プロジェクト管理に関するチートシート

公開: 2022-03-11

チームを率いるための完璧なプロセスについての知識を取り入れて読むことは素晴らしいことですが、普遍的に適用できる単一の完璧なプロセスはないことを理解することも重要です。この記事では、使用する手法、フレームワーク、または方法論に関係なく、より優れたプロジェクトマネージャーになるために役立つ最も重要なスキルについて説明します。

チーム、チーム、チーム

チームはあなたの安全な家です。チームとの素晴らしい関係を確立し、チームのコミュニケーションとチームの精神を高めることが不可欠です。チームは、すべてのメンバーにとって最も強いと感じる安全な場所でなければなりません。決定がどうであれ、それはチームによって行われます。構築される機能が何であれ、それはチームによって構築されます。あなたは皆、個人ではなくチームとして信用を取ります。

数年前、私は「私」から「私たち」に切り替えることで、正式なコミュニケーションのエチケットを変更しました。たとえば、チーム外の利害関係者と何かを共有しているときは、次のように言います。「最後のスプリントの速度チャートを作成しました。 予算とスケジュールのコスト予測を行いました。」これは最初は珍しいように見えるかもしれませんが、明らかな利点があります。まず、力はチーム内にあり、チームとしてそれに到達した場合、決定はより強固になります。第二に、プロジェクトマネージャーは模範を示し、「私」と言わないことで、私たち自身が何も信用していないことを示します。同じことが間違いにも当てはまります⁠—間違って行われたことはすべてチームにあります。私たちは個々のチームメンバーを非難しません。その後、内部レビューを実施してプロセスを調整し、将来同様のミスを回避するために改善します。

完璧なプロセスの検索をやめる

チームに最適なプロセスを追いかけている場合は、今すぐ停止できます。普遍的に適用できるようなものはありません。

プロジェクトマネージャーは、キャリアを通じてさまざまなフレームワーク、プラクティス、およびプロセスにさらされています。彼らは、チーム内でいくつかのフレームワークを採用して、具体的に機能するものを見つけることを選択します。ただし、チームがプロセスに抵抗する場合は、「1つのサイズですべてに対応」モデルに従わないことが重要です。

逆に、プロジェクトマネージャーは、チームと連携するようにプロセスを調整する必要があります。 ITでのキャリアの中で、完全に「本によって」フレームワークを採用しているチームに出会ったことはありません。私たちと私たちのチームの形成、文化、考え方に役立つものが他のチームに役立つ可能性はほとんどありません。したがって、プロジェクトマネージャーは、チームに最適なプラクティスの組み合わせであるスイートスポットに到達するまで、さまざまなプラクティスをテストし続ける必要があります。

チームがスクラムを導入したが、毎日の会議に追加のオーバーヘッドが見つかった場合、代替手段は、Slackに会議ボットを配置し、必要な場合にのみ通話をスケジュールすることです。同じ態度をスプリントレビューにも適用できます。チームメンバーが逆効果であると判断した場合、マネージャーはチームのニーズに基づいてレビューをスケジュールすることを決定できます。私たちはスクラム、かんばん、またはその他のフレームワークの保護者ではなく、チームが生産性とモチベーションを追求するのを支援するためだけに存在することを理解することが重要です。

多くのタスクを完了するために多くの手を持っている

プロジェクトの利害関係者に関しては、コミュニケーションが鍵となります。好むと好まざるとにかかわらず、プロジェクトマネージャーはプロジェクトのすべてのコミュニケーションに含まれている必要があります。マネージャーはメッセージやタスクの過負荷に圧倒されることがありますが、それは彼らがサインアップした仕事です。

経験豊富なプロジェクトマネージャーは、コミュニケーションをすばやく調べ、細心の注意が必要なものを決定するスキルを習得します。最初は、それを達成するためにより多くの努力が必要かもしれませんが、目標は、プロジェクトに利益がない場合、詳細な技術的議論などの詳細に入るのを制限することです。代わりに、時間を節約し、メッセージのやり取りを避けるために、プロジェクトマネージャーはチームコールをスケジュールして解決策を見つけることができます。 15分間の電話1回で、何時間にもわたる不確定な書面によるコミュニケーションに取って代わることができます。

プロジェクトマネージャーはメッセージやタスクの過負荷に圧倒される可能性がありますが、それは彼らがサインアップした仕事です

すべての利害関係者は、プロジェクトマネージャーが単一の連絡先であることを認識しておく必要があります。責任の優先順位付けと委任は、プロジェクトを確実に軌道に乗せるためのプロジェクトマネージャーの重要な役割です。多くのマネージャーは、要件が満たされていることを確認するために自分でタスクを完了することを選択しますが、長期的には、重要なことに集中できなくなる可能性があります。委任できるすべてのものを委任します。それでも、通常はプロジェクトマネージャーの注意を必要とするタスクを実行できます。たとえば、重要な機能やタスクについてQAを行っていますが、他のメンバーの割り当てにあまり関与することはありません。

デフォルトで見積もりを信頼し、次に測定して話し合う

プロジェクトマネージャーは、チームメンバーがタスクに対して与える見積もりを信頼する必要があります。プロジェクトマネージャーになる前は、4年間開発者でした。私は、私の議論を裏付けるデータがない限り、開発者と見積もりについて議論したことはありません。また、データとは、私自身の開発経験ではなく、チームメンバーがタスクに費やした推定時間と実際の時間の以前の記録を意味します。彼らがタスクを見積もるとき、あなたは人々の異なる経験と背景を考慮に入れなければなりません。プロジェクトマネージャーが見積もりについて話し合い、議論したい場合は、データを使用して議論を裏付け、達成したいことを明確にする必要があります。

機密情報の透明性と管理

プロジェクトマネージャーは、ビジネスとテクノロジーをつなぐ役割を果たし、多くの場合、双方からの情報を持っています。全体像を把握するだけでなく、機密情報の取り扱いなど、いくつかのリスクにも直面します。透明性のあるリーダーになることと機密情報を適切に処理することの間の微妙な境界線を見つけることが不可欠です。

プロジェクトマネージャーがトップマネジメントと見なされていない企業では、依然として多くの機密情報にアクセスできます。時々、彼らはどの情報が機密であるかを具体的に知らされておらず、彼ら自身でそれを理解しなければなりません。最終的な目標は、チームからの情報を差し控えることではなく、プロジェクトの実施に重要なすべての情報をチームの全員が利用できるようにする必要があります。それでも、チームのモチベーションを台無しにしたり、不必要な議論を引き起こしたりする可能性があるため、その一部は秘密にしておく必要があります。たとえば、会社が投資家と大規模な契約を結ぶ寸前の場合、チームにニュースを発表するか、契約が確認されるまで特定のグループにニュースを保持するオプションがあります。 2番目のオプションは、取引がいつでも横向きになる可能性があるため、より優れています。チームの期待が満たされない場合、モチベーションが低下する可能性があります。

最大の透明性を求める理由はいくつかあります。まず、他の人をコミュニケーションループに留めておくことで、重要な何かを見逃すリスクを減らすことができます。プロジェクト内にはたくさんの議論があるので、マネージャーが情報を置き忘れたり、単に反応するのを忘れたりすることは珍しくありません。第二に、ループ内の人が増えると、同じ情報を別のチームメンバーに繰り返す必要が少なくなります。これは、彼らがすでに知っているからです。

リスクに早期にフラグを立てる

プロジェクトマネージャーは、チームメンバーがすべてのプロジェクトタスクに取り組むことができるように、障害を取り除くための体系的なアプローチを形成する必要があります。マネージャーがスプリント後にブロッカーに対処しない場合、多くのアイテムがバックログでブロック済みとしてマークされる可能性があります。最も重要なタスクからのみブロッカーを削除する傾向がありますが、相互に依存するかなりの数のタスクがブロックされる可能性があるため、これは潜在的に災害につながる可能性があります。

ブロッカーの除去専用のアクションアイテムリストを作成し、専用の利害関係者と一緒に各ブロックをフォローすることをお勧めします。タスク間に適切な接続を確立して、下位レベルのブロッカーが原因でどの優先度の高いタスクがブロックされるかを全員が認識できるようにすることも同様に重要です。最終的に、プロジェクトマネージャーは2つのオプションを選択することになります。まず、ブロッカーの削除に重点を置いた優先順位を使用して、独自のToDoリストを保持できます。次に、接続されているすべてのタスクに対してブロッカーを調整する依存関係を追加することで、タスクに詳細を追加し、それらを完全に接続できます。 2番目のオプションは、特に大規模なプロジェクトでは複雑になりすぎます。マネージャーは、作業を継続し、ブロッカーを時間どおりに取り除くために、両方を行うことになります。

挫折と困難な時期から小さな勝利まで

期限を逃すことは避けられない場合、プロジェクトマネージャーはチームに腹を立てるべきではありません。これらはまさに、非難ではなく、モチベーションブースターを必要とする時代です。ステップアップしてリーダーになりましょう。必要に応じて、自分の責任を負い、チームが可能な限り最高の機能を克服して提供するように動機付けます。レビューをスケジュールして、何がうまくいかなかったのか、そしてこれらの挫折が二度と起こらないようにするためにチームが将来どのようにうまく機能できるかを理解します。

同様に重要なのは、小さな勝利を一緒に祝うことです。たとえば、承認されたタイムライン内に結果を出す場合など、チームを称賛するための短い会議をスケジュールします。累積的な小さな勝利は、プロジェクト全体の成功につながります。

ドキュメント会議

一貫性のあるドキュメントは、すべてのプロジェクトマネージャーにとって最も重要な習慣の1つです。私の経験では、会議の管理は通常過小評価されており、その結果、プロジェクト管理のキャリアの中で無駄な会議に多くの時間を費やしてきました。準備はすべての会議を成功させるための鍵であり、約5分かかります。

議題を作成し、必要な参加者を決定します。すべての参加者が招待されていることを確認してください。
議題を参加者に送信し、他に何か話し合うべきかどうかを参加者に確認します。
仮想会議がある場合は、リンクが送信されたかどうかを確認してください。

会議の開始時：

数分早く参加し、全員を歓迎し、挨拶し、短い話し合いの後、議題に直接飛び込みます。
会議中は、メモを取り、すべてのアクションアイテムを書き留め、議題を終えた後に質問がないか確認して、会議を閉じます。
会議が終了したら、すぐにメモとアクションアイテムをチームと共有します。

私の経験からすると、15分は、1時間または2時間の会議よりも生産的であることがよくあります。これは、全員が要点を守り、参加者が議題から逸脱するのを防ぐことができるためです。

多くの時間を節約できるいくつかのボーナスのヒント：

会議メモのテンプレートを用意します。
可能であれば、定期的な招待状を送信してください。
アクションアイテムをフォローアップするためのテンプレートを作成します。
フォローアップメールのリマインダーを設定します。

適切なツールが違いを生む

適切なソフトウェアツールを選択することは、プロジェクト管理の重要な部分です。プロジェクトマネージャーは、チームがどの特定のツールを使用する必要があるかについての議論に参加するのが一般的です。このような話し合いは、特定のツールで何を達成したいかについてのチームの理解に応じて、時間の浪費または生産的なものになる可能性があります。最も適切なツールを決定する際に考慮すべきいくつかの要因があります。

チームの規模
チーム構成
プロジェクトの方法論またはフレームワーク
レポートに含める必要のある詳細

ツールのリストをチームサイズ別に整理しました。小規模なチームの場合、特にプロジェクトの開始時の場合は、Trelloを使用します。このツールには、かんばんフレームワークに必要な機能のほとんどが含まれています。数十人の中規模のプロジェクトに取り組んでいるときは、Asanaの使用を検討しています。ある程度のレポートを含む、いくつかのまともなプロジェクト管理機能があります。ただし、プロジェクトに20人以上が関与し、詳細なレベルのレポートが含まれる場合、私はJiraを使用する傾向があります。市場で入手可能な他の多くのソリューションとうまく統合され、優れたカスタマイズが可能になります。また、Clubhouseをすべての中小規模のプロジェクトの頼りになるツールとして使用しており、そこに優れた機能セットが見つかりました。

調整が鍵

フレームワーク、プロセス、およびツールは、チームのニーズと苦痛に基づいて調整する必要があり、その逆ではありません。経験を積むにつれて、好きな、嫌いな、控えめに使用する、または破棄したツールや方法論が大量に蓄積されます。新しいものは年を追うごとに出現し、古いもののいくつかは時代遅れになります。しかし、リーダーとして育成するスキルにより、あらゆるフレームワークを最大限に活用することができます。