Cómo realizar un Sprint de diseño remoto

Entre los equipos de productos, un Design Sprint es una de las muchas metodologías de diseño populares que compiten por su atención. Un "Sprint", en la jerga de los diseñadores, es un proceso de cinco fases con limitaciones de tiempo que utiliza el pensamiento de diseño para reducir el riesgo al diseñar un nuevo producto. Como enfoque de diseño de productos, está ganando terreno entre los diseñadores, gerentes de productos y otras personas que trabajan en el ámbito de la resolución de problemas y la innovación de productos. ¿Por qué?

Funciona.

El objetivo de un Design Sprint es centrarse en un problema específico, generar múltiples soluciones, construir prototipos y obtener comentarios rápidos de los usuarios. Puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones estratégicas e innovar más rápidamente.

Un Sprint se ejecuta con un grupo de personas y se lleva a cabo durante varios días con muchas partes móviles. No es para los débiles de corazón, pero si todo va según lo planeado, puede resultar muy gratificante. Con todos en la misma ubicación, un Design Sprint es un desafío de ejecutar, y cuando los equipos pasan a trabajar de forma remota , puede volverse aún más exigente.

Nota: Se asume familiaridad con la versión de cuatro días del Design Sprint. Si no es así, lea The Design Sprint 2.0: ¿Qué es y cómo se ve?

La Metodología Design Sprint

Desde su creación en Google Ventures y el lanzamiento de Sprint, el libro de Jake Knapp, muchas empresas y agencias han adoptado Design Sprints como un proceso y lo han convertido en parte de su metodología de diseño. Google, Airbnb, Uber y LEGO son solo algunos de los grandes jugadores que han integrado Design Sprints en su flujo de trabajo de desarrollo de productos.

Esta fue mi respuesta la primera vez que leí “Sprint: Cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días”. ¡Guau!

Cualquiera que haya pasado años en el diseño de productos sabe que las mismas preguntas críticas siguen surgiendo durante el proceso de diseño de productos:

• ¿Cómo podemos pasar más rápido de una idea a un prototipo validado?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de que estamos diseñando lo correcto antes de gastar mucho dinero en construirlo?
• ¿Cómo podemos tomar decisiones de producto más seguras?

El Sprint fue mi respuesta, y se sintió como un cambio de juego.

Excepto por un aspecto, todo funcionaba sin problemas en mi práctica de diseño: el 90 % de mis clientes eran remotos y se encontraban en todo el mundo, desde San Francisco hasta Melbourne, Australia. Como diseñador de productos con sede en Europa, carecía de un proceso para trabajar con equipos distribuidos y aprovechar la magia de Design Sprints.

Lo lógico era encontrar un cliente y un desafío de diseño adecuado, programar un Design Sprint remoto, seguir las reglas y esperar lo mejor.

Fue un desastre.

No sabía cómo prepararme, la gente no estaba comprometida y había problemas con la colaboración y la comunicación.

Los desafíos de ejecutar Design Sprints de forma remota

• Diferencias de zona horaria y disponibilidad del equipo. Es difícil programar y alinear equipos distribuidos durante períodos prolongados, ya que el Sprint requiere intensas sesiones de trabajo.
• Bajo compromiso. En un Sprint regular, su equipo trabaja en conjunto en el mismo espacio físico, y mantenerlos enfocados y enfocados es fácil. Cuando trabaja de forma remota, su equipo está a una Alt-Tab de distancia de Slack o Netflix.
• Problemas relacionados con la tecnología. Una mala conexión a Internet, AirPods con poca batería y micrófonos poco confiables pueden secuestrar su sesión remota.
• Colaboración ineficaz. En una sala de Sprint, tiene una pizarra como único espacio de trabajo. De forma remota, las cosas pueden ensuciarse más rápido de lo que puede decir "nota adhesiva".

Me entusiasmó la idea de ejecutar Design Sprints y disfruté del trabajo remoto. Era parte de mi ADN. Tenía que encontrar una manera de combinar los dos.

Busqué soluciones potenciales, experimenté mucho e inevitablemente cometí errores. Finalmente, encontré la combinación adecuada de herramientas y técnicas para hacer que los Design Sprints remotos funcionaran. Aquí están mis puntos clave.

La clave para ejecutar sprints de diseño remoto exitosos: ¡Divídalo!

El mayor desafío cuando se ejecutan Sprints remotos es la estructura misma del Sprint.

En un Sprint regular presencial, hay un grupo de personas que colaboran y realizan ejercicios según el siguiente cronograma:

Los lunes y martes son de talleres. El equipo realiza varios ejercicios durante todo un día, llenando pizarras y acumulando notas adhesivas. El equipo de creación de prototipos llega el miércoles y luego se realizan pruebas de usuario para validar las ideas el jueves.

El lunes y el martes son los días más intensos y de mayor esfuerzo para organizar y facilitar el Sprint. Los miembros del equipo deben borrar y sincronizar los calendarios y permanecer juntos durante bastante tiempo, lo que puede provocar fatiga.

Si bien el marco tradicional de Design Sprint funciona muy bien para las sesiones en persona, se necesitan algunos ajustes para adaptarse a los equipos remotos y distribuidos. Después de muchas iteraciones (y, sinceramente, algunos errores), se desarrolló una solución ganadora.

La versión remota actualizada de Design Sprint presenta una combinación de sesiones sincrónicas y asincrónicas, lo que permite una mayor flexibilidad.

Aquí está nuestro calendario de Design Sprint remoto:

Los días 1 y 2 son días de taller con todo el equipo; las sesiones se dividen en partes, alternando entre en línea y fuera de línea. El día 3 es para que el equipo de creación remota de prototipos cree prototipos de las soluciones que se le ocurrieron, y el día 4 es para las pruebas de los usuarios.

(Para obtener un resumen detallado de los ejercicios, el tiempo y las instrucciones de Sprint, consulte nuestra plantilla de Miro a continuación).

Tenga en cuenta que no etiquetamos los días lunes, martes, etc. Esto se hizo deliberadamente porque al hacer un Sprint remoto, el cronograma depende de la disponibilidad del equipo y es posible que no sea posible comenzar el lunes.

Un proceso simple de tres pasos para ejecutar y facilitar un Sprint de diseño remoto efectivo

Hay tres elementos que harán que un Sprint remoto funcione sin problemas:

• Preparación rigurosa
• La elección correcta de las herramientas.
• facilitación adecuada

Paso 1: Prepárese para el Sprint de Diseño Remoto

La mejor manera de destruir un Design Sprint antes de que comience es no estar lo suficientemente preparado, especialmente al facilitar una sesión remota. Si bien algunos pueden considerar que el trabajo anterior a Sprint es contradictorio porque está diseñado para potenciar la ideación y la creación de prototipos que fluyen libremente, aún debe ejecutarse en circunstancias controladas; por lo tanto, la preparación meticulosa es clave.

Define el problema

Una vez planificado el Design Sprint, es fundamental familiarizarse con el problema a resolver. Es necesario consultar a las partes interesadas clave y debe quedar claro de qué resultado será responsable cada miembro del equipo en un desafío determinado. Este ejercicio ayudará a elegir a las personas adecuadas para el Sprint, así como a preparar la sesión de manera más efectiva.

Formar el equipo de Design Sprint

Construir el equipo correcto es vital y asegurará el éxito del Design Sprint. Un equipo de cinco a siete personas es ideal.

El objetivo del Sprint es conseguir que las personas adecuadas se centren en un problema específico y generen soluciones. El equipo anterior es una mezcla ideal; los roles se pueden ajustar dependiendo de las necesidades.

Programar el Sprint

Lo mejor es programar a los participantes dentro de una ventana de nueve horas en todas las zonas horarias. También es esencial que las personas sepan cuándo serán necesarios y por cuánto tiempo. Doodle es una excelente herramienta para esto.

Consejo profesional: use World Time Buddy para revisar las zonas horarias y verificar las superposiciones.

Estos son algunos ejemplos de combinaciones de tiempos de inicio que usamos con frecuencia:

• 18:00 Berlín/9:00 San Francisco
• 15:00 Perth/9:00 Berlín
• 17:00 San Francisco/8:00 Perth

Pero, ¿qué sucede si su equipo está más alejado, más allá de la ventana de 9 horas? Si algunas personas están en San Francisco y el resto está en Mumbai, se requerirán dos sesiones separadas y se compilarán los resultados. Sin embargo, habrá un momento en que se deba tomar una decisión importante, por lo que alguien tendrá que hacer un pequeño sacrificio para estar en la llamada en una hora menos que óptima.

Crear un resumen de Sprint de diseño

Una vez que el equipo esté configurado, cree un resumen usando esta plantilla. Es el documento central destinado a alinear a todos los participantes sobre qué esperar del próximo Design Sprint. Incluye un resumen del desafío, el cronograma, el marco de tiempo y una lista de verificación de cosas que hacer.

Encuadre el problema

El encuadre del problema es un componente crucial de la preparación del Design Sprint. Se trata de hacer suficiente investigación en torno al problema a resolver. Esto significa hablar con personas clave, analizar análisis y, según el tipo de problema, realizar auditorías o entrevistas para obtener la mayor cantidad de información posible sobre el problema. Este proceso ayudará a preparar el escenario y alinear a todos antes de que comience el Design Sprint.

Configurar llamadas preliminares con el equipo de Sprint

Es esencial dar a todos una visión general de lo que sucederá durante un Design Sprint. El proceso es intenso, y es mejor asegurarse de que las personas estén en la misma página y sean conscientes de lo que sucederá. Necesitan entender el desafío y lo que se espera de ellos. Puede sonar obvio, pero también es una buena idea asegurarse de que el equipo sepa cómo operar todas las herramientas remotas y la tecnología que se utilizará.

Paso 2: Las Herramientas

Por suerte para nosotros, ya existen muchas herramientas y tecnologías remotas excelentes para la comunicación y la colaboración. Estas son mis herramientas favoritas:

• Zoom: conéctese, chatee, comparta pantallas y grabe sesiones sin problemas.
• Noción: mantenga todo en un solo lugar, desde notas y tareas hasta prototipos.
• Figma: cree prototipos y colabore en diferentes zonas horarias en línea.
• UserTesting: obtenga comentarios rápidos sobre los prototipos.
• Doodle: programar reuniones.
• Miro: crea y desarrolla ideas con una plataforma de pizarra colaborativa.
• Asana: Gestiona fácilmente proyectos y tareas de equipo.

Paso 3: Ejecutar sprints de diseño remoto sin inconvenientes usando nuestra plantilla Miro

Creamos una plantilla de Sprint de diseño remoto completa (se requiere registrarse con Miro) para ayudar a ejecutar un Sprint sin problemas. Aquí hay algunos elementos de la plantilla:

Áreas de trabajo independientes para cada participante

La creación de espacios de trabajo individuales para cada miembro del equipo aumenta la eficiencia general. Permite que las personas se concentren en sus tareas y brinda una visión clara de su progreso, lo que permite que el facilitador vea rápidamente si alguien tiene problemas.

Explicaciones e instrucciones claras

En lugar de preguntar repetidamente cómo hacer los ejercicios, a cada participante se le dan pasos claros y ejemplos asociados con su área de trabajo. De esta manera, se minimizan las conversaciones que distraen, especialmente a mitad de las tareas silenciosas.

Herramientas integradas que hacen la vida más fácil

Miro fue elegido por varias razones. Es una solución que proporciona todas las herramientas y widgets para iniciar un Sprint, como un temporizador, votación por áreas y un modo de presentación.

Tome la plantilla de Miro aquí.

Sugerencias avanzadas de facilitación de Sprint de diseño remoto

Aquí hay algunos consejos útiles para ayudar a facilitar la ejecución de Design Sprints remotos:

• Un entorno de llamada tranquilo. No hay nada peor que una máquina de espresso zumbando de fondo mientras intenta ejecutar un Sprint. Trabaje en una sala de reuniones tranquila.
• El video en vivo es obligatorio. Es una buena idea ser estricto con esto porque como facilitador, será útil. Es fácil detectar si alguien está desconectado si puede ver a todos en una transmisión de video en vivo. Por ejemplo, la luz rebota en su rostro cuando cambia de pestaña o se ve confundido, lo que brinda una oportunidad para que el facilitador los ayude.
• Manejo de expectativas. Gestionar las expectativas del equipo es crucial, especialmente si se ejecuta un Design Sprint remoto por primera vez. Después de todo, el calendario del equipo está bloqueado durante unos días y necesitan ver un ROI. Los miembros del equipo deben ser conscientes del resultado deseado, que es un prototipo validado (o invalidado) para el desafío en cuestión. En un Design Sprint, el equipo no construye un producto completo. Se trata de validar una dirección y ganar la confianza para seguir adelante.
• Mantenerse organizado. Tener una única fuente de verdad para todos los recursos de Design Sprint ahorrará mucho tiempo. Es una buena idea configurar un proyecto en una herramienta como Asana o Notion donde se puedan proporcionar actualizaciones y se puedan cargar todos los materiales relevantes, para que todo el equipo esté conectado y comprenda dónde encontrar todo. Siéntase libre de usar otras herramientas como Basecamp o Trello.
• Lidiando con conflictos. Pueden surgir situaciones en las que sea necesario gestionar a los alborotadores y escépticos que cuestionan la eficacia del Sprint. El Sprint tiene sus peculiaridades que lo diferencian de un día de trabajo regular. Ser capaz de establecer claramente las expectativas antes y durante el Sprint te ahorrará dolores de cabeza en el futuro.

Cómo poner en marcha el próximo Sprint de diseño remoto

• Una vez que el Sprint esté en camino, póngase al día con el desafío y hable con las personas clave del equipo.
• Construye el equipo de Design Sprint de tus sueños (ver arriba).
• Programe las sesiones y confirme el compromiso del equipo.
• Utilice esta plantilla para crear un Design Sprint Brief.
• Configure un proyecto en una herramienta de gestión de proyectos favorita.
• Prepare la "sala de Sprint" virtual utilizando nuestra Plantilla de Sprint de Diseño Remoto exclusiva en Miro.
• Ejecuta el Sprint.

Tenemos una serie de videos sobre cómo ejecutar Design Sprints remotos efectivos:

1. Cómo ejecutar un Sprint de diseño remoto: Parte n.° 1: el proceso
2. Cómo ejecutar un Sprint de diseño remoto: Parte n.º 2 - Herramientas
3. Cómo ejecutar un Sprint de diseño remoto: Parte n.º 3: preparación
4. Cómo ejecutar un Design Sprint remoto: Parte n.° 4: Facilitación

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Lectura adicional en el blog de diseño de Toptal:

• Design Talks: trabajo remoto como diseñador independiente
• Cómo perfeccionar y aprovechar los talleres remotos de UX
• Trabaje de manera más inteligente con estos consejos de diseñador independiente
• Cómo realizar un Design Sprint efectivo