O que é PMO? Um guia para o escritório de gerenciamento de projetos

Publicados: 2022-03-11

De acordo com o relatório “State of the PMO” da PMSolutions, a porcentagem de organizações com um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) aumentou de 61% em 2007 para 71% mais recentemente (2017).

As empresas estão competindo em uma porta sempre giratória de complexidade digital. Isso cria uma pressão crescente para entregar um volume maior de projetos com recursos finitos, enquanto ainda cresce o negócio. Com a expansão digital em ritmo acelerado e a constante interrupção das tecnologias, indústrias e empresas estáveis precisam manter e aumentar sua participação de mercado ou morrer na luta pela espada.

Equilibrar vários projetos está se tornando cada vez mais importante, pois as organizações reconhecem seu valor em um cenário competitivo, onde maximizar recursos e cumprir prazos podem ser a diferença entre afundar ou nadar nesse clima acelerado.

Os princípios de gerenciamento do PMO são baseados em metodologias padrão do setor documentadas no PRINCE2 ou diretrizes do PMBOK que se concentram no planejamento, organização, contratação de pessoal, execução e controle das operações de uma organização para garantir a máxima produção com o mínimo de erros.

Mas existe um escritório de gerenciamento de projetos de tamanho único? Vamos examinar o que um PMO faz e se sua organização deve considerar essa abordagem no gerenciamento de projetos.

O que é um PMO e por que você precisa de um?

O PMO desempenha um papel fundamental na gestão de projetos a partir de um nível estratégico. Ao contrário do gerenciamento de projetos, que se concentra nas atividades do dia-a-dia de uma equipe de projeto, o PMO atua como uma estrutura para gerentes de projeto, fornecendo metodologias e modelos de PMO para gerenciar programas dentro de uma organização. Ele controla os recursos de gerenciamento de projetos necessários para manter e implantar projetos. Ele também auxilia com ferramentas específicas de PMO, como gráficos Smartsheet, Pert e Gantt, que fornecerão orientação e suporte a outras equipes sobre como gerenciar projetos.

As equipes de liderança dentro de uma organização normalmente têm outro trabalho importante para se concentrar na administração do negócio e não têm a capacidade ou potencialmente as habilidades para acompanhar todos os projetos em andamento em alto nível.

Os gerentes de projeto estão ocupados com suas atividades do dia-a-dia e suas equipes, de modo que esse abismo é deixado desocupado, sem ninguém priorizando de 30.000 pés sobre como entregar os muitos projetos que uma organização precisa realizar em um ano fiscal. A comunicação é escalonada, pois a alta administração não tem uma visão geral sólida da saúde de seus negócios em nível de base.

Responsabilidades do PMO

Governança

Definir as melhores práticas para o desenvolvimento de programas em uma organização. Ele se concentra nos procedimentos padronizando as metodologias de PMO necessárias entre os departamentos.

Comunicação

Fazer a ponte entre a gerência sênior, os líderes de departamento e os gerentes de projeto para garantir que a comunicação e as atualizações de status do projeto sejam simplificadas pode ser uma tarefa gigantesca em grandes organizações. Ter essa função de PMO centralizada garante que a alta administração esteja ciente de quais projetos estão em risco e potencialmente destaca oportunidades perdidas com a intenção de implementar um plano de ação para corrigir a trajetória descendente do projeto.

Gerenciando recursos

O PMO gerencia as interdependências entre os projetos, minimizando o desperdício de recursos e erros, bem como o trabalho repetitivo que já foi realizado. Ele aproveita esses aprendizados e reúne as lições aprendidas, disponibilizando-as para outras equipes de projeto para aumentar ainda mais a otimização e reduzir os prazos. Ele cria sinergia entre os gerentes de projeto, garantindo uma navegação mais tranquila com base no projeto.

Treinamento

O PMO treina e orienta gerentes de projeto, bem como líderes de equipe, aumentando o valor do conjunto de habilidades da equipe e, ao mesmo tempo, promovendo as melhores práticas de gerenciamento de projetos dentro de uma organização, dando-lhes voz para orientar o projeto na direção certa.

Planejamento estratégico

O PMO é um ator-chave responsável por ajudar a alta administração a focar em quais projetos precisam ser eliminados e como priorizar com base em objetivos estratégicos de longo prazo.

Diferentes tipos de PMOs

Onde o PMO se encaixa na estrutura hierárquica de sua empresa dependerá do que sua empresa deseja alcançar em seus muitos projetos e do alinhamento necessário para criar uma função exclusiva de PMO para gerenciar tarefas específicas que devem ser atribuídas. Essas tarefas, por sua vez, são baseadas nas necessidades de sua organização.

Existem diferentes tipos de PMOs que as organizações podem considerar.

Enterprise PMO : Garante que os projetos estejam alinhados com a visão e estratégia da organização. Normalmente, os PMOs corporativos se reportam ao CEO e têm autoridade para tomar decisões estratégicas e táticas em todos os projetos.
PMO divisional: Fornece suporte a projetos para uma linha de negócios específica dentro da organização. Isso inclui gerenciamento de programas, treinamento, planejamento de recursos e coordenação de projetos.
Projeto PMO: Este é estabelecido para a duração de um único projeto ou programa. Inclui suporte administrativo, controle, monitoramento e relatórios.
Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos : define padrões e procedimentos de gerenciamento de projetos, métodos e ferramentas para apoiar as equipes de projeto em toda a organização.

Sua organização precisa de um PMO?

Para implementar com sucesso as metodologias do PMO, as empresas devem se lembrar de alguns conceitos-chave:

O papel do PMO deve ser claramente definido, não deixando ambiguidade de responsabilidade.
Em vez de atribuir várias funções e responsabilidades do PMO, concentre-se no que a organização precisa realizar nos objetivos de curto e longo prazo.
O comprometimento da alta administração é necessário para que um PMO seja aceito por todas as partes da organização. Sem esse mandato, o departamento de PMO é apenas mais um silo lutando para estabelecer sua voz na organização.

Antes de contratar um PMO, reserve um tempo para entender o que é um escritório de gerenciamento de projetos e como ele pode beneficiar a organização no longo prazo. A partir daí, implemente um plano de ação que forneça KPIs de PMO claros para avaliar os benefícios de um PMO.

No entanto, é importante ter em mente que nem toda organização precisa de um PMO, especialmente nos estágios iniciais de negócios. À medida que uma empresa amadurece, essa questão de trazer ou não um PMO se torna cada vez mais relevante. Para organizações maiores que possuem vários programas operando ao mesmo tempo, certamente há um benefício em investir na estrutura do PMO, com o objetivo de uma comunicação mais clara entre os stakeholders internos e a entrega dos KPIs do PMO. Para entender melhor como o tamanho da empresa influencia na necessidade de um PMO, vejamos alguns dados:

90% das grandes empresas têm um PMO
88% das empresas de médio porte têm um PMO
61% das pequenas empresas têm um PMO

No geral, 71% das empresas possuem um PMO e esse número aumentou dez na última década.

Há uma tendência das organizações iniciarem um escritório de gerenciamento de projetos sem avaliar os riscos e benefícios antecipadamente. Se um PMO for mal feito, ele pode atrasar uma empresa em termos de entrega de projetos, mas também criar sentimentos negativos em relação ao gerenciamento de projetos, deixando as partes interessadas nervosas em investir tempo e dinheiro para implementá-lo novamente em uma data futura.

De acordo com o Pulse of the Profession de 2017 do PMI, as empresas que alinham sua estrutura de PMO em toda a empresa à estratégia de gerenciamento sênior tiveram 38% mais projetos atingindo as metas originais do que aquelas que não o fizeram.

Os seguintes benefícios da implementação do PMO abrangem as empresas, independentemente do setor em que operam:

Fornecer uma metodologia padronizada de gerenciamento de projetos e melhores práticas de PMO com benefícios tangíveis e de longo prazo para uma organização.
Os processos de comunicação são simplificados entre os programas, permitindo maior colaboração entre as equipes.
Os gerentes de projeto podem se concentrar nas tarefas operacionais do dia-a-dia. Eles podem fornecer oportunidades de treinamento para os membros da equipe, melhorando os conjuntos de habilidades quando necessário.
Oferecer o uso padronizado de ferramentas e softwares de gerenciamento de projetos simplifica a movimentação de recursos entre projetos.
O compartilhamento de recursos entre projetos permitirá que equipes fortes prosperem.

Avaliando uma estrutura de PMO

Falhas de projeto são caras. No ano passado, o Project Management Institute (PMI) informou que a quantidade de dinheiro perdida em projetos fracassados foi, em média, de US$ 97 milhões para cada US$ 1 bilhão.

O melhor lugar para avaliar os objetivos do PMO de uma organização é considerar como as equipes trabalham juntas em vários sistemas. Concentre-se no processo de colaboração dentro de uma equipe e em toda a organização e avalie se as partes interessadas têm uma compreensão completa de como os projetos são executados e têm visibilidade do desempenho do projeto

Quando as equipes trabalham em silos, há um custo financeiro que pode resultar na perda de oportunidades de negócios. Os silos prejudicam o crescimento e a eficiência de uma organização, o que pode resultar na duplicação do trabalho produzido por diferentes departamentos, bem como em equipes desmotivadas, descomprometidas de gerar resultados e atingir seus KPIs.

O PMO deve garantir que todas as equipes usem metodologias consistentes de gerenciamento de projetos e que software padronizado seja usado para gerenciar todos os projetos. Ferramentas e softwares são ótimos para permitir que suas equipes trabalhem com eficiência, mas se não forem usados corretamente em toda a organização, podem se tornar um negócio caro. Isso pode afetar o uso do gerenciamento de ferramentas, desde questões de segurança até questões de conformidade.

Outra consideração é que permitir que as equipes de projeto usem ferramentas diferentes traz abordagens de trabalho divergentes. Isso pode dificultar a realocação de recursos onde uma organização mais precisa deles, impactando no custo do projeto, no tempo de lançamento no mercado e no resultado final.

Algumas organizações veem a alta administração tão distante das atividades do dia-a-dia que desconhecem o impacto do risco nos projetos em andamento, resultando em prazos de entrega insatisfatórios, desperdício de recursos e excesso de orçamento.

As organizações se esforçam para serem orientadas para resultados, o que é fundamental para seus planos de negócios e sucesso. A estrutura do PMO pode ser um ativo valioso na identificação de áreas de melhoria e na garantia de que a organização está entregando os projetos ideais no prazo e dentro do orçamento.

Como medir o sucesso em um PMO?

Uma pesquisa da KPMG descobriu que quase 80% das organizações classificaram seus PMOs como “moderadamente” a “extremamente eficazes” no apoio a mudanças dentro da organização.

De acordo com uma pesquisa do Gartner, 70% das organizações que implementaram um PMO relataram uma melhora nas taxas de sucesso dos projetos. Medir o sucesso de um PMO permite que a alta administração tome decisões informadas sobre a melhor fonte para ajustar o resultado de um projeto.

Uma organização deve primeiro definir e concordar com o que será medido para alcançar o sucesso do PMO. Defina de três a cinco KPIs realistas para medi-los e rastreá-los. Aqui está a lista de KPIs que você pode tentar medir:

O número de projetos concluídos em relação aos que foram abandonados ou incompletos. Concentre-se nos projetos com envolvimento do PMO em relação aos projetos em que o PMO não forneceu informações.
Compare os custos estimados do projeto com o custo real para o negócio. Isso pode ser um importante fator de negócios e mais peso pode ser colocado nesse KPI.
Analisar o retorno do investimento (ROI) em projetos coordenados pelo PMO em relação àqueles que não tiveram envolvimento do PMO. Isso pode validar a estrutura do PMO. Ou destacará onde são necessárias mudanças na estrutura do PMO.
Análise ano a ano (YoY) no prazo que levou para entregar projetos do mesmo tamanho ou nível de prioridade. Certifique-se de comparar maçãs com maçãs para medir este KPI de forma justa. Caso contrário, a saída será ineficaz e não ajudará na condução de melhorias do projeto.
Calcule se os recursos foram alocados adequadamente para os projetos. Certifique-se de que o número certo de recursos estava disponível em um projeto. Este KPI do PMO avaliará o impacto dos projetos sendo entregues no prazo.
Pesquise as equipes de projeto sobre o processo de PMO e seu impacto em seus projetos. Foi útil ter o envolvimento do PMO? O PMO forneceu coaching e mentoring que melhoraram as habilidades das equipes de projeto?

O resultado da medição do PMO deve gerar melhorias nas funções do PMO em projetos ainda por vir. Avaliar os KPIs do PMO após a entrega de cada projeto garantirá o crescimento e a sustentabilidade do PMO.

Conclusão: o PMO é mais relevante do que nunca

Embora tenha havido avanços na entrega de programas usando metodologias em cascata e ágeis, mais reflexão pode ser colocada em torno da entrega de projetos, incluindo implantação e lançamentos de produtos. Pense no objetivo final de seus projetos e em alguns dos desafios que você enfrenta hoje. Avaliar esses pontos problemáticos permite que sua organização adapte melhor as funções do PMO necessárias no gerenciamento de projetos. Ele pode atender melhor às equipes de gerenciamento e de projeto nesse ambiente tecnológico complexo.

Os PMOs estão em constante evolução com novas tecnologias, metodologias e mentalidades das equipes de projeto. Ao se adaptar ao ambiente da sua empresa, um PMO pode assumir uma gama mais ampla de funções e responsabilidades, apoiando projetos em toda a empresa.

A estrutura do PMO do futuro precisará ser flexível para acomodar o crescimento do programa e alinhar-se à estratégia de longo prazo de uma organização de maneira mais significativa. À medida que as organizações são desafiadas com novas necessidades de tecnologia, ambientes de trabalho remotos e aumento da complexidade dos projetos, os benefícios do PMO são mais atraentes do que nunca.