Co to jest PMO? Przewodnik po biurze zarządzania projektami

Opublikowany: 2022-03-11

Według raportu „Stan PMO” firmy PMSolutions odsetek organizacji posiadających biuro zarządzania projektami (PMO) wzrósł z 61 proc. w 2007 r. do 71 proc. w ostatnim czasie (2017 r.).

Firmy konkurują w ciągle zmieniających się drzwiach cyfrowej złożoności. Stwarza to zwiększoną presję na dostarczanie większej liczby projektów przy ograniczonych zasobach, przy jednoczesnym dalszym rozwoju działalności. Wraz z szybką ekspansją cyfrową i ciągłymi zmianami technologii, wykorzenienie stabilnych branż i firm musi utrzymać i zwiększyć swój udział w rynku lub zginąć od miecza.

Równoważenie wielu projektów staje się coraz ważniejsze, ponieważ organizacje doceniają jego wartość w konkurencyjnym otoczeniu, w którym maksymalizacja zasobów i dotrzymanie terminów może być różnicą między zanurzeniem a pływaniem w tym szybko zmieniającym się klimacie.

Zasady zarządzania PMO opierają się na standardowych metodologiach branżowych udokumentowanych w PRINCE2 lub wytycznych PMBOK, które koncentrują się na planowaniu, organizowaniu, zatrudnianiu, wykonywaniu i kontrolowaniu operacji organizacji w celu zapewnienia maksymalnej wydajności przy minimalnych błędach.

Ale czy istnieje jeden rozmiar dla każdego biura zarządzania projektami? Przyjrzyjmy się, czym zajmuje się PMO i czy Twoja organizacja powinna rozważyć takie podejście w zarządzaniu projektami.

Co to jest PMO i dlaczego go potrzebujesz?

PMO odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu projektami na poziomie strategicznym. W przeciwieństwie do zarządzania projektami, które koncentruje się na codziennych czynnościach w zespole projektowym, PMO działa jako struktura dla kierowników projektów, zapewniając metodologie PMO i szablony do zarządzania programami w organizacji. Kontroluje zasoby zarządzania projektami potrzebne do utrzymania i wdrażania projektów. Pomaga również przy użyciu określonych narzędzi PMO, takich jak wykresy Smartsheet, Pert i Gantt, które zapewnią wskazówki i wsparcie innym zespołom w zakresie zarządzania projektami.

Zespoły kierownicze w organizacji zazwyczaj mają inne ważne zadania, na których mogą się skupić w prowadzeniu biznesu i nie mają zdolności ani potencjalnie umiejętności, aby śledzić wszystkie realizowane projekty na wysokim poziomie.

Menedżerowie projektów są zajęci codziennymi działaniami i swoimi zespołami, więc ta otchłań pozostaje bezobsługowa, a nikt nie ustala priorytetów z 30 000 stóp na temat tego, jak dostarczyć wiele projektów, które organizacja musi wykonać w roku podatkowym. Komunikacja jest zachwiana, ponieważ kierownictwo wyższego szczebla nie ma solidnego ogólnego obrazu kondycji swojej firmy na poziomie podstawowym.

Obowiązki PMO

Zarządzanie

Ustalenie najlepszych praktyk dotyczących opracowywania programów w całej organizacji. Koncentruje się na procedurach poprzez standaryzację metodologii PMO potrzebnych w różnych działach.

Komunikacja

Wypełnienie luki między kierownictwem wyższego szczebla, kierownikami działów i kierownikami projektów w celu zapewnienia usprawnienia komunikacji i aktualizacji statusu projektów może być gigantycznym zadaniem w dużych organizacjach. Scentralizowanie tej funkcji PMO zapewnia, że kierownictwo wyższego szczebla jest świadome, jakie projekty są zagrożone i potencjalnie wskazuje stracone szanse z zamiarem wprowadzenia planu działania w celu skorygowania trajektorii w dół projektu.

Zarządzanie zasobami

PMO zarządza współzależnościami między projektami, minimalizując marnotrawstwo zasobów i błędy oraz powtarzalną pracę, która została już wykonana. Wykorzystuje te wnioski i gromadzi zdobyte doświadczenia, udostępniając je innym zespołom projektowym, aby zwiększyć dalszą optymalizację i skrócić terminy. Tworzy synergię pomiędzy kierownikami projektów, zapewniając płynniejsze żeglowanie na podstawie projektu.

Coaching

PMO szkoli i mentoruje kierowników projektów, a także kierowników zespołów, podnosząc wartość zestawu umiejętności zespołu, a także promując najlepsze praktyki zarządzania projektami w organizacji, dając im głos w kierowaniu projektem we właściwym kierunku.

Planowanie strategiczne

PMO jest kluczowym graczem odpowiedzialnym za pomaganie kierownictwu wyższego szczebla w skupieniu się na tym, które projekty należy wyeliminować i jak ustalić priorytety w oparciu o długoterminowe cele strategiczne.

Różne rodzaje PMO

To, gdzie PMO pasuje do struktury hierarchicznej Twojej firmy, będzie zależeć od tego, co Twoja firma chce osiągnąć w wielu projektach, oraz od dostosowania potrzebnego do stworzenia unikalnej funkcji PMO do zarządzania określonymi zadaniami, które muszą zostać przydzielone. Te z kolei są oparte na potrzebach Twojej organizacji.

Istnieją różne rodzaje PMO, które organizacje mogą rozważyć.

Enterprise PMO : zapewnia zgodność projektów z wizją i strategią organizacji. Zazwyczaj korporacyjni PMO podlegają dyrektorowi generalnemu i mają uprawnienia do podejmowania strategicznych i taktycznych decyzji we wszystkich projektach.
Oddziałowy PMO: Zapewnia wsparcie projektów dla określonej linii biznesowej w organizacji. Obejmuje to zarządzanie programem, szkolenia, planowanie zasobów i koordynację projektów.
Projekt PMO: Jest ustalany na czas trwania pojedynczego projektu lub programu. Obejmuje wsparcie administracyjne, kontrolę, monitoring i raportowanie.
Project Management Center of Excellence : definiuje standardy i procedury zarządzania projektami, metody i narzędzia wspierające zespoły projektowe w całej organizacji.

Czy Twoja organizacja potrzebuje PMO?

Aby skutecznie wdrożyć metodologie PMO, firmy muszą pamiętać o kilku kluczowych pojęciach:

Rola PMO musi być jasno określona, nie pozostawiając wątpliwości co do odpowiedzialności.
Zamiast przypisywać wiele ról i obowiązków PMO, skoncentruj się na tym, co organizacja musi osiągnąć zarówno w odniesieniu do celów krótko-, jak i długoterminowych.
Aby PMO zostało zaakceptowane przez wszystkie części organizacji, wymagane jest zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla. Bez tego mandatu dział PMO jest tylko kolejnym silosem walczącym o ugruntowanie swojego głosu w organizacji.

Przed zatrudnieniem PMO poświęć trochę czasu na zrozumienie, czym jest biuro zarządzania projektami i jakie może przynieść organizacji korzyści w dłuższej perspektywie. Stamtąd zaimplementuj plan działania, który zapewnia jasne KPI PMO, aby ocenić korzyści z PMO.

Należy jednak pamiętać, że nie każda organizacja potrzebuje PMO — zwłaszcza na początkowych etapach prowadzenia działalności. W miarę dojrzewania firmy pytanie, czy wprowadzić PMO, czy nie, staje się coraz bardziej istotne. W przypadku większych organizacji, które mają wiele programów działających w tym samym czasie, z pewnością korzyścią jest inwestowanie w ramy PMO, mające na celu bardziej przejrzystą komunikację między wewnętrznymi interesariuszami i dostarczanie wskaźników KPI PMO. Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób wielkość firmy wpływa na zapotrzebowanie na PMO, przyjrzyjmy się niektórym danym:

90% dużych przedsiębiorstw posiada PMO
88% średnich firm ma PMO
61% małych firm posiada PMO

Ogólnie rzecz biorąc, 71% firm posiada PMO, a liczba ta wzrosła o dziesięć w ciągu ostatniej dekady.

Istnieje tendencja do zakładania biura zarządzania projektami bez wcześniejszej oceny ryzyka i korzyści. Jeśli PMO zostanie wykonane źle, może to opóźnić firmę w zakresie realizacji projektu, ale także wywołać negatywne uczucia wobec zarządzania projektami, sprawiając, że interesariusze będą nerwowi zainwestować czas i pieniądze, aby wdrożyć to ponownie w przyszłości.

Według raportu PMI z 2017 r. Pulse of the Profession firmy, które dostosowują swoją strukturę PMO obejmującą całe przedsiębiorstwo do strategii wyższego kierownictwa, miały o 38% więcej projektów, które osiągnęły pierwotne cele niż te, które ich nie spełniły.

Następujące korzyści z wdrożenia PMO obejmują firmy niezależnie od sektora, w którym działają:

Zapewnienie ustandaryzowanej metodologii zarządzania projektami i najlepszych praktyk PMO z wymiernymi, długoterminowymi korzyściami dla organizacji.
Procesy komunikacji zostają uproszczone w różnych programach, umożliwiając zwiększoną współpracę między zespołami.
Kierownicy projektów mogą skoncentrować się na codziennych zadaniach operacyjnych. Mogą zapewnić członkom zespołu możliwości coachingu, poprawiając w razie potrzeby zestawy umiejętności.
Oferowanie ustandaryzowanego wykorzystania narzędzi i oprogramowania do zarządzania projektami sprawia, że przenoszenie zasobów między projektami jest prostsze.
Dzielenie zasobów między projektami pozwoli silnym zespołom na prosperowanie.

Ocena struktury PMO

Awarie projektów są kosztowne. W zeszłym roku Project Management Institute (PMI) podał, że kwota pieniędzy utraconych na nieudane projekty wynosiła średnio 97 milionów dolarów na każdy miliard dolarów.

Najlepszym miejscem do oceny celów PMO organizacji jest rozważenie, w jaki sposób zespoły współpracują ze sobą w wielu systemach. Skoncentruj się na procesie współpracy zarówno w zespole, jak i w całej organizacji i oceń, czy interesariusze dokładnie rozumieją, jak przebiegają projekty i mają wgląd w ich wyniki

Kiedy zespoły pracują w silosach, ponoszą koszty finansowe, które mogą spowodować, że firma straci szanse. Silosy hamują wzrost i wydajność w organizacji, co może skutkować powielaniem pracy wykonywanej przez różne działy, a także zdemotywowanymi zespołami, oderwanymi od osiągania wyników i osiągania wskaźników KPI.

PMO powinno zapewnić, że wszystkie zespoły stosują spójne metodologie zarządzania projektami oraz że do zarządzania wszystkimi projektami używane jest standardowe oprogramowanie. Narzędzia i oprogramowanie są świetne, aby umożliwić Twoim zespołom wydajną pracę, ale jeśli nie są odpowiednio używane w całej organizacji, mogą stać się kosztownym biznesem. Może to mieć wpływ na wykorzystanie narzędzi do zarządzania, od bezpieczeństwa po kwestie zgodności.

Inną kwestią jest to, że umożliwienie zespołom projektowym korzystania z różnych narzędzi powoduje rozbieżne podejścia do pracy. Może to utrudnić realokację zasobów tam, gdzie organizacja najbardziej ich potrzebuje, wpływając na koszt projektu, czas wprowadzania na rynek i wynik finansowy.

Niektóre organizacje postrzegają kierownictwo wyższego szczebla tak bardzo oderwane od codziennych czynności, że nie są świadome wpływu ryzyka na realizowane projekty, co skutkuje skróceniem czasu realizacji, marnowaniem zasobów i przekroczeniem budżetu.

Organizacje starają się być zorientowane na wyniki, co ma kluczowe znaczenie dla ich planów biznesowych i sukcesu. Struktura PMO może być cennym atutem w identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy i zapewnianiu, że organizacja dostarcza optymalne projekty na czas iw ramach budżetu.

Mierzysz sukces w PMO?

Ankieta przeprowadzona przez KPMG wykazała, że prawie 80% organizacji oceniło swoje PMO jako „umiarkowanie” lub „niezwykle skuteczne” we wspieraniu zmian w organizacji.

Według ankiety Gartnera 70% organizacji, które wdrożyły PMO, odnotowało poprawę wskaźników powodzenia projektów. Mierzenie sukcesu PMO pozwala kierownictwu wyższego szczebla na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących najlepszego źródła dostosowania wyniku projektu.

Organizacja musi najpierw zdefiniować i uzgodnić, co będzie mierzone, aby osiągnąć sukces PMO. Ustaw od trzech do pięciu wskaźników KPI, które są realistyczne do ich pomiaru i śledzenia. Oto lista wskaźników KPI, które możesz spróbować zmierzyć:

Liczba projektów ukończonych w porównaniu z tymi, które zostały porzucone lub niekompletne. Skoncentruj się na tych projektach z udziałem PMO w porównaniu z tymi projektami, w których PMO nie wniosło żadnego wkładu.
Porównaj szacunkowe koszty projektu z rzeczywistymi kosztami firmy. Może to być ważny czynnik napędzający biznes, a na ten KPI można położyć większy nacisk.
Przeanalizuj zwrot z inwestycji (ROI) w projektach koordynowanych przez PMO w porównaniu z tymi, które nie były zaangażowane w PMO. Może to zweryfikować strukturę PMO. Lub pokaże, gdzie potrzebne są zmiany w ramach PMO.
Analiza rok do roku (r/r) czasu, jaki zajęło dostarczenie projektów o tej samej wielkości lub poziomie priorytetu. Upewnij się, że porównujesz jabłka z jabłkami, aby rzetelnie zmierzyć ten KPI. Jeśli nie, wyniki będą nieskuteczne i nie pomogą we wprowadzaniu ulepszeń projektu.
Oblicz, czy zasoby zostały odpowiednio przydzielone na projekty. Upewnij się, że w projekcie dostępna była odpowiednia liczba zasobów. Ten PMO KPI oceni wpływ projektów dostarczanych na czas.
Przeprowadź ankietę zespołów projektowych na temat procesu PMO i jego wpływu na ich projekty. Czy zaangażowanie PMO było przydatne? Czy PMO zapewniło coaching i mentoring, które poprawiły umiejętności zespołów projektowych?

Wynik pomiaru PMO powinien przynieść poprawę funkcji PMO w projektach, które mają dopiero nadejść. Ocena wskaźników KPI PMO po każdym zrealizowaniu projektu zapewni rozwój i trwałość PMO.

Wniosek: PMO jest bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej

Mimo postępów w dostarczaniu programów przy użyciu zarówno metodologii kaskadowej, jak i zwinnej, można by bardziej zastanowić się nad realizacją projektów, w tym wdrażaniem i uruchamianiem produktów. Pomyśl o ostatecznym celu swoich projektów i niektórych wyzwaniach, przed którymi stoisz dzisiaj. Ocena tych bolączek umożliwia Twojej organizacji lepsze dopasowanie do funkcji PMO potrzebnych w zarządzaniu projektami. Najlepiej sprawdza się w zarządzaniu i zespołach projektowych w tym złożonym środowisku technologicznym.

PMO nieustannie ewoluują wraz z nowymi technologiami, metodologiami i sposobem myślenia zespołów projektowych. Dostosowując się do środowiska Twojej firmy, PMO może przejąć szerszy zakres funkcji i obowiązków, wspierając projekty w całej firmie.

Ramy PMO przyszłości będą musiały być elastyczne, aby dostosować się do rozwoju programu i w bardziej znaczący sposób dostosować się do długoterminowej strategii organizacji. Ponieważ organizacje stoją przed wyzwaniami związanymi z nowymi potrzebami technologicznymi, zdalnymi środowiskami pracy i rosnącą złożonością projektów, korzyści płynące z PMO są bardziej przekonujące niż kiedykolwiek wcześniej.