PMO คืออะไร? คู่มือสำนักงานบริหารโครงการ

ตามรายงาน "สถานะของ PMO" ของ PMSolutions เปอร์เซ็นต์ขององค์กรที่มีสำนักงานบริหารจัดการโครงการ (PMO) เพิ่มขึ้นจาก 61 เปอร์เซ็นต์ในปี 2550 เป็น 71 เปอร์เซ็นต์เมื่อเร็ว ๆ นี้ (2017)

บริษัทต่างๆ กำลังแข่งขันกันในประตูที่หมุนตลอดเวลาของความซับซ้อนทางดิจิทัล สิ่งนี้สร้างแรงกดดันเพิ่มขึ้นในการส่งมอบโครงการในปริมาณที่สูงขึ้นด้วยทรัพยากรที่มีจำกัด ในขณะที่ธุรกิจยังคงเติบโต ด้วยการขยายตัวทางดิจิทัลอย่างรวดเร็วและการหยุดชะงักของเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง การถอนรากถอนโคนอุตสาหกรรมและบริษัทที่มีเสถียรภาพจำเป็นต้องรักษาและเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดของตนหรือตายด้วยดาบ

การสร้างสมดุลระหว่างโครงการหลายโครงการมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากองค์กรต่างตระหนักถึงคุณค่าของตนในสภาพแวดล้อมการแข่งขัน ซึ่งการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดและทันเวลาสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการจมหรือว่ายน้ำในสภาพอากาศที่เร่งรีบนี้ได้

หลักการจัดการของสำนักงานปลัดฯ อยู่บนพื้นฐานของวิธีการมาตรฐานอุตสาหกรรมที่บันทึกไว้ใน PRINCE2 หรือแนวทางปฏิบัติจาก PMBOK ที่เน้นการวางแผน การจัดระบบ การจัดบุคลากร การดำเนินการ และการควบคุมการดำเนินงานขององค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์สูงสุดโดยมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด

แต่มีหนึ่งขนาดที่เหมาะกับสำนักงานจัดการโครงการทั้งหมดหรือไม่? มาดูกันว่าสำนักงานปลัดฯ ทำอะไร และองค์กรของคุณควรพิจารณาแนวทางนี้ในการจัดการโครงการหรือไม่

PMO คืออะไรและทำไมคุณถึงต้องการ

สำนักงานปลัดฯ มีบทบาทสำคัญในการจัดการโครงการจากระดับยุทธศาสตร์ แตกต่างจากการจัดการโครงการซึ่งมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมประจำวันภายในทีมงานโครงการ PMO ทำหน้าที่เป็นกรอบงานสำหรับผู้จัดการโครงการโดยให้วิธีการและแม่แบบ PMO สำหรับการจัดการโปรแกรมภายในองค์กร ควบคุมทรัพยากรการจัดการโครงการที่จำเป็นในการบำรุงรักษาและปรับใช้โครงการ นอกจากนี้ยังช่วยด้วยเครื่องมือ PMO เฉพาะเช่นแผนภูมิ Smartsheet, Pert และ Gantt ซึ่งจะให้คำแนะนำและสนับสนุนทีมอื่น ๆ เกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการ

ทีมผู้นำภายในองค์กรมักมีงานสำคัญอื่น ๆ ที่ต้องมุ่งเน้นในการดำเนินธุรกิจและไม่มีความสามารถหรืออาจมีทักษะในการติดตามโครงการทั้งหมดที่อยู่ในระดับสูง

ผู้จัดการโครงการกำลังยุ่งอยู่กับกิจกรรมในแต่ละวันและทีมของพวกเขา ดังนั้นขุมนรกนี้จึงถูกทิ้งไว้โดยไม่มีคนควบคุม โดยไม่มีใครจัดลำดับความสำคัญจาก 30,000 ฟุตเกี่ยวกับวิธีส่งมอบโครงการจำนวนมากที่องค์กรจำเป็นต้องทำให้สำเร็จในปีงบประมาณ การสื่อสารถูกเซเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงไม่มีภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสุขภาพของธุรกิจในระดับรากหญ้า

ความรับผิดชอบของ ป.ป.ช.

ธรรมาภิบาล

การกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการพัฒนาโปรแกรมทั่วทั้งองค์กร มุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนโดยการกำหนดมาตรฐานวิธีการ PMO ที่จำเป็นในแผนกต่างๆ

การสื่อสาร

การเชื่อมช่องว่างระหว่างผู้บริหารระดับสูง หัวหน้าแผนก และผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารและการอัปเดตสถานะโครงการมีความคล่องตัวอาจเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ในองค์กรขนาดใหญ่ การมีฟังก์ชัน PMO แบบรวมศูนย์ทำให้แน่ใจได้ว่าผู้บริหารระดับสูงจะทราบว่าโครงการใดมีความเสี่ยง และอาจเน้นย้ำถึงโอกาสที่พลาดไปโดยมีเจตนาที่จะวางแผนปฏิบัติการเพื่อแก้ไขแนวทางที่ลดลงของโครงการ

การจัดการทรัพยากร

PMO จัดการการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างโครงการ ลดการสูญเสียทรัพยากรและข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด ตลอดจนงานที่ทำซ้ำได้สำเร็จแล้ว โดยใช้ประโยชน์จากการเรียนรู้เหล่านี้และรวบรวมบทเรียนที่ได้เรียนรู้ ทำให้พร้อมใช้งานสำหรับทีมโครงการอื่นๆ เพื่อเพิ่มการเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมและย่นระยะเวลาให้สั้นลง มันสร้างการทำงานร่วมกันในหมู่ผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าการแล่นเรือที่ราบรื่นยิ่งขึ้นบนพื้นฐานโครงการ

การฝึกสอน

PMO จะฝึกอบรมและให้คำปรึกษาแก่ผู้จัดการโครงการและหัวหน้าทีม โดยเพิ่มมูลค่าให้กับชุดทักษะของทีมในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการภายในองค์กร ทำให้พวกเขาได้มีเสียงในการขับเคลื่อนโครงการไปในทิศทางที่ถูกต้อง

การวางแผนเชิงกลยุทธ์

PMO เป็นผู้เล่นหลักที่รับผิดชอบในการช่วยเหลือผู้บริหารระดับสูงในการมุ่งเน้นไปที่โครงการที่ต้องถูกกำจัดและวิธีจัดลำดับความสำคัญตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ระยะยาว

PMO ประเภทต่างๆ

ตำแหน่งที่ PMO เหมาะสมกับโครงสร้างลำดับชั้นของบริษัทของคุณจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการทำให้สำเร็จในหลายโครงการ และการจัดตำแหน่งที่จำเป็นในการสร้างฟังก์ชัน PMO เฉพาะเพื่อจัดการงานเฉพาะที่ต้องได้รับมอบหมาย งานเหล่านั้นก็ขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรของคุณ

มี PMO หลายประเภทที่องค์กรสามารถพิจารณาได้

• Enterprise PMO : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการสอดคล้องกับวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ขององค์กร โดยทั่วไป PMO ขององค์กรจะรายงานต่อ CEO และมีอำนาจในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธีในทุกโครงการ
• Divisional PMO: ให้การสนับสนุนโครงการสำหรับสายธุรกิจเฉพาะภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงการจัดการโปรแกรม การฝึกอบรม การวางแผนทรัพยากร และการประสานงานโครงการ
• Project PMO: กำหนดขึ้นในช่วงระยะเวลาของโครงการหรือโปรแกรมเดียว รวมถึงการสนับสนุนด้านการดูแลระบบ การควบคุม การเฝ้าติดตาม และการรายงาน
• Project Management Center of Excellence : กำหนดมาตรฐานและขั้นตอนการจัดการโครงการ วิธีการและเครื่องมือเพื่อสนับสนุนทีมงานโครงการทั่วทั้งองค์กร

องค์กรของคุณต้องการ PMO หรือไม่?

ในการนำระเบียบวิธี PMO ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ บริษัทต่างๆ ต้องจำแนวคิดหลักสองสามข้อ:

1. ต้องกำหนดบทบาทของสำนักงานปลัดฯ ให้ชัดเจน ปราศจากความคลุมเครือในความรับผิดชอบ
2. แทนที่จะมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบของ PMO หลายรายการ ให้เน้นที่สิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องทำให้สำเร็จในวัตถุประสงค์ทั้งระยะสั้นและระยะยาว
3. ความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ PMO ได้รับการยอมรับจากทุกส่วนขององค์กร หากปราศจากอาณัตินี้ แผนก PMO ก็เป็นเพียงอีกไซโลที่ต่อสู้เพื่อสร้างเสียงในองค์กร

ก่อนว่าจ้าง PMO ให้ใช้เวลาทำความเข้าใจว่าสำนักงานบริหารโครงการคืออะไร และจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในระยะยาวอย่างไร จากนั้น ใช้แผนปฏิบัติการที่ให้ KPI ของ PMO ที่ชัดเจนเพื่อประเมินประโยชน์ของ PMO

อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าไม่ใช่ทุกองค์กรที่ต้องการ PMO โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นของการทำธุรกิจ เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น คำถามว่าควรนำ PMO มาหรือไม่มีความเกี่ยวข้องมากขึ้น สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายโปรแกรมที่ทำงานพร้อมกัน การลงทุนในกรอบงาน PMO ย่อมมีประโยชน์อย่างแน่นอน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้นระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและการส่งมอบ KPI ของ PMO เพื่อทำความเข้าใจเพิ่มเติมว่าขนาดของบริษัทมีอิทธิพลต่อความต้องการ PMO อย่างไร มาดูข้อมูลกัน:

• 90% ขององค์กรขนาดใหญ่มี PMO
• 88% ของบริษัทขนาดกลางมี PMO
• 61% ของบริษัทขนาดเล็กมี PMO

โดยรวมแล้ว บริษัท 71% มี PMO และจำนวนนี้เพิ่มขึ้น 10 ในทศวรรษที่ผ่านมา

มีแนวโน้มสำหรับองค์กรที่จะเริ่มต้นสำนักงานการจัดการโครงการโดยไม่ต้องประเมินความเสี่ยงและผลประโยชน์ล่วงหน้า หาก PMO ทำได้ไม่ดี ก็สามารถทำให้บริษัทกลับมาในแง่ของการส่งมอบโครงการ แต่ยังสร้างความรู้สึกเชิงลบต่อการจัดการโครงการ ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกังวลที่จะลงทุนเวลาและเงินเพื่อดำเนินการนี้อีกครั้งในอนาคต

ตามรายงาน Pulse of the Profession ประจำปี 2560 ของ PMI บริษัทต่างๆ ที่ปรับโครงสร้าง PMO ทั่วทั้งองค์กรให้สอดคล้องกับกลยุทธ์การจัดการอาวุโสจะมีโครงการมากกว่า 38% ที่บรรลุเป้าหมายเดิม

ประโยชน์ต่อไปนี้ในการดำเนินการ PMO ครอบคลุมบริษัทโดยไม่คำนึงถึงภาคส่วนที่พวกเขาดำเนินการ:

• ให้วิธีการจัดการโครงการที่ได้มาตรฐานและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ PMO พร้อมประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมและระยะยาวต่อองค์กร
• กระบวนการสื่อสารจะคล่องตัวในทุกโปรแกรม ทำให้มีการทำงานร่วมกันระหว่างทีมมากขึ้น
• ผู้จัดการโครงการสามารถมุ่งเน้นไปที่งานการปฏิบัติงานประจำวัน พวกเขาสามารถให้โอกาสในการฝึกสอนแก่สมาชิกในทีม ปรับปรุงชุดทักษะเมื่อจำเป็น
• การนำเสนอการใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้มาตรฐานทำให้การย้ายทรัพยากรระหว่างโครงการทำได้ง่ายขึ้น
• การแบ่งปันทรัพยากรระหว่างโครงการจะช่วยให้ทีมที่แข็งแกร่งประสบความสำเร็จ

การประเมินกรอบงาน PMO

ความล้มเหลวของโครงการมีค่าใช้จ่ายสูง ปีที่แล้ว Project Management Institute (PMI) รายงานว่าจำนวนเงินที่สูญเสียไปจากโครงการที่ล้มเหลวโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 97 ล้านดอลลาร์ต่อทุกๆ 1 พันล้านดอลลาร์

สถานที่ที่ดีที่สุดในการประเมินวัตถุประสงค์ PMO ขององค์กรคือการพิจารณาว่าทีมทำงานร่วมกันอย่างไรในหลายระบบ มุ่งเน้นที่กระบวนการทำงานร่วมกันทั้งภายในทีมและทั่วทั้งองค์กร และประเมินว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าโครงการดำเนินไปอย่างไรและมองเห็นประสิทธิภาพของโครงการ

เมื่อทีมทำงานในไซโล มีค่าใช้จ่ายทางการเงินซึ่งอาจส่งผลให้ธุรกิจขาดโอกาส ไซโลขัดขวางการเติบโตและประสิทธิภาพในองค์กร ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนของงานที่ผลิตโดยแผนกต่างๆ รวมทั้งทีมที่ขาดแรงจูงใจ หลุดพ้นจากผลลัพธ์ในการขับเคลื่อนและกระทบต่อ KPI ของพวกเขา

PMO ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกทีมใช้วิธีการจัดการโครงการที่สอดคล้องกัน และใช้ซอฟต์แวร์ที่ได้มาตรฐานเพื่อจัดการโครงการทั้งหมด เครื่องมือและซอฟต์แวร์นั้นยอดเยี่ยมในการช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าไม่ได้ใช้อย่างเหมาะสมทั่วทั้งองค์กร ก็อาจกลายเป็นธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งอาจส่งผลต่อการใช้การจัดการเครื่องมือตั้งแต่การรักษาความปลอดภัยไปจนถึงข้อกังวลด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การพิจารณาอีกประการหนึ่งคือการอนุญาตให้ทีมโครงการใช้เครื่องมือต่างๆ นำแนวทางการทำงานที่แตกต่างออกไป สิ่งนี้สามารถขัดขวางการจัดสรรทรัพยากรที่องค์กรต้องการมากที่สุด ส่งผลกระทบต่อต้นทุนของโครงการ เวลาในการออกสู่ตลาด และผลกำไร

บางองค์กรมองว่าผู้บริหารระดับสูงห่างไกลจากกิจกรรมในแต่ละวัน โดยไม่รู้ถึงความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบต่อโครงการที่กำลังดำเนินการ ส่งผลให้ใช้เวลาจัดส่งไม่ดี เปลืองทรัพยากร และงบประมาณเกิน

องค์กรมุ่งมั่นที่จะมุ่งเน้นผลลัพธ์ ซึ่งมีความสำคัญต่อแผนธุรกิจและความสำเร็จของพวกเขา กรอบการทำงานของ PMO สามารถเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าในการระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงและสร้างความมั่นใจว่าองค์กรจะส่งมอบโครงการที่เหมาะสมที่สุดในเวลาและภายในงบประมาณ

การวัดความสำเร็จใน PMO?

การสำรวจโดย KPMG พบว่าเกือบ 80% ขององค์กรให้คะแนน PMO ของตนว่า "ปานกลาง" ถึง "มีประสิทธิภาพสูงสุด" ในการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร

จากการสำรวจของ Gartner 70% ขององค์กรที่ใช้ PMO รายงานว่ามีการปรับปรุงอัตราความสำเร็จของโครงการ การวัดความสำเร็จของ PMO ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลว่าแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการปรับผลลัพธ์ของโครงการได้อย่างไร

องค์กรต้องกำหนดและตกลงก่อนว่าจะวัดอะไรเพื่อบรรลุความสำเร็จของ PMO ตั้งค่า KPI สามถึงห้าที่เป็นจริงเพื่อวัดและติดตาม นี่คือรายการ KPI ที่คุณสามารถลองวัดได้:

• จำนวนโครงการที่เสร็จสมบูรณ์เทียบกับโครงการที่ถูกละทิ้งหรือไม่สมบูรณ์ มุ่งเน้นไปที่โครงการเหล่านั้นที่มีส่วนร่วมของ PMO กับโครงการเหล่านั้นที่ PMO ไม่ได้ให้ข้อมูล
• เปรียบเทียบต้นทุนโครงการโดยประมาณกับต้นทุนจริงกับธุรกิจ นี่อาจเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจที่สำคัญและสามารถวางน้ำหนักบน KPI นี้ได้
• วิเคราะห์ผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ของโครงการที่ประสานงานโดย PMO กับโครงการที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ PMO สิ่งนี้สามารถตรวจสอบกรอบงาน PMO หรือจะเน้นว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกรอบงาน PMO เมื่อใด
• การวิเคราะห์แบบปีต่อปี (YoY) ตรงเวลาที่ใช้ในการส่งมอบโครงการที่มีขนาดหรือลำดับความสำคัญเท่ากัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปรียบเทียบแอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ลเพื่อวัด KPI นี้อย่างยุติธรรม หากไม่เป็นเช่นนั้น ผลลัพธ์จะไม่ได้ผลและจะไม่ช่วยในการขับเคลื่อนการปรับปรุงโครงการ
• คำนวณว่าทรัพยากรได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสมสำหรับโครงการหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีจำนวนทรัพยากรที่เหมาะสมในโครงการ PMO KPI นี้จะประเมินผลกระทบของโครงการที่ส่งมอบตรงเวลา
• สำรวจทีมโครงการเกี่ยวกับกระบวนการ PMO และผลกระทบต่อโครงการของพวกเขา การมีส่วนร่วมของ PMO มีประโยชน์หรือไม่? PMO จัดให้มีการฝึกสอนและการให้คำปรึกษาที่พัฒนาทักษะของทีมโครงการหรือไม่?

ผลลัพธ์ของการวัด PMO ควรปรับปรุงการทำงานของ PMO ในโครงการที่ยังคงดำเนินต่อไป การประเมิน KPI ของ PMO หลังจากการส่งมอบแต่ละโครงการจะช่วยให้มั่นใจถึงการเติบโตและความยั่งยืนของ PMO

สรุป: PMO มีความเกี่ยวข้องมากกว่าที่เคย

แม้ว่าจะมีความก้าวหน้าในการส่งมอบโปรแกรมโดยใช้ทั้งวอเตอร์ฟอลและวิธีการที่คล่องตัว แต่อาจมีความคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งมอบโครงการ รวมถึงการปรับใช้และการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ คิดถึงเป้าหมายสุดท้ายสำหรับโครงการของคุณและความท้าทายบางอย่างที่คุณเผชิญอยู่ในปัจจุบัน การประเมินจุดปวดเหล่านี้ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับฟังก์ชัน PMO ที่จำเป็นมากขึ้นในการจัดการโครงการ สามารถให้บริการทีมผู้บริหารและทีมโครงการได้ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีที่ซับซ้อนนี้

PMOs มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องด้วยเทคโนโลยี วิธีการ และแนวคิดใหม่ๆ ของทีมโครงการ โดยการปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมของบริษัทของคุณ PMO สามารถทำหน้าที่และความรับผิดชอบได้หลากหลายขึ้น สนับสนุนโครงการทั่วทั้งธุรกิจ

กรอบการทำงานของ PMO ในอนาคตจะต้องมีความยืดหยุ่นเพื่อรองรับการเติบโตของโปรแกรมและสอดคล้องกับกลยุทธ์ระยะยาวขององค์กรในลักษณะที่มีความหมายมากขึ้น ในขณะที่องค์กรต่างๆ กำลังเผชิญกับความต้องการด้านเทคโนโลยีใหม่ ๆ สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล และความซับซ้อนของโครงการที่เพิ่มขึ้น ประโยชน์ของ PMO ก็น่าสนใจมากกว่าที่เคยเป็นมา