Jak pracować zdalnie, kiedy ma to największe znaczenie

• • •

Życie toczyło się dalej – praca, rodzina, hobby. Potem nagłówki wyły „PANDEMIA”, a twój zespół projektowy poszedł zdalnie, antidotum dla białych kołnierzyków na strasznego wirusa krążącego po całym świecie.

Zdecydowanie postanowiłeś zebrać zasoby do pracy zdalnej i jak najlepiej wykorzystać swoją sytuację. Kiedy serwisy informacyjne korzystały z funkcji pracy z domu, zgromadziłeś wszystkie dostępne wskazówki dla profesjonalistów.

Ale po wszystkich twoich badaniach można było stwierdzić, że coś jest nie tak. Odległe życie nie było dobrym życiem, jakie sobie wyobrażałeś. Co to był za miraż. – Wstanę wcześnie. Zacznę kawę. Poćwiczę.

Rzeczywistość mocno uderzyła.

Od razu zaczęły się rozpraszać. Zniknął mentalny przepływ tak łatwo osiągalny w ciasnych boksach. Twój żołądek burczał w dziwnych godzinach. Płaczące dzieci zaatakowały twoje zdrowie psychiczne. Drzemki przywoływały. Albo nie mogłeś znaleźć chęci do pracy, albo nie mogłeś przestać pracować. Nie było kompromisu.

To były głębiny. Byłeś wstrząśnięty, ale nie złamany. Zmieniłeś koncentrację. Praca zdalna była w toku i zacząłeś znajdować swój rytm. Mimo to nie mogłeś się powstrzymać od zastanawiania się: „Czy nie mogę zrobić tego lepiej?”

Odległe życie ma swój własny rytm. To więcej niż robienie tego, co dzieje się w biurze poza biurem. To sposób myślenia, kultura, transformacyjne podejście do zatrudnienia. Zrobione dobrze, nie ma lepszego sposobu na pracę.

Jak pracować zdalnie: 9 wskazówek dla projektantów i zespołów

1. Nadaj priorytet kulturze zespołowej

Kultura ma znaczenie w zdalnym miejscu pracy. Nawet jeśli pracujesz w domu, ważne jest, aby mieć znaczące kontakty ze współpracownikami. Poświęć trochę czasu na okazanie zainteresowania życiem kolegów z drużyny i podziel się również historiami ze swojego świata.

Nie bój się opowiadać dowcipów, wymieniać się memami ani używać emotikonów na platformach do przesyłania wiadomości. Szybko odpowiadaj na pytania, proponuj zasoby i doceniaj osiągnięcia. Śmiech i wspólne doświadczenia są podstawą zaufania i produktywności.

2. Wykorzystaj narzędzia do współpracy wizualnej

Wiele zespołów projektowych, nawet tych, które znajdują się w tym samym biurze, nie polega już na prawdziwych tablicach do tworzenia szkieletów, mapowania witryn lub ćwiczeń z pomysłami. Narzędzia takie jak Miro i Mural ułatwiają dokumentowanie, rozpowszechnianie i powtarzanie tych kluczowych działań projektowych.

Jeśli Twój zespół nie korzystał z oprogramowania do współpracy wizualnej, przyzwyczajenie się do przepływu pracy może zająć dzień lub dwa. Trzymać się tego. W zespołach zdalnych współpraca i opracowywanie koncepcji są niezwykle powolne, gdy artefakty projektowe nie są dostępne w jednej lokalizacji opartej na chmurze.

*Bonus: Teraz, gdy Twój zespół jest zdalny, warto zastanowić się, co oznaczałoby przejście na współdzielone środowisko projektowe, takie jak Figma.

3. Poświęć trochę czasu na cyfrowe rozłączenie

Jaki jest najlepszy sposób na uniknięcie wypalenia cyfrowego? Wyłącz urządzenia i wypełz z kokonu Wi-Fi. Praca zdalna nie jest uzależniona od łączności 24/7. Nie jesteś wszechobecny i nie powinieneś udawać, że jesteś. Najlepsze, czym możesz być, to jedno miejsce na raz. Jedyne, co możesz zrobić, to jedno zadanie na raz.

Kiedy pracujesz online, nie wahaj się wyłączyć powiadomień. Fala dźwięków, dźwięków i dzwonków zmniejszy Twoją produktywność i podważy Twoje samopoczucie emocjonalne.

4. Pozbądź się stresu dzięki aktywności fizycznej

Zmiany i niepewność rodzą stres. Kiedy narasta stres, spada produktywność. Jest lekarstwo. Według Kliniki Mayo: „Praktycznie każda forma ćwiczeń, od aerobiku po jogę, może działać jako środek łagodzący stres”.

Dziś jest mnóstwo aplikacji do fitnessu. Większość dostarcza pomysłów na trening, wskazówek żywieniowych i śledzenia wydajności. Anulowano jogę? Spróbuj Downdown Dog. Siłownia zamknięta? Stonuj się dzięki 7-minutowemu treningowi.

Wolisz wolniejsze tempo? Znajdź obwód rozciągający. Ćwicz ćwiczenia oddechowe. Użyj aplikacji do medytacji z przewodnikiem, takiej jak Headspace lub Calm. Lub zrezygnuj z długich treningów na rzecz pojedynczych zestawów ćwiczeń wplecionych w Twój dzień.

Jeśli treningi solo sprawiają Ci smutek, dołącz do internetowego wyzwania fitness lub załóż grupę Slack, w której Ty i Twoi współpracownicy możecie dzielić się pomysłami na ćwiczenia i pomagać sobie nawzajem w utrzymaniu motywacji.

5. Utrzymuj uporządkowany obszar roboczy

Przypomnij sobie: „Jestem pracownikiem zdalnym, a nie cyfrowym nomadem. Nie będę pracować w vanie podróżnym, basenie bez krawędzi ani na wyżynach Machu Picchu. Następnie stwórz ciche, wygodne miejsce do pracy gdzieś w swoim domu. Upewnij się, że masz miejsce do rozłożenia i wystarczająco dużo światła, aby zobaczyć, co robisz (jeśli możesz wprowadzić okno do miksu, jeszcze lepiej).

Na koniec każdego dnia posprzątaj swoją przestrzeń. Wyrzuć opakowania. Usuń naczynia. Wyprostuj długopisy i zeszyty. Podziękujesz sobie następnego ranka.

6. Zaprezentuj swoje koncepcje projektowe na żywo

Kiedy nadejdzie czas na przedstawienie koncepcji projektowych, umów się na rozmowę wideo. Wysłanie e-maila może wydawać się łatwiejsze, ale tak nie jest. Wymiany pisemne prawie zawsze kończą się zamieszaniem. Kluczowe informacje tracą na znaczeniu. Pomysły gubią się w składni. Pytania stają się oskarżeniami. Zamiast 30-minutowej rozmowy wideo, gromadzisz godziny niepotrzebnych zajęć w obie strony.

FYI – ta sama strategia dotyczy codziennych wyborów projektowych. Jeśli potrzebujesz opinii od innego projektanta, zbierz swoje przemyślenia, poproś o szybką rozmowę i zaprezentuj na żywo.

7. Bądź aktorem i przynieś korzyści zespołowi

Rozmowy wideo mogą wydawać się proste, ale mają zupełnie inny klimat niż interakcje osobiste. Zagrożenie trudnościami technicznymi unosi się nad każdym spotkaniem, ale nawet gdy rozmowy są jasne, pojawia się dziwne przesunięcie czasu, które niweluje subtelności komunikacji niewerbalnej. Żarty i sprytne żarty są szczególnie trudne.

Może to zabrzmieć dziwnie, ale rozmowy wideo są okazją do ukierunkowania twojego wewnętrznego aktora. Zwiastuj. Emotka. Wyraź się swoimi dłońmi i ciałem. Kiedy Twoi współpracownicy rozmawiają, kiwaj głową, aby pokazać, że podążasz. Możesz czuć się fałszywie, ale w rzeczywistości sygnalizujesz, że jesteś zaangażowany w rozmowę.

*Bonus: Twoi koledzy z drużyny wiedzą, kiedy subtelnie piszesz poza ekranem.

8. Zainwestuj w redukcję hałasu

Mówiąc o rozmowach wideo, śmiało kup parę słuchawek z redukcją szumów z mikrofonem z redukcją szumów. Nie taniej. Nie chcesz siedzieć tam, trzymając jedną ręką ucho, a drugą osłaniając mikrofon. Przychodzisz na przerażające spotkania i zaczynasz wariować z powodu najbardziej niedostrzegalnych dźwięków. Poza tym nie ma nic gorszego niż widzieć, jak twoi koledzy z drużyny krzywią się za każdym razem, gdy twój pies szczeka w tle.

9. Określ swoją dostępność

Na koniec określ swoją codzienną dostępność w zespole. Możesz mieszkać w tym samym mieście, ale w rzeczywistości będziesz przestrzegać różnych harmonogramów. Bądź szczery, jeśli planujesz zablokować czas na jedzenie, skupienie lub rodzinę. Twój zespół doceni przejrzystość, a Ty poczujesz większą swobodę w korzystaniu z przerw.

Skorzystaj z zalet zdalnej pracy projektowej

Jako projektanci mamy wyjątkowy przywilej pogoni. Gonimy problemy do rozwiązań i dopracowujemy detale do perfekcji. Wewnątrz naszych starannie wypielęgnowanych, pikselowych ogrodów mamy autorytet. Kiedy wychodzimy, wyparowuje. Jest wiele rzeczy, których nie wiemy o naszym obecnym kryzysie, a jeszcze mniej możemy kontrolować. To, co mamy, to wybór zachowania równowagi i maksymalnego wykorzystania naszych zasobów.

Nie popełnij błędu, są to niezwykłe zasoby. Mamy natychmiastową łączność na całym świecie. Posiadamy zaawansowane narzędzia projektowe oraz bezprecedensowy dostęp do informacji. Mamy możliwość pracy w zaciszu (i względnym bezpieczeństwie) własnego domu.

Praca zdalna nie jest nowością, to naturalny rozwój naszego opartego na technologii świata. Niezależnie od tego, czy trwa przez sezon, czy stanie się stałym trybem działania Twojego zespołu, wykorzystaj go w pełni, ucz się i ciesz się nim.

I bądź tam bezpieczny.

• • •

Dalsza lektura na blogu Toptal Design:

• Z poważaniem, niezależne doradztwo projektowe
• Pracuj wydajniej dzięki poradom dla niezależnych projektantów
• 10 filmów, które wszyscy projektanci powinni obejrzeć
• Dzień w życiu freelancera – poznanie projektantów Toptal
• Najlepsze książki projektowe i e-booki, które każdy projektant powinien przeczytać