PMO Nedir? Proje Yönetim Ofisi Kılavuzu

PMSolutions'ın “PMO'nun Durumu” raporuna göre, proje yönetim ofisi (PMO) bulunan kuruluşların yüzdesi 2007'de yüzde 61'den yakın zamanda yüzde 71'e (2017) yükseldi.

Şirketler, sürekli dönen bir dijital karmaşıklık kapısında rekabet ediyor. Bu, işi büyütmeye devam ederken sınırlı kaynaklarla daha yüksek hacimli projeler sunmak için artan bir baskı yaratır. Hızlı dijital genişleme ve teknolojilerin sürekli bozulmasıyla, istikrarlı endüstrilerin ve şirketlerin köklerinden sökülmesi, pazar paylarını sürdürmeli ve büyütmeli ya da kılıçtan geçirerek ölmelidir.

Kuruluşlar, kaynakları en üst düzeye çıkarmanın ve zaman çizelgelerine ulaşmanın bu hızlı tempolu iklimde batmak veya yüzmek arasındaki fark olabileceği rekabetçi bir ortamda değerini anladıkça, birden fazla projeyi dengelemek giderek daha önemli hale geliyor.

PMO'nun yönetim ilkeleri, PRINCE2'de belgelenen endüstri standardı metodolojilere veya bir organizasyonun minimum hatayla maksimum çıktıyı sağlamak için planlama, organize etme, personel alma, yürütme ve kontrol işlemlerine odaklanan PMBOK yönergelerine dayanmaktadır.

Ancak tüm proje yönetim ofislerine uyan tek bir boyut var mı? Bir PMO'nun ne yaptığını ve kuruluşunuzun projeleri yönetirken bu yaklaşımı dikkate alması gerekip gerekmediğini inceleyelim.

PMO nedir ve Neden Bir PMO'ya İhtiyacınız Var?

PMO, projelerin stratejik düzeyden yönetilmesinde kilit bir rol oynar. Bir proje ekibi içindeki günlük faaliyetlere odaklanan proje yönetiminin aksine, PMO, proje yöneticileri için bir çerçeve görevi görür ve bir organizasyon içindeki programları yönetmek için PMO metodolojileri ve şablonları sağlar. Projeleri sürdürmek ve dağıtmak için gereken proje yönetimi kaynaklarını kontrol eder. Ayrıca, projelerin nasıl yönetileceği konusunda diğer ekiplere rehberlik ve destek sağlayacak Smartsheet, Pert ve Gantt çizelgeleri gibi belirli PMO araçlarına da yardımcı olur.

Bir kuruluştaki liderlik ekiplerinin genellikle işi yürütmeye odaklanmak için başka önemli işleri vardır ve uygulamadaki tüm projeleri yüksek düzeyde takip edecek kapasiteye veya potansiyel olarak becerilere sahip değildirler.

Proje yöneticileri günlük faaliyetleri ve ekipleriyle meşguldür, bu nedenle bu uçurum insansız bırakılır ve hiç kimse bir kuruluşun bir mali yılda tamamlaması gereken birçok projenin nasıl teslim edileceğine 30.000 fitten öncelik vermez. Üst yönetim, taban düzeyinde işlerinin sağlığına ilişkin sağlam bir genel resme sahip olmadığı için iletişim sendeliyor.

PMO Sorumlulukları

Yönetim

Bir kuruluş genelinde programlar geliştirmek için en iyi uygulamaları belirleme. Departmanlar arasında ihtiyaç duyulan PMO metodolojilerini standartlaştırarak prosedürlere odaklanır.

İletişim

İletişimin ve proje durumu güncellemelerinin kolaylaştırılmasını sağlamak için üst yönetim, departman liderleri ve proje yöneticileri arasındaki boşluğu kapatmak, büyük kuruluşlarda devasa bir görev olabilir. Bu PMO işlevinin merkezileştirilmesi, üst yönetimin hangi projelerin risk altında olduğunun farkında olmasını ve projenin aşağı yönlü gidişatını düzeltmek için bir eylem planı uygulamak amacıyla potansiyel olarak kaçırılan fırsatların altını çizmesini sağlar.

Kaynakları yönetme

PMO, projeler arasındaki karşılıklı bağımlılıkları yöneterek kaynak israfını ve hataların yanı sıra halihazırda tamamlanmış olan tekrarlanabilir işleri en aza indirir. Bu öğrenmelerden yararlanır ve öğrenilen dersleri toplayarak daha fazla optimizasyonu artırmak ve zaman çizelgelerini kısaltmak için bunları diğer proje ekiplerinin kullanımına sunar. Proje bazında daha sorunsuz bir seyir sağlayan proje yöneticileri arasında sinerji yaratır.

Antrenörlük

PMO, proje yöneticilerini ve ekip liderlerini eğitir ve onlara rehberlik eder, ekibin beceri setinin değerini artırırken aynı zamanda bir organizasyon içinde proje yönetimi en iyi uygulamalarını teşvik ederek projeyi doğru yönde yönlendirmeleri için onlara ses verir.

Stratejik Planlama

PMO, üst yönetime, hangi projelerin ortadan kaldırılması gerektiğine ve uzun vadeli stratejik hedeflere dayalı olarak nasıl öncelik verilmesi gerektiğine odaklanmada yardımcı olmaktan sorumlu kilit bir oyuncudur.

Farklı PMO Türleri

PMO'nun şirketinizin hiyerarşi yapısına nerede uyduğu, işletmenizin birçok projesinde neyi başarmak istediğine ve atanması gereken belirli görevleri yönetmek için benzersiz bir PMO işlevi oluşturmak için gereken hizalamaya bağlı olacaktır. Bu görevler, sırayla, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına dayanır.

Kuruluşların dikkate alabileceği farklı PMO türleri vardır.

• Kurumsal PMO : Projelerin organizasyon vizyonu ve stratejisi ile uyumlu olmasını sağlar. Tipik olarak kurumsal PMO'lar CEO'ya rapor verir ve tüm projelerde stratejik ve taktik kararlar alma yetkisine sahiptir.
• Bölüm PMO: Organizasyon içindeki belirli bir iş kolu için projelere destek sağlar. Buna program yönetimi, eğitim, kaynak planlaması ve proje koordinasyonu dahildir.
• Proje PMO'su: Bu, tek bir proje veya programın süresi için belirlenir. İdari destek, kontrol, izleme ve raporlamayı içerir.
• Proje Yönetimi Mükemmeliyet Merkezi : Kuruluş genelinde proje ekiplerini desteklemek için proje yönetimi standartlarını ve prosedürlerini, yöntemlerini ve araçlarını tanımlar.

Kuruluşunuzun PMO'ya İhtiyacı Var mı?

PMO metodolojilerini başarılı bir şekilde uygulamak için şirketlerin birkaç temel kavramı hatırlaması gerekir:

1. PMO'nun rolü açıkça tanımlanmalı ve sorumluluk için hiçbir belirsizlik bırakılmamalıdır.
2. Birden fazla PMO rolü ve sorumluluğu atamak yerine, kuruluşun hem kısa hem de uzun vadeli hedeflerde neyi başarması gerektiğine odaklanın.
3. Bir PYO'nun organizasyonun tüm bölümleri tarafından kabul edilebilmesi için üst yönetimin taahhüdü gereklidir. Bu yetki olmadan, PMO departmanı, organizasyonda sesini duyurmak için savaşan bir başka silodan başka bir şey değildir.

Bir PMO'yu işe almadan önce, bir proje yönetim ofisinin ne olduğunu ve uzun vadede kuruluşa nasıl fayda sağlayabileceğini anlamak için zaman ayırın. Oradan, bir PMO'nun faydalarını değerlendirmek için net PMO KPI'ları sağlayan bir eylem planı uygulayın.

Ancak, özellikle iş yapmanın ilk aşamalarında her kuruluşun bir PYO'ya ihtiyacı olmadığını akılda tutmak önemlidir. Bir şirket olgunlaştıkça, bir PMO'nun getirilip getirilmeyeceği sorusu giderek daha alakalı hale geliyor. Aynı anda çalışan birden fazla programı olan daha büyük kuruluşlar için, iç paydaşlar arasında daha net iletişim ve PMO KPI'larının sunulması amacıyla PMO çerçevesine yatırım yapmanın kesinlikle bir faydası vardır. Şirket boyutunun bir PMO ihtiyacını nasıl etkilediğini daha iyi anlamak için, bazı verilere bir göz atalım:

• Büyük işletmelerin %90'ının bir PMO'su var
• Orta ölçekli şirketlerin %88'inin bir PMO'su var
• Küçük şirketlerin %61'inin bir PMO'su var

Genel olarak, şirketlerin %71'inin bir PMO'su var ve bu sayı son on yılda on arttı.

Kuruluşların riskleri ve faydaları önceden değerlendirmeden bir proje yönetim ofisi kurma eğilimi vardır. Bir PMO kötü yapılırsa, proje teslimi açısından bir şirketi geri alabilir, ancak aynı zamanda proje yönetimine karşı olumsuz duygular yaratabilir ve paydaşları ileriki bir tarihte bunu tekrar uygulamak için zaman ve para yatırmak için gergin hale getirebilir.

PMI'nin 2017 Mesleğin Nabzı'na göre, kurumsal çapta PMO yapılarını üst yönetim stratejisiyle uyumlu hale getiren şirketler, orijinal hedeflerine ulaşmayanlara göre %38 daha fazla projeye ulaştı.

Hangi sektörde faaliyet gösterirlerse göstersinler, PMO şirketlerini uygulamanın aşağıdaki faydaları:

• Bir kuruluşa somut, uzun vadeli faydalar sağlayan standartlaştırılmış bir proje yönetimi metodolojisi ve PMO en iyi uygulamaları sağlamak.
• İletişim süreçleri programlar arasında akıcı hale gelir ve ekipler arasında daha fazla işbirliğine izin verir.
• Proje yöneticileri günlük operasyonel görevlere odaklanabilir. Gerektiğinde beceri setlerini geliştirerek ekip üyelerine koçluk fırsatları sağlayabilirler.
• Proje yönetimi araçlarının ve yazılımlarının standartlaştırılmış kullanımı, kaynakları projeler arasında taşımayı kolaylaştırır.
• Kaynakların projeler arasında paylaşılması, güçlü ekiplerin gelişmesine olanak sağlayacaktır.

Bir PMO Çerçevesinin Değerlendirilmesi

Proje başarısızlıkları maliyetlidir. Geçen yıl Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), başarısız projelere kaybedilen para miktarının her 1 milyar dolar için ortalama 97 milyon dolar olduğunu bildirdi.

Bir organizasyonun PMO hedeflerini değerlendirmek için en iyi yer, ekiplerin birden fazla sistemde birlikte nasıl çalıştığını düşünmektir. Hem ekip içinde hem de kuruluş genelinde işbirliği sürecine odaklanın ve paydaşların projelerin nasıl yürüdüğüne dair kapsamlı bir anlayışa sahip olup olmadığını ve proje performansına ilişkin görünürlüğe sahip olup olmadığını değerlendirin.

Ekipler silolarda çalıştığında, bir işletmenin fırsatları kaçırmasına neden olabilecek bir finansal maliyet vardır. Silolar, bir organizasyonda büyümeyi ve verimliliği engeller, bu da farklı departmanlar tarafından üretilen işlerin tekrarlanmasına ve ayrıca motivasyonu kırılmış, sonuçları yönlendirmekten ve KPI'larına ulaşmaktan kopmuş takımlara neden olabilir.

PMO, tüm ekiplerin tutarlı proje yönetimi metodolojileri kullanmasını ve tüm projeleri yönetmek için standartlaştırılmış yazılımın kullanılmasını sağlamalıdır. Araçlar ve yazılımlar, ekiplerinizin verimli çalışmasını sağlamak için harikadır, ancak kuruluş genelinde doğru şekilde kullanılmazsa, maliyetli bir iş haline gelebilir. Bu, güvenlikten uyumluluk endişelerine kadar araçların yönetimini etkileyebilir.

Bir diğer husus, proje ekiplerinin farklı araçlar kullanmasına izin vermenin farklı çalışma yaklaşımlarını beraberinde getirmesidir. Bu, bir kuruluşun onlara en çok ihtiyaç duyduğu kaynakların yeniden tahsis edilmesini engelleyebilir ve projenin maliyetini, pazara sunma süresini ve alt satırı etkileyebilir.

Bazı kuruluşlar, üst yönetimin günlük faaliyetlerden o kadar uzaklaştığını ve uygulamadaki projeler üzerindeki risk etkisinin farkında olmadıklarını, bunun da yetersiz teslim süresine, kaynakların israfına ve bütçenin aşılmasına neden olduğunu düşünüyorlar.

Kuruluşlar, iş planları ve başarıları için kritik olan sonuç odaklı olmaya çalışırlar. PMO çerçevesi, iyileştirilecek alanların belirlenmesinde ve kuruluşun optimum projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmesini sağlamada değerli bir varlık olabilir.

Bir PMO'da Başarıyı mı Ölçüyorsunuz?

KPMG tarafından yapılan bir anket, kuruluşların yaklaşık %80'inin PMO'larını kuruluş içindeki değişimi desteklemede "orta" ila "son derece etkili" olarak derecelendirdiğini buldu.

Bir Gartner anketine göre, PMO uygulayan kuruluşların %70'i proje başarı oranlarında bir iyileşme bildirdi. Bir PMO'nun başarısını ölçmek, üst yönetimin bir projenin sonucunu en iyi kaynağın nasıl ayarlayacağı konusunda bilinçli kararlar vermesini sağlar.

Bir kuruluş, PMO başarısına ulaşmak için öncelikle neyin ölçüleceğini tanımlamalı ve üzerinde anlaşmaya varmalıdır. Bunları ölçmek ve izlemek için gerçekçi olan üç ila beş KPI belirleyin. İşte ölçmeyi deneyebileceğiniz KPI'ların listesi:

• Terk edilmiş veya tamamlanmamış projelere karşı tamamlanan proje sayısı. PMO'nun girdi sağlamadığı projelere karşı PMO katılımı olan projelere odaklanın.
• Tahmini proje maliyetlerini, işin gerçek maliyetiyle karşılaştırın. Bu önemli bir iş faktörü olabilir ve bu KPI'ya daha fazla ağırlık verilebilir.
• PMO katılımı olmayan projelere karşı PMO tarafından koordine edilen projelerde yatırım getirisini (ROI) analiz edin. Bu, PMO çerçevesini doğrulayabilir. Veya PMO çerçevesinde nerelerde değişiklik yapılması gerektiğini vurgulayacaktır.
• Aynı büyüklükteki veya öncelik düzeyindeki projeleri teslim etmek için alınan zamana ilişkin yıllık (Yıllık) analiz. Bu KPI'yı adil bir şekilde ölçmek için elmaları elmalarla karşılaştırdığınızdan emin olun. Aksi takdirde, çıktı etkisiz olacak ve proje iyileştirmelerine yardımcı olmayacaktır.
• Kaynakların projeler için uygun şekilde tahsis edilip edilmediğini hesaplayın. Bir projede doğru sayıda kaynağın mevcut olduğundan emin olun. Bu PMO KPI, zamanında teslim edilen projelerin etkisini değerlendirecektir.
• Proje ekiplerine PMO süreci ve bunun projeleri üzerindeki etkisi hakkında anket yapın. PMO katılımının olması faydalı oldu mu? PMO, proje ekiplerinin becerilerini geliştiren koçluk ve mentorluk sağladı mı?

PMO'nun ölçülmesinin sonucu, gelecek projelerde PMO fonksiyonlarında iyileştirmeler sağlamalıdır. Her proje tesliminden sonra PMO KPI'larını değerlendirmek, PMO'nun büyümesini ve sürdürülebilirliğini sağlayacaktır.

Sonuç: PMO Her zamankinden Daha Alakalı

Hem şelale hem de çevik metodolojileri kullanan program tesliminde ilerlemeler olmasına rağmen, dağıtım ve ürün lansmanları dahil olmak üzere projelerin teslimi etrafında daha fazla düşünülebilir. Projelerinizin nihai hedefini ve bugün karşılaştığınız bazı zorlukları düşünün. Bu sorunlu noktaların değerlendirilmesi, kuruluşunuzun projeleri yönetmede ihtiyaç duyulan PMO işlevlerine daha iyi uyum sağlamasına olanak tanır. Bu karmaşık teknolojik ortamda yönetim ve proje ekiplerine en iyi şekilde hizmet edebilir.

PMO'lar, yeni teknolojiler, metodolojiler ve proje ekiplerinin zihniyetleriyle sürekli olarak gelişmektedir. Bir PMO, şirket ortamınıza uyum sağlayarak, iş genelindeki projeleri destekleyerek daha geniş bir işlev ve sorumluluk yelpazesini üstlenebilir.

Geleceğin PMO çerçevesi, program büyümesine uyum sağlamak ve bir kuruluşun uzun vadeli stratejisiyle daha anlamlı bir şekilde uyum sağlamak için esnek olmalıdır. Kuruluşlar yeni teknoloji ihtiyaçları, uzaktan çalışma ortamları ve artan proje karmaşıklığı ile karşı karşıya kaldıkça, PMO'nun faydaları her zamankinden daha çekici.