Como construir e sustentar uma cultura remota

Com mais de 4.000 pessoas espalhadas por mais de 100 países, a Toptal dominou a arte de atrair e reter os melhores talentos em um ambiente remoto. Os líderes da empresa atribuem seu sucesso à cultura corporativa, que serve de base para tudo o que fazem.

“Se você não tiver a cultura certa, tudo entrará em colapso”, diz Kleanthis Georgaris, vice-presidente de produtos da Toptal. “Quando você passa do local para o remoto, aprende a importância de ter as estruturas certas.”

Recentemente, a empresa detalhou sua abordagem à cultura no Manual do usuário de repente remoto, um manual do usuário para líderes de negócios que desejam se adaptar ao modelo de negócios remoto. Nele, a Toptal destaca quatro hábitos-chave que a ajudaram a construir uma cultura empresarial vibrante.

Encontre seus valores e atenha-se a eles

Identificar os valores mais importantes para a empresa ajudará os líderes a criar uma história que atraia talentos e atraia clientes em potencial.

“Os valores são a base para determinar sua cultura”, diz Taso Du Val, CEO da Toptal. “Uma vez que seus valores são determinados, obter alinhamento com eles não é diferente dentro de um ambiente de escritório versus um ambiente remoto.”

Quando os líderes articulam e modelam seus valores, isso permeia toda a empresa. Esses valores determinarão como suas equipes se comunicam, com que frequência estão online e como é o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Para criar uma estrutura para seus valores, os líderes da Toptal se fizeram três perguntas:

1. Quais valores garantirão nosso sucesso como empresa?
2. Quais valores nos ajudarão a cumprir nossa missão de ser a maior empresa de talentos do mundo?
3. Como criamos e mantemos a cultura em um ambiente totalmente remoto?

Responder a essas perguntas permitiu à Toptal classificar 10 valores centrais no coração de sua cultura. Esses princípios orientam seus objetivos e operações diárias.

“Estamos todos remando na mesma direção”, diz Michelle Labbe, vice-presidente de pessoas da Toptal. “Estamos todos aqui para a mesma missão e todos temos os mesmos atributos culturais para nos tornarmos bem-sucedidos.”

Confie no seu povo

Quando uma empresa prioriza seus valores, ela atrai talentos alinhados à sua missão. Como a Toptal pode articular seus valores fundamentais, ela atrai talentos de elite em busca de um desafio. Também está bem posicionada para selecionar candidatos que, como funcionários, cumpram seus objetivos e se sintam à vontade com protocolos de comunicação assíncrona.

“Todo mundo que conheci na Toptal é motivado, ambicioso e prestativo”, diz Christy Schumann, vice-presidente de operações de talentos da Toptal. “Isso vem de um processo de recrutamento muito forte, que inclui uma entrevista de cultura que se concentra especificamente nos princípios que temos na página de cultura da Toptal.”

Para estabelecer confiança, gerentes e funcionários tornam sua disponibilidade transparente, respondem às mensagens de maneira oportuna e profissional e procuram oportunidades para ajudar outras pessoas com os desafios que estão enfrentando.

Os gerentes novos no trabalho remoto geralmente questionam se os funcionários estão trabalhando se não estiverem em um escritório. O software de rastreamento de tempo Teramind relatou um aumento percentual de três dígitos em novos leads desde o início da pandemia de COVID-19, e a Hubstaff adicionou centenas de clientes e assinantes de teste.

Tsedal Neeley, professor da Harvard Business School, pede aos gerentes que deixem de comandar pelo medo e confiem que contrataram pessoas competentes que não estão relaxando. Pedir aos funcionários que mantenham suas webcams ligadas o dia todo ou enviar mensagens urgentes do Slack às 16h45 indica que os gerentes não confiam em seus funcionários. “É terrivelmente intrusivo e surdo”, diz Neeley.

A Toptal não rastreia nem monitora seus trabalhadores. “Se você está monitorando o tempo dos funcionários ou tirando capturas de tela do que eles estão fazendo – a menos que seja para fins de segurança ou conformidade regulatória – isso significa simplesmente que você não confia neles”, diz Du Val.

Embora a transparência e o profissionalismo sejam essenciais para a cultura, o que mais importa é que líderes e funcionários honrem seus compromissos.

Gols de soco, não um relógio

Para sustentar um ambiente remoto produtivo, a cultura precisa ser orientada a objetivos.

O professor Neeley diz que as novas empresas remotas devem se concentrar nos resultados em vez de monitorar as atividades.

A Toptal analisa métricas para desenvolver indicadores-chave de desempenho (KPIs) e construir painéis que fornecem aos líderes e colaboradores individuais insights sobre o desempenho diário, semanal, mensal e contínuo.

Capacitar os membros da equipe para criar seus próprios desafios e atingir seus resultados mensuráveis ​​aumenta o engajamento. Este processo requer uma cultura de inclusão. As equipes trabalham juntas no desenvolvimento de objetivos e resultados-chave (OKRs) para que haja alinhamento nas iniciativas que geram resultados mensuráveis. Fazer isso fortalece a colaboração, aumenta a confiança e gera o maior retorno do esforço.

Obtenha feedback para manter seu dedo no pulso

Uma vez que os valores tenham sido identificados e as normas culturais estabelecidas, eles precisam ser nutridos, protegidos e sustentados.

A Toptal sustenta sua cultura por meio de ciclos de feedback constantes. Este sistema permite otimizar as operações para clareza e produtividade. Também dá aos funcionários a oportunidade de oferecer críticas construtivas, desafiar a liderança e sugerir melhorias.

O feedback é coletado por meio do Pulse Surveys enviado pela Polly, uma ferramenta do Slack. Essas pesquisas não são opcionais ou anônimas. Manter os nomes anexados aos comentários é outra maneira de garantir transparência e permitir que os líderes de equipe acompanhem, se necessário. Para a pesquisa em toda a empresa, a Toptal faz apenas duas perguntas: “Como você avalia sua felicidade no trabalho?” e “Você recomendaria esta organização para outras pessoas trabalharem?”

O feedback ajuda a criar programas que incentivam a formação de equipes e a interação social. Além do engajamento baseado no trabalho, a Toptal sustenta uma cultura vibrante por meio de iniciativas em toda a empresa, como uma reunião geral, um comitê de cultura, canais Slack baseados em interesses e oportunidades de voluntariado remoto.

O Manual do Repentino Remoto orienta os líderes sobre como construir uma base de confiança, responsabilidade e comunicação aberta. Para fazer isso, as empresas precisam articular claramente seus valores, contratar pessoas que se encaixem culturalmente e se autoavaliar constantemente para construir uma cultura de funcionários motivados que atingirão suas metas e aumentarão a produtividade.

A Toptal é apaixonada pelo trabalho remoto e está totalmente distribuída desde a sua criação, há 10 anos. Sua cultura bem definida e meticulosamente cultivada não apenas sustentou seu rápido crescimento, mas também preparou a empresa para o futuro.