Uzaktan Tasarım Sprint Nasıl Gerçekleştirilir

Ürün ekipleri arasında bir Tasarım Sprint, dikkatlerini çekmek için yarışan birçok popüler tasarım metodolojisinden biridir. Tasarımcı jargonunda bir "Sprint", yeni bir ürün tasarlarken riski azaltmak için tasarım düşüncesini kullanan, zaman kısıtlı, beş aşamalı bir süreçtir. Bir ürün tasarımı yaklaşımı olarak, tasarımcılar, ürün yöneticileri ve problem çözme ve ürün yeniliği alanında çalışan diğerleri arasında zemin kazanıyor. Niye ya?

İşe yarıyor.

Bir Tasarım Sprint'inin amacı, belirli bir soruna odaklanmak, birden fazla çözüm üretmek, prototipler oluşturmak ve kullanıcılardan hızlı geri bildirim almaktır. Şirketlerin daha iyi stratejik kararlar almasına ve daha hızlı yenilik yapmasına yardımcı olabilir.

Bir Sprint, bir grup insanla yürütülür ve birçok hareketli parça ile birkaç gün içinde gerçekleşir. Bu korkaklar için değil, ama her şey planlandığı gibi giderse, oldukça ödüllendirici olabilir. Herkes aynı yerdeyken bir Tasarım Sprint'i yürütmek zordur ve ekipler uzaktan çalışmaya geçtiğinde daha da zorlu hale gelebilir.

Not: Design Sprint'in dört günlük versiyonuna aşina olunduğu varsayılmaktadır. Değilse, lütfen The Design Sprint 2.0'ı okuyun: Nedir ve neye benziyor?

Tasarım Sprint Metodolojisi

Google Ventures'taki başlangıcından ve Jake Knapp'ın kitabı Sprint'in piyasaya sürülmesinden bu yana, birçok şirket ve ajans Design Sprints'i bir süreç olarak benimsedi ve tasarım metodolojilerinin bir parçası haline getirdi. Google, Airbnb, Uber ve LEGO, Design Sprint'leri ürün geliştirme iş akışlarına entegre eden büyük oyunculardan yalnızca birkaçıdır.

“Sprint: Nasıl Büyük Sorunları Çözer ve Yeni Fikirleri Sadece Beş Günde Test Edilir” kitabını ilk okuduğumda bu benim yanıtımdı. Vay!

Ürün tasarımında yıllarını harcayan herkes, ürün tasarım sürecinde aynı kritik soruların devam ettiğini bilir:

• Bir fikirden doğrulanmış bir prototipe nasıl daha hızlı ulaşabiliriz?
• Onu inşa etmek için çok para harcamadan önce doğru şeyi tasarladığımızdan nasıl emin olabiliriz?
• Nasıl daha güvenli ürün kararları verebiliriz?

Sprint benim cevabımdı ve oyunun kurallarını değiştirmiş gibi hissettim.

Bir yönü dışında, tasarım pratiğimde her şey yolunda gidiyordu: Müşterilerimin %90'ı uzaklardaydı ve San Francisco'dan Melbourne, Avustralya'ya kadar tüm dünyayı kaplıyordu. Avrupa merkezli bir ürün tasarımcısı olarak, dağıtılmış ekiplerle çalışmak ve Tasarım Sprintlerinin büyüsünden yararlanmak için bir süreçten yoksundum.

Yapılacak mantıklı şey, bir müşteri ve uygun bir tasarım mücadelesi bulmak, uzaktan bir Tasarım Sprint'i planlamak, kitaba göre gitmek ve en iyisini ummaktı.

Bu bir felaketti.

Nasıl hazırlanacağımı bilmiyordum, insanlar ilgisizdi ve işbirliği ve iletişimle ilgili sorunlar vardı.

Tasarım Sprintlerini Uzaktan Çalıştırmanın Zorlukları

• Saat dilimi farklılıkları ve ekip kullanılabilirliği. Sprint yoğun çalışma oturumları gerektirdiğinden, dağıtılmış ekipleri uzun süreler için planlamak ve uyumlu hale getirmek zordur.
• Düşük katılım. Normal bir Sprint'te, ekibiniz aynı fiziksel alanda birlikte çalışır ve onları odaklanmış ve yerinde tutmak kolaydır. Uzaktan çalışırken, ekibiniz Slack veya Netflix'ten bir Alt-Tab uzaktadır.
• Teknolojiyle ilgili sorunlar. Zayıf bir internet bağlantısı, düşük pilli AirPod'lar ve güvenilmez mikrofonlar uzak oturumunuzu ele geçirebilir.
• Etkisiz işbirliği. Bir Sprint odasında, tek çalışma alanınız olarak bir beyaz tahtanız var. Uzaktan, işler "yapışkan not" diyebileceğinizden daha çabuk karışabilir.

Tasarım Sprintlerini yürütme fikri beni çok heyecanlandırdı ve uzaktan çalışmaktan keyif aldım. DNA'mın bir parçasıydı. İkisini birleştirmenin bir yolunu bulmalıydım.

Potansiyel çözümlere baktım, çok denedim ve kaçınılmaz olarak hatalar yaptım. Sonunda, uzaktan Tasarım Sprintlerinin çalışmasını sağlamak için doğru araç ve tekniklerin karışımını buldum. İşte benim anahtar çıkarımlarım.

Başarılı Uzaktan Tasarım Sprintlerini Çalıştırmanın Anahtarı: Ayrılın!

Uzak Sprint'leri çalıştırırken en büyük zorluk Sprint yapısının kendisidir.

Düzenli, yüz yüze bir Sprint'te, aşağıdaki programa göre işbirliği yapan ve alıştırmalardan geçen bir grup insan vardır:

Pazartesi ve Salı atölye çalışmaları içindir. Ekip, tüm gün boyunca çeşitli alıştırmalar yaparak beyaz tahtaları dolduruyor ve yapışkan notlar biriktiriyor. Prototip ekibi Çarşamba günü gelir ve ardından Perşembe günü fikirleri doğrulamak için kullanıcı testleri yapılır.

Pazartesi ve Salı en yoğun günlerdir ve Sprint'i organize etmek ve kolaylaştırmak için en çok çabayı gerektirir. Ekip üyeleri, takvimleri temizlemeli ve senkronize etmeli ve oldukça uzun bir süre birlikte kalmalıdır, bu da potansiyel olarak yorgunluğa neden olabilir.

Geleneksel Tasarım Sprint çerçevesi, yüz yüze oturumlar için harika olsa da, uzak, dağıtılmış ekiplere uyması için birkaç ayarlama yapılması gerekir. Birçok yinelemeden (ve doğrusu birkaç hatadan) sonra kazanan bir çözüm geliştirildi.

Design Sprint'in güncellenmiş, uzak sürümü, daha iyi esneklik sağlayan eşzamanlı ve eşzamansız oturumların bir kombinasyonunu içerir.

İşte uzak Tasarım Sprint programımız:

1. ve 2. günler tüm ekibin dahil olduğu atölye günleridir; oturumlar, çevrim içi ve çevrim dışı arasında değişen parçalara bölünür. 3. Gün, uzak prototipleme ekibinin ekibin bulduğu çözümleri prototiplemesi içindir ve 4. Gün, kullanıcı testi içindir.

(Sprint alıştırmalarının, zamanlamanın ve talimatların ayrıntılı bir taslağı için aşağıdaki Miro şablonumuza göz atın.)

Pazartesi, Salı vb. günleri etiketlemediğimizi unutmayın. Bu özellikle yapıldı çünkü uzak bir Sprint yaparken program takımın müsaitliğine bağlıdır ve Pazartesi başlangıcı mümkün olmayabilir.

Etkili Bir Uzaktan Tasarım Sprintini Çalıştırmak ve Kolaylaştırmak için Basit, Üç Adımlı Bir Süreç

Uzak bir Sprint'in sorunsuz çalışmasını sağlayacak üç unsur vardır:

• titiz hazırlık
• Doğru araç seçimi
• Uygun kolaylaştırma

1. Adım: Uzaktan Tasarım Sprintine Hazırlanın

Bir Design Sprint'i başlamadan önce yok etmenin en iyi yolu, özellikle uzak bir oturumu kolaylaştırırken yeterince hazırlıklı olmamaktır. Bazıları, serbest akışlı fikir ve prototip oluşturmayı güçlendirmek için tasarlandığı için Sprint öncesi çalışmanın mantıksız olduğunu düşünebilir, ancak yine de kontrollü koşullar altında çalışması gerekir; bu nedenle, titiz hazırlık anahtardır.

Problemi tanımla

Tasarım Sprint'i planlandıktan sonra, çözülmesi gereken problemle ilgili bilgi sahibi olmak çok önemlidir. Kilit paydaşlara danışılmalı ve belirli bir zorlukta her bir ekip üyesinin hangi sonuçtan sorumlu olacağı açık olmalıdır. Bu alıştırma, Sprint için doğru kişileri seçmeye ve oturumu daha etkili bir şekilde hazırlamaya yardımcı olacaktır.

Tasarım Sprint Takımını Oluşturun

Doğru ekibi oluşturmak hayati önem taşır ve Tasarım Sprint'inin başarısını garanti eder. Beş ila yedi kişilik bir ekip idealdir.

Sprint'in amacı, doğru kişilerin belirli bir soruna odaklanmasını ve çözümler üretmesini sağlamaktır. Yukarıdaki takım ideal bir karışımdır; roller ihtiyaca göre ayarlanabilir.

Sprint'i planlayın

Katılımcıları saat dilimleri arasında dokuz saatlik bir pencere içinde planlamak en iyisidir. İnsanlara ne zaman ve ne kadar süreyle ihtiyaç duyulacaklarını bildirmek de önemlidir. Doodle bunun için mükemmel bir araçtır.

Profesyonel ipucu: Saat dilimlerini gözden geçirmek ve çakışmaları kontrol etmek için World Time Buddy'yi kullanın.

Sık kullandığımız başlama saati kombinasyonlarına ilişkin bazı örnekler:

• 18:00 Berlin/09:00 San Francisco
• 15.00 Perth/09:00 Berlin
• 17:00 San Francisco 08:00 Perth

Ama ya ekibiniz 9 saatlik pencerenin ötesinde daha da uzaktaysa? Birkaç kişi San Francisco'da ve geri kalanı Mumbai'deyse, iki ayrı oturum gerekli olur ve sonuçlar derlenir. Bununla birlikte, önemli bir kararın verileceği bir zaman olacaktır, bu nedenle, optimal saatten daha az bir zamanda görüşmede olmak için birinin küçük bir fedakarlık yapması gerekecektir.

Bir Tasarım Sprint Özeti Oluşturun

Ekip oluşturulduktan sonra bu şablonu kullanarak bir özet oluşturun. Tüm katılımcıları yaklaşan Design Sprint'ten ne bekleyecekleri konusunda hizalamayı amaçlayan temel belgedir. Zorluğun bir taslağını, programı, zaman çerçevesini ve yapılacakların bir kontrol listesini içerir.

Sorunu Çerçeveleyin

Problem çerçeveleme, Design Sprint hazırlığının çok önemli bir bileşenidir. Çözülecek problem etrafında yeterince araştırma yapmayı içerir. Bu, kilit kişilerle konuşmak, analizlere bakmak ve sorun türüne bağlı olarak sorun hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmek için denetimler veya görüşmeler yapmak anlamına gelir. Bu süreç, Tasarım Sprint başlamadan önce sahneyi oluşturmaya ve herkesin hizalanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Sprint Ekibiyle Ön Görüşmeler Ayarlayın

Herkese bir Tasarım Sprint'i sırasında neler olacağına dair bir genel bakış sunmak çok önemlidir. Süreç yoğundur ve insanların aynı sayfada olduğundan ve ne olacağının farkında olduklarından emin olmak en iyisidir. Zorluğu ve onlardan ne beklendiğini anlamaları gerekiyor. Kulağa bariz gelebilir, ancak ekibin kullanılacak tüm uzak araçları ve teknolojileri nasıl çalıştıracağını bildiğinden emin olmak da iyi bir fikirdir.

2. Adım: Araçlar

Şansımıza, iletişim ve işbirliği için birçok mükemmel uzak araç ve teknoloji zaten mevcut. İşte favori araçlarım:

• Yakınlaştırma: Sorunsuz bir şekilde bağlanın, sohbet edin, ekranları paylaşın ve oturumları kaydedin.
• Fikir: Notlardan ve görevlerden prototiplere kadar her şeyi tek bir yerde saklayın.
• Figma: Prototipleyin ve çevrimiçi olarak saat dilimleri arasında işbirliği yapın.
• UserTesting: Prototipler hakkında hızlı geri bildirim alın.
• Doodle: Toplantıları planlayın.
• Miro: Ortak bir beyaz tahta platformuyla fikirler oluşturun ve geliştirin.
• Asana: Ekip projelerini ve görevlerini kolayca yönetin.

3. Adım: Miro Şablonumuzu Kullanarak Kesintisiz Uzaktan Tasarım Sprintleri Çalıştırmak

Sorunsuz bir Sprint çalıştırmaya yardımcı olmak için eksiksiz bir Uzaktan Tasarım Sprint Şablonu (Miro'ya kaydolmak gerekir) oluşturduk. İşte şablondan birkaç öğe:

Her Katılımcı İçin Bağımsız Çalışma Alanları

Her ekip üyesi için bireysel çalışma alanları oluşturmak, genel verimliliği artırır. İnsanların görevlerine odaklanmalarını sağlar ve ilerlemeleri hakkında net bir görüş sunarak, kolaylaştırıcının herhangi birinin sorun yaşayıp yaşamadığını hızlı bir şekilde görmesini sağlar.

Açıklamaları ve Talimatları Temizle

Alıştırmaların nasıl yapılacağını tekrar tekrar sormak yerine, her katılımcıya çalışma alanıyla ilgili net adımlar ve örnekler verilir. Bu şekilde, özellikle sessiz görevlerin ortasında dikkati dağıtan konuşmalar en aza indirilir.

Hayatı Kolaylaştıran Yerleşik Araçlar

Miro çeşitli nedenlerle seçildi. Bir Sprint'i başlatmak için zamanlayıcı, alan oylaması ve sunum modu gibi tüm araçları ve widget'ları sağlayan bir çözümdür.

Miro şablonunu buradan alın.

Gelişmiş Uzaktan Tasarım Sprint Kolaylaştırma İpuçları

Uzaktan Tasarım Sprintlerini çalıştırmayı kolaylaştırmaya yardımcı olacak birkaç yararlı ipucu:

• Sessiz bir çağrı ortamı. Sprint çalıştırmaya çalışırken arka planda dönen bir espresso makinesinden daha kötü bir şey yoktur. Sessiz bir toplantı odasında çalışın.
• Canlı video zorunludur. Bu konuda katı olmak iyi bir fikir çünkü bir kolaylaştırıcı olarak işe yarayacaktır. Herkesi canlı bir video akışında görebiliyorsanız, birinin bağlantısının kesilip kesilmediğini anlamak kolaydır. Örneğin, sekme değiştirirken veya kafası karışmış göründüğünde ışık yüzlerinden yansıyor ve bu da kolaylaştırıcının onlara yardım etmesi için bir fırsat sunuyor.
• Beklentileri yönetmek. Takımın beklentilerini yönetmek, özellikle ilk kez bir uzak Tasarım Sprint'i çalıştırıyorsanız çok önemlidir. Sonuçta, ekibin takvimi birkaç günlüğüne bloke edildi ve bir yatırım getirisi görmeleri gerekiyor. Ekip üyeleri, eldeki zorluk için doğrulanmış (veya geçersiz kılınmış) bir prototip olan istenen sonucun farkında olmalıdır. Bir Tasarım Sprintinde takım, tüm bir ürünü inşa etmiyor. Bir yönü doğrulamak ve ilerlemek için güven kazanmakla ilgilidir.
• Organize kalmak. Tüm Design Sprint kaynakları için tek bir doğru kaynağına sahip olmak çok zaman kazandıracaktır. Asana veya Notion gibi bir araçta güncellemelerin sağlanabileceği ve ilgili tüm materyallerin yüklenebileceği bir proje oluşturmak iyi bir fikirdir, böylece tüm ekip birbirine bağlanır ve her şeyi nerede bulacağını anlar. Basecamp veya Trello gibi diğer araçları kullanmaktan çekinmeyin.
• Çatışma ile başa çıkmak. Sprint'in etkinliğini sorgulayan sorun çıkaranların ve şüphecilerin yönetilmesi gerektiğinde durumlar ortaya çıkabilir. Sprint, normal bir iş gününden farklı olarak kendine has özelliklere sahiptir. Beklentileri Sprint öncesinde ve sırasında net bir şekilde belirleyebilmek, ileride baş ağrılarından kurtaracaktır.

Bir Sonraki Uzaktan Tasarım Sprintini Başlatma

• Sprint yoldayken, meydan okumaya hız verin ve takımdaki kilit kişilerle konuşun.
• Hayalinizdeki Design Sprint ekibini oluşturun (yukarıya bakın).
• Oturumları planlayın ve ekibin bağlılığını onaylayın.
• Bir Tasarım Sprint Özeti oluşturmak için bu şablonu kullanın.
• Favori proje yönetimi aracında bir proje oluşturun.
• Miro'daki özel Remote Design Sprint Şablonumuzu kullanarak sanal "Sprint odasını" hazırlayın.
• Sprint'i çalıştırın.

Etkili uzaktan Tasarım Sprintlerinin nasıl çalıştırılacağına dair bir dizi videomuz var:

1. Uzaktan Tasarım Sprint Nasıl Çalıştırılır: 1. Bölüm - Süreç
2. Uzaktan Tasarım Sprint Nasıl Çalıştırılır: 2. Bölüm - Araçlar
3. Uzaktan Tasarım Sprint Nasıl Çalıştırılır: Bölüm #3 - Hazırlık
4. Uzaktan Tasarım Sprint Nasıl Çalıştırılır: Bölüm #4 - Kolaylaştırma

• • •

Toptal Tasarım Blogunda daha fazla okuma:

• Tasarım Sohbetleri: Serbest Tasarımcı Olarak Uzaktan Çalışma
• Uzaktan UX Atölyeleri Nasıl Mükemmelleştirilir ve Kullanılır
• Bu Serbest Tasarımcı İpuçları ile Daha Akıllı Çalışın
• Etkili Bir Tasarım Sprint Nasıl Yürütülür