什么是 PMO？项目管理办公室指南

已发表: 2022-03-11

根据 PMSolutions 的“PMO 现状”报告，拥有项目管理办公室 (PMO) 的组织比例从 2007 年的 61% 增加到最近（2017 年）的 71%。

公司在数字复杂性不断旋转的门中竞争。这增加了使用有限资源交付更多项目的压力，同时仍在发展业务。随着快节奏的数字化扩张和技术的不断颠覆，根除稳定的行业和公司需要保持和扩大其市场份额，否则将死于剑拔弩张。

平衡多个项目变得越来越重要，因为组织认识到它在竞争环境中的价值，在这种快节奏的环境中，最大限度地利用资源和按时完成可能是沉没或游泳的区别。

PMO 的管理原则基于 PRINCE2 中记录的行业标准方法或 PMBOK 的指导方针，重点关注组织的规划、组织、人员配备、执行和控制操作，以确保最大输出和最小错误。

但是，是否有一个适合所有项目管理办公室的尺寸？让我们来看看 PMO 做什么，以及您的组织是否应该在管理项目时考虑这种方法。

什么是 PMO，为什么需要 PMO？

PMO 在战略层面的项目管理中发挥着关键作用。与专注于项目团队内日常活动的项目管理不同，PMO 充当项目经理的框架，为管理组织内的项目提供 PMO 方法和模板。它控制维护和部署项目所需的项目管理资源。它还协助使用特定的 PMO 工具，例如 Smartsheet、Pert 和甘特图，这些工具将为其他团队提供有关如何管理项目的指导和支持。

组织内的领导团队通常有其他重要的工作要专注于运营业务，并且没有能力或潜在的技能来跟踪所有正在进行的项目。

项目经理忙于他们的日常活动和他们的团队，所以这个深渊是无人值守的，没有人在 30,000 英尺高空优先考虑如何交付组织需要在一个财政年度完成的许多项目。由于高级管理层对基层业务的健康状况没有全面的了解，因此沟通是错开的。

项目办职责

治理

为在整个组织中开发程序设置最佳实践。它通过标准化跨部门所需的 PMO 方法来关注程序。

沟通

弥合高级管理人员、部门主管和项目经理之间的差距，以确保简化沟通和项目状态更新，这在大型组织中可能是一项艰巨的任务。将这一 PMO 职能集中起来可确保高级管理层了解哪些项目存在风险，并可能突出错失的机会，以制定行动计划以纠正项目的下行轨迹。

管理资源

PMO 管理项目之间的相互依赖关系，最大限度地减少资源浪费和错误以及已经完成的可重复工作。它利用这些经验教训并收集经验教训，将其提供给其他项目团队，以进一步优化并缩短时间。它在项目经理之间产生协同作用，确保项目基础上的顺利进行。

辅导

PMO 培训和指导项目经理和团队领导，提高团队技能的价值，同时在组织内推广项目管理最佳实践，让他们有发言权来引导项目朝着正确的方向发展。

策略计划

PMO 是一个关键角色，负责帮助高级管理层关注需要取消的项目以及如何根据长期战略目标确定优先级。

不同类型的 PMO

PMO 适合贵公司层次结构的位置将取决于您的企业希望在其众多项目中实现什么，以及创建独特的 PMO 功能以管理必须分配的特定任务所需的一致性。反过来，这些任务又基于您组织的需求。

组织可以考虑不同类型的 PMO。

企业 PMO ：确保项目符合组织愿景和战略。通常，企业 PMO 向 CEO 汇报，并有权在所有项目中做出战略和战术决策。
部门 PMO：为组织内特定业务线的项目提供支持。这包括项目管理、培训、资源规划和项目协调。
项目 PMO：这是为单个项目或计划的持续时间而建立的。它包括行政支持、控制、监测和报告。
卓越项目管理中心：定义项目管理标准和程序、方法和工具，以支持整个组织的项目团队。

您的组织是否需要 PMO？

为了成功实施 PMO 方法，公司必须记住几个关键概念：

必须明确界定 PMO 的角色，不得对责任产生歧义。
与其分配多个 PMO 角色和职责，不如关注组织需要完成的短期和长期目标。
PMO 要被组织的所有部分接受，需要高级管理层的承诺。如果没有这项任务，PMO 部门只是另一个在组织中建立自己声音的孤岛。

在聘请 PMO 之前，请花时间了解项目管理办公室是什么，以及它如何使组织长期受益。从那里，实施一个行动计划，提供明确的 PMO KPI 来评估 PMO 的好处。

但是，重要的是要记住，并非每个组织都需要 PMO，尤其是在开展业务的初始阶段。随着公司的成熟，是否引入 PMO 的问题变得越来越重要。对于同时运行多个项目的大型组织，投资 PMO 框架肯定有好处，目标是在内部利益相关者之间进行更清晰的沟通并交付 PMO KPI。为了进一步了解公司规模如何影响对 PMO 的需求，让我们看一些数据：

90%的大企业都有PMO
88% 的中型公司拥有 PMO
61% 的小公司拥有 PMO

总体而言，71% 的公司拥有 PMO，而且这个数字在过去十年中增加了 10 个。

组织倾向于在没有预先评估风险和收益的情况下启动项目管理办公室。如果 PMO 做得不好，它可能会使公司在项目交付方面倒退，但也会对项目管理产生负面情绪，使利益相关者紧张地投入时间和金钱在未来再次实施。

根据 PMI 的 2017 年职业脉搏，将其企业范围的 PMO 结构与高级管理战略保持一致的公司比没有实现最初目标的项目多 38%。

实施 PMO 的以下好处跨越公司，无论他们在哪个部门运营：

提供标准化的项目管理方法和 PMO 最佳实践，为组织带来切实的长期利益。
跨项目的沟通流程变得流畅，从而增加了团队之间的协作。
项目经理可以专注于日常运营任务。他们可以为团队成员提供指导机会，在需要时提高技能组合。
提供项目管理工具和软件的标准化使用，使项目之间的资源移动更加简单。
项目之间的资源共享将使强大的团队蓬勃发展。

评估 PMO 框架

项目失败代价高昂。去年，项目管理协会 (PMI) 报告称，每 10 亿美元中，失败项目造成的损失平均为 9700 万美元。

评估组织的 PMO 目标的最佳位置是考虑团队如何跨多个系统协同工作。关注团队内部和整个组织的协作过程，并评估利益相关者是否全面了解项目的运行方式并了解项目绩效

当团队在孤岛中工作时，会产生财务成本，这可能会导致企业错失机会。筒仓阻碍了组织的增长和效率，这可能导致不同部门的工作重复以及团队的士气低落，脱离了推动成果并达到了他们的 KPI。

PMO 应确保所有团队使用一致的项目管理方法，并使用标准化软件来管理所有项目。工具和软件非常适合让您的团队高效工作，但如果在整个组织中使用不当，它可能会成为一项代价高昂的业务。这可能会影响从安全性到合规性问题的工具管理的使用。

另一个考虑是允许项目团队使用不同的工具，带来不同的工作方法。这可能会阻碍在组织最需要的地方重新分配资源，从而影响项目成本、上市时间和底线。

一些组织认为高级管理人员迄今为止远离日常活动，他们没有意识到风险对正在进行的项目的影响，导致交付时间短、资源浪费和超出预算。

组织努力以结果为导向，这对他们的业务计划和成功至关重要。 PMO 框架在确定需要改进的领域并确保组织在预算范围内按时交付最佳项目方面是一项宝贵的资产。

衡量 PMO 的成功？

毕马威的一项调查发现，近 80% 的组织认为其 PMO 在支持组织内部变革方面“中等”到“非常有效”。

根据 Gartner 的一项调查，实施 PMO 的组织中有 70% 报告说项目成功率有所提高。衡量 PMO 的成功使高级管理人员能够就如何以最佳方式调整项目结果做出明智的决策。

组织必须首先定义并商定要衡量的内容以实现 PMO 成功。设置三到五个切实可行的 KPI 来衡量和跟踪它们。以下是您可以尝试衡量的 KPI 列表：

已完成的项目数量与已放弃或未完成的项目数量对比。重点关注 PMO 参与的项目，而不是 PMO 未提供意见的项目。
将估计的项目成本与企业的实际成本进行比较。这可能是一个重要的业务驱动因素，并且可以更加重视此 KPI。
分析由 PMO 协调的项目与没有 PMO 参与的项目的投资回报 (ROI)。这可以验证 PMO 框架。或者它将突出显示需要对 PMO 框架进行更改的地方。
对交付相同规模或优先级项目所用时间的年度同比 (YoY) 分析。确保您将苹果与苹果进行比较，以公平地衡量此 KPI。否则，输出将无效，并且无助于推动项目改进。
计算资源是否为项目适当分配。确保项目中有正确数量的可用资源。此 PMO KPI 将评估按时交付的项目的影响。
调查项目团队关于 PMO 流程及其对其项目的影响。参与 PMO 是否有用？ PMO 是否提供了提高项目团队技能的辅导和指导？

衡量 PMO 的结果应该会改进未来项目中的 PMO 功能。在每个项目交付后评估 PMO KPI 将确保 PMO 的成长和可持续性。

结论：PMO 比以往任何时候都更重要

尽管使用瀑布和敏捷方法在项目交付方面取得了进步，但可以更多地考虑项目交付，包括部署和产品发布。想想你的项目的最终目标和你今天面临的一些挑战。评估这些痛点，使您的组织能够更好地适应管理项目所需的 PMO 职能。在这种复杂的技术环境中，它可以最好地服务于管理和项目团队。

PMO 会随着项目团队的新技术、方法和思维方式不断发展。通过适应您的公司环境，PMO 可以承担更广泛的职能和职责，支持整个企业的项目。

未来的 PMO 框架需要灵活，以适应计划的增长，并以更有意义的方式与组织的长期战略保持一致。随着组织面临新技术需求、远程工作环境和日益增加的项目复杂性的挑战，PMO 的好处比以往任何时候都更加引人注目。

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