Come condurre uno Sprint di progettazione a distanza

Tra i team di prodotto, un Design Sprint è una delle tante metodologie di progettazione popolari che si contendono la loro attenzione. Uno "Sprint", nel gergo dei designer, è un processo in cinque fasi limitato nel tempo che utilizza il design thinking per ridurre i rischi durante la progettazione di un nuovo prodotto. Come approccio alla progettazione del prodotto, sta guadagnando terreno tra designer, product manager e altri che lavorano nel campo della risoluzione dei problemi e dell'innovazione di prodotto. Come mai?

Funziona.

L'obiettivo di un Design Sprint è concentrarsi su un problema specifico, generare più soluzioni, costruire prototipi e ottenere un rapido feedback dagli utenti. Può aiutare le aziende a prendere decisioni strategiche migliori e innovare più rapidamente.

Uno Sprint viene eseguito con un gruppo di persone e si svolge in più giorni con molte parti in movimento. Non è per i deboli di cuore, ma se tutto va secondo i piani, può rivelarsi molto gratificante. Con tutti nella stessa posizione, un Design Sprint è difficile da gestire e quando i team passano al lavoro in remoto , può diventare ancora più impegnativo.

Nota: si presuppone familiarità con la versione di quattro giorni del Design Sprint. In caso negativo, leggi The Design Sprint 2.0: Che cos'è e che aspetto ha?

La metodologia dello sprint progettuale

Sin dal suo inizio in Google Ventures e dal rilascio di Sprint, il libro di Jake Knapp, molte aziende e agenzie hanno adottato Design Sprints come processo e lo hanno reso parte della loro metodologia di progettazione. Google, Airbnb, Uber e LEGO sono solo alcuni dei grandi attori che hanno integrato i Design Sprint nel flusso di lavoro di sviluppo del prodotto.

Questa è stata la mia risposta la prima volta che ho letto "Sprint: come risolvere grandi problemi e testare nuove idee in soli cinque giorni". Oh!

Chiunque abbia trascorso anni nella progettazione del prodotto sa che le stesse domande critiche continuano a sorgere durante il processo di progettazione del prodotto:

• Come possiamo passare da un'idea a un prototipo convalidato più velocemente?
• Come possiamo assicurarci di progettare la cosa giusta prima di spendere un sacco di soldi per costruirla?
• Come possiamo prendere decisioni più sicure sui prodotti?

Lo Sprint è stata la mia risposta e mi è sembrato un punto di svolta.

Fatta eccezione per un aspetto, tutto procedeva senza intoppi nella mia pratica di progettazione: il 90% dei miei clienti erano remoti, in tutto il mondo da San Francisco a Melbourne, in Australia. In quanto designer di prodotti con sede in Europa, mi mancava un processo per lavorare con i team distribuiti e sfruttare la magia dei Design Sprint.

La cosa logica da fare era trovare un cliente e una sfida progettuale adeguata, programmare un Design Sprint a distanza, seguire le regole e sperare per il meglio.

È stato un disastro.

Non sapevo come prepararmi, le persone erano disimpegnate e c'erano problemi con la collaborazione e la comunicazione.

Le sfide dell'esecuzione di Sprint di progettazione in remoto

• Differenze di fuso orario e disponibilità del team. È difficile programmare e allineare i team distribuiti per lunghi periodi poiché lo Sprint richiede sessioni di lavoro intense.
• Basso coinvolgimento. In uno Sprint regolare, la tua squadra lavora insieme nello stesso spazio fisico e mantenerli concentrati e puntati è facile. Quando lavori in remoto, il tuo team è a una scheda Alt da Slack o Netflix.
• Problemi relativi alla tecnologia. Una connessione Internet scadente, AirPod con batteria scarica e microfoni inaffidabili possono dirottare la tua sessione remota.
• Collaborazione inefficace. In una stanza Sprint, hai una lavagna come unico spazio di lavoro. Da remoto, le cose possono diventare disordinate più rapidamente di quanto tu possa dire "nota adesiva".

Ero entusiasta dell'idea di eseguire Design Sprint e mi piaceva il lavoro a distanza. Faceva parte del mio DNA. Dovevo trovare un modo per unire le due cose.

Ho esaminato le potenziali soluzioni, ho sperimentato molto e inevitabilmente ho commesso degli errori. Alla fine, ho trovato la giusta combinazione di strumenti e tecniche per far funzionare i Design Sprint a distanza. Ecco i miei punti chiave.

La chiave per eseguire sprint di progettazione remota di successo: Break It Up!

La sfida più grande quando si eseguono Sprint remoti è la struttura Sprint stessa.

In un normale Sprint di persona, c'è un gruppo di persone che collabora e svolge esercizi in base al seguente programma:

Il lunedì e il martedì sono per i workshop. Il team esegue vari esercizi per un'intera giornata, riempiendo lavagne bianche e accumulando note adesive. Il team di prototipazione arriva mercoledì, quindi giovedì vengono eseguiti i test degli utenti per convalidare le idee.

Il lunedì e il martedì sono i giorni più intensi e richiedono il massimo impegno per organizzare e facilitare lo Sprint. I membri del team devono cancellare e sincronizzare i calendari e stare insieme per un tempo abbastanza lungo, portando potenzialmente alla fatica.

Sebbene il tradizionale framework Design Sprint funzioni perfettamente per le sessioni di persona, sono necessarie alcune modifiche per adattarsi ai team remoti e distribuiti. Dopo molte iterazioni (e, a dire il vero, alcuni errori), è stata sviluppata una soluzione vincente.

La versione aggiornata e remota di Design Sprint presenta una combinazione di sessioni sincrone e asincrone, che consentono una maggiore flessibilità.

Ecco il nostro programma di Design Sprint a distanza:

I giorni 1 e 2 sono giorni di workshop che includono l'intero team; le sessioni sono suddivise in parti, alternando online e offline. Il giorno 3 è dedicato al team di prototipazione remota per prototipare le soluzioni ideate dal team e il giorno 4 è dedicato ai test degli utenti.

(Per uno schema dettagliato degli esercizi di Sprint, dei tempi e delle istruzioni, dai un'occhiata al nostro modello Miro di seguito.)

Nota che non abbiamo etichettato i giorni lunedì, martedì, ecc. Ciò è stato fatto deliberatamente perché quando si esegue uno Sprint remoto, il programma dipende dalla disponibilità del team e un inizio lunedì potrebbe non essere possibile.

Un semplice processo in tre fasi per l'esecuzione e la facilitazione di un efficace Sprint di progettazione remota

Ci sono tre elementi che faranno funzionare senza intoppi uno Sprint remoto:

• Preparazione rigorosa
• La giusta scelta di strumenti
• Adeguata facilitazione

Passaggio 1: prepararsi per lo Sprint di progettazione remota

Il modo migliore per distruggere un Design Sprint prima che inizi è non essere sufficientemente preparati, soprattutto quando si facilita una sessione remota. Mentre alcuni potrebbero considerare controintuitivo il lavoro pre-Sprint perché è progettato per potenziare l'ideazione e la prototipazione a flusso libero, deve comunque funzionare in circostanze controllate; pertanto, una preparazione meticolosa è fondamentale.

Definisci il problema

Una volta pianificato il Design Sprint, è fondamentale prendere dimestichezza con il problema da risolvere. Le parti interessate chiave devono essere consultate e deve essere chiaro quale risultato sarà responsabile di ciascun membro del team in una determinata sfida. Questo esercizio aiuterà a scegliere le persone giuste per lo Sprint e a preparare la sessione in modo più efficace.

Costruisci il Design Sprint Team

Costruire la squadra giusta è vitale e assicurerà il successo del Design Sprint. Una squadra da cinque a sette persone è l'ideale.

L'obiettivo dello Sprint è far sì che le persone giuste si concentrino su un problema specifico e generino soluzioni. La squadra di cui sopra è un mix ideale; i ruoli possono essere adattati a seconda delle esigenze.

Programma lo Sprint

È meglio programmare i partecipanti entro una finestra di nove ore in tutti i fusi orari. È anche essenziale far sapere alle persone quando saranno necessarie e per quanto tempo. Doodle è uno strumento eccellente per questo.

Suggerimento per professionisti: usa World Time Buddy per rivedere i fusi orari e controllare le sovrapposizioni.

Ecco alcuni esempi di combinazioni di kickoff time che utilizziamo frequentemente:

• 18:00 Berlino/9:00 San Francisco
• 15:00 Perth/9:00 Berlino
• 17:00 San Francisco/8:00 Perth

Ma cosa succede se la tua squadra è più lontana, oltre la finestra di 9 ore? Se alcune persone sono a San Francisco e il resto a Mumbai, sarebbero necessarie due sessioni separate e i risultati compilati. Ci sarà un momento, però, in cui dovrà essere presa una decisione importante, quindi qualcuno dovrà fare un piccolo sacrificio per essere in chiamata ad un'ora non ottimale.

Crea un brief per lo sprint di design

Una volta impostata la squadra, crea un brief utilizzando questo modello. È il documento principale destinato ad allineare tutti i partecipanti su cosa aspettarsi dal prossimo Design Sprint. Include uno schema della sfida, il programma, il periodo di tempo e un elenco di cose da fare.

Inquadra il problema

La definizione del problema è una componente cruciale della preparazione di Design Sprint. Implica fare abbastanza ricerche sul problema per essere risolto. Ciò significa parlare con persone chiave, esaminare analisi e, a seconda del tipo di problema, condurre audit o interviste per scoprire quanto più possibile sul problema. Questo processo aiuterà a preparare il terreno e ad allineare tutti prima dell'inizio del Design Sprint.

Organizza chiamate preliminari con lo Sprint Team

È essenziale dare a tutti una panoramica di ciò che accadrà durante un Design Sprint. Il processo è intenso ed è meglio assicurarsi che le persone siano sulla stessa pagina e siano consapevoli di ciò che accadrà. Hanno bisogno di capire la sfida e cosa ci si aspetta da loro. Potrebbe sembrare ovvio, ma è anche una buona idea assicurarsi che il team sappia come utilizzare tutti gli strumenti remoti e la tecnologia che verranno utilizzati.

Passaggio 2: gli strumenti

Fortunatamente per noi, molti strumenti e tecnologie remoti eccellenti sono già disponibili per la comunicazione e la collaborazione. Ecco i miei strumenti preferiti:

• Zoom: connettiti, chatta, condividi schermate e registra sessioni senza interruzioni.
• Nozione: tieni tutto in un unico posto, dalle note e attività ai prototipi.
• Figma: crea prototipi e collabora online tra fusi orari.
• UserTesting: ottieni un feedback rapido sui prototipi.
• Doodle: programma riunioni.
• Miro: crea e sviluppa idee con una piattaforma di lavagna collaborativa.
• Asana: gestisci facilmente i progetti e le attività del team.

Passaggio 3: eseguire sprint di progettazione remota senza interruzioni utilizzando il nostro modello Miro

Abbiamo creato un modello di Sprint di progettazione remota completo (è richiesta la registrazione con Miro) per aiutare a eseguire uno Sprint senza interruzioni. Ecco alcuni elementi del modello:

Aree di lavoro indipendenti per ogni partecipante

La creazione di spazi di lavoro individuali per ogni membro del team aumenta l'efficienza complessiva. Consente alle persone di rimanere concentrate sui loro compiti e offre una visione chiara dei loro progressi, consentendo al facilitatore di vedere rapidamente se qualcuno ha problemi.

Spiegazioni e istruzioni chiare

Invece di chiedere ripetutamente come eseguire gli esercizi, a ciascun partecipante vengono forniti passaggi ed esempi chiari associati alla propria area di lavoro. In questo modo, le conversazioni che distraggono sono ridotte al minimo, soprattutto a metà delle attività silenziose.

Strumenti integrati che semplificano la vita

Mirò è stato scelto per vari motivi. È una soluzione che fornisce tutti gli strumenti e i widget per avviare uno Sprint, come un timer, una votazione di area e una modalità di presentazione.

Prendi il modello Miro qui.

Suggerimenti avanzati per la facilitazione dello sprint di progettazione remota

Ecco alcuni suggerimenti utili per facilitare l'esecuzione di Design Sprint remoti:

• Un ambiente di chiamata tranquillo. Niente è peggio di una macchina per caffè espresso ronzante in sottofondo mentre si cerca di eseguire uno Sprint. Lavora in una sala riunioni tranquilla.
• Il video dal vivo è obbligatorio. È una buona idea essere severi con questo perché come facilitatore, tornerà utile. È facile individuare se qualcuno è disimpegnato se puoi vedere tutti su un feed video dal vivo. Ad esempio, la luce rimbalza sul loro viso quando si cambia scheda o sembra confuso, offrendo al facilitatore l'opportunità di aiutarli.
• Gestire le aspettative. Gestire le aspettative del team è fondamentale, soprattutto se si esegue per la prima volta un Design Sprint da remoto. Dopotutto, il calendario del team è bloccato per alcuni giorni e devono vedere un ROI. I membri del team devono essere consapevoli del risultato desiderato, che è un prototipo convalidato (o invalidato) per la sfida in corso. In un Design Sprint, il team non sta costruendo un intero prodotto. Si tratta di convalidare una direzione e acquisire la fiducia per andare avanti.
• Rimanere organizzato. Avere un'unica fonte di verità per tutte le risorse di Design Sprint farà risparmiare molto tempo. È una buona idea impostare un progetto in uno strumento come Asana o Notion in cui è possibile fornire aggiornamenti e caricare tutti i materiali pertinenti, in modo che l'intero team sia connesso e capisca dove trovare tutto. Sentiti libero di usare altri strumenti come Basecamp o Trello.
• Affrontare il conflitto. Possono sorgere situazioni in cui i piantagrane e gli scettici che mettono in dubbio l'efficacia dello Sprint dovranno essere gestiti. Lo Sprint ha le sue peculiarità che sono diverse da una normale giornata lavorativa. Essere in grado di stabilire chiaramente le aspettative prima e durante lo Sprint ti farà risparmiare grattacapi su tutta la linea.

Come avviare il prossimo Sprint di progettazione remota

• Una volta che lo Sprint è in arrivo, mettiti al passo con la sfida e parla con le persone chiave della squadra.
• Costruisci il team di Design Sprint dei sogni (vedi sopra).
• Pianifica le sessioni e conferma l'impegno della squadra.
• Usa questo modello per creare un Design Sprint Brief.
• Imposta un progetto in uno strumento di gestione dei progetti preferito.
• Prepara la "stanza Sprint" virtuale utilizzando il nostro esclusivo modello Sprint di progettazione remota su Miro.
• Corri lo Sprint.

Abbiamo una serie di video su come eseguire Design Sprint remoti efficaci:

1. Come eseguire uno sprint di progettazione remota: parte n. 1 - Il processo
2. Come eseguire uno sprint di progettazione remota: parte n. 2 - Strumenti
3. Come eseguire uno Sprint di progettazione a distanza: Parte #3 - Preparazione
4. Come eseguire uno Sprint di progettazione a distanza: Parte #4 - Facilitazione

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Ulteriori letture sul blog di Toptal Design:

• Design Talks: lavoro a distanza come designer freelance
• Come perfezionare e sfruttare i workshop di UX remota
• Lavora in modo più intelligente con questi suggerimenti per designer freelance
• Come condurre uno Sprint di progettazione efficace