Comment mener un sprint de conception à distance

Parmi les équipes de produits, un Design Sprint est l'une des nombreuses méthodologies de conception populaires qui se disputent leur attention. Un « Sprint » - dans le jargon des concepteurs - est un processus en cinq phases limité dans le temps qui utilise la pensée conceptuelle pour réduire les risques lors de la conception d'un nouveau produit. En tant qu'approche de conception de produits, elle gagne du terrain parmi les concepteurs, les chefs de produit et d'autres personnes travaillant dans le domaine de la résolution de problèmes et de l'innovation de produits. Pourquoi?

Ça marche.

L'objectif d'un Design Sprint est de se concentrer sur un problème spécifique, de générer plusieurs solutions, de construire des prototypes et d'obtenir un retour rapide des utilisateurs. Cela peut aider les entreprises à prendre de meilleures décisions stratégiques et à innover plus rapidement.

Un Sprint se déroule avec un groupe de personnes et se déroule sur plusieurs jours avec de nombreuses pièces mobiles. Ce n'est pas pour les timides, mais si tout se passe comme prévu, cela peut s'avérer très gratifiant. Avec tout le monde au même endroit, un Design Sprint est difficile à exécuter, et lorsque les équipes passent au travail à distance , cela peut devenir encore plus exigeant.

Remarque : La familiarité est supposée avec la version de quatre jours du Design Sprint. Si ce n'est pas le cas, veuillez lire The Design Sprint 2.0 : Qu'est-ce que c'est et à quoi ça ressemble ?

La méthodologie du Design Sprint

Depuis sa création chez Google Ventures et la sortie de Sprint, le livre de Jake Knapp, de nombreuses entreprises et agences ont choisi Design Sprints en tant que processus et l'ont intégré à leur méthodologie de conception. Google, Airbnb, Uber et LEGO ne sont que quelques-uns des grands acteurs qui ont intégré les Design Sprints dans leur workflow de développement de produits.

C'était ma réponse la première fois que j'ai lu "Sprint : comment résoudre de gros problèmes et tester de nouvelles idées en seulement cinq jours". Wow!

Quiconque a passé des années dans la conception de produits sait que les mêmes questions critiques reviennent sans cesse au cours du processus de conception de produits :

• Comment passer plus rapidement d'une idée à un prototype validé ?
• Comment pouvons-nous nous assurer que nous concevons la bonne chose avant de dépenser beaucoup d'argent pour la construire ?
• Comment pouvons-nous prendre des décisions de produit plus sûres ?

Le Sprint a été ma réponse, et cela a changé la donne.

À l'exception d'un aspect, tout se passait bien dans ma pratique du design : 90 % de mes clients étaient à distance, couvrant le monde de San Francisco à Melbourne, en Australie. En tant que concepteur de produits basé en Europe, il me manquait un processus pour travailler avec des équipes distribuées et tirer parti de la magie des Design Sprints.

La chose logique à faire était de trouver un client et un défi de conception approprié, de programmer un Design Sprint à distance, de suivre les règles et d'espérer le meilleur.

Ce fut un désastre.

Je ne savais pas comment me préparer, les gens étaient désengagés et il y avait des problèmes de collaboration et de communication.

Les défis de l'exécution de sprints de conception à distance

• Différences de fuseau horaire et disponibilité de l'équipe. Il est difficile de planifier et d'aligner des équipes distribuées sur de longues périodes car le Sprint nécessite des sessions de travail intenses.
• Engagement faible. Dans un Sprint régulier, votre équipe travaille ensemble dans le même espace physique, et il est facile de les garder concentrés et concentrés. Lorsque vous travaillez à distance, votre équipe est à un Alt-Tab de Slack ou de Netflix.
• Problèmes liés à la technologie. Une mauvaise connexion Internet, des AirPod à batterie faible et des microphones peu fiables peuvent détourner votre session à distance.
• Collaboration inefficace. Dans une salle Sprint, vous disposez d'un tableau blanc comme espace de travail unique. À distance, les choses peuvent devenir désordonnées plus rapidement que vous ne pouvez dire « pense-bête ».

J'étais ravie à l'idée d'organiser des Design Sprints et j'ai apprécié le travail à distance. Cela faisait partie de mon ADN. Il fallait que je trouve un moyen de combiner les deux.

J'ai examiné les solutions potentielles, j'ai beaucoup expérimenté et j'ai inévitablement fait des erreurs. Finalement, j'ai trouvé le bon mélange d'outils et de techniques pour faire fonctionner les Design Sprints à distance. Voici mes principaux plats à emporter.

La clé pour exécuter des sprints de conception à distance réussis : décomposez-le !

Le plus grand défi lors de l'exécution de sprints à distance est la structure de sprint elle-même.

Dans un Sprint régulier en personne, un groupe de personnes collabore et effectue des exercices selon le calendrier suivant :

Le lundi et le mardi sont réservés aux ateliers. L'équipe passe par divers exercices pendant une journée entière, remplissant des tableaux blancs et amassant des notes autocollantes. L'équipe de prototypage vient le mercredi, puis les tests utilisateurs sont exécutés pour valider les idées le jeudi.

Le lundi et le mardi sont les jours les plus intenses et demandent le plus d'efforts pour organiser et animer le Sprint. Les membres de l'équipe doivent effacer et synchroniser les calendriers et rester ensemble assez longtemps, ce qui peut entraîner de la fatigue.

Bien que le framework Design Sprint traditionnel fonctionne très bien pour les sessions en personne, quelques ajustements sont nécessaires pour s'adapter aux équipes distantes et distribuées. Après de nombreuses itérations (et à vrai dire, quelques erreurs), une solution gagnante a été développée.

La version mise à jour et à distance du Design Sprint propose une combinaison de sessions synchrones et asynchrones, ce qui permet une meilleure flexibilité.

Voici notre calendrier de Design Sprint à distance :

Les jours 1 et 2 sont des journées d'atelier incluant toute l'équipe ; les sessions sont divisées en plusieurs parties, alternant entre en ligne et hors ligne. Le jour 3 est destiné à l'équipe de prototypage à distance pour prototyper les solutions proposées par l'équipe, et le jour 4 est destiné aux tests utilisateur.

(Pour un aperçu détaillé des exercices de Sprint, du calendrier et des instructions, consultez notre modèle Miro ci-dessous.)

Notez que nous n'avons pas étiqueté les jours lundi, mardi, etc. Cela a été fait délibérément car lors d'un sprint à distance, l'horaire dépend de la disponibilité de l'équipe, et un démarrage le lundi peut ne pas être possible.

Un processus simple en trois étapes pour exécuter et faciliter un sprint de conception à distance efficace

Il y a trois éléments qui feront qu'un Sprint à distance se déroulera sans heurt :

• Préparation rigoureuse
• Le bon choix d'outils
• Facilitation appropriée

Étape 1 : Préparez-vous pour le sprint de conception à distance

La meilleure façon de détruire un Design Sprint avant qu'il ne démarre est de ne pas être suffisamment préparé, en particulier lors de la facilitation d'une session à distance. Bien que certains puissent considérer le travail pré-Sprint comme contre-intuitif car il est conçu pour permettre une idéation et un prototypage fluides, il doit toujours s'exécuter dans des circonstances contrôlées ; par conséquent, une préparation méticuleuse est essentielle.

Définir le problème

Une fois le Design Sprint planifié, se familiariser avec le problème à résoudre est essentiel. Les principales parties prenantes doivent être consultées et il doit être clair de quel résultat chaque membre de l'équipe sera responsable pour un défi donné. Cet exercice aidera à choisir les bonnes personnes pour le Sprint ainsi qu'à mieux préparer la session.

Constituer l'équipe Design Sprint

Construire la bonne équipe est vital et assurera le succès du Design Sprint. Une équipe de cinq à sept personnes est idéale.

L'objectif du Sprint est d'amener les bonnes personnes à se concentrer sur un problème spécifique et à générer des solutions. L'équipe ci-dessus est un mélange idéal; les rôles peuvent être ajustés en fonction des besoins.

Planifier le sprint

Il est préférable de programmer les participants dans une fenêtre de neuf heures sur plusieurs fuseaux horaires. Il est également essentiel de faire savoir aux gens quand ils seront nécessaires et pour combien de temps. Doodle est un excellent outil pour cela.

Conseil de pro : utilisez World Time Buddy pour revoir les fuseaux horaires et vérifier les chevauchements.

Voici quelques exemples de combinaisons d'heures de coup d'envoi que nous utilisons fréquemment :

• 18h00 Berlin/9h00 San Francisco
• 15 h 00 Perth/9 h 00 Berlin
• 17 h 00 San Francisco/8 h 00 Perth

Mais que se passe-t-il si votre équipe est plus éloignée, au-delà de la fenêtre de 9 heures ? Si quelques personnes sont à San Francisco et que les autres sont à Mumbai, deux sessions distinctes seraient nécessaires et les résultats compilés. Il y aura un moment, cependant, où une décision importante devra être prise, donc quelqu'un devra faire un petit sacrifice pour être sur l'appel à une heure moins qu'optimale.

Créer un brief de sprint de conception

Une fois l'équipe constituée, créez un brief à l'aide de ce modèle. Il s'agit du document de base destiné à aligner tous les participants sur ce à quoi s'attendre du prochain Design Sprint. Il comprend un aperçu du défi, le calendrier, le calendrier et une liste de contrôle des choses à faire.

Encadrer le problème

Le cadrage des problèmes est un élément crucial de la préparation du Design Sprint. Cela implique de faire suffisamment de recherches autour du problème à résoudre. Cela signifie parler aux personnes clés, examiner les analyses et, selon le type de problème, mener des audits ou des entretiens pour en savoir le plus possible sur le problème. Ce processus aidera à préparer le terrain et à aligner tout le monde avant le début du Design Sprint.

Configurer des appels préliminaires avec l'équipe Sprint

Il est essentiel de donner à chacun une vue d'ensemble de ce qui va se passer pendant un Design Sprint. Le processus est intense et il est préférable de s'assurer que les gens sont sur la même page et sont conscients de ce qui va se passer. Ils doivent comprendre le défi et ce qu'on attend d'eux. Cela peut sembler évident, mais c'est aussi une bonne idée de s'assurer que l'équipe sait comment utiliser tous les outils et technologies à distance qui seront utilisés.

Étape 2 : Les outils

Heureusement pour nous, de nombreux excellents outils et technologies à distance sont déjà en place pour la communication et la collaboration. Voici mes outils préférés :

• Zoom : connectez-vous, discutez, partagez des écrans et enregistrez des sessions de manière transparente.
• Notion : Conservez tout au même endroit, des notes et des tâches aux prototypes.
• Figma : créez des prototypes et collaborez sur plusieurs fuseaux horaires en ligne.
• UserTesting : obtenez des commentaires rapides sur les prototypes.
• Doodle : planifiez des réunions.
• Miro : Construisez et développez des idées avec une plateforme de tableau blanc collaborative.
• Asana : gérez facilement les projets et les tâches de l'équipe.

Étape 3 : exécuter des sprints de conception à distance transparents à l'aide de notre modèle Miro

Nous avons créé un modèle de sprint de conception à distance complet (l'inscription à Miro est requise) pour vous aider à exécuter un sprint transparent. Voici quelques éléments du modèle :

Espaces de travail indépendants pour chaque participant

La création d'espaces de travail individuels pour chaque membre de l'équipe augmente l'efficacité globale. Il permet aux gens de rester concentrés sur leurs tâches et donne une vision claire de leurs progrès, permettant au facilitateur de voir rapidement si quelqu'un a des problèmes.

Explications et instructions claires

Au lieu de demander à plusieurs reprises comment faire les exercices, chaque participant reçoit des étapes claires et des exemples associés à son domaine de travail. De cette façon, les conversations gênantes sont minimisées, en particulier au milieu des tâches silencieuses.

Des outils intégrés qui facilitent la vie

Miro a été choisi pour diverses raisons. C'est une solution qui fournit tous les outils et widgets pour démarrer un Sprint, comme une minuterie, un vote par zone et un mode de présentation.

Prenez le modèle Miro ici.

Conseils avancés de facilitation de sprint de conception à distance

Voici quelques conseils utiles pour faciliter l'exécution de Design Sprints à distance :

• Un environnement d'appel calme. Rien n'est pire qu'une machine à expresso ronronnante en arrière-plan tout en essayant d'exécuter un Sprint. Travaillez dans une salle de réunion calme.
• La vidéo en direct est obligatoire. C'est une bonne idée d'être strict avec cela, car en tant que facilitateur, cela vous sera utile. Il est facile de repérer si quelqu'un est désengagé si vous pouvez voir tout le monde sur un flux vidéo en direct. Par exemple, la lumière rebondit sur leur visage lorsqu'ils changent de tabulation ou qu'ils ont l'air confus, ce qui donne l'occasion à l'animateur de les aider.
• Gérer les attentes. La gestion des attentes de l'équipe est cruciale, surtout si vous exécutez un Design Sprint à distance pour la première fois. Après tout, le calendrier de l'équipe est bloqué pendant quelques jours et ils ont besoin de voir un retour sur investissement. Les membres de l'équipe doivent être conscients du résultat souhaité, qui est un prototype validé (ou invalidé) pour le défi à relever. Dans un Design Sprint, l'équipe ne construit pas un produit entier. Il s'agit de valider une direction et d'acquérir la confiance nécessaire pour aller de l'avant.
• Rester organisé. Avoir une seule source de vérité pour toutes les ressources de Design Sprint vous fera gagner beaucoup de temps. C'est une bonne idée de mettre en place un projet dans un outil comme Asana ou Notion où des mises à jour peuvent être fournies et tous les documents pertinents peuvent être téléchargés, afin que toute l'équipe soit connectée et comprenne où trouver tout. N'hésitez pas à utiliser d'autres outils comme Basecamp ou Trello.
• Faire face aux conflits. Des situations peuvent survenir lorsque les fauteurs de troubles et les sceptiques qui remettent en question l'efficacité du Sprint devront être gérés. Le Sprint a ses particularités qui ne ressemblent pas à une journée de travail normale. Être capable de définir clairement les attentes avant et pendant le Sprint vous évitera des maux de tête sur toute la ligne.

Comment lancer le prochain sprint de conception à distance

• Une fois que le Sprint est lancé, relevez le défi et parlez aux personnes clés de l'équipe.
• Construisez l'équipe de Design Sprint de vos rêves (voir ci-dessus).
• Planifiez les séances et confirmez l'engagement de l'équipe.
• Utilisez ce modèle pour créer un Design Sprint Brief.
• Configurez un projet dans un outil de gestion de projet favori.
• Préparez la « salle de sprint » virtuelle en utilisant notre modèle de sprint de conception à distance exclusif sur Miro.
• Exécutez le Sprint.

Nous avons une série de vidéos sur la façon d'exécuter des Design Sprints à distance efficaces :

1. Comment exécuter un sprint de conception à distance : Partie 1 - Le processus
2. Comment exécuter un Design Sprint à distance : Partie 2 - Outils
3. Comment exécuter un Design Sprint à distance : Partie 3 - Préparation
4. Comment exécuter un sprint de conception à distance : Partie 4 - Facilitation

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Pour en savoir plus sur le blog Toptal Design :

• Design Talks : Travail à distance en tant que designer indépendant
• Comment perfectionner et tirer parti des ateliers UX à distance
• Travaillez plus intelligemment avec ces conseils de concepteur indépendant
• Comment mener un Design Sprint efficace