什麼是 PMO？ 項目管理辦公室指南

根據 PMSolutions 的“PMO 現狀”報告，擁有項目管理辦公室 (PMO) 的組織比例從 2007 年的 61% 增加到最近（2017 年）的 71%。

公司在數字複雜性不斷旋轉的門中競爭。 這增加了使用有限資源交付更多項目的壓力，同時仍在發展業務。 隨著快節奏的數字化擴張和技術的不斷顛覆，根除穩定的行業和公司需要保持和擴大其市場份額，否則將死於劍拔弩張。

平衡多個項目變得越來越重要，因為組織認識到它在競爭環境中的價值，在這種快節奏的環境中，最大限度地利用資源和按時完成可能是沉沒或游泳的區別。

PMO 的管理原則基於 PRINCE2 中記錄的行業標準方法或 PMBOK 的指導方針，重點關注組織的規劃、組織、人員配備、執行和控制操作，以確保最大輸出和最小錯誤。

但是，是否有一個適合所有項目管理辦公室的尺寸？ 讓我們來看看 PMO 做什麼，以及您的組織是否應該在管理項目時考慮這種方法。

什麼是 PMO，為什麼需要 PMO？

PMO 在戰略層面的項目管理中發揮著關鍵作用。 與專注於項目團隊內日常活動的項目管理不同，PMO 充當項目經理的框架，為管理組織內的項目提供 PMO 方法和模板。 它控制維護和部署項目所需的項目管理資源。 它還協助使用特定的 PMO 工具，例如 Smartsheet、Pert 和甘特圖，這些工具將為其他團隊提供有關如何管理項目的指導和支持。

組織內的領導團隊通常有其他重要的工作要專注於運營業務，並且沒有能力或潛在的技能來跟踪所有正在進行的項目。

項目經理忙於他們的日常活動和他們的團隊，所以這個深淵是無人值守的，沒有人在 30,000 英尺高空優先考慮如何交付組織需要在一個財政年度完成的許多項目。 由於高級管理層對基層業務的健康狀況沒有全面的了解，因此溝通是錯開的。

項目辦職責

治理

為在整個組織中開發程序設置最佳實踐。 它通過標準化跨部門所需的 PMO 方法來關注程序。

溝通

彌合高級管理人員、部門主管和項目經理之間的差距，以確保簡化溝通和項目狀態更新，這在大型組織中可能是一項艱鉅的任務。 將這一 PMO 職能集中起來可確保高級管理層了解哪些項目存在風險，並可能突出錯失的機會，以製定行動計劃以糾正項目的下行軌跡。

管理資源

PMO 管理項目之間的相互依賴關係，最大限度地減少資源浪費和錯誤以及已經完成的可重複工作。 它利用這些經驗教訓並收集經驗教訓，將其提供給其他項目團隊，以進一步優化並縮短時間。 它在項目經理之間產生協同作用，確保項目基礎上的順利進行。

輔導

PMO 培訓和指導項目經理和團隊領導，提高團隊技能的價值，同時在組織內推廣項目管理最佳實踐，讓他們有發言權來引導項目朝著正確的方向發展。

策略計劃

PMO 是一個關鍵角色，負責幫助高級管理層關注需要取消的項目以及如何根據長期戰略目標確定優先級。

不同類型的 PMO

PMO 適合貴公司層次結構的位置將取決於您的企業希望在其眾多項目中實現什麼，以及創建獨特的 PMO 功能以管理必須分配的特定任務所需的一致性。 反過來，這些任務又基於您組織的需求。

組織可以考慮不同類型的 PMO。

• 企業 PMO ：確保項目符合組織願景和戰略。 通常，企業 PMO 向 CEO 匯報，並有權在所有項目中做出戰略和戰術決策。
• 部門 PMO：為組織內特定業務線的項目提供支持。 這包括項目管理、培訓、資源規劃和項目協調。
• 項目 PMO：這是為單個項目或計劃的持續時間而建立的。 它包括行政支持、控制、監測和報告。
• 卓越項目管理中心：定義項目管理標準和程序、方法和工具，以支持整個組織的項目團隊。

您的組織是否需要 PMO？

為了成功實施 PMO 方法，公司必須記住幾個關鍵概念：

1. 必須明確界定 PMO 的角色，不得對責任產生歧義。
2. 與其分配多個 PMO 角色和職責，不如關注組織需要完成的短期和長期目標。
3. PMO 要被組織的所有部分接受，需要高級管理層的承諾。 如果沒有這項任務，PMO 部門只是另一個在組織中建立自己聲音的孤島。

在聘請 PMO 之前，請花時間了解項目管理辦公室是什麼，以及它如何使組織長期受益。 從那裡，實施一個行動計劃，提供明確的 PMO KPI 來評估 PMO 的好處。

但是，重要的是要記住，並非每個組織都需要 PMO，尤其是在開展業務的初始階段。 隨著公司的成熟，是否引入 PMO 的問題變得越來越重要。 對於同時運行多個項目的大型組織，投資 PMO 框架肯定有好處，目標是在內部利益相關者之間進行更清晰的溝通並交付 PMO KPI。 為了進一步了解公司規模如何影響對 PMO 的需求，讓我們看一些數據：

• 90%的大企業都有PMO
• 88% 的中型公司擁有 PMO
• 61% 的小公司擁有 PMO

總體而言，71% 的公司擁有 PMO，而且這個數字在過去十年中增加了 10 個。

組織傾向於在沒有預先評估風險和收益的情況下啟動項目管理辦公室。 如果 PMO 做得不好，它可能會使公司在項目交付方面倒退，但也會對項目管理產生負面情緒，使利益相關者緊張地投入時間和金錢在未來再次實施。

根據 PMI 的 2017 年職業脈搏，將其企業範圍的 PMO 結構與高級管理戰略保持一致的公司比沒有實現最初目標的項目多 38%。

實施 PMO 的以下好處跨越公司，無論他們在哪個部門運營：

• 提供標準化的項目管理方法和 PMO 最佳實踐，為組織帶來切實的長期利益。
• 跨項目的溝通流程變得流暢，從而增加了團隊之間的協作。
• 項目經理可以專注於日常運營任務。 他們可以為團隊成員提供指導機會，在需要時提高技能組合。
• 提供項目管理工具和軟件的標準化使用，使項目之間的資源移動更加簡單。
• 項目之間的資源共享將使強大的團隊蓬勃發展。

評估 PMO 框架

項目失敗代價高昂。 去年，項目管理協會 (PMI) 報告稱，每 10 億美元中，失敗項目造成的損失平均為 9700 萬美元。

評估組織的 PMO 目標的最佳位置是考慮團隊如何跨多個系統協同工作。 關注團隊內部和整個組織的協作過程，並評估利益相關者是否全面了解項目的運行方式並了解項目績效

當團隊在孤島中工作時，會產生財務成本，這可能會導致企業錯失機會。 筒倉阻礙了組織的增長和效率，這可能導致不同部門的工作重複以及團隊的士氣低落，脫離了推動成果並達到了他們的 KPI。

PMO 應確保所有團隊使用一致的項目管理方法，並使用標準化軟件來管理所有項目。 工具和軟件非常適合讓您的團隊高效工作，但如果在整個組織中使用不當，它可能會成為一項代價高昂的業務。 這可能會影響從安全性到合規性問題的工具管理的使用。

另一個考慮是允許項目團隊使用不同的工具，帶來不同的工作方法。 這可能會阻礙在組織最需要的地方重新分配資源，從而影響項目成本、上市時間和底線。

一些組織認為高級管理人員迄今為止遠離日常活動，他們沒有意識到風險對正在進行的項目的影響，導致交付時間短、資源浪費和超出預算。

組織努力以結果為導向，這對他們的業務計劃和成功至關重要。 PMO 框架在確定需要改進的領域並確保組織在預算範圍內按時交付最佳項目方面是一項寶貴的資產。

衡量 PMO 的成功？

畢馬威的一項調查發現，近 80% 的組織認為其 PMO 在支持組織內部變革方面“中等”到“非常有效”。

根據 Gartner 的一項調查，實施 PMO 的組織中有 70% 報告說項目成功率有所提高。 衡量 PMO 的成功使高級管理人員能夠就如何以最佳方式調整項目結果做出明智的決策。

組織必須首先定義並商定要衡量的內容以實現 PMO 成功。 設置三到五個切實可行的 KPI 來衡量和跟踪它們。 以下是您可以嘗試衡量的 KPI 列表：

• 已完成的項目數量與已放棄或未完成的項目數量對比。 重點關注 PMO 參與的項目，而不是 PMO 未提供意見的項目。
• 將估計的項目成本與企業的實際成本進行比較。 這可能是一個重要的業務驅動因素，並且可以更加重視此 KPI。
• 分析由 PMO 協調的項目與沒有 PMO 參與的項目的投資回報 (ROI)。 這可以驗證 PMO 框架。 或者它將突出顯示需要對 PMO 框架進行更改的地方。
• 對交付相同規模或優先級項目所用時間的年度同比 (YoY) 分析。 確保您將蘋果與蘋果進行比較，以公平地衡量此 KPI。 否則，輸出將無效，並且無助於推動項目改進。
• 計算資源是否為項目適當分配。 確保項目中有正確數量的可用資源。 此 PMO KPI 將評估按時交付的項目的影響。
• 調查項目團隊關於 PMO 流程及其對其項目的影響。 參與 PMO 是否有用？ PMO 是否提供了提高項目團隊技能的輔導和指導？

衡量 PMO 的結果應該會改進未來項目中的 PMO 功能。 在每個項目交付後評估 PMO KPI 將確保 PMO 的成長和可持續性。

結論：PMO 比以往任何時候都更重要

儘管使用瀑布和敏捷方法在項目交付方面取得了進步，但可以更多地考慮項目交付，包括部署和產品發布。 想想你的項目的最終目標和你今天面臨的一些挑戰。 評估這些痛點，使您的組織能夠更好地適應管理項目所需的 PMO 職能。 在這種複雜的技術環境中，它可以最好地服務於管理和項目團隊。

PMO 會隨著項目團隊的新技術、方法和思維方式不斷發展。 通過適應您的公司環境，PMO 可以承擔更廣泛的職能和職責，支持整個企業的項目。

未來的 PMO 框架需要靈活，以適應計劃的增長，並以更有意義的方式與組織的長期戰略保持一致。 隨著組織面臨新技術需求、遠程工作環境和日益增加的項目複雜性的挑戰，PMO 的好處比以往任何時候都更加引人注目。