Come costruire e sostenere una cultura remota

Con oltre 4.000 persone sparse in più di 100 paesi, Toptal ha imparato l'arte di attrarre e trattenere i migliori talenti in un ambiente remoto. I leader dell'azienda attribuiscono il suo successo alla sua cultura aziendale, che funge da base per tutto ciò che fanno.

"Se non hai la cultura giusta, l'intera faccenda crollerà", afferma Kleanthis Georgaris, vicepresidente del prodotto in Toptal. "Quando passi dal sito al remoto, impari l'importanza di avere i framework giusti."

L'azienda ha recentemente dettagliato il suo approccio alla cultura in The Suddenly Remote Playbook, un manuale utente per i leader aziendali che cercano di adattarsi al modello di business remoto. In esso, Toptal mette in evidenza quattro abitudini chiave che l'hanno aiutata a costruire una vivace cultura aziendale.

Trova i tuoi valori e mantienili

Identificare i valori più importanti per l'azienda aiuterà i leader a creare una storia che attiri talenti e attragga potenziali clienti.

"I valori sono la base per determinare la tua cultura", afferma Taso Du Val, CEO di Toptal. "Una volta determinati i valori, ottenere l'allineamento su di essi non è diverso all'interno di un ambiente in ufficio rispetto a un ambiente remoto".

Quando i leader articolano e modellano i propri valori, ciò permea tutta l'azienda. Questi valori determineranno il modo in cui i tuoi team comunicano tra loro, la frequenza con cui sono online e l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Per creare un quadro per i suoi valori, i leader di Toptal si sono posti tre domande:

1. Quali valori garantiranno il nostro successo come azienda?
2. Quali valori ci aiuteranno a raggiungere la nostra missione di essere la più grande azienda di talenti al mondo?
3. Come creiamo e manteniamo la cultura in un ambiente completamente remoto?

Rispondere a queste domande ha permesso a Toptal di classificare 10 valori fondamentali al centro della sua cultura. Questi principi guidano i suoi obiettivi e le sue operazioni quotidiane.

"Stiamo remando tutti nella stessa direzione", afferma Michelle Labbe, vicepresidente del personale di Toptal. "Siamo tutti qui per la stessa missione e abbiamo tutti gli stessi attributi culturali per avere successo".

Fidati della tua gente

Quando un'azienda dà la priorità ai suoi valori, attrae talenti allineati alla sua missione. Poiché Toptal può esprimere i suoi valori fondamentali, attrae talenti d'élite in cerca di una sfida. È anche ben posizionato per individuare i candidati che, in quanto dipendenti, soddisfano i propri obiettivi e si trovano a proprio agio con i protocolli di comunicazione asincroni.

"Tutti quelli che ho incontrato in Toptal sono motivati, ambiziosi e disponibili", afferma Christy Schumann, vicepresidente delle operazioni per i talenti di Toptal. "Ciò deriva da un processo di reclutamento molto forte, che include un colloquio sulla cultura che si concentra specificamente sui principi che abbiamo sulla pagina della cultura di Toptal".

Per creare fiducia, manager e dipendenti rendono trasparente la loro disponibilità, rispondono ai messaggi in modo tempestivo e professionale e cercano opportunità per aiutare gli altri con le sfide che devono affrontare.

I manager che non conoscono il lavoro a distanza spesso si chiedono se i dipendenti stiano lavorando se non sono in ufficio. Il software di monitoraggio del tempo Teramind ha riportato un aumento percentuale a tre cifre dei nuovi contatti dall'inizio della pandemia di COVID-19 e Hubstaff ha aggiunto centinaia di clienti e abbonati di prova.

Tsedal Neeley, professore alla Harvard Business School, esorta i manager a lasciar andare il comando per paura e a fidarsi di aver assunto persone competenti che non rallentano. Chiedere ai dipendenti di mantenere le loro webcam accese tutto il giorno o inviare messaggi urgenti di Slack alle 16:45 comunica che i manager non si fidano dei loro dipendenti. “E' terribilmente invadente e insensibile,” dice Neeley.

Toptal non traccia né monitora i suoi dipendenti. "Se stai monitorando il tempo dei dipendenti o stai catturando schermate di ciò che stanno facendo, a meno che non sia per motivi di sicurezza o conformità normativa, significa semplicemente che non ti fidi di loro", afferma Du Val.

Sebbene la trasparenza e la professionalità siano essenziali per la cultura, ciò che conta di più è che i leader e i dipendenti rispettino i propri impegni.

Pugno gol, non un orologio

Per sostenere un ambiente produttivo remoto, la cultura deve essere orientata agli obiettivi.

Il professor Neeley afferma che le nuove aziende remote dovrebbero concentrarsi sui risultati piuttosto che sul monitoraggio delle attività.

Toptal analizza le metriche per sviluppare indicatori chiave di prestazione (KPI) e costruire dashboard che forniscono ai leader e ai singoli contributori informazioni dettagliate sulle prestazioni giornaliere, settimanali, mensili e continue.

Consentire ai membri del team di creare le proprie sfide e raggiungere i loro risultati misurabili aumenta il coinvolgimento. Questo processo richiede una cultura dell'inclusività. I team lavorano insieme allo sviluppo di obiettivi e risultati chiave (OKR) in modo che vi sia allineamento su iniziative che portano a risultati misurabili. In questo modo si rafforza la collaborazione, si accresce la fiducia e si ottiene il massimo ritorno sugli sforzi.

Ricevi feedback per tenere il dito sul polso

Una volta individuati i valori e stabilite le norme culturali, è necessario alimentarli, proteggerli e sostenerli.

Toptal sostiene la sua cultura attraverso continui circuiti di feedback. Questo sistema consente di ottimizzare le operazioni per chiarezza e produttività. Offre inoltre ai dipendenti l'opportunità di offrire critiche costruttive, sfidare la leadership e suggerire miglioramenti.

Il feedback viene raccolto tramite Pulse Surveys inviati da Polly, uno strumento Slack. Questi sondaggi non sono facoltativi o anonimi. Mantenere i nomi allegati ai commenti è un altro modo per garantire la trasparenza e consente ai team leader di dare seguito, se necessario. Per il sondaggio a livello aziendale, Toptal pone solo due domande: "Come valuti la tua felicità sul lavoro?" e "Consiglieresti questa organizzazione ad altri di lavorare?"

Il feedback aiuta a creare programmi che incoraggiano il team building e l'interazione sociale. Oltre all'impegno basato sul lavoro, Toptal sostiene una cultura vivace attraverso iniziative a livello aziendale come un incontro a tutti gli effetti, un comitato culturale, canali Slack basati sugli interessi e opportunità di volontariato a distanza.

Improvvisamente Remote Playbook guida i leader attraverso come costruire una base di fiducia, responsabilità e comunicazione aperta. Per fare ciò, le aziende devono articolare chiaramente i propri valori, assumere persone che siano culturalmente adatte e autovalutarsi costantemente per costruire una cultura di dipendenti motivati ​​che raggiungano i loro obiettivi e aumenteranno la produttività.

Toptal è appassionato di lavoro a distanza ed è stato completamente distribuito sin dal suo inizio 10 anni fa. La sua cultura ben definita e meticolosamente coltivata non solo ha sostenuto la sua rapida crescita, ma ha preparato l'azienda per il futuro.