuj wirtualny „pokój sprintu”, korzystając z naszego ekskluzywnego szablonu zdalnego projektowania sprintu na Miro.
• Uruchom sprint.

Mamy serię filmów na temat przeprowadzania skutecznych zdalnych sprintów projektowych:

1. Jak przeprowadzić sprint projektu zdalnego: część pierwsza — proces
2. Jak przeprowadzić sprint projektu zdalnego: część 2 — narzędzia
3. Jak przeprowadzić sprint projektu zdalnego: część 3 — przygotowanie
4. Jak przeprowadzić zdalny sprint projektowy: część #4 – Ułatwienie

• • •

Dalsza lektura na blogu Toptal Design:

• Rozmowy projektowe: praca zdalna jako niezależny projektant
• Jak doskonalić i wykorzystywać zdalne warsztaty UX
• Pracuj wydajniej dzięki poradom dla niezależnych projektantów
• Jak przeprowadzić skuteczny sprint projektowy