Comment construire et maintenir une culture à distance

Avec plus de 4 000 personnes réparties dans plus de 100 pays, Toptal maîtrise l'art d'attirer et de retenir les meilleurs talents dans un environnement éloigné. Les dirigeants de l'entreprise attribuent son succès à sa culture d'entreprise, qui sert de fondement à tout ce qu'ils font.

"Si vous n'avez pas la bonne culture, tout va s'effondrer", déclare Kleanthis Georgaris, vice-président des produits chez Toptal. "Lorsque vous passez d'un site à distance, vous apprenez l'importance d'avoir les bons cadres."

L'entreprise a récemment détaillé son approche de la culture dans The Suddenly Remote Playbook, un manuel d'utilisation destiné aux chefs d'entreprise qui cherchent à s'adapter au modèle commercial à distance. Dans ce document, Toptal met en évidence quatre habitudes clés qui l'ont aidé à construire une culture d'entreprise dynamique.

Trouvez vos valeurs et respectez-les

L'identification des valeurs les plus importantes pour l'entreprise aidera les dirigeants à créer une histoire qui attire les talents et attire les clients potentiels.

"Les valeurs sont le fondement de la détermination de votre culture", déclare Taso Du Val, PDG de Toptal. "Une fois vos valeurs déterminées, l'alignement sur celles-ci n'est pas différent dans un environnement de bureau par rapport à un environnement distant."

Lorsque les dirigeants articulent et modélisent leurs valeurs, cela se répercute dans toute l'entreprise. Ces valeurs détermineront comment vos équipes communiquent entre elles, à quelle fréquence elles sont en ligne et à quoi ressemble leur équilibre travail-vie personnelle.

Pour encadrer ses valeurs, les dirigeants de Toptal se sont posé trois questions :

1. Quelles valeurs assureront notre succès en tant qu'entreprise ?
2. Quelles valeurs nous aideront à réaliser notre mission d'être la plus grande entreprise de talent au monde ?
3. Comment créer et maintenir une culture dans un environnement totalement distant ?

Répondre à ces questions a permis à Toptal de classer 10 valeurs fondamentales au cœur de sa culture. Ces principes orientent ses objectifs et ses opérations quotidiennes.

"Nous ramerons tous le bateau dans la même direction", déclare Michelle Labbe, vice-présidente du personnel chez Toptal. "Nous sommes tous ici pour la même mission, et nous avons tous les mêmes attributs culturels pour réussir."

Faites confiance à vos collaborateurs

Lorsqu'une entreprise priorise ses valeurs, elle attire des talents alignés sur sa mission. Puisque Toptal peut articuler ses valeurs fondamentales, il attire des talents d'élite à la recherche d'un défi. Il est également bien placé pour sélectionner les candidats qui, en tant qu'employés, atteignent leurs objectifs et sont à l'aise avec les protocoles de communication asynchrones.

"Tous ceux que j'ai rencontrés chez Toptal sont motivés, ambitieux et serviables", déclare Christy Schumann, vice-présidente des opérations de recrutement chez Toptal. "Cela vient d'un processus de recrutement très solide, qui comprend un entretien culturel qui se concentre spécifiquement sur les principes que nous avons sur la page culturelle de Toptal."

Pour établir la confiance, les gestionnaires et les employés rendent leur disponibilité transparente, répondent aux messages de manière opportune et professionnelle et recherchent des occasions d'aider les autres à relever les défis auxquels ils sont confrontés.

Les managers qui découvrent le travail à distance se demandent souvent si les employés travaillent s'ils ne sont pas dans un bureau. Le logiciel de suivi du temps Teramind a signalé une augmentation à trois chiffres du pourcentage de nouveaux prospects depuis le début de la pandémie de COVID-19, et Hubstaff a ajouté des centaines de clients et d'abonnés à l'essai.

Tsedal Neeley, professeur à la Harvard Business School, exhorte les managers à abandonner le commandement par la peur et à croire qu'ils ont embauché des personnes compétentes qui ne se relâchent pas. Demander aux employés de garder leur webcam allumée toute la journée ou envoyer des messages Slack urgents à 16h45 indique que les managers ne font pas confiance à leurs employés. "C'est terriblement intrusif et sourd", déclare Neeley.

Toptal ne suit ni ne surveille ses travailleurs. "Si vous suivez le temps des employés ou si vous prenez des captures d'écran de ce qu'ils font, à moins que ce ne soit à des fins de sécurité ou de conformité réglementaire, cela signifie simplement que vous ne leur faites pas confiance", explique Du Val.

Alors que la transparence et le professionnalisme sont essentiels à la culture, ce qui compte le plus, c'est que les dirigeants et les employés respectent leurs engagements.

Percez des objectifs, pas une horloge

Pour maintenir un environnement éloigné productif, la culture doit être axée sur les objectifs.

Le professeur Neeley dit que les entreprises nouvellement éloignées devraient se concentrer sur les résultats plutôt que sur la surveillance des activités.

Toptal analyse les métriques pour développer des indicateurs de performance clés (KPI) et construire des tableaux de bord qui fournissent aux dirigeants et aux contributeurs individuels un aperçu des performances quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et continues.

Permettre aux membres de l'équipe de créer leurs propres défis et d'atteindre leurs résultats mesurables stimule l'engagement. Ce processus nécessite une culture d'inclusivité. Les équipes travaillent ensemble pour développer des objectifs et des résultats clés (OKR) afin qu'il y ait un alignement sur les initiatives qui génèrent des résultats mesurables. Cela renforce la collaboration, accroît la confiance et génère le meilleur retour sur effort.

Obtenez des commentaires pour garder votre doigt sur le pouls

Une fois les valeurs identifiées et les normes culturelles établies, elles doivent être nourries, protégées et soutenues.

Toptal entretient sa culture grâce à des boucles de rétroaction constantes. Ce système lui permet d'optimiser les opérations pour plus de clarté et de productivité. Cela donne également aux employés la possibilité d'émettre des critiques constructives, de défier le leadership et de suggérer des améliorations.

Les commentaires sont recueillis par le biais d'enquêtes éclair envoyées par Polly, un outil Slack. Ces enquêtes ne sont ni facultatives ni anonymes. Garder les noms attachés aux commentaires est une autre façon d'assurer la transparence et permet aux chefs d'équipe de faire un suivi si nécessaire. Pour l'enquête à l'échelle de l'entreprise, Toptal ne pose que deux questions : "Comment évaluez-vous votre bonheur au travail ?" » et « Recommanderiez-vous cette organisation à d'autres pour travailler ?

Les commentaires aident à créer des programmes qui encouragent l'esprit d'équipe et l'interaction sociale. En plus de l'engagement basé sur le travail, Toptal soutient une culture dynamique grâce à des initiatives à l'échelle de l'entreprise telles qu'une réunion générale, un comité de la culture, des canaux Slack basés sur les intérêts et des opportunités de volontariat à distance.

Le Playbook Suddenly Remote explique aux dirigeants comment établir une base de confiance, de responsabilité et de communication ouverte. Pour ce faire, les entreprises doivent articuler clairement leurs valeurs, embaucher des personnes adaptées à leur culture et s'auto-évaluer constamment pour créer une culture d'employés motivés qui atteindront leurs objectifs et augmenteront leur productivité.

Toptal est passionné par le travail à distance et est entièrement distribué depuis sa création il y a 10 ans. Sa culture bien définie et méticuleusement cultivée a non seulement soutenu sa croissance rapide, mais a préparé l'entreprise pour l'avenir.