Ce este PMO? Un ghid pentru biroul de management de proiect

Potrivit raportului „State of the PMO” al PMSolutions, procentul organizațiilor cu un birou de management de proiect (PMO) a crescut de la 61% în 2007 la 71% mai recent (2017).

Companiile concurează într-o ușă în continuă rotație a complexității digitale. Acest lucru creează o presiune crescută pentru a livra un volum mai mare de proiecte cu resurse limitate, în timp ce crește afacerea. Odată cu expansiunea digitală rapidă și întreruperea constantă a tehnologiilor, industriile și companiile stabile dezrădăcinate trebuie să-și mențină și să-și crească cota de piață sau să moară prin încercarea sabiei.

Echilibrarea mai multor proiecte devine din ce în ce mai importantă, deoarece organizațiile își recunosc valoarea într-un peisaj competitiv, în care maximizarea resurselor și atingerea termenelor pot fi diferența între scufundarea sau înotul în acest climat rapid.

Principiile de management ale PMO se bazează pe metodologii standard din industrie documentate în PRINCE2 sau ghiduri din PMBOK care se concentrează pe planificarea, organizarea, personalul, executarea și controlul operațiunilor unei organizații pentru a asigura rezultate maxime cu erori minime.

Dar există un birou de management de proiect unic? Să examinăm ce face un PMO și dacă organizația dvs. ar trebui să ia în considerare această abordare în gestionarea proiectelor.

Ce este un PMO și de ce aveți nevoie de unul?

PMO joacă un rol cheie în managementul proiectelor de la nivel strategic. Spre deosebire de managementul de proiect, care se concentrează pe activitățile de zi cu zi din cadrul unei echipe de proiect, PMO acționează ca un cadru pentru managerii de proiect, oferind metodologii și șabloane PMO pentru gestionarea programelor în cadrul unei organizații. Acesta controlează resursele de management de proiect necesare pentru întreținerea și implementarea proiectelor. De asemenea, ajută cu instrumente specifice PMO, cum ar fi diagramele Smartsheet, Pert și Gantt, care vor oferi îndrumări și sprijin altor echipe cu privire la modul de gestionare a proiectelor.

Echipele de conducere din cadrul unei organizații au de obicei alte activități importante pe care să se concentreze în conducerea afacerii și nu au capacitatea sau potențial abilitățile de a urmări toate proiectele aflate în desfășurare la un nivel înalt.

Managerii de proiect sunt ocupați cu activitățile lor de zi cu zi și cu echipele lor, așa că acest abis este lăsat fără echipaj, nimeni nu acordă prioritate de la 30.000 de metri cum să livreze numeroasele proiecte pe care o organizație trebuie să le realizeze într-un an fiscal. Comunicarea este eșalonată, deoarece managementul superior nu are o imagine de ansamblu solidă a stării de sănătate a afacerii lor la nivel de bază.

Responsabilități PMO

Guvernare

Stabilirea celor mai bune practici pentru dezvoltarea de programe în cadrul unei organizații. Se concentrează pe proceduri prin standardizarea metodologiilor PMO necesare în cadrul departamentelor.

Comunicare

Reducerea decalajului dintre managementul superior, liderii de departamente și managerii de proiect pentru a se asigura că comunicarea și actualizările stării proiectului sunt simplificate poate fi o sarcină mamut în organizațiile mari. Având această funcție PMO centralizată, managementul superior este conștient de proiectele care sunt în pericol și evidențiază potențial oportunități ratate, cu intenția de a pune în aplicare un plan de acțiune pentru a corecta traiectoria descendentă a proiectului.

Gestionarea resurselor

PMO gestionează interdependența dintre proiecte, minimizând risipa de resurse și erorile, precum și munca repetabilă care a fost deja realizată. Ea valorifică aceste învățături și adună lecțiile învățate, făcându-le disponibile altor echipe de proiect pentru a spori optimizarea în continuare și a scurta termenele. Acesta creează sinergie între managerii de proiect, asigurând o navigare mai lină pe bază de proiect.

Coaching

PMO formează și îndrumă managerii de proiect, precum și liderii de echipă, crescând valoarea setului de abilități ale echipei, promovând totodată cele mai bune practici de management de proiect în cadrul unei organizații, oferindu-le vocea pentru a conduce proiectul în direcția corectă.

Planificare strategica

PMO este un jucător-cheie responsabil pentru a ajuta managementul superior să se concentreze asupra proiectelor care trebuie eliminate și asupra modului de prioritizare pe baza obiectivelor strategice pe termen lung.

Diferite tipuri de PMO

Acolo unde PMO se încadrează în structura ierarhică a companiei dvs. va depinde de ceea ce afacerea dvs. dorește să realizeze în numeroasele sale proiecte și de alinierea necesară pentru a crea o funcție unică PMO pentru a gestiona sarcini specifice care trebuie atribuite. Aceste sarcini, la rândul lor, se bazează pe nevoile organizației dumneavoastră.

Există diferite tipuri de PMO pe care organizațiile le pot lua în considerare.

• Enterprise PMO : Se asigură că proiectele sunt aliniate cu viziunea și strategia organizației. De obicei, PMO-urile întreprinderii raportează CEO-ului și au autoritatea de a lua decizii strategice și tactice pentru toate proiectele.
• PMO divizional: Oferă suport proiectelor pentru o anumită linie de afaceri din cadrul organizației. Aceasta include managementul programului, instruirea, planificarea resurselor și coordonarea proiectelor.
• PMO de proiect: Acesta este stabilit pe durata unui singur proiect sau program. Include suport administrativ, control, monitorizare și raportare.
• Centrul de excelență pentru managementul proiectelor : definește standardele și procedurile de management de proiect, metodele și instrumentele pentru a sprijini echipele de proiect din întreaga organizație.

Organizația dvs. are nevoie de un PMO?

Pentru a implementa cu succes metodologiile PMO, companiile trebuie să-și amintească câteva concepte cheie:

1. Rolul PMO trebuie să fie clar definit, fără a lăsa ambiguitate în ceea ce privește responsabilitatea.
2. În loc să atribuiți mai multe roluri și responsabilități PMO, concentrați-vă pe ceea ce trebuie să realizeze organizația atât pentru obiectivele pe termen scurt, cât și pe termen lung.
3. Angajamentul conducerii superioare este necesar pentru ca un PMO să fie acceptat de toate părțile organizației. Fără acest mandat, departamentul PMO este doar un alt siloz care luptă pentru a-și stabili vocea în organizație.

Înainte de a angaja un PMO, fă-ți timp pentru a înțelege ce este un birou de management de proiect și cum poate beneficia organizația pe termen lung. De acolo, implementați un plan de acțiune care oferă KPI clari pentru PMO pentru a evalua beneficiile unui PMO.

Cu toate acestea, este important să rețineți că nu orice organizație are nevoie de un PMO, mai ales în etapele inițiale ale activității. Pe măsură ce o companie se maturizează, această întrebare dacă să aduci sau nu un PMO devine din ce în ce mai relevantă. Pentru organizațiile mai mari care au mai multe programe care funcționează în același timp, există cu siguranță un avantaj de a investi în cadrul PMO, cu obiectivul unei comunicări mai clare între părțile interesate interne și furnizarea de KPI-uri PMO. Pentru a înțelege în continuare modul în care dimensiunea companiei influențează necesitatea unui PMO, să aruncăm o privire la câteva date:

• 90% dintre întreprinderile mari au un PMO
• 88% dintre companiile mijlocii au un PMO
• 61% dintre companiile mici au un PMO

În general, 71% dintre companii au un PMO și acest număr a crescut cu zece în ultimul deceniu.

Există tendința organizațiilor de a înființa un birou de management de proiect fără a evalua riscurile și beneficiile în avans. Dacă un PMO este realizat prost, poate da o companie înapoi în ceea ce privește livrarea proiectelor, dar poate crea și sentimente negative față de managementul proiectului, făcându-i nervoși pe părțile interesate să investească timp și bani pentru a implementa acest lucru din nou la o dată viitoare.

Potrivit PMI 2017 Pulse of the Profession, companiile care își aliniază structura PMO la nivel de întreprindere la strategia de management superior au avut cu 38% mai multe proiecte care îndeplinesc obiectivele inițiale decât cele care nu au îndeplinit-o.

Următoarele beneficii ale implementării PMO se întind companiilor, indiferent de sectorul în care operează:

• Oferirea unei metodologii standardizate de management de proiect și a celor mai bune practici PMO cu beneficii tangibile pe termen lung unei organizații.
• Procesele de comunicare devin eficientizate între programe, permițând o colaborare sporită între echipe.
• Managerii de proiect se pot concentra pe sarcinile operaționale de zi cu zi. Ele pot oferi oportunități de coaching membrilor echipei, îmbunătățind seturile de abilități acolo unde este necesar.
• Oferirea utilizării standardizate a instrumentelor de management de proiect și a software-ului face mutarea resurselor între proiecte mai simplă.
• Împărțirea resurselor între proiecte va permite echipelor puternice să prospere.

Evaluarea unui cadru PMO

Eșecurile proiectelor sunt costisitoare. Anul trecut, Project Management Institute (PMI) a raportat că suma de bani pierdută în urma proiectelor eșuate a fost în medie de 97 de milioane de dolari pentru fiecare miliard de dolari.

Cel mai bun loc pentru a evalua obiectivele PMO ale unei organizații este să luați în considerare modul în care echipele lucrează împreună pe mai multe sisteme. Concentrați-vă pe procesul de colaborare atât în ​​cadrul unei echipe, cât și în cadrul organizației și evaluați dacă părțile interesate au o înțelegere aprofundată a modului în care se derulează proiectele și au vizibilitate asupra performanței proiectului

Când echipele lucrează în silozuri, există un cost financiar care poate duce la pierderea oportunităților de afaceri. Silozurile împiedică creșterea și eficiența într-o organizație, ceea ce poate duce la dublarea muncii produse de diferite departamente, precum și la echipe demotivate, deconectate de la obținerea rezultatelor și atingerea KPI-urilor lor.

PMO ar trebui să se asigure că toate echipele folosesc metodologii consistente de management al proiectelor și că software-ul standardizat este utilizat pentru a gestiona toate proiectele. Instrumentele și software-ul sunt excelente pentru a permite echipelor dvs. să lucreze eficient, dar dacă nu sunt utilizate corespunzător în întreaga organizație, poate deveni o afacere costisitoare. Acest lucru poate afecta utilizarea instrumentelor de gestionare, de la securitate la probleme de conformitate.

O altă considerație este că permiterea echipelor de proiect să utilizeze instrumente diferite, aduce abordări de lucru divergente. Acest lucru poate împiedica realocarea resurselor acolo unde o organizație are cea mai mare nevoie de ele, impactând costul proiectului, timpul de lansare pe piață și rezultatul final.

Unele organizații văd conducerea superioară atât de îndepărtată de activitățile zilnice, încât nu sunt conștienți de impactul riscului asupra proiectelor aflate în desfășurare, ceea ce duce la timp de livrare slab, risipa de resurse și depășirea bugetului.

Organizațiile se străduiesc să fie orientate către rezultate, ceea ce este esențial pentru planurile lor de afaceri și succes. Cadrul PMO poate fi un atu valoros în identificarea zonelor de îmbunătățire și pentru a se asigura că organizația livrează proiecte optime la timp și în limita bugetului.

Măsurați pentru succes într-un PMO?

Un sondaj realizat de KPMG a constatat că aproape 80% dintre organizații și-au evaluat PMO-urile ca fiind „moderat” până la „extrem de eficiente” în sprijinirea schimbării în cadrul organizației.

Potrivit unui sondaj Gartner, 70% dintre organizațiile care au implementat un PMO au raportat o îmbunătățire a ratei de succes a proiectelor. Măsurarea succesului unui PMO permite managementului superior să ia decizii informate cu privire la cea mai bună sursă de ajustare a rezultatului unui proiect.

O organizație trebuie mai întâi să definească și să convină asupra a ceea ce va fi măsurat pentru a obține succesul PMO. Setați trei până la cinci KPI care sunt realiști pentru a le măsura și urmări. Iată lista de KPI-uri pe care puteți încerca să-i măsurați:

• Numărul de proiecte finalizate față de cele care au fost fie abandonate, fie incomplete. Concentrați-vă pe acele proiecte cu implicarea PMO față de acele proiecte în care PMO nu a furnizat nicio contribuție.
• Comparați costurile estimate ale proiectului cu costul real pentru afacere. Acesta poate fi un motor important de afaceri și se poate pune mai multă pondere pe acest KPI.
• Analizați rentabilitatea investiției (ROI) pentru proiectele coordonate de PMO față de cele care nu au avut implicare PMO. Acest lucru poate valida cadrul PMO. Sau va evidenția unde sunt necesare modificări ale cadrului PMO.
• Analiza an la an (YoY) a timpului necesar pentru livrarea proiectelor de aceeași dimensiune sau nivel de prioritate. Asigurați-vă că comparați mere cu mere pentru a măsura corect acest KPI. Dacă nu, rezultatul va fi ineficient și nu va ajuta la îmbunătățirea proiectului.
• Calculați dacă resursele au fost alocate corespunzător pentru proiecte. Asigurați-vă că numărul corect de resurse a fost disponibil pentru un proiect. Acest KPI PMO va evalua impactul proiectelor livrate la timp.
• Sondajează echipele de proiect despre procesul PMO și impactul acestuia asupra proiectelor lor. A fost util să avem implicarea PMO? PMO a oferit coaching și mentorat care au îmbunătățit abilitățile echipelor de proiect?

Rezultatul măsurării PMO ar trebui să conducă la îmbunătățiri ale funcțiilor PMO în proiectele care urmează să vină. Evaluarea KPI-urilor PMO după fiecare livrare de proiect va asigura creșterea și sustenabilitatea PMO.

Concluzie: PMO este mai relevant decât oricând înainte

Chiar dacă au existat progrese în livrarea programelor folosind atât metodologii cascadă, cât și agile, s-ar putea gândi mai mult la livrarea proiectelor, inclusiv implementarea și lansările de produse. Gândește-te la obiectivul final al proiectelor tale și la unele dintre provocările cu care te confrunți astăzi. Evaluarea acestor puncte critice permite organizației dvs. să adapteze mai bine funcțiile PMO necesare în gestionarea proiectelor. Poate deservi cel mai bine echipele de management și de proiect în acest mediu tehnologic complex.

PMO-urile evoluează constant cu noile tehnologii, metodologii și mentalități ale echipelor de proiect. Prin adaptarea la mediul companiei dvs., un PMO poate prelua o gamă mai largă de funcții și responsabilități, susținând proiecte în întreaga afacere.

Cadrul PMO al viitorului va trebui să fie flexibil pentru a se adapta la creșterea programului și pentru a se alinia cu strategia pe termen lung a unei organizații într-un mod mai semnificativ. Pe măsură ce organizațiile se confruntă cu noi nevoi de tehnologie, medii de lucru la distanță și complexitate în creștere a proiectelor, beneficiile PMO sunt mai convingătoare decât oricând.