Cum să construiți și să susțineți o cultură la distanță

Cu peste 4.000 de oameni răspândiți în peste 100 de țări, Toptal a stăpânit arta de a atrage și reține talente de prim rang într-un mediu îndepărtat. Liderii companiei atribuie succesul acesteia culturii sale corporative, care servește drept fundație pentru tot ceea ce fac.

„Dacă nu ai cultura potrivită, totul se va prăbuși”, spune Kleanthis Georgaris, vicepreședinte de produs la Toptal. „Când treci de la locație la distanță, înveți importanța de a avea cadrele potrivite.”

Compania a detaliat recent abordarea sa față de cultură în The Suddenly Remote Playbook, un manual de utilizare pentru liderii de afaceri care doresc să se adapteze la modelul de afaceri de la distanță. În ea, Toptal evidențiază patru obiceiuri cheie care l-au ajutat să construiască o cultură vibrantă a companiei.

Găsește-ți valorile și ține-te de ele

Identificarea valorilor care sunt cele mai importante pentru companie îi va ajuta pe lideri să creeze o poveste care să atragă talent și să atragă potențialii clienți.

„Valorile sunt fundamentul pentru determinarea culturii tale”, spune Taso Du Val, CEO Toptal. „Odată ce valorile tale sunt determinate, alinierea la ele nu este diferită într-un mediu în birou față de un mediu la distanță.”

Atunci când liderii își articulează și modelează valorile, acestea se răspândesc în întreaga companie. Aceste valori vor determina modul în care echipele tale comunică între ele, cât de des sunt online și cum arată echilibrul lor profesional-viață.

Pentru a crea un cadru pentru valorile sale, liderii Toptal și-au pus trei întrebări:

1. Ce valori ne vor asigura succesul ca companie?
2. Ce valori ne vor ajuta să ne îndeplinim misiunea de a fi cea mai mare companie de talente din lume?
3. Cum creăm și menținem cultura într-un mediu complet îndepărtat?

Răspunsul la aceste întrebări a permis Toptal să clasifice 10 valori de bază în centrul culturii sale. Aceste principii îi conduc obiectivele și operațiunile zilnice.

„Cu toții vâslim barca în aceeași direcție”, spune Michelle Labbe, vicepreședinte al oamenilor de la Toptal. „Suntem cu toții aici pentru aceeași misiune și toți avem aceleași atribute culturale pentru a ne face să avem succes.”

Ai încredere în oamenii tăi

Atunci când o companie își prioritizează valorile, atrage talente aliniate misiunii sale. Deoarece Toptal își poate articula valorile de bază, atrage talente de elită care caută o provocare. De asemenea, este bine poziționat pentru a selecta candidații care, în calitate de angajați, își îndeplinesc obiectivele și se simt confortabil cu protocoalele de comunicare asincrone.

„Toți cei pe care i-am întâlnit la Toptal sunt motivați, ambițioși și de ajutor”, spune Christy Schumann, vicepreședinte pentru operațiunile de talent la Toptal. „Acesta vine dintr-un proces de recrutare foarte puternic, care include un interviu cultural care se concentrează în mod special pe principiile pe care le avem pe pagina de cultură a Toptal.”

Pentru a stabili încredere, managerii și angajații își fac disponibilitatea transparentă, răspund la mesaje în timp util și profesionist și caută oportunități de a-i ajuta pe alții cu provocările cu care se confruntă.

Managerii nou în lucrul la distanță se întreabă adesea dacă angajații lucrează dacă nu se află într-un birou. Software-ul de urmărire a timpului Teramind a raportat o creștere procentuală de trei cifre a clienților potențiali noi de la începutul pandemiei de COVID-19, iar Hubstaff a adăugat sute de clienți și abonați de probă.

Tsedal Neeley, profesor la Harvard Business School, îi îndeamnă pe manageri să renunțe la comanda prin frică și să aibă încredere că au angajat oameni competenți care nu se lasă. Cererea angajaților să își păstreze camerele web aprinse toată ziua sau trimiterea de mesaje Slack urgente la 16:45 indică faptul că managerii nu au încredere în lucrătorii lor. „Este teribil de intruziv și surd de ton”, spune Neeley.

Toptal nu își urmărește și nu își monitorizează lucrătorii. „Dacă aveți timp să urmăriți angajații sau dacă faceți capturi de ecran cu ceea ce fac aceștia – cu excepția cazului în care este din motive de securitate sau conformare cu reglementările – înseamnă pur și simplu că nu aveți încredere în ei”, spune Du Val.

În timp ce transparența și profesionalismul sunt esențiale pentru cultură, ceea ce contează cel mai mult este ca liderii și angajații să-și onoreze angajamentele.

Goluri cu pumn, nu un ceas

Pentru a susține un mediu productiv la distanță, cultura trebuie să fie orientată către obiective.

Profesorul Neeley spune că noile companii aflate la distanță ar trebui să se concentreze mai degrabă pe rezultate decât pe activități de monitorizare.

Toptal analizează valorile pentru a dezvolta indicatori cheie de performanță (KPI) și pentru a construi tablouri de bord care oferă liderilor și contributorilor individuali informații despre performanța zilnică, săptămânală, lunară și continuă.

Împuternicirea membrilor echipei pentru a-și crea propriile provocări și pentru a-și atinge rezultatele măsurabile crește implicarea. Acest proces necesită o cultură a incluziunii. Echipele lucrează împreună în dezvoltarea obiectivelor și a rezultatelor cheie (OKR), astfel încât să existe o aliniere cu inițiativele care conduc la rezultate măsurabile. Acest lucru întărește colaborarea, crește încrederea și generează cea mai mare rentabilitate a efortului.

Obțineți feedback pentru a vă menține degetul pe puls

Odată ce valorile au fost identificate și normele culturale stabilite, acestea trebuie să fie hrănite, protejate și susținute.

Toptal își susține cultura prin bucle constante de feedback. Acest sistem îi permite să optimizeze operațiunile pentru claritate și productivitate. De asemenea, oferă angajaților posibilitatea de a oferi critici constructive, de a provoca conducerea și de a sugera îmbunătățiri.

Feedback-ul este colectat prin sondaje Pulse trimise de Polly, un instrument Slack. Aceste sondaje nu sunt opționale sau anonime. Păstrarea numelor atașate comentariilor este o altă modalitate de a asigura transparența și permite liderilor de echipă să urmărească dacă este necesar. Pentru sondajul la nivel de companie, Toptal pune doar două întrebări: „Cum îți evaluezi fericirea la locul de muncă?” și „Ați recomanda această organizație altora să lucreze?”

Feedback-ul ajută la crearea de programe care încurajează formarea echipei și interacțiunea socială. Pe lângă angajamentul la locul de muncă, Toptal susține o cultură vibrantă prin inițiative la nivel de companie, cum ar fi o întâlnire între mâini, un comitet de cultură, canale Slack bazate pe interese și oportunități de voluntariat la distanță.

Cartea de joc Suddenly Remote îi îndrumă pe lideri prin cum să construiască o bază de încredere, responsabilitate și comunicare deschisă. Pentru a face acest lucru, companiile trebuie să își articuleze în mod clar valorile, să angajeze oameni care se potrivesc cu cultura și să se autoevalueze în mod constant pentru a construi o cultură a angajaților motivați care își vor atinge obiectivele și își vor crește productivitatea.

Toptal este pasionat de munca de la distanță și a fost distribuit în întregime încă de la înființare, acum 10 ani. Cultura sa bine definită, cultivată cu meticulozitate, nu numai că a susținut creșterea sa rapidă, dar a pregătit compania pentru viitor.