¿Qué es la PMO? Una guía para la oficina de gestión de proyectos

Según el informe "Estado de la PMO" de PMSolutions, el porcentaje de organizaciones con una oficina de gestión de proyectos (PMO) aumentó del 61 % en 2007 al 71 % más recientemente (2017).

Las empresas compiten en una puerta siempre giratoria de complejidad digital. Esto crea una mayor presión para entregar un mayor volumen de proyectos con recursos finitos, mientras sigue creciendo el negocio. Con la rápida expansión digital y la constante disrupción de las tecnologías, las industrias estables y las empresas necesitan desarraigarse para mantener y aumentar su participación en el mercado o morir por la espada en el intento.

Equilibrar múltiples proyectos se está volviendo cada vez más importante, ya que las organizaciones reconocen su valor en un panorama competitivo, donde maximizar los recursos y cumplir con los plazos puede ser la diferencia entre hundirse o nadar en este clima acelerado.

Los principios de gestión de la PMO se basan en metodologías estándar de la industria documentadas en PRINCE2 o en las pautas del PMBOK que se centran en la planificación, organización, dotación de personal, ejecución y control de las operaciones de una organización para garantizar el máximo rendimiento con el mínimo de errores.

Pero, ¿existe una oficina de gestión de proyectos de talla única? Examinemos qué hace una PMO y si su organización debería considerar este enfoque en la gestión de proyectos.

¿Qué es una PMO y por qué necesita una?

La PMO juega un papel clave en la gestión de proyectos desde un nivel estratégico. A diferencia de la gestión de proyectos, que se enfoca en las actividades diarias dentro de un equipo de proyecto, la PMO actúa como un marco para los gerentes de proyectos, proporcionando metodologías y plantillas de PMO para administrar programas dentro de una organización. Controla los recursos de gestión de proyectos necesarios para mantener e implementar proyectos. También ayuda con herramientas específicas de PMO, como Smartsheet, Pert y diagramas de Gantt, que brindarán orientación y apoyo a otros equipos sobre cómo administrar proyectos.

Los equipos de liderazgo dentro de una organización suelen tener otro trabajo importante en el que centrarse en la gestión del negocio y no tienen la capacidad o potencialmente las habilidades para realizar un seguimiento de todos los proyectos en juego a un alto nivel.

Los gerentes de proyecto están ocupados con sus actividades diarias y sus equipos, por lo que este abismo queda desatendido, sin que nadie priorice desde 30,000 pies sobre cómo entregar los muchos proyectos que una organización necesita lograr en un año fiscal. La comunicación se tambalea ya que la alta gerencia no tiene una imagen general sólida de la salud de su negocio a nivel de base.

Responsabilidades de la PMO

Gobernancia

Establecer las mejores prácticas para desarrollar programas en una organización. Se centra en los procedimientos al estandarizar las metodologías de PMO necesarias en todos los departamentos.

Comunicación

Cerrar la brecha entre la alta gerencia, los líderes de departamento y los gerentes de proyecto para garantizar que la comunicación y las actualizaciones del estado del proyecto se optimicen puede ser una tarea gigantesca en las grandes organizaciones. Tener esta función de PMO centralizada garantiza que la alta gerencia esté al tanto de qué proyectos están en riesgo y potencialmente resaltar las oportunidades perdidas con la intención de implementar un plan de acción para corregir la trayectoria descendente del proyecto.

Gestión de recursos

La PMO gestiona las interdependencias entre proyectos, minimizando el desperdicio de recursos y los errores, así como el trabajo repetible que ya se realizó. Aprovecha estos aprendizajes y recopila las lecciones aprendidas, poniéndolas a disposición de otros equipos de proyectos para aumentar aún más la optimización y acortar los plazos. Crea sinergia entre los directores de proyectos, lo que garantiza una navegación más fluida en función de los proyectos.

Entrenamiento

La PMO capacita y asesora a los gerentes de proyecto, así como a los líderes de equipo, lo que aumenta el valor del conjunto de habilidades del equipo y al mismo tiempo promueve las mejores prácticas de gestión de proyectos dentro de una organización, dándoles una voz para dirigir el proyecto en la dirección correcta.

Planificación estratégica

La PMO es un actor clave responsable de ayudar a la alta dirección a centrarse en qué proyectos deben eliminarse y cómo priorizar en función de los objetivos estratégicos a largo plazo.

Diferentes tipos de PMO

El lugar que ocupa la PMO en la estructura jerárquica de su empresa dependerá de lo que su empresa quiera lograr en todos sus proyectos y de la alineación necesaria para crear una función única de PMO para administrar las tareas específicas que se deben asignar. Esas tareas, a su vez, se basan en las necesidades de su organización.

Hay diferentes tipos de PMO que las organizaciones pueden considerar.

• PMO empresarial : asegura que los proyectos se alineen con la visión y la estrategia de la organización. Por lo general, las PMO empresariales informan al CEO y tienen la autoridad para tomar decisiones estratégicas y tácticas en todos los proyectos.
• PMO Divisional: Brinda soporte a proyectos para una línea de negocio específica dentro de la organización. Esto incluye la gestión de programas, la formación, la planificación de recursos y la coordinación de proyectos.
• PMO de proyecto: Se establece por la duración de un solo proyecto o programa. Incluye soporte administrativo, control, seguimiento y reporte.
• Centro de excelencia de gestión de proyectos : define los estándares y procedimientos de gestión de proyectos, métodos y herramientas para apoyar a los equipos de proyectos en toda la organización.

¿Su organización necesita una PMO?

Para implementar con éxito las metodologías de PMO, las empresas deben recordar algunos conceptos clave:

1. El rol de la PMO debe estar claramente definido, sin dejar ambigüedad en cuanto a la responsabilidad.
2. En lugar de asignar múltiples roles y responsabilidades de PMO, concéntrese en lo que la organización necesita lograr en objetivos a corto y largo plazo.
3. Se requiere el compromiso de la alta dirección para que todas las partes de la organización acepten una PMO. Sin este mandato, el departamento de PMO es solo otro silo que lucha por establecer su voz en la organización.

Antes de contratar a una PMO, tómese el tiempo para comprender qué es una oficina de gestión de proyectos y cómo puede beneficiar a la organización a largo plazo. A partir de ahí, implemente un plan de acción que proporcione KPI de PMO claros para evaluar los beneficios de una PMO.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas las organizaciones necesitan una PMO, especialmente en las etapas iniciales de hacer negocios. A medida que una empresa madura, la cuestión de si implementar o no una PMO se vuelve cada vez más relevante. Para organizaciones más grandes que tienen múltiples programas operando al mismo tiempo, ciertamente hay un beneficio al invertir en el marco de la PMO, con el objetivo de una comunicación más clara entre las partes interesadas internas y la entrega de los KPI de la PMO. Para comprender mejor cómo el tamaño de la empresa influye en la necesidad de una PMO, echemos un vistazo a algunos datos:

• El 90% de las grandes empresas tienen una PMO
• El 88% de las medianas empresas tienen una PMO
• El 61% de las pequeñas empresas tienen una PMO

En general, el 71% de las empresas tienen una PMO y este número se ha incrementado en diez en la última década.

Hay una tendencia en las organizaciones a iniciar una oficina de gestión de proyectos sin evaluar los riesgos y beneficios por adelantado. Si una PMO se hace mal, puede hacer retroceder a una empresa en términos de entrega de proyectos, pero también crear sentimientos negativos hacia la gestión de proyectos, lo que hace que las partes interesadas se sientan nerviosas por invertir tiempo y dinero para implementar esto nuevamente en una fecha futura.

Según Pulse of the Profession 2017 de PMI, las empresas que alinearon su estructura de PMO empresarial con la estrategia de la alta gerencia tuvieron un 38 % más de proyectos que cumplieron con los objetivos originales que aquellas que no lo hicieron.

Los siguientes beneficios de implementar una PMO abarcan a las empresas, independientemente del sector en el que operen:

• Proporcionar una metodología estandarizada de gestión de proyectos y las mejores prácticas de PMO con beneficios tangibles a largo plazo para una organización.
• Los procesos de comunicación se simplifican en todos los programas, lo que permite una mayor colaboración entre los equipos.
• Los gerentes de proyecto pueden concentrarse en las tareas operativas del día a día. Pueden brindar oportunidades de entrenamiento a los miembros del equipo, mejorando los conjuntos de habilidades donde sea necesario.
• Ofrecer un uso estandarizado de herramientas y software de gestión de proyectos simplifica el traslado de recursos entre proyectos.
• Compartir recursos entre proyectos permitirá que equipos fuertes prosperen.

Evaluación de un marco de PMO

Los fracasos del proyecto son costosos. El año pasado, el Project Management Institute (PMI) informó que la cantidad de dinero perdido por proyectos fallidos fue en promedio de $97 millones por cada $1000 millones.

El mejor lugar para evaluar los objetivos de la PMO de una organización es considerar cómo los equipos trabajan juntos en múltiples sistemas. Concéntrese en el proceso de colaboración tanto dentro de un equipo como en toda la organización y evalúe si las partes interesadas tienen una comprensión profunda de cómo se ejecutan los proyectos y tienen visibilidad del rendimiento del proyecto.

Cuando los equipos trabajan en silos, existe un costo financiero que puede resultar en que una empresa pierda oportunidades. Los silos obstaculizan el crecimiento y la eficiencia en una organización, lo que puede resultar en la duplicación del trabajo producido por diferentes departamentos, así como en equipos desmotivados, desconectados de impulsar resultados y alcanzar sus KPI.

La PMO debe garantizar que todos los equipos utilicen metodologías de gestión de proyectos coherentes y que se utilice un software estandarizado para gestionar todos los proyectos. Las herramientas y el software son excelentes para permitir que sus equipos trabajen de manera eficiente, pero si no se usan correctamente en toda la organización, pueden convertirse en un negocio costoso. Esto puede afectar el uso de la gestión de herramientas desde la seguridad hasta las preocupaciones de cumplimiento.

Otra consideración es que permitir que los equipos de proyecto utilicen diferentes herramientas trae enfoques de trabajo divergentes. Esto puede dificultar la reasignación de recursos donde una organización más los necesita, lo que afecta el costo del proyecto, el tiempo de comercialización y el resultado final.

Algunas organizaciones ven a la alta gerencia tan alejada de las actividades cotidianas que no son conscientes del impacto del riesgo en los proyectos en curso, lo que resulta en un tiempo de entrega deficiente, recursos desperdiciados y exceso de presupuesto.

Las organizaciones se esfuerzan por estar orientadas a los resultados, lo cual es fundamental para sus planes comerciales y el éxito. El marco de la PMO puede ser un activo valioso para identificar áreas de mejora y garantizar que la organización entregue proyectos óptimos a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Está a la altura del éxito en una PMO?

Una encuesta realizada por KPMG encontró que casi el 80 % de las organizaciones calificaron a sus PMO como "moderadamente" a "extremadamente eficaces" para apoyar el cambio dentro de la organización.

Según una encuesta de Gartner, el 70 % de las organizaciones que implementaron una PMO informaron una mejora en las tasas de éxito de los proyectos. Medir el éxito de una PMO permite a la alta gerencia tomar decisiones informadas sobre la mejor fuente para ajustar el resultado de un proyecto.

Una organización primero debe definir y acordar lo que se medirá para lograr el éxito de la PMO. Establezca de tres a cinco KPI que sean realistas para medirlos y realizar un seguimiento. Aquí está la lista de KPI que puede intentar medir:

• El número de proyectos completados contra aquellos que fueron abandonados o incompletos. Concéntrese en aquellos proyectos con participación de PMO frente a aquellos proyectos en los que PMO no brindó información.
• Compare los costos estimados del proyecto con el costo real para el negocio. Esto puede ser un impulsor comercial importante y se puede colocar más peso en este KPI.
• Analice el retorno de la inversión (ROI) en proyectos coordinados por PMO frente a aquellos que no tuvieron participación de PMO. Esto puede validar el marco de la PMO. O resaltará dónde se necesitan cambios en el marco de la PMO.
• Análisis año tras año (YoY) del tiempo que se ha tardado en entregar proyectos del mismo tamaño o nivel de prioridad. Asegúrese de comparar manzanas con manzanas para medir este KPI de manera justa. De lo contrario, el resultado será ineficaz y no ayudará a impulsar las mejoras del proyecto.
• Calcular si los recursos se asignaron adecuadamente a los proyectos. Asegúrese de que el número correcto de recursos esté disponible en un proyecto. Este KPI de PMO evaluará el impacto de los proyectos que se entregan a tiempo.
• Encuesta a los equipos de proyecto sobre el proceso de PMO y su impacto en sus proyectos. ¿Fue útil contar con la participación de la PMO? ¿Proporcionó la PMO entrenamiento y tutoría que mejoraron las habilidades de los equipos de proyecto?

El resultado de medir la PMO debería producir mejoras en las funciones de la PMO en los proyectos que aún están por venir. La evaluación de los KPI de la PMO después de la entrega de cada proyecto garantizará el crecimiento y la sostenibilidad de la PMO.

Conclusión: la PMO es más relevante que nunca

A pesar de que ha habido avances en la entrega de programas utilizando metodologías tanto en cascada como ágiles, se podría pensar más en la entrega de proyectos, incluida la implementación y el lanzamiento de productos. Piense en el objetivo final de sus proyectos y en algunos de los desafíos que enfrenta hoy. La evaluación de estos puntos débiles le permite a su organización adaptar mejor las funciones de la PMO necesarias en la gestión de proyectos. Puede servir mejor a los equipos de gestión y de proyecto en este complejo entorno tecnológico.

Las PMO están en constante evolución con nuevas tecnologías, metodologías y mentalidades de los equipos de proyecto. Al adaptarse al entorno de su empresa, una PMO puede asumir una gama más amplia de funciones y responsabilidades, apoyando proyectos en toda la empresa.

El marco de la PMO del futuro deberá ser flexible para acomodar el crecimiento del programa y alinearse con la estrategia a largo plazo de una organización de una manera más significativa. A medida que las organizaciones enfrentan el desafío de las nuevas necesidades tecnológicas, los entornos de trabajo remotos y la creciente complejidad de los proyectos, los beneficios de la PMO son más convincentes que nunca.