So führen Sie einen Remote-Design-Sprint durch

Unter Produktteams ist ein Design Sprint eine der vielen beliebten Designmethoden, die um ihre Aufmerksamkeit buhlen. Ein „Sprint“ – im Designer-Jargon – ist ein zeitlich begrenzter, aus fünf Phasen bestehender Prozess, der Design Thinking nutzt, um Risiken beim Entwerfen eines neuen Produkts zu reduzieren. Als Produktdesign-Ansatz gewinnt es unter Designern, Produktmanagern und anderen, die im Bereich der Problemlösung und Produktinnovation arbeiten, an Bedeutung. Warum?

Es klappt.

Das Ziel eines Design-Sprints ist es, sich auf ein bestimmtes Problem zu konzentrieren, mehrere Lösungen zu generieren, Prototypen zu bauen und schnelles Feedback von Benutzern zu erhalten. Es kann Unternehmen helfen, bessere strategische Entscheidungen zu treffen und schneller Innovationen zu entwickeln.

Ein Sprint wird mit einer Gruppe von Menschen gefahren und findet über mehrere Tage mit vielen beweglichen Teilen statt. Es ist nichts für schwache Nerven, aber wenn alles nach Plan läuft, kann es sich als sehr lohnend erweisen. Wenn sich alle am selben Ort befinden, ist ein Design Sprint eine Herausforderung, und wenn Teams auf Remote -Arbeit umstellen, kann es noch anspruchsvoller werden.

Hinweis: Vertrautheit mit der viertägigen Version des Design Sprint wird vorausgesetzt. Wenn nicht, lesen Sie bitte The Design Sprint 2.0: Was ist das und wie sieht es aus?

Die Design-Sprint-Methodik

Seit seiner Gründung bei Google Ventures und der Veröffentlichung von Sprint, dem Buch von Jake Knapp, haben viele Unternehmen und Agenturen Design Sprints als Prozess aufgegriffen und zu einem Teil ihrer Designmethodik gemacht. Google, Airbnb, Uber und LEGO sind nur einige der großen Player, die Design Sprints in ihren Produktentwicklungs-Workflow integriert haben.

Das war meine Antwort, als ich zum ersten Mal „Sprint: Wie man große Probleme löst und neue Ideen in nur fünf Tagen testet“ las. Beeindruckend!

Jeder, der jahrelang im Produktdesign gearbeitet hat, weiß, dass während des Produktdesignprozesses immer wieder die gleichen kritischen Fragen auftauchen:

• Wie kommen wir schneller von einer Idee zu einem validierten Prototyp?
• Wie können wir sicherstellen, dass wir das Richtige entwerfen, bevor wir viel Geld für den Bau ausgeben?
• Wie können wir sicherere Produktentscheidungen treffen?

Der Sprint war meine Antwort und es fühlte sich wie ein Game-Changer an.

Bis auf einen Aspekt lief in meiner Designpraxis alles reibungslos: 90 % meiner Kunden kamen aus der Ferne und umspannten den Globus von San Francisco bis Melbourne, Australien. Als in Europa ansässiger Produktdesigner fehlte mir ein Prozess, um mit verteilten Teams zu arbeiten und die Magie von Design Sprints zu nutzen.

Die logische Vorgehensweise war, einen Kunden und eine passende Design-Herausforderung zu finden, einen Remote-Design-Sprint zu planen, sich an das Buch zu halten und auf das Beste zu hoffen.

Es war ein Disaster.

Ich wusste nicht, wie ich mich vorbereiten sollte, die Leute waren desinteressiert und es gab Probleme bei der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Die Herausforderungen bei der Ausführung von Design Sprints aus der Ferne

• Zeitzonenunterschiede und Teamverfügbarkeit. Es ist schwierig, verteilte Teams für lange Zeiträume zu planen und auszurichten, da der Sprint intensive Arbeitssitzungen erfordert.
• Geringes Engagement. In einem regulären Sprint arbeitet Ihr Team im selben physischen Raum zusammen, und es ist einfach, es konzentriert und auf den Punkt zu bringen. Wenn Sie remote arbeiten, ist Ihr Team nur einen Alt-Tab von Slack oder Netflix entfernt.
• Technologische Probleme. Eine schlechte Internetverbindung, AirPods mit niedrigem Akkustand und unzuverlässige Mikrofone können Ihre Remote-Sitzung kapern.
• Ineffektive Zusammenarbeit. In einem Sprint-Raum haben Sie ein Whiteboard als einzigen Arbeitsplatz. Aus der Ferne können die Dinge schneller chaotisch werden, als Sie „Haftnotizen“ sagen können.

Ich war begeistert von der Idee, Design Sprints durchzuführen, und ich genoss die Fernarbeit. Es war Teil meiner DNA. Ich musste einen Weg finden, beides zu kombinieren.

Ich habe mir mögliche Lösungen angesehen, viel experimentiert und dabei zwangsläufig Fehler gemacht. Schließlich fand ich die richtige Mischung aus Tools und Techniken, um Remote-Design-Sprints zum Laufen zu bringen. Hier sind meine wichtigsten Erkenntnisse.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Ausführen von Remote-Design-Sprints: Break It Up!

Die größte Herausforderung beim Ausführen von Remote-Sprints ist die Sprint-Struktur selbst.

In einem regelmäßigen, persönlichen Sprint gibt es eine Gruppe von Menschen, die zusammenarbeiten und Übungen nach folgendem Zeitplan durchführen:

Montag und Dienstag sind für Workshops. Das Team macht einen ganzen Tag lang verschiedene Übungen, füllt Whiteboards und häuft Haftnotizen an. Das Prototyping-Team kommt am Mittwoch, und dann werden am Donnerstag Benutzertests durchgeführt, um die Ideen zu validieren.

Montag und Dienstag sind die intensivsten Tage und erfordern den größten Aufwand, um den Sprint zu organisieren und zu moderieren. Teammitglieder müssen Kalender löschen und synchronisieren und ziemlich lange zusammen bleiben, was möglicherweise zu Ermüdung führt.

Während das traditionelle Design-Sprint-Framework hervorragend für persönliche Sitzungen geeignet ist, sind einige Anpassungen erforderlich, um es an entfernte, verteilte Teams anzupassen. Nach vielen Iterationen (und ehrlich gesagt ein paar Fehlern) wurde eine erfolgreiche Lösung entwickelt.

Die aktualisierte Remote-Version des Design Sprints bietet eine Kombination aus synchronen und asynchronen Sitzungen, die eine größere Flexibilität ermöglichen.

Hier ist unser Zeitplan für den Remote-Design-Sprint:

Tag 1 und 2 sind Workshop-Tage mit dem gesamten Team; Sitzungen sind in Teile unterteilt, die zwischen online und offline wechseln. An Tag 3 erstellt das Remote-Prototyping-Team Prototypen der Lösungen, die das Team entwickelt hat, und an Tag 4 werden Benutzertests durchgeführt.

(Einen detaillierten Überblick über Sprint-Übungen, Timing und Anweisungen finden Sie in unserer Miro-Vorlage unten.)

Beachten Sie, dass wir die Tage Montag, Dienstag usw. nicht gekennzeichnet haben. Dies geschah absichtlich, da bei einem Remote-Sprint der Zeitplan von der Verfügbarkeit des Teams abhängt und ein Start am Montag möglicherweise nicht möglich ist.

Ein einfacher, dreistufiger Prozess zur Durchführung und Erleichterung eines effektiven Remote-Design-Sprints

Es gibt drei Elemente, die für einen reibungslosen Ablauf eines Remote-Sprints sorgen:

• Strenge Vorbereitung
• Die richtige Werkzeugauswahl
• Richtige Erleichterung

Schritt 1: Bereiten Sie sich auf den Remote-Design-Sprint vor

Der beste Weg, einen Design Sprint zu zerstören, bevor er beginnt, besteht darin, nicht ausreichend vorbereitet zu sein, insbesondere wenn eine Remote-Sitzung ermöglicht wird. Auch wenn einige die Arbeit vor dem Sprint für kontraintuitiv halten, weil sie darauf ausgelegt ist, frei fließende Ideen und Prototypen zu entwickeln, muss sie dennoch unter kontrollierten Umständen ausgeführt werden. Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung der Schlüssel.

Definiere das Problem

Sobald der Design Sprint geplant ist, ist es wichtig, sich mit dem zu lösenden Problem vertraut zu machen. Wichtige Stakeholder müssen konsultiert werden, und es muss klar sein, für welches Ergebnis jedes Teammitglied bei einer bestimmten Herausforderung verantwortlich ist. Diese Übung hilft bei der Auswahl der richtigen Personen für den Sprint und bereitet die Sitzung effektiver vor.

Bauen Sie das Design-Sprint-Team auf

Der Aufbau des richtigen Teams ist von entscheidender Bedeutung und sichert den Erfolg des Design Sprints. Ideal ist ein Team von fünf bis sieben Personen.

Das Ziel des Sprints ist es, die richtigen Leute dazu zu bringen, sich auf ein bestimmtes Problem zu konzentrieren und Lösungen zu entwickeln. Das obige Team ist eine ideale Mischung; die Rollen können je nach Bedarf angepasst werden.

Planen Sie den Sprint

Es ist am besten, die Teilnehmer innerhalb eines neunstündigen Fensters über Zeitzonen hinweg zu planen. Es ist auch wichtig, die Leute wissen zu lassen, wann und wie lange sie gebraucht werden. Doodle ist dafür ein hervorragendes Tool.

Profi-Tipp: Verwenden Sie World Time Buddy, um Zeitzonen und Überschneidungen zu überprüfen.

Hier sind einige Beispiele für Anstoßzeitkombinationen, die wir häufig verwenden:

• 18 Uhr Berlin/9 Uhr San Francisco
• 15 Uhr Perth/9 Uhr Berlin
• 17 Uhr San Francisco/8 Uhr Perth

Aber was ist, wenn Ihr Team weiter voneinander entfernt ist, jenseits des 9-Stunden-Fensters? Wenn ein paar Leute in San Francisco und der Rest in Mumbai sind, wären zwei getrennte Sitzungen erforderlich, und die Ergebnisse würden zusammengestellt. Es wird jedoch eine Zeit geben, in der eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, sodass jemand ein kleines Opfer bringen muss, um zu einer weniger als optimalen Stunde einsatzbereit zu sein.

Erstellen Sie ein Design-Sprint-Briefing

Sobald das Team festgelegt ist, erstellen Sie mithilfe dieser Vorlage ein Briefing. Es ist das Kerndokument, das alle Teilnehmer darauf abstimmen soll, was sie vom bevorstehenden Design Sprint erwarten können. Es enthält eine Übersicht über die Herausforderung, den Zeitplan, den Zeitrahmen und eine Checkliste der zu erledigenden Aufgaben.

Rahmen Sie das Problem ein

Problem-Framing ist eine entscheidende Komponente der Design-Sprint-Vorbereitung. Es geht darum, genug Forschung um das zu lösende Problem herum zu betreiben. Das bedeutet, mit Schlüsselpersonen zu sprechen, sich mit Analysen zu befassen – und je nach Art des Problems – Audits oder Interviews durchzuführen, um so viel wie möglich über das Problem herauszufinden. Dieser Prozess hilft dabei, die Bühne zu bereiten und alle vor Beginn des Design-Sprints aufeinander abzustimmen.

Richten Sie vorläufige Gespräche mit dem Sprint-Team ein

Es ist wichtig, allen einen Überblick darüber zu geben, was während eines Design Sprints passieren wird. Der Prozess ist intensiv, und es ist am besten sicherzustellen, dass die Leute auf derselben Seite sind und wissen, was passieren wird. Sie müssen die Herausforderung verstehen und verstehen, was von ihnen erwartet wird. Es mag offensichtlich klingen, aber es ist auch eine gute Idee, sicherzustellen, dass das Team weiß, wie alle Remote-Tools und -Technologien, die verwendet werden, bedient werden.

Schritt 2: Die Werkzeuge

Glücklicherweise sind bereits viele hervorragende Remote-Tools und -Technologien für die Kommunikation und Zusammenarbeit vorhanden. Hier sind meine Lieblingstools:

• Zoom: Nahtlos verbinden, chatten, Bildschirme teilen und Sitzungen aufzeichnen.
• Idee: Bewahren Sie alles an einem Ort auf, von Notizen und Aufgaben bis hin zu Prototypen.
• Figma: Erstellen Sie Prototypen und arbeiten Sie über Zeitzonen hinweg online zusammen.
• UserTesting: Erhalten Sie schnelles Feedback zu Prototypen.
• Doodle: Besprechungen planen.
• Miro: Erstellen und entwickeln Sie Ideen mit einer kollaborativen Whiteboarding-Plattform.
• Asana: Einfache Verwaltung von Teamprojekten und -aufgaben.

Schritt 3: Nahtlose Remote-Design-Sprints mit unserer Miro-Vorlage ausführen

Wir haben eine vollständige Remote-Design-Sprint-Vorlage erstellt (Anmeldung bei Miro ist erforderlich), um einen reibungslosen Sprint zu ermöglichen. Hier sind einige Elemente aus der Vorlage:

Unabhängige Arbeitsbereiche für jeden Teilnehmer

Das Erstellen individueller Arbeitsbereiche für jedes Teammitglied erhöht die Gesamteffizienz. Es lässt die Mitarbeiter sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und gibt einen klaren Überblick über ihren Fortschritt, sodass der Moderator schnell erkennen kann, ob jemand Probleme hat.

Klare Erklärungen und Anweisungen

Anstatt immer wieder zu fragen, wie man die Übungen macht, bekommt jeder Teilnehmer klare Schritte und Beispiele, die zu seinem Arbeitsbereich gehören. Auf diese Weise werden ablenkende Gespräche minimiert, insbesondere in der Mitte der stillen Aufgaben.

Integrierte Tools, die das Leben einfacher machen

Miro wurde aus verschiedenen Gründen ausgewählt. Es ist eine Lösung, die alle Tools und Widgets bereitstellt, um einen Sprint zu starten, wie z. B. einen Timer, Bereichsabstimmung und einen Präsentationsmodus.

Holen Sie sich die Miro-Vorlage hier.

Erweiterte Tipps zur Moderation von Remote-Design-Sprints

Hier sind ein paar nützliche Tipps, um die Ausführung von Remote-Design-Sprints zu erleichtern:

• Eine ruhige Gesprächsumgebung. Nichts ist schlimmer als eine surrende Espressomaschine im Hintergrund, während Sie versuchen, einen Sprint zu laufen. Arbeiten Sie in einem ruhigen Besprechungsraum.
• Live-Video ist obligatorisch. Es ist eine gute Idee, damit streng zu sein, denn als Moderator wird es sich als nützlich erweisen. Es ist leicht zu erkennen, ob jemand uninteressant ist, wenn Sie alle in einem Live-Video-Feed sehen können. Zum Beispiel wird Licht von ihrem Gesicht reflektiert, wenn sie die Tabulatortaste wechseln oder verwirrt aussehen, was dem Moderator die Möglichkeit bietet, ihnen zu helfen.
• Erwartungen managen. Das Management der Erwartungen des Teams ist entscheidend, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal einen Remote-Design-Sprint durchführen. Schließlich ist der Kalender des Teams für ein paar Tage gesperrt, und es muss einen ROI sehen. Die Teammitglieder müssen sich des gewünschten Ergebnisses bewusst sein, das ein validierter (oder ungültiger) Prototyp für die vorliegende Herausforderung ist. In einem Design Sprint baut das Team kein komplettes Produkt. Es geht darum, eine Richtung zu bestätigen und das Vertrauen zu gewinnen, um voranzukommen.
• Organisiert bleiben. Eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Design-Sprint-Ressourcen zu haben, wird viel Zeit sparen. Es ist eine gute Idee, ein Projekt in einem Tool wie Asana oder Notion einzurichten, wo Updates bereitgestellt und alle relevanten Materialien hochgeladen werden können, damit das gesamte Team verbunden ist und versteht, wo es alles finden kann. Fühlen Sie sich frei, andere Tools wie Basecamp oder Trello zu verwenden.
• Mit Konflikten klarkommen. Es können Situationen entstehen, in denen Unruhestifter und Skeptiker, die die Wirksamkeit des Sprints in Frage stellen, gemanagt werden müssen. Der Sprint hat seine Besonderheiten, die sich von einem normalen Arbeitstag unterscheiden. In der Lage zu sein, Erwartungen vor und während des Sprints klar zu formulieren, erspart Kopfschmerzen auf der ganzen Linie.

So starten Sie den nächsten Remote-Design-Sprint

• Sobald der Sprint auf dem Weg ist, machen Sie sich mit der Herausforderung vertraut und sprechen Sie mit Schlüsselpersonen im Team.
• Stellen Sie das Traum-Design-Sprint-Team zusammen (siehe oben).
• Planen Sie die Sitzungen und bestätigen Sie das Engagement des Teams.
• Verwenden Sie diese Vorlage, um ein Design-Sprint-Briefing zu erstellen.
• Richten Sie ein Projekt in einem bevorzugten Projektmanagement-Tool ein.
• Bereiten Sie den virtuellen „Sprint-Raum“ vor, indem Sie unsere exklusive Remote-Design-Sprint-Vorlage auf Miro verwenden.
• Führe den Sprint aus.

Wir haben eine Reihe von Videos, wie man effektive Remote-Design-Sprints durchführt:

1. So führen Sie einen Remote-Design-Sprint durch: Teil 1 – Der Prozess
2. So führen Sie einen Remote-Design-Sprint durch: Teil 2 – Tools
3. So führen Sie einen Remote-Design-Sprint durch: Teil 3 – Vorbereitung
4. So führen Sie einen Remote-Design-Sprint durch: Teil 4 – Moderation

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Weiterführende Literatur im Toptal Design Blog:

• Design Talks: Fernarbeit als freiberuflicher Designer
• Wie man Remote-UX-Workshops perfektioniert und nutzt
• Arbeiten Sie intelligenter mit diesen Tipps für freiberufliche Designer
• Wie man einen effektiven Design-Sprint durchführt