Qu'est-ce que le PMO ? Un guide du bureau de gestion de projet

Selon le rapport « State of the PMO » de PMSolutions, le pourcentage d'organisations disposant d'un bureau de gestion de projet (PMO) est passé de 61 % en 2007 à 71 % plus récemment (2017).

Les entreprises sont en concurrence dans une porte sans cesse tournante de la complexité numérique. Cela crée une pression accrue pour livrer un volume plus élevé de projets avec des ressources limitées, tout en développant l'entreprise. Avec l'expansion numérique rapide et la perturbation constante des technologies, les industries et les entreprises stables doivent déraciner pour maintenir et accroître leur part de marché ou mourir par l'épée en essayant.

Équilibrer plusieurs projets devient de plus en plus important, car les organisations reconnaissent sa valeur dans un paysage concurrentiel, où la maximisation des ressources et le respect des délais peuvent faire la différence entre couler ou nager dans ce climat en évolution rapide.

Les principes de gestion du PMO sont basés sur des méthodologies standard de l'industrie documentées dans PRINCE2 ou sur des directives du PMBOK qui se concentrent sur la planification, l'organisation, la dotation en personnel, l'exécution et le contrôle des opérations d'une organisation afin d'assurer un rendement maximal avec un minimum d'erreurs.

Mais existe-t-il un bureau de gestion de projet unique ? Examinons ce que fait un PMO et si votre organisation devrait envisager cette approche dans la gestion des projets.

Qu'est-ce qu'un PMO et pourquoi en avez-vous besoin ?

Le PMO joue un rôle clé dans la gestion des projets à un niveau stratégique. Contrairement à la gestion de projet, qui se concentre sur les activités quotidiennes au sein d'une équipe de projet, le PMO agit comme un cadre pour les chefs de projet, fournissant des méthodologies et des modèles de PMO pour la gestion des programmes au sein d'une organisation. Il contrôle les ressources de gestion de projet nécessaires à la maintenance et au déploiement des projets. Il aide également avec des outils PMO spécifiques tels que Smartsheet, Pert et les diagrammes de Gantt qui fourniront des conseils et un soutien aux autres équipes sur la façon de gérer des projets.

Les équipes de direction au sein d'une organisation ont généralement d'autres tâches importantes sur lesquelles se concentrer dans la gestion de l'entreprise et n'ont pas la capacité ou potentiellement les compétences nécessaires pour suivre tous les projets en cours à un niveau élevé.

Les chefs de projet sont occupés par leurs activités quotidiennes et leurs équipes, de sorte que cet abîme est laissé sans pilote, personne ne donnant la priorité à partir de 30 000 pieds sur la façon de livrer les nombreux projets qu'une organisation doit accomplir au cours d'un exercice. La communication est échelonnée car la haute direction n'a pas une image globale solide de la santé de son entreprise au niveau local.

Responsabilités du BP

Gouvernance

Définir les meilleures pratiques pour développer des programmes dans une organisation. Il se concentre sur les procédures en normalisant les méthodologies PMO nécessaires dans tous les départements.

la communication

Combler le fossé entre la haute direction, les chefs de service et les chefs de projet pour s'assurer que la communication et les mises à jour de l'état du projet sont rationalisées peut être une tâche colossale dans les grandes organisations. La centralisation de cette fonction PMO garantit que la haute direction est consciente des projets à risque et met potentiellement en évidence les opportunités manquées dans le but de mettre en place un plan d'action pour corriger la trajectoire descendante du projet.

Gestion des ressources

Le PMO gère les interdépendances entre les projets, minimisant le gaspillage de ressources et les erreurs ainsi que le travail répétable qui a déjà été accompli. Il tire parti de ces apprentissages et rassemble les leçons apprises, les mettant à la disposition d'autres équipes de projet pour accroître l'optimisation et raccourcir les délais. Il crée une synergie entre les chefs de projet assurant une navigation plus fluide sur une base de projet.

encadrement

Le PMO forme et encadre les chefs de projet ainsi que les chefs d'équipe, augmentant la valeur des compétences de l'équipe tout en promouvant les meilleures pratiques de gestion de projet au sein d'une organisation, en leur donnant une voix pour orienter le projet dans la bonne direction.

Planification stratégique

Le PMO est un acteur clé chargé d'aider la haute direction à se concentrer sur les projets qui doivent être éliminés et sur la manière de hiérarchiser en fonction des objectifs stratégiques à long terme.

Différents types de PMO

La place du PMO dans la structure hiérarchique de votre entreprise dépendra de ce que votre entreprise veut réaliser dans ses nombreux projets et de l'alignement nécessaire pour créer une fonction PMO unique pour gérer les tâches spécifiques qui doivent être assignées. Ces tâches, à leur tour, sont basées sur les besoins de votre organisation.

Il existe différents types de PMO que les organisations peuvent envisager.

• Enterprise PMO : S'assure que les projets s'alignent sur la vision et la stratégie de l'organisation. En règle générale, les PMO d'entreprise relèvent du PDG et ont le pouvoir de prendre des décisions stratégiques et tactiques pour tous les projets.
• PMO divisionnaire : Fournit un soutien aux projets pour un secteur d'activité spécifique au sein de l'organisation. Cela comprend la gestion du programme, la formation, la planification des ressources et la coordination du projet.
• Projet PMO : Il est établi pour la durée d'un seul projet ou programme. Il comprend le soutien administratif, le contrôle, le suivi et le reporting.
• Centre d'excellence en gestion de projet : définit les normes et procédures de gestion de projet, les méthodes et les outils pour soutenir les équipes de projet dans l'ensemble de l'organisation.

Votre organisation a-t-elle besoin d'un PMO ?

Pour réussir la mise en œuvre des méthodologies PMO, les entreprises doivent retenir quelques concepts clés :

1. Le rôle du PMO doit être clairement défini, ne laissant aucune ambiguïté quant à la responsabilité.
2. Plutôt que d'attribuer plusieurs rôles et responsabilités au PMO, concentrez-vous sur ce que l'organisation doit accomplir sur les objectifs à court et à long terme.
3. L'engagement de la haute direction est nécessaire pour qu'un PMO soit accepté par toutes les parties de l'organisation. Sans ce mandat, le département PMO n'est qu'un autre silo qui se bat pour faire entendre sa voix dans l'organisation.

Avant d'embaucher un PMO, prenez le temps de comprendre ce qu'est un bureau de gestion de projet et comment il peut bénéficier à l'organisation à long terme. À partir de là, mettez en œuvre un plan d'action qui fournit des KPI clairs pour le PMO afin d'évaluer les avantages d'un PMO.

Cependant, il est important de garder à l'esprit que toutes les organisations n'ont pas besoin d'un PMO, en particulier dans les premières étapes de la conduite des affaires. Au fur et à mesure qu'une entreprise mûrit, cette question de savoir s'il faut ou non faire appel à un PMO devient de plus en plus pertinente. Pour les grandes organisations qui ont plusieurs programmes fonctionnant en même temps, il y a certainement un avantage à investir dans le cadre du PMO, avec l'objectif d'une communication plus claire entre les parties prenantes internes et la livraison des KPI du PMO. Pour mieux comprendre comment la taille de l'entreprise influence le besoin d'un PMO, examinons quelques données :

• 90% des grandes entreprises ont un PMO
• 88% des entreprises de taille moyenne ont un PMO
• 61% des petites entreprises ont un PMO

Globalement, 71% des entreprises ont un PMO et ce nombre a augmenté de dix au cours de la dernière décennie.

Les organisations ont tendance à démarrer un bureau de gestion de projet sans évaluer les risques et les avantages au départ. Si un PMO est mal fait, cela peut retarder une entreprise en termes de livraison de projet, mais aussi créer des sentiments négatifs envers la gestion de projet, rendant les parties prenantes nerveuses à investir du temps et de l'argent pour le mettre en œuvre à nouveau à une date ultérieure.

Selon le Pulse of the Profession 2017 du PMI, les entreprises qui alignent leur structure de PMO à l'échelle de l'entreprise sur la stratégie de la haute direction ont eu 38 % de projets en plus qui ont atteint leurs objectifs initiaux que celles qui ne l'ont pas fait.

Les avantages suivants de la mise en œuvre du PMO concernent les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité :

• Fournir une méthodologie de gestion de projet standardisée et les meilleures pratiques PMO avec des avantages tangibles et à long terme pour une organisation.
• Les processus de communication sont rationalisés à travers les programmes, permettant une collaboration accrue entre les équipes.
• Les chefs de projet peuvent se concentrer sur les tâches opérationnelles quotidiennes. Ils peuvent offrir des opportunités de coaching aux membres de l'équipe, améliorant les compétences si nécessaire.
• Offrir une utilisation standardisée des outils et logiciels de gestion de projet simplifie le déplacement des ressources entre les projets.
• Le partage des ressources entre les projets permettra à des équipes solides de prospérer.

Évaluation d'un cadre PMO

Les échecs de projet coûtent cher. L'année dernière, le Project Management Institute (PMI) a rapporté que le montant d'argent perdu pour les projets qui ont échoué était en moyenne de 97 millions de dollars pour chaque milliard de dollars.

Le meilleur endroit pour évaluer les objectifs du PMO d'une organisation est d'examiner comment les équipes travaillent ensemble sur plusieurs systèmes. Concentrez-vous sur le processus de collaboration à la fois au sein d'une équipe et dans l'ensemble de l'organisation et évaluez si les parties prenantes ont une compréhension approfondie de la façon dont les projets se déroulent et ont une visibilité sur les performances du projet

Lorsque les équipes travaillent en silos, il y a un coût financier qui peut faire en sorte qu'une entreprise rate des opportunités. Les silos entravent la croissance et l'efficacité d'une organisation, ce qui peut entraîner la duplication du travail produit par différents départements ainsi que des équipes démotivées, désengagées de générer des résultats et d'atteindre leurs KPI.

Le PMO doit s'assurer que toutes les équipes utilisent des méthodologies de gestion de projet cohérentes et qu'un logiciel standardisé est utilisé pour gérer tous les projets. Les outils et les logiciels sont parfaits pour permettre à vos équipes de travailler efficacement, mais s'ils ne sont pas utilisés correctement dans toute l'organisation, ils peuvent devenir une activité coûteuse. Cela peut avoir un impact sur l'utilisation de la gestion des outils, de la sécurité aux problèmes de conformité.

Une autre considération est que le fait de permettre aux équipes de projet d'utiliser différents outils apporte des approches de travail divergentes. Cela peut entraver la réaffectation des ressources là où une organisation en a le plus besoin, ce qui a un impact sur le coût du projet, le délai de mise sur le marché et le résultat net.

Certaines organisations voient la haute direction si éloignée des activités quotidiennes qu'elle n'est pas consciente de l'impact des risques sur les projets en cours, ce qui entraîne des délais de livraison médiocres, un gaspillage de ressources et un dépassement de budget.

Les organisations s'efforcent d'être axées sur les résultats, ce qui est essentiel à leurs plans d'affaires et à leur succès. Le cadre PMO peut être un atout précieux pour identifier les domaines à améliorer et garantir que l'organisation livre des projets optimaux dans les délais et dans les limites du budget.

À la hauteur du succès dans un PMO ?

Une enquête menée par KPMG a révélé que près de 80 % des organisations évaluaient leurs PMO comme étant « modérément » à « extrêmement efficaces » pour soutenir le changement au sein de l'organisation.

Selon une enquête Gartner, 70 % des organisations qui ont mis en place un PMO ont signalé une amélioration des taux de réussite des projets. Mesurer le succès d'un PMO permet à la haute direction de prendre des décisions éclairées sur la meilleure source pour ajuster les résultats d'un projet.

Une organisation doit d'abord définir et convenir de ce qui sera mesuré pour atteindre le succès du PMO. Définissez trois à cinq KPI réalistes pour les mesurer et les suivre. Voici la liste des KPI que vous pouvez essayer de mesurer :

• Le nombre de projets achevés par rapport à ceux qui ont été abandonnés ou incomplets. Concentrez-vous sur les projets avec la participation du PMO par rapport aux projets pour lesquels le PMO n'a fourni aucune contribution.
• Comparez les coûts estimés du projet avec le coût réel pour l'entreprise. Cela peut être un moteur commercial important et plus de poids peut être accordé à ce KPI.
• Analysez le retour sur investissement (ROI) des projets coordonnés par le PMO par rapport à ceux qui n'ont pas été impliqués par le PMO. Cela peut valider le cadre du PMO. Ou il mettra en évidence où des changements au cadre du PMO sont nécessaires.
• Analyse d'année en année (YoY) sur le temps nécessaire pour livrer des projets de même taille ou niveau de priorité. Assurez-vous de comparer des pommes avec des pommes pour mesurer ce KPI équitablement. Si ce n'est pas le cas, le résultat sera inefficace et n'aidera pas à conduire les améliorations du projet.
• Calculez si les ressources ont été correctement allouées aux projets. S'assurer que le bon nombre de ressources était disponible sur un projet. Ce PMO KPI évaluera l'impact des projets livrés à temps.
• Sondez les équipes de projet sur le processus PMO et son impact sur leurs projets. Était-il utile d'avoir l'implication du PMO ? Le PMO a-t-il fourni un coaching et un mentorat qui ont amélioré les compétences des équipes de projet ?

Le résultat de la mesure du PMO devrait permettre d'améliorer les fonctions du PMO dans les projets à venir. L'évaluation des KPI du PMO après chaque livraison de projet assurera la croissance et la durabilité du PMO.

Conclusion : le PMO est plus pertinent que jamais

Même s'il y a eu des progrès dans la livraison de programmes en utilisant à la fois des méthodologies en cascade et agiles, une réflexion plus approfondie pourrait être consacrée à la livraison de projets, y compris le déploiement et les lancements de produits. Pensez à l'objectif final de vos projets et à certains des défis auxquels vous êtes confrontés aujourd'hui. L'évaluation de ces points faibles permet à votre organisation de mieux s'adapter aux fonctions PMO nécessaires à la gestion de projets. Il peut servir au mieux les équipes de direction et de projet dans cet environnement technologique complexe.

Les PMO évoluent constamment avec les nouvelles technologies, méthodologies et mentalités des équipes de projet. En s'adaptant à l'environnement de votre entreprise, un PMO peut assumer un plus large éventail de fonctions et de responsabilités, soutenant des projets dans toute l'entreprise.

Le cadre du PMO du futur devra être flexible pour s'adapter à la croissance des programmes et s'aligner avec la stratégie à long terme d'une organisation de manière plus significative. Alors que les organisations sont confrontées à de nouveaux besoins technologiques, à des environnements de travail à distance et à une complexité croissante des projets, les avantages du PMO sont plus convaincants que jamais.