Używanie pretotypów do wspierania uzasadnienia biznesowego

Tworząc argumentację dla nowego projektu przed zespołem wykonawczym organizacji, głównym celem jest przedstawienie sprawy w jak najlepszym świetle. Jako minimum, uzasadnienie biznesowe musi wykazać zrozumienie zamierzonego zwrotu z inwestycji, budżetu, podziałów kosztów, ram czasowych, ryzyka i profilu zasobów.

Zazwyczaj kierownicy projektów zajmują się tymi elementami w oparciu o założenia i formuły, które często wywodzą się z korporacyjnych szablonów uzasadnienia biznesowego. W ten sposób ocena uzasadnienia biznesowego kończy się oparciem na prognozach i założeniach .

Te nieprzetestowane założenia mogą zagrozić dokładności informacji w uzasadnieniu biznesowym, niezależnie od liczby wprowadzonych poprawek. Jest jednak lepszy sposób. Jakość uzasadnienia biznesowego można znacznie poprawić, a tym samym jego szanse na sukces, wypełniając uzasadnienie biznesowe po odkryciu koncepcji poprzez czynność pretotypowania.

Co to jest odkrywanie koncepcji?

Odkrywanie koncepcji to proces tworzenia i testowania wielu alternatyw rozwiązań (w postaci pretotypów koncepcji - zdefiniowanych poniżej) w celu określenia tego, które najlepiej odpowiada potrzebom organizacji, przed rozpoczęciem prac projektowych i rozwojowych.

Zamiast przeskakiwać od razu do tego, co ludzie uważają za idealne rozwiązanie, odkrywanie koncepcji pozwala na szybkie i tanie zbadanie i przetestowanie wielu rozwiązań z góry, zapewniając w ten sposób, że praca zostanie wykonana nad właściwym problemem i właściwym rozwiązaniem .

Odkrycie koncepcji skutkuje serią wniosków, które można przenieść do uzasadnienia biznesowego i udostępnić zespołowi realizującemu projekt, który będzie go realizował.

Różnice między koncepcją Pre -totype i Pro -totype

Termin pretotype został po raz pierwszy opracowany przez Alberto Savoia w jego książce Pretotype It jako: „Testowanie początkowego wyglądu i rzeczywistego wykorzystania potencjalnego nowego produktu poprzez symulację jego podstawowego doświadczenia przy jak najmniejszej inwestycji czasu i pieniędzy”.

Pretotypy koncepcji powinny zawierać tylko absolutnie minimalne cechy i ekrany, ponieważ ich jedynym celem jest walidacja założeń i określenie prawdopodobieństwa sukcesu. Odpowiadają na pytanie: Czy ludzie byliby zainteresowani produktem?

Z drugiej strony prototypy są bardziej szczegółową reprezentacją rozwiązania. Zwykle uwzględnia przepływy ekranu, interakcje, szczegółowe układy ekranu, a w niektórych przypadkach efekty animacji lub schematy kolorów. Prototypy są zazwyczaj niefunkcjonalnymi symulacjami, chociaż niektóre są rzeczywiście funkcjonalne. Odpowiadają na pytanie: czy produkt można zbudować?

Złożenie prototypów często zajmuje więcej czasu i kosztuje więcej niż ich (mniej znane) rodzeństwo. Ta rozbieżność wynika z istoty pretotypów, których wiele wersji można wytwarzać zarówno szybko, jak i tanio.

Na przykład mój niedawny klient rządowy miał dość obszerną listę funkcji prania, które uznano za odpowiednie dla pierwszej wersji produktu. Testowanie prototypu z każdym potencjalnym użytkownikiem nie było konieczne, aby wykryć wzorce i uzyskać wgląd w zachowanie użytkowników. Podobnie nie było też konieczne uchwycenie każdej pojedynczej cechy w pretotypie w celu sprawdzenia, czy koncepcja była słuszna.

Dlatego skupiliśmy się na czterech podstawowych funkcjach, z dwoma renderowanymi ekranami na funkcję. Następnie opracowaliśmy kilka wariantów projektu tych funkcji. Okazało się to więcej niż wystarczające, aby przekazać istotę koncepcji zamierzonym odbiorcom (i interesariuszom), a następnie przetestować wybrane funkcje, które „przyczynią się lub zepsują” jego sukces w celu uzyskania niezbędnych spostrzeżeń.

Korzyści z pretotypowania w celu wsparcia uzasadnienia biznesowego

Pretotypy koncepcji stanowią doskonały punkt wyjścia do nauki o tym, co działa, a co nie, wykorzystując dane zebrane z prostych testów i/lub eksperymentów. Proces ten rozpoczyna usuwanie ryzyka z projektów poprzez rozwijanie głębszego i dokładniejszego zrozumienia różnych elementów realizacji projektu.

Weryfikacja zapotrzebowania

Wsparcie pomiarowe dla projektu na tym etapie (przedbiznesowe) pozwala na uwzględnienie w uzasadnieniu biznesowym zarówno danych ilościowych, jak i jakościowych. Dane te wzmacniają dla decydentów zarówno wartość projektu, jak i jego prawdopodobny odbiór wśród docelowych odbiorców. Zamiast dowiadywać się w fazie projektowania podczas realizacji projektu, można to wystarczająco dobrze zrozumieć z góry, a wszelkie badania i testy przeprowadzone w fazie projektowania mogą posłużyć do zagłębienia się w głąb.

Jaśniejsze ustalanie priorytetów zaległości

Na podstawie wyników mini-eksperymentów i testów użytkowników stanie się jasne, które elementy należy dostarczyć przede wszystkim, a które można zaplanować na później. Może to mieć znaczący wpływ na koszty i terminy, pomagając uzyskać uzasadnienie biznesowe. Aby rozszerzyć poprzedni przykład, zdaliśmy sobie sprawę, że możemy skrócić naszą listę funkcji do prania o dwie trzecie, biorąc pod uwagę fakt, że nasza krótka lista funkcji przeszłaby tak długą drogę w dostarczaniu zamierzonej propozycji wartości. To odkrycie skróciło pierwotnie planowany harmonogram dla pierwszego wydania o prawie 50%.

Ujawnia ryzyko

Mini-eksperymenty i testy mogą zwiększyć świadomość zagrożeń i problemów przed wykonaniem. Z drugiej strony, pewne zagrożenia lub kwestie mogą już nie mieć znaczenia, wzmacniając zaufanie decydentów do uzasadnienia biznesowego. Aby ponownie rozszerzyć poprzedni przykład, dość wcześnie przewidzieliśmy, że zaangażowanie innego departamentu rządowego zmniejszy ryzyko jednej z naszych głównych funkcji. W ten sposób nawiązaliśmy współpracę bardzo wcześnie, abyśmy mogli zabezpieczyć ich zaangażowanie i uzyskać przewagę w zrozumieniu nie tylko tego, jak działają, ale także wszelkich potencjalnych zagrożeń lub problemów. Ta współpraca okazała się nieoceniona przez cały czas trwania projektu.

Bardziej dokładny budżet, harmonogram i szacunki zasobów

Testy i eksperymenty mogą pozwolić na odkrycie, że mogą być wymagane dodatkowe zasoby (na przykład w oparciu o priorytety funkcji) lub że może być odwrotnie, jak w przypadku mojego klienta rządowego. Tak czy inaczej, uzasadnienie biznesowe skorzysta na dokładniejszej ocenie kosztów i harmonogramu.

Bardziej dokładne szacunki zwrotu z inwestycji

Solidne zrozumienie wszystkich powyższych (w szczególności szacunkowych kosztów i czasu) pozwala na większą dokładność zwrotu z inwestycji dla organizacji. Informacje te mogą wzbudzić większe zaufanie do projektu wśród decydentów lub umożliwić im rozważenie alternatywnych kierunków działań. W przypadku mojego klienta rządowego zespół wykonawczy odpowiedzialny za podpisanie projektu miał wysoki stopień pewności, że projekt się powiedzie, a dyskusje dotyczące zatwierdzenia uzasadnienia biznesowego koncentrowały się głównie na szczegółach wykonania.

Jak zacząć używać pretotypów

Pretotypowanie jest umiejętnością projektową, więc jeśli w zespole są projektanci CX lub UX, to już istnieje dostęp do większości wymaganych zestawów umiejętności. Wdrażanie tego procesu w organizacji jest podobne do każdego zarządzania zmianą, ale należy pamiętać o kilku konkretnych kwestiach.

Ustal potrzebę odkrycia koncepcji i podkreśl jej wartość

Dla decydentów i członków zespołu projektowego ważne jest zrozumienie i wsparcie wartości procesu odkrywania koncepcji. Aby to ułatwić, wymienione tutaj punkty można umieścić na prostej slajdzie, którą można prezentować na kluczowych spotkaniach. Od tego momentu można zacząć układać plan.

Opracuj plan czasu trwania i procesu odkrywania koncepcji

Poniższe kroki stanowią podstawę planu:

1. Warsztat pomysłów na zdefiniowanie problemu lub szansy i opracowanie wielu alternatywnych rozwiązań (w postaci pretotypów koncepcji) do przetestowania. Skorzystaj z ulubionych modeli myślenia projektowego (np. podwójny diament).
2. Opracuj eksperymenty i przeprowadź testy na próbie użytkowników lub klientów.
3. Zbierz i zinterpretuj wyniki, opracuj spostrzeżenia i określ, czy koncepcje można łączyć lub eliminować. Uchwyć wyniki interpretacji tych wyników i udokumentuj je jako wnioski.
4. Przydziel czas i zasoby do tej pracy. Odkrycie koncepcji zajmuje zwykle od dwóch do sześciu tygodni, w zależności od charakteru projektu i wymaganej pracy.

Bezpieczne finansowanie

Na tym etapie jest jasne wskazanie wartości, jaką organizacja otrzyma z tego procesu, wraz z planem procesu i kosztów. Większość organizacji (zwłaszcza większe przedsiębiorstwa) stosuje podejście etapowe do finansowania projektów i ma fundusze na działania zalążkowe, które zwykle obejmują zadania przedbiznesowe.

Włącz wiedzę do uzasadnienia biznesowego

W różnych sekcjach uzasadnienia biznesowego można odwoływać się do procesu odkrywania koncepcji, aby wesprzeć informacje zawarte w prezentacji. Dobrym pomysłem jest dołączenie jako dodatku szczegółów procesu testowania i eksperymentowania (np. typu(-ów) testowania, wielkości próbek, testowanych elementów/funkcji).

Jeśli organizacja jest nowa w odkrywaniu koncepcji i pretotypowaniu w ogóle, dobrym pomysłem jest opanowanie tego podejścia za pomocą kilku projektów. Później odkrywanie koncepcji może zostać na stałe osadzone w kulturze i metodologii, tj. w ramach organizacji realizacji projektu.

Praktyczny przykład pretotypu

Załóżmy, że istnieje dyrektywa wyższego kierownictwa przedsiębiorstwa w branży rozwoju osobistego, aby zainicjować nowy projekt dla portalu klienta, zawierającego najnowszy pakiet produktów firmy. Firma chce za pośrednictwem tego portalu oferować różne artykuły dotyczące rozwoju osobistego, a także produkty wideo i audio, i chciałaby uzyskać jasność, jak najlepiej podejść do rozwiązania.

W tym przykładzie zakłada się, że organizacja przyjęła już odkrycie koncepcji, a także, że istnieją dwie alternatywy rozwiązań, dla których należy opracować eksperymenty po udanej sesji pomysłów.

Wybrane cechy tych alternatyw rozwiązań zostały uznane za te, które najlepiej odpowiadają na pytanie: Czy ludzie byliby nim zainteresowani? Ponadto wyższe kierownictwo chce znać konkretną ścieżkę rozwoju w odniesieniu do modelu biznesowego i wyróżniających się funkcji, aby osiągnąć maksymalny zwrot z inwestycji.

Alternatywy rozwiązania

Rozwiązanie alternatywne 1 to usługa typu pay-per-product. Rozwiązanie alternatywne 2 to usługa subskrypcji z większą liczbą funkcji społecznościowych i ukierunkowana na budowanie społeczności. Następujące funkcje (i odpowiadające im modele szkieletowe) zostały umieszczone na krótkiej liście dla każdego pretotypu.

Rozwiązanie 1: Usługa płatności za produkt

Rozwiązanie 2: Usługa subskrypcji

Usługa subskrypcji będzie miała te same funkcje, co rozwiązanie płatności za produkt, z następującymi wyjątkami, modyfikacjami i/lub dodatkami.

Przeprowadzanie eksperymentu

Eksperyment A/B zostanie przeprowadzony pomiędzy dwoma pretotypowymi rozwiązaniami koncepcji, w którym weźmie udział około 12 uczestników, zarówno istniejących, jak i nieistniejących klientów.

Eksperyment koncentruje się na tym, jak dobrze odbierane są zamierzone funkcje, przy przewidywanej częstotliwości użytkowania, po której następuje wywiad na samym końcu sesji, aby zrozumieć, czy klienci rzeczywiście chcieliby tej usługi. Ponadto dane zostaną wykorzystane do określenia, które z dwóch rozwiązań preferują.

Włączenie wiedzy do uzasadnienia biznesowego

Wyniki eksperymentu dają solidną wskazówkę, w którym kierunku należy podążać, a teraz podsumowanie ustaleń między dwoma alternatywami rozwiązań może zostać pokazane w uzasadnieniu biznesowym, wraz ze szczegółowymi informacjami na temat preferowanego rozwiązania i jego zalet.

Daje to decydentom pewność, że muszą kontynuować projekt. Ponadto pozwala na solidne zrozumienie tego, co ma zostać zbudowane i jak najlepiej się do tego zabrać.

Odkrycie koncepcji pozwala na dokładniejsze uzasadnienie biznesowe, poparte prawdziwymi badaniami (daje uzasadnieniom biznesowym największą szansę na sukces). Jednak wisienką na torcie jest to, że odkrywanie koncepcji pomaga organizacjom stać się bardziej innowacyjnymi. Większa innowacyjność oznacza większe możliwości tworzenia nowych źródeł przychodów, pozyskiwania nowych klientów, odkrywania nowych sposobów na zadowolenie obecnych klientów i zapewnienia organizacji przewagi konkurencyjnej.