Bagaimana Melakukan Sprint Desain Jarak Jauh

Di antara tim produk, Sprint Desain adalah salah satu dari banyak metodologi desain populer yang bersaing untuk mendapatkan perhatian mereka. Sebuah "Sprint"—dalam jargon desainer—adalah proses lima fase yang dibatasi waktu yang menggunakan pemikiran desain untuk mengurangi risiko saat merancang produk baru. Sebagai pendekatan desain produk, pendekatan ini mulai berkembang di antara para desainer, manajer produk, dan lainnya yang bekerja di bidang pemecahan masalah dan inovasi produk. Mengapa?

Berhasil.

Tujuan Design Sprint adalah untuk fokus pada masalah tertentu, menghasilkan banyak solusi, membangun prototipe, dan mendapatkan umpan balik yang cepat dari pengguna. Ini dapat membantu perusahaan membuat keputusan strategis yang lebih baik dan berinovasi lebih cepat.

Sprint dijalankan dengan sekelompok orang dan berlangsung selama beberapa hari dengan banyak bagian yang bergerak. Ini bukan untuk yang lemah hati, tetapi jika semuanya berjalan sesuai rencana, itu bisa terbukti sangat bermanfaat. Dengan semua orang di lokasi yang sama, Sprint Desain menantang untuk dijalankan, dan ketika tim beralih untuk bekerja dari jarak jauh , itu bisa menjadi lebih menuntut.

Catatan: Keakraban diasumsikan dengan versi empat hari dari Design Sprint. Jika belum, silakan baca The Design Sprint 2.0: Apa itu dan seperti apa bentuknya?

Metodologi Sprint Desain

Sejak dimulainya di Google Ventures dan peluncuran Sprint, buku yang ditulis oleh Jake Knapp, banyak perusahaan dan agensi telah mengambil Sprint Desain sebagai sebuah proses dan menjadikannya bagian dari metodologi desain mereka. Google, Airbnb, Uber, dan LEGO hanyalah beberapa pemain besar yang telah mengintegrasikan Sprint Desain ke dalam alur kerja pengembangan produk mereka.

Ini adalah tanggapan saya saat pertama kali membaca “Sprint: Cara Memecahkan Masalah Besar dan Menguji Ide Baru Hanya dalam Lima Hari.” Wow!

Siapa pun yang telah menghabiskan bertahun-tahun dalam desain produk tahu bahwa pertanyaan kritis yang sama terus muncul selama proses desain produk:

• Bagaimana kita bisa mendapatkan dari ide ke prototipe divalidasi lebih cepat?
• Bagaimana kita bisa memastikan bahwa kita mendesain hal yang benar sebelum menghabiskan banyak uang untuk membangunnya?
• Bagaimana kita bisa membuat keputusan produk yang lebih percaya diri?

Sprint adalah jawaban saya, dan rasanya seperti pengubah permainan.

Kecuali satu aspek, semuanya berjalan lancar dalam praktik desain saya: 90% klien saya berada di daerah terpencil, yang tersebar di seluruh dunia dari San Francisco hingga Melbourne, Australia. Sebagai desainer produk yang berbasis di Eropa, saya kekurangan proses untuk bekerja dengan tim terdistribusi dan memanfaatkan keajaiban Design Sprint.

Hal logis yang harus dilakukan adalah menemukan klien dan tantangan desain yang sesuai, menjadwalkan Sprint Desain jarak jauh, membaca buku, dan berharap yang terbaik.

Itu adalah bencana.

Saya tidak tahu bagaimana mempersiapkannya, orang-orang tidak terlibat, dan ada masalah dengan kolaborasi dan komunikasi.

Tantangan Menjalankan Sprint Desain dari Jarak Jauh

• Perbedaan zona waktu dan ketersediaan tim. Sulit untuk menjadwalkan dan menyelaraskan tim terdistribusi untuk waktu yang lama karena Sprint membutuhkan sesi kerja yang intens.
• Keterlibatan rendah. Dalam Sprint reguler, tim Anda bekerja bersama di ruang fisik yang sama, dan menjaga mereka tetap fokus dan tepat sasaran itu mudah. Saat bekerja dari jarak jauh, tim Anda berjarak satu Alt-Tab dari Slack atau Netflix.
• Masalah terkait teknologi. Koneksi internet yang buruk, AirPods baterai rendah, dan mikrofon yang tidak dapat diandalkan dapat membajak sesi jarak jauh Anda.
• Kolaborasi yang tidak efektif. Di ruang Sprint, Anda memiliki papan tulis sebagai ruang kerja tunggal Anda. Dari jarak jauh, hal-hal bisa menjadi berantakan lebih cepat daripada yang bisa Anda katakan "catatan tempel."

Saya senang dengan ide menjalankan Design Sprint, dan saya menikmati pekerjaan jarak jauh. Itu adalah bagian dari DNA saya. Saya harus menemukan cara untuk menggabungkan keduanya.

Saya melihat solusi potensial, banyak bereksperimen, dan pasti membuat kesalahan. Akhirnya, saya menemukan perpaduan yang tepat antara alat dan teknik untuk membuat Sprint Desain jarak jauh berfungsi. Berikut adalah takeaways utama saya.

Kunci untuk Menjalankan Sprint Desain Jarak Jauh yang Sukses: Hancurkan!

Tantangan terbesar saat menjalankan Sprint jarak jauh adalah struktur Sprint itu sendiri.

Dalam Sprint tatap muka reguler, ada sekelompok orang yang berkolaborasi dan melakukan latihan berdasarkan jadwal berikut:

Senin dan Selasa adalah untuk lokakarya. Tim menjalani berbagai latihan sepanjang hari, mengisi papan tulis dan mengumpulkan catatan tempel. Tim prototyping datang pada hari Rabu, dan kemudian tes pengguna dijalankan untuk memvalidasi ide pada hari Kamis.

Senin dan Selasa adalah hari yang paling intens dan membutuhkan upaya paling besar untuk mengatur dan memfasilitasi Sprint. Anggota tim harus menghapus dan menyinkronkan kalender dan tetap bersama untuk waktu yang cukup lama, yang berpotensi menyebabkan kelelahan.

Sementara kerangka kerja Design Sprint tradisional berfungsi dengan baik untuk sesi tatap muka, beberapa penyesuaian diperlukan agar sesuai dengan tim terdistribusi jarak jauh. Setelah banyak iterasi (dan sejujurnya, beberapa kesalahan), solusi pemenang dikembangkan.

Versi jauh dari Design Sprint menampilkan kombinasi sesi sinkron dan asinkron, yang memungkinkan fleksibilitas yang lebih baik.

Berikut jadwal Sprint Desain jarak jauh kami:

Hari 1 dan 2 adalah hari workshop termasuk full team; sesi dipecah menjadi beberapa bagian, bergantian antara online dan offline. Hari 3 adalah untuk tim pembuatan prototipe jarak jauh untuk membuat prototipe solusi yang dibuat oleh tim, dan Hari 4 adalah untuk pengujian pengguna.

(Untuk garis besar rinci latihan Sprint, waktu, dan instruksi, lihat template Miro kami di bawah ini.)

Perhatikan bahwa kami tidak memberi label pada hari Senin, Selasa, dll. Ini dilakukan dengan sengaja karena saat melakukan Sprint jarak jauh, jadwalnya tergantung pada ketersediaan tim, dan start hari Senin mungkin tidak dapat dilakukan.

Proses Tiga Langkah Sederhana untuk Menjalankan dan Memfasilitasi Sprint Desain Jarak Jauh yang Efektif

Ada tiga elemen yang akan membuat Sprint jarak jauh berjalan lancar:

• Persiapan yang matang
• Pilihan alat yang tepat
• Fasilitasi yang tepat

Langkah 1: Bersiaplah untuk Sprint Desain Jarak Jauh

Cara terbaik untuk menghancurkan Design Sprint sebelum dimulai adalah tidak cukup siap, terutama saat memfasilitasi sesi jarak jauh. Sementara beberapa orang mungkin menganggap pekerjaan pra-Sprint berlawanan dengan intuisi karena dirancang untuk memberdayakan ide dan pembuatan prototipe yang mengalir bebas, itu masih perlu dijalankan dalam keadaan yang terkendali; Oleh karena itu, persiapan yang cermat adalah kuncinya.

Tentukan Masalah

Setelah Design Sprint direncanakan, menjadi fasih dengan masalah yang harus dipecahkan sangat penting. Pemangku kepentingan utama perlu dikonsultasikan, dan perlu jelas hasil apa yang akan menjadi tanggung jawab setiap anggota tim pada tantangan yang diberikan. Latihan ini akan membantu memilih orang yang tepat untuk Sprint serta mempersiapkan sesi dengan lebih efektif.

Bangun Tim Sprint Desain

Membangun tim yang tepat sangat penting dan akan memastikan keberhasilan Sprint Desain. Sebuah tim yang terdiri dari lima sampai tujuh orang sangat ideal.

Tujuan Sprint adalah untuk mendapatkan orang yang tepat untuk fokus pada masalah tertentu dan menghasilkan solusi. Tim di atas adalah campuran yang ideal; peran dapat disesuaikan tergantung pada kebutuhan.

Jadwalkan Sprint

Yang terbaik adalah menjadwalkan peserta dalam jendela sembilan jam di seluruh zona waktu. Penting juga untuk memberi tahu orang-orang kapan mereka akan dibutuhkan dan untuk berapa lama. Doodle adalah alat yang sangat baik untuk ini.

Kiat pro: Gunakan Sobat Waktu Dunia untuk meninjau zona waktu dan memeriksa tumpang tindih.

Berikut adalah beberapa contoh kombinasi waktu kickoff yang sering kami gunakan:

• 18:00 Berlin/9 AM San Francisco
• 15:00 Perth/9 AM Berlin
• 17.00 San Francisco/8 AM Perth

Tetapi bagaimana jika tim Anda terpisah lebih jauh, di luar jendela 9 jam? Jika beberapa orang berada di San Francisco dan sisanya di Mumbai, dua sesi terpisah akan diperlukan, dan hasilnya dikompilasi. Akan tetapi, akan ada saatnya ketika sebuah keputusan penting harus dibuat, sehingga seseorang harus membuat sedikit pengorbanan untuk dapat dihubungi pada jam yang kurang optimal.

Buat Ringkasan Sprint Desain

Setelah tim ditetapkan, buat brief menggunakan template ini. Ini adalah dokumen inti yang dimaksudkan untuk menyelaraskan semua peserta tentang apa yang diharapkan dari Sprint Desain mendatang. Ini mencakup garis besar tantangan, jadwal, kerangka waktu, dan daftar hal-hal yang harus dilakukan.

Bingkai Masalah

Pembingkaian masalah adalah komponen penting dari persiapan Design Sprint. Ini melibatkan melakukan penelitian yang cukup di sekitar masalah yang akan dipecahkan. Ini berarti berbicara dengan orang-orang penting, melihat analitik—dan bergantung pada jenis masalahnya—melakukan audit atau wawancara untuk mencari tahu sebanyak mungkin tentang masalahnya. Proses ini akan membantu mengatur panggung dan menyelaraskan semua orang sebelum Sprint Desain dimulai.

Atur Panggilan Awal dengan Tim Sprint

Sangat penting untuk memberi semua orang gambaran umum tentang apa yang akan terjadi selama Sprint Desain. Prosesnya intens, dan yang terbaik adalah memastikan orang-orang berada di halaman yang sama dan menyadari apa yang akan terjadi. Mereka perlu memahami tantangan dan apa yang diharapkan dari mereka. Ini mungkin terdengar jelas, tetapi juga merupakan ide yang baik untuk memastikan tim mengetahui cara mengoperasikan semua alat dan teknologi jarak jauh yang akan digunakan.

Langkah 2: Alat

Beruntung bagi kami, banyak alat dan teknologi jarak jauh yang sangat baik telah tersedia untuk komunikasi dan kolaborasi. Berikut adalah alat favorit saya:

• Zoom: Terhubung, mengobrol, berbagi layar, dan merekam sesi dengan mulus.
• Gagasan: Simpan semuanya di satu tempat, mulai dari catatan dan tugas hingga prototipe.
• Figma: Membuat prototipe dan berkolaborasi lintas zona waktu secara online.
• UserTesting: Dapatkan umpan balik yang cepat tentang prototipe.
• Doodle: Jadwalkan rapat.
• Miro: Bangun dan kembangkan ide dengan platform papan tulis kolaboratif.
• Asana: Kelola proyek dan tugas tim dengan mudah.

Langkah 3: Menjalankan Sprint Desain Jarak Jauh yang Mulus Menggunakan Template Miro Kami

Kami membuat Template Sprint Desain Jarak Jauh yang lengkap (mendaftar dengan Miro diperlukan) untuk membantu menjalankan Sprint tanpa hambatan. Berikut adalah beberapa elemen dari template:

Area Kerja Mandiri untuk Setiap Peserta

Menciptakan ruang kerja individu untuk setiap anggota tim meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Ini memungkinkan orang tetap fokus pada tugas mereka dan memberikan pandangan yang jelas tentang kemajuan mereka, memungkinkan fasilitator untuk dengan cepat melihat apakah ada yang mengalami masalah.

Penjelasan dan Instruksi yang Jelas

Alih-alih berulang kali bertanya bagaimana melakukan latihan, setiap peserta diberikan langkah-langkah dan contoh yang jelas terkait dengan area kerja mereka. Dengan cara ini, percakapan yang mengganggu diminimalkan, terutama di tengah-tengah tugas diam.

Alat Bawaan yang Membuat Hidup Lebih Mudah

Miro dipilih karena berbagai alasan. Ini adalah solusi yang menyediakan semua alat dan widget untuk memulai Sprint, seperti pengatur waktu, pemungutan suara area, dan mode presentasi.

Ambil template Miro di sini.

Tips Fasilitasi Sprint Desain Jarak Jauh Tingkat Lanjut

Berikut adalah beberapa tip berguna untuk membantu memfasilitasi menjalankan Sprint Desain jarak jauh:

• Lingkungan panggilan yang tenang. Tidak ada yang lebih buruk daripada mesin espresso yang berputar di latar belakang saat mencoba menjalankan Sprint. Bekerja di ruang rapat yang tenang.
• Video langsung adalah wajib. Sebaiknya tegaskan hal ini karena sebagai fasilitator, ini akan berguna. Sangat mudah untuk mengetahui jika seseorang tidak terlibat jika Anda dapat melihat semua orang di umpan video langsung. Misalnya, cahaya memantul dari wajah mereka saat beralih tab atau terlihat bingung, memberikan kesempatan kepada fasilitator untuk membantu mereka.
• Mengelola harapan. Mengelola ekspektasi tim sangat penting, terutama jika menjalankan Sprint Desain jarak jauh untuk pertama kalinya. Lagi pula, kalender tim diblokir selama beberapa hari, dan mereka perlu melihat ROI. Anggota tim harus menyadari hasil yang diinginkan, yang merupakan prototipe yang divalidasi (atau tidak valid) untuk tantangan yang dihadapi. Dalam Sprint Desain, tim tidak membangun keseluruhan produk. Ini tentang memvalidasi arah dan mendapatkan kepercayaan diri untuk bergerak maju.
• Tetap terorganisir. Memiliki satu sumber kebenaran untuk semua sumber daya Design Sprint akan menghemat banyak waktu. Sebaiknya siapkan proyek di alat seperti Asana atau Notion di mana pembaruan dapat diberikan dan semua materi yang relevan dapat diunggah, sehingga seluruh tim terhubung dan memahami di mana menemukan segalanya. Jangan ragu untuk menggunakan alat lain seperti Basecamp atau Trello.
• Berurusan dengan konflik. Situasi mungkin muncul ketika pembuat onar dan skeptis yang mempertanyakan efektivitas Sprint perlu dikelola. Sprint memiliki kekhasan yang tidak seperti hari kerja biasa. Mampu menetapkan harapan dengan jelas sebelum dan selama Sprint akan menghemat sakit kepala.

Cara Memulai Sprint Desain Jarak Jauh Berikutnya

• Setelah Sprint berjalan, cepatlah menghadapi tantangan dan bicaralah dengan orang-orang penting dalam tim.
• Bangun tim Sprint Desain impian (lihat di atas).
• Jadwalkan sesi dan konfirmasikan komitmen tim.
• Gunakan template ini untuk membuat Design Sprint Brief.
• Siapkan proyek di alat manajemen proyek favorit.
• Siapkan "ruang Sprint" virtual dengan menggunakan Template Sprint Desain Jarak Jauh eksklusif kami di Miro.
• Jalankan Sprint.

Kami memiliki serangkaian video tentang cara menjalankan Sprint Desain jarak jauh yang efektif:

1. Cara Menjalankan Sprint Desain Jarak Jauh: Bagian #1 - Proses
2. Cara Menjalankan Sprint Desain Jarak Jauh: Bagian #2 - Alat
3. Cara Menjalankan Sprint Desain Jarak Jauh: Bagian #3 - Persiapan
4. Cara Menjalankan Sprint Desain Jarak Jauh: Bagian #4 - Fasilitasi

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• Pembicaraan Desain: Bekerja Jarak Jauh sebagai Desainer Lepas
• Cara Menyempurnakan dan Memanfaatkan Lokakarya UX Jarak Jauh
• Bekerja Lebih Cerdas dengan Tips Desainer Lepas Ini
• Bagaimana Melakukan Sprint Desain yang Efektif