Verwendung von Pretotypen zur Unterstützung eines Business Case

Wenn Sie vor dem Führungsteam einer Organisation einen Fall für ein neues Projekt erstellen, besteht ein Hauptziel darin, den Fall im bestmöglichen Licht zu präsentieren. Ein Business Case muss mindestens ein Verständnis der beabsichtigten Kapitalrendite, des Budgets, der Kostenaufschlüsselung, des Zeitrahmens, der Risiken und des Ressourcenprofils des Projekts zeigen.

In der Regel gehen Projektmanager diese Punkte auf der Grundlage von Annahmen und Formeln an, die häufig aus Business Case-Vorlagen des Unternehmens stammen. Somit basiert die Business-Case-Bewertung auf Prognosen und Annahmen .

Diese ungeprüften Annahmen können die Genauigkeit der Informationen im Business Case beeinträchtigen, unabhängig von der Anzahl der vorgenommenen Überarbeitungen. Es gibt jedoch einen besseren Weg. Durch die Vervollständigung des Business Case nach der Konzeptfindung durch das Pretotyping lässt sich die Qualität und damit die Erfolgsaussichten eines Business Case deutlich verbessern.

Was ist Concept Discovery?

Konzeptentdeckung ist der Prozess des Erstellens und Testens mehrerer Lösungsalternativen (in Form von Konzept -Pretotypen - unten definiert), um diejenige(n) zu bestimmen, die die Anforderungen der Organisation am besten erfüllt, bevor mit der Arbeit an Design und Entwicklung begonnen wird.

Anstatt direkt in das zu springen, was die Leute für die ideale Lösung halten , ermöglicht die Konzeptfindung das schnelle und kostengünstige Erkunden und Testen mehrerer Lösungen im Voraus, wodurch sichergestellt wird, dass am richtigen Problem und an der richtigen Lösung gearbeitet wird .

Die Konzeptfindung führt zu einer Reihe von Erkenntnissen, die in den Business Case übertragen und mit dem Projektabwicklungsteam geteilt werden können, das das Projekt ausführen wird.

Unterschiede zwischen Concept Pre totype und Pro totype

Der Begriff Pretotype wurde erstmals von Alberto Savoia in seinem Buch Pretotype It wie folgt geprägt: „Testen der anfänglichen Attraktivität und tatsächlichen Nutzung eines potenziellen neuen Produkts durch Simulieren seiner Kernerfahrung mit dem geringstmöglichen Zeit- und Geldaufwand.“

Konzept -Pretotypen sollten nur die absoluten Mindestmerkmale und -bildschirme enthalten, da ihr einziger Zweck darin besteht, Annahmen zu validieren und die Erfolgswahrscheinlichkeit zu bestimmen. Sie beantworten die Frage: Würden sich die Menschen für das Produkt interessieren?

Auf der anderen Seite sind Prototypen eine detailliertere Darstellung einer Lösung. Es berücksichtigt normalerweise Bildschirmabläufe, Interaktionen, detaillierte Bildschirmlayouts und in einigen Fällen Animationseffekte oder Farbschemata. Prototypen sind in der Regel nicht-funktionale Simulationen, obwohl einige tatsächlich funktionsfähig sind. Sie beantworten die Frage: Kann das Produkt gebaut werden?

Prototypen brauchen oft länger zum Zusammenbauen und kosten mehr in der Herstellung als ihre (weniger bekannten) Vorläufer-Geschwister. Diese Ungleichheit ergibt sich aus dem Wesen von Pretotypen, von denen mehrere Versionen sowohl schnell als auch kostengünstig hergestellt werden können.

Zum Beispiel hatte ein neuer Regierungskunde von mir eine ziemlich lange Liste von Funktionen, die für die erste Version des Produkts als Umfang angesehen wurden. Das Testen eines Prototyps mit jedem potenziellen Benutzer war nicht erforderlich, um Muster zu erkennen und Erkenntnisse über das Benutzerverhalten zu gewinnen. Ebenso war es auch unnötig, jedes einzelne Merkmal in einem Pretotyp zu erfassen, um zu validieren, ob das Konzept solide war.

Daher konzentrierten wir uns schließlich auf vier Hauptfunktionen, wobei pro Funktion zwei Bildschirme gerendert wurden. Wir haben dann ein paar Variationen des Designs dieser Features erstellt. Diese erwiesen sich als mehr als ausreichend, um die Essenz des Konzepts dem beabsichtigten Publikum (und den Interessengruppen) zu vermitteln und anschließend die in die engere Wahl gezogenen Merkmale zu testen, die seinen Erfolg „machen oder brechen“ würden, um die notwendigen Erkenntnisse abzuleiten.

Vorteile des Pretotyping zur Unterstützung eines Business Case

Konzept-Pretotypen bieten den perfekten Ausgangspunkt, um anhand von Daten aus einfachen Tests und/oder Experimenten zu lernen, was funktioniert und was nicht. Dieser Prozess beginnt mit der Risikominderung von Projekten, indem ein tieferes und genaueres Verständnis der verschiedenen Komponenten der Projektabwicklung entwickelt wird.

Bedarfsvalidierung

Die Abschätzung der Unterstützung für ein Projekt in dieser Phase (Pre-Business Case) ermöglicht die Einbeziehung sowohl quantitativer als auch qualitativer Daten in einen Business Case. Diese Daten unterstreichen für Entscheidungsträger sowohl den Wert des Projekts als auch seine wahrscheinliche Aufnahme bei der beabsichtigten Zielgruppe. Anstatt es in der Designphase während der Projektausführung herauszufinden, kann es im Voraus gut genug verstanden werden, und alle Recherchen und Tests, die während der Designphase durchgeführt werden, können verwendet werden, um tiefer einzutauchen.

Klarere Backlog-Priorisierung

Anhand der Nutzerergebnisse der Mini-Experimente und Tests wird deutlicher, welche Items vorrangig zu liefern sind und welche später eingeplant werden können. Dies kann erhebliche Auswirkungen auf Kosten und Zeitplanung haben und dabei helfen, einen Business Case auf den Weg zu bringen. Um das Beispiel von früher zu erweitern, haben wir festgestellt, dass wir unsere Wäscheliste mit Funktionen um zwei Drittel kürzen könnten, basierend auf der Tatsache, dass unsere in die engere Wahl gezogenen Funktionen einen so großen Beitrag zur Bereitstellung des beabsichtigten Wertversprechens leisten würden. Diese Entdeckung verkürzte den ursprünglich geplanten Zeitplan für die erste Veröffentlichung um fast 50 %.

Zeigt Risiken auf

Mini-Experimente und Tests können vor der Durchführung das Bewusstsein für Risiken und Probleme schärfen. Auf der anderen Seite sind bestimmte Risiken oder Probleme möglicherweise nicht mehr relevant, was das Vertrauen der Entscheidungsträger in den Business Case stärkt. Um das vorherige Beispiel noch einmal zu erweitern, haben wir schon früh erwartet, dass die Einbeziehung einer anderen Regierungsbehörde das Risiko eines unserer Hauptmerkmale mindern würde. Daher haben wir sehr früh eine Beziehung aufgebaut, um ihre Beteiligung sicherzustellen und einen Vorsprung zu erlangen, indem wir nicht nur ihre Arbeitsweise, sondern auch mögliche Risiken oder Probleme verstehen. Diese Zusammenarbeit erwies sich während des gesamten Projekts als unschätzbar wertvoll.

Genauere Budget-, Zeitplan- und Ressourcenschätzungen

Durch Tests und Experimente kann festgestellt werden, dass entweder zusätzliche Ressourcen erforderlich sind (z. B. basierend auf der Priorisierung von Funktionen) oder dass das Gegenteil der Fall sein kann, wie dies bei meinem Regierungskunden der Fall war. In jedem Fall profitiert der Business Case von einer genaueren Einschätzung von Kosten und Zeitplanung.

Genauere Renditeschätzungen

Ein solides Verständnis aller oben genannten Punkte (insbesondere der Kosten- und Zeitschätzungen) ermöglicht eine genauere Kapitalrendite für eine Organisation. Diese Informationen können bei Entscheidungsträgern mehr Vertrauen in das Projekt schaffen oder es ihnen ermöglichen, alternative Vorgehensweisen in Betracht zu ziehen. Bei meinem Regierungskunden hatte das für die Abnahme des Projekts verantwortliche Führungsteam ein hohes Maß an Vertrauen, dass das Projekt erfolgreich sein würde, und der Schwerpunkt der Diskussionen zur Genehmigung des Business Case lag hauptsächlich auf Ausführungsdetails.

So beginnen Sie mit der Verwendung von Pretotypen

Pretotyping ist eine Designfähigkeit, wenn also CX- oder UX-Designer im Team sind, dann gibt es bereits Zugang zu den meisten erforderlichen Fähigkeiten. Die Implementierung dieses Prozesses in einer Organisation ähnelt jedem Änderungsmanagement, es gibt jedoch einige spezifische Punkte, die beachtet werden müssen.

Ermitteln Sie die Notwendigkeit der Konzeptfindung und heben Sie deren Wert hervor

Für Entscheidungsträger und Mitglieder des Projektteams ist es wichtig, den Wert des Konzeptfindungsprozesses zu verstehen und zu unterstützen. Um dies zu erleichtern, können die hier genannten Punkte in eine einfache Präsentation aufgenommen werden, die bei wichtigen Meetings präsentiert werden kann. Von dort aus kann ein Plan erstellt werden.

Entwickeln Sie einen Plan für die Dauer und den Prozess der Konzeptfindung

Die folgenden Schritte bieten eine Grundlage für einen Plan:

1. Ideenworkshop zur Definition des Problems oder der Chance und Entwicklung zahlreicher Lösungsalternativen (in Form von Konzept-Pretotypen) zum Testen. Verwenden Sie beliebte Design-Thinking-Modelle zur Unterstützung (z. B. Double Diamond).
2. Entwickeln Sie die Experimente und führen Sie die Tests mit einer Stichprobe von Benutzern oder Kunden durch.
3. Sammeln und interpretieren Sie Ergebnisse, entwickeln Sie Erkenntnisse und bestimmen Sie, ob Konzepte kombiniert oder eliminiert werden können. Erfassen Sie die Ergebnisse der Interpretation dieser Ergebnisse und dokumentieren Sie sie als Erkenntnisse.
4. Weisen Sie dieser Arbeit Zeit und Ressourcen zu. Die Konzeptfindung dauert in der Regel zwischen zwei und sechs Wochen, je nach Art des Projekts und der damit verbundenen Arbeit.

Sichere Finanzierung

In dieser Phase gibt es einen klaren Hinweis auf den Wert, den die Organisation aus diesem Prozess ziehen wird, sowie einen Prozess- und Kostenplan. Die meisten Organisationen (insbesondere größere Unternehmen) verwenden einen Stage-Gate-Ansatz, um Projekte zu finanzieren, und verfügen über Mittel für Seed-Aktivitäten, die normalerweise Aufgaben vor dem Business Case umfassen.

Integrieren Sie Erkenntnisse in den Business Case

In verschiedenen Abschnitten des Business Case kann auf den Konzeptfindungsprozess verwiesen werden, um die Informationen in der Präsentation zu unterstützen. Es ist eine gute Idee, als Anhang die Einzelheiten des Test- und Experimentierprozesses beizufügen (z. B. Testtyp(en), Stichprobenumfänge, getestete Elemente/Merkmale).

Wenn eine Organisation neu in der Konzeptfindung und im Pretotyping ist, dann ist es im Allgemeinen eine gute Idee, diesen Ansatz zunächst mit ein paar Projekten zu meistern. Später kann die Konzeptentdeckung dauerhafter in die Kultur und Methodik eingebettet werden, dh in den Rahmen der Projektabwicklung der Organisation.

Ein praktisches Pretotyp-Beispiel

Nehmen wir an, es gibt eine Anweisung vom oberen Management eines Unternehmens in der Personalentwicklungsbranche, ein neues Projekt für ein Kundenportal zu initiieren, das die neueste Suite der Produkte des Unternehmens enthält. Das Unternehmen möchte über dieses Portal verschiedene Artikel zur Persönlichkeitsentwicklung sowie Video- und Audioprodukte anbieten und möchte Klarheit darüber, wie man die Lösung am besten angeht.

Für dieses Beispiel wird davon ausgegangen, dass die Organisation die Konzeptfindung bereits eingeführt hat und dass es zwei Lösungsalternativen gibt, für die nach einer erfolgreichen Ideenfindungssitzung Experimente entwickelt werden müssen.

Die in die engere Wahl gezogenen Merkmale für diese Lösungsalternativen wurden als diejenigen erachtet, die die Frage am besten beantworten würden: Würden die Menschen daran interessiert sein? Darüber hinaus möchte das obere Management den konkreten Weg nach vorne in Bezug auf das Geschäftsmodell und die herausragenden Merkmale kennen, um einen maximalen ROI zu erzielen.

Die Lösungsalternativen

Lösungsalternative 1 ist ein Pay-per-Product-Service. Lösungsalternative 2 ist ein Abonnementdienst mit mehr sozialen Funktionen und einem gemeinschaftsbildenden Fokus. Die folgenden Merkmale (und ihre entsprechenden Wireframes) wurden für jeden Pretotyp in die engere Wahl gezogen.

Lösung 1: Pay-per-Product-Service

Lösung 2: Abonnementdienst

Der Abonnementdienst hat die gleichen Funktionen wie die Pay-per-Product-Lösung, mit den folgenden Ausnahmen, Modifikationen und/oder Ergänzungen.

Durchführung eines Experiments

Zwischen den beiden Konzept-Pretotyp-Lösungen wird ein A/B-Experiment durchgeführt, an dem etwa 12 Teilnehmer teilnehmen, die sich aus bestehenden und nicht bestehenden Kunden zusammensetzen.

Das Experiment konzentriert sich darauf, wie gut die beabsichtigten Funktionen angenommen werden, mit erwarteter Nutzungshäufigkeit, gefolgt von einem Interview ganz am Ende der Sitzung, um zu verstehen, ob Kunden diesen Service tatsächlich wünschen würden. Darüber hinaus werden die Daten verwendet, um zu bestimmen, welche der beiden Lösungen sie bevorzugen.

Einbindung von Learnings in den Business Case

Die Ergebnisse des Experiments geben einen soliden Hinweis darauf, welche Richtung zu verfolgen ist, und jetzt kann im Business Case eine Zusammenfassung der Ergebnisse zwischen den beiden Lösungsalternativen zusammen mit detaillierten Informationen über die bevorzugte Lösung und ihre Vorteile gezeigt werden.

Das gibt Entscheidungsträgern die Sicherheit, dass sie das Projekt vorantreiben müssen. Darüber hinaus ermöglicht es ein solides Verständnis dafür, was gebaut werden soll und wie man am besten vorgeht.

Concept Discovery ermöglicht genauere Business Cases, unterstützt durch echte Recherchen (wodurch Business Cases die besten Erfolgschancen erhalten). Das i-Tüpfelchen ist jedoch, dass die Konzeptentdeckung Organisationen hilft, innovativer zu werden. Mehr Innovation bedeutet mehr Möglichkeiten, neue Einnahmequellen zu erschließen, neue Kunden zu gewinnen, neue Wege zu entdecken, bestehende Kunden zu begeistern und sicherzustellen, dass ein Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil behält.