Jak budować i utrzymywać kulturę zdalną?

Mając ponad 4000 osób w ponad 100 krajach, Toptal opanował sztukę przyciągania i zatrzymywania wybitnych talentów w odległym środowisku. Liderzy w firmie przypisują jej sukces kulturze korporacyjnej, która stanowi podstawę wszystkiego, co robią.

„Jeśli nie masz odpowiedniej kultury, wszystko się zawali”, mówi Kleanthis Georgaris, wiceprezes ds. produktu w Toptal. „Kiedy przechodzisz od lokalnego do zdalnego, dowiadujesz się, jak ważne jest posiadanie odpowiednich frameworków”.

Niedawno firma szczegółowo opisała swoje podejście do kultury w The Suddenly Remote Playbook, podręczniku użytkownika dla liderów biznesu, którzy chcą dostosować się do zdalnego modelu biznesowego. Toptal podkreśla w nim cztery kluczowe nawyki, które pomogły zbudować dynamiczną kulturę firmy.

Znajdź swoje wartości i trzymaj się ich

Zidentyfikowanie wartości, które są najważniejsze dla firmy, pomoże liderom stworzyć historię, która przyciąga talenty i przemawia do potencjalnych klientów.

„Wartości są podstawą określania Twojej kultury”, mówi Taso Du Val, dyrektor generalny Toptal. „Po ustaleniu wartości, ich dopasowanie nie różni się w środowisku biurowym i zdalnym”.

Kiedy liderzy wyrażają i modelują swoje wartości, przenika to przez całą firmę. Te wartości określą, w jaki sposób Twoje zespoły komunikują się ze sobą, jak często są online i jak wygląda ich równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.

Aby stworzyć ramy dla swoich wartości, liderzy Toptal zadali sobie trzy pytania:

1. Jakie wartości zapewnią nam sukces jako firmy?
2. Jakie wartości pomogą nam w realizacji naszej misji bycia największą firmą talentów na świecie?
3. Jak tworzymy i utrzymujemy kulturę w całkowicie zdalnym środowisku?

Odpowiedzi na te pytania pozwoliły firmie Toptal sklasyfikować 10 podstawowych wartości w sercu swojej kultury. Te zasady kierują jego celami i codziennymi działaniami.

„Wszyscy płyniemy łodzią w tym samym kierunku”, mówi Michelle Labbe, wiceprezes ds. ludzi w Toptal. „Wszyscy jesteśmy tutaj z tą samą misją i wszyscy mamy te same atrybuty kulturowe, dzięki którym odniesiemy sukces”.

Zaufaj swoim ludziom

Kiedy firma traktuje priorytetowo swoje wartości, przyciąga talenty dostosowane do jej misji. Ponieważ Toptal potrafi wyrazić swoje podstawowe wartości, przyciąga elitarne talenty poszukujące wyzwań. Jest również dobrze przygotowany do sprawdzania kandydatów, którzy jako pracownicy spełniają swoje cele i są zaznajomieni z asynchronicznymi protokołami komunikacyjnymi.

„Wszyscy, których spotkałem w Toptal, są zmotywowani, ambitni i pomocni”, mówi Christy Schumann, wiceprezes ds. operacji talentów w Toptal. „Wynika to z bardzo silnego procesu rekrutacji, który obejmuje wywiad dotyczący kultury, który koncentruje się w szczególności na założeniach, które mamy na stronie kultury Toptal”.

Aby zdobyć zaufanie, menedżerowie i pracownicy dbają o przejrzystość swojej dostępności, odpowiadają na wiadomości terminowo i profesjonalnie oraz szukają możliwości pomocy innym w rozwiązywaniu problemów, przed którymi stoją.

Menedżerowie nowi w pracy zdalnej często kwestionują, czy pracownicy pracują, jeśli nie są w biurze. Oprogramowanie do śledzenia czasu Teramind odnotowało trzycyfrowy procentowy wzrost liczby nowych potencjalnych klientów od początku pandemii COVID-19, a Hubstaff dodał setki klientów i subskrybentów próbnych.

Tsedal Neeley, profesor w Harvard Business School, zachęca menedżerów, aby porzucili dowodzenie ze strachu i zaufali, że zatrudnili kompetentnych ludzi, którzy się nie obijają. Proszenie pracowników o włączanie kamer internetowych przez cały dzień lub wysyłanie pilnych wiadomości na Slack o 16:45 oznacza, że ​​menedżerowie nie ufają swoim pracownikom. „Jest strasznie nachalny i głuchy” — mówi Neeley.

Toptal nie śledzi ani nie monitoruje swoich pracowników. „Jeśli śledzisz czas pracowników lub robisz zrzuty ekranu tego, co robią — chyba że jest to ze względów bezpieczeństwa lub zgodności z przepisami — oznacza to po prostu, że im nie ufasz — mówi Du Val.

Podczas gdy przejrzystość i profesjonalizm są niezbędne dla kultury, najważniejsze jest to, aby liderzy i pracownicy przestrzegali swoich zobowiązań.

Bramki uderzeniowe, a nie zegar

Aby utrzymać produktywne środowisko zdalne, kultura musi być zorientowana na cel.

Profesor Neeley mówi, że nowo odległe firmy powinny skupiać się na wynikach, a nie na monitorowaniu działań.

Firma Toptal analizuje metryki w celu opracowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i konstruowania pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają liderom i indywidualnym współpracownikom wgląd w dzienne, tygodniowe, miesięczne i bieżące wyniki.

Umożliwienie członkom zespołu tworzenia własnych wyzwań i osiągania wymiernych wyników zwiększa zaangażowanie. Ten proces wymaga kultury integracji. Zespoły współpracują ze sobą przy opracowywaniu celów i kluczowych wyników (OKR), dzięki czemu istnieje zgodność w zakresie inicjatyw, które zapewniają wymierne wyniki. Takie postępowanie wzmacnia współpracę, zwiększa zaufanie i zapewnia najwyższy zwrot z wysiłku.

Uzyskaj informacje zwrotne, aby trzymać rękę na pulsie

Po zidentyfikowaniu wartości i ustaleniu norm kulturowych należy je pielęgnować, chronić i podtrzymywać.

Toptal utrzymuje swoją kulturę poprzez ciągłe pętle sprzężenia zwrotnego. Ten system pozwala zoptymalizować operacje pod kątem przejrzystości i produktywności. Daje również pracownikom możliwość oferowania konstruktywnej krytyki, kwestionowania przywództwa i proponowania ulepszeń.

Informacje zwrotne są zbierane za pomocą ankiet Pulse wysyłanych przez Polly, narzędzie Slack. Ankiety te nie są opcjonalne ani anonimowe. Przechowywanie nazw dołączonych do komentarzy to kolejny sposób na zapewnienie przejrzystości i pozwala liderom zespołów na podjęcie dalszych działań, jeśli to konieczne. W ogólnofirmowej ankiecie Toptal zadaje tylko dwa pytania: „Jak oceniasz swoje szczęście w pracy?” i „Czy poleciłbyś tę organizację innym do pracy?”

Informacje zwrotne pomagają tworzyć programy, które zachęcają do budowania zespołu i interakcji społecznych. Oprócz zaangażowania opartego na pracy, Toptal utrzymuje dynamiczną kulturę poprzez inicjatywy obejmujące całą firmę, takie jak wspólne spotkania, komitet ds. kultury, oparte na zainteresowaniach kanały Slack i możliwości zdalnego wolontariatu.

Podręcznik Suddenly Remote Playbook pokazuje liderom, jak zbudować fundament zaufania, odpowiedzialności i otwartej komunikacji. Aby to zrobić, firmy muszą jasno wyrażać swoje wartości, zatrudniać ludzi, którzy pasują do kultury i stale dokonywać samooceny, aby zbudować kulturę zmotywowanych pracowników, którzy osiągną swoje cele i zwiększą produktywność.

Toptal jest pasjonatem pracy zdalnej i jest w pełni dystrybuowany od momentu powstania 10 lat temu. Dobrze zdefiniowana, skrupulatnie pielęgnowana kultura nie tylko wspierała jej szybki rozwój, ale przygotowała firmę na przyszłość.