PMO란 무엇입니까? 프로젝트 관리 사무소 안내

PMSolutions의 "PMO 현황" 보고서에 따르면 프로젝트 관리 사무소(PMO)가 있는 조직의 비율은 2007년 61%에서 최근(2017년) 71%로 증가했습니다.

기업들은 끊임없이 회전하는 디지털 복잡성의 문에서 경쟁하고 있습니다. 이로 인해 비즈니스를 계속 성장시키면서 한정된 리소스로 더 많은 양의 프로젝트를 제공해야 하는 부담이 커집니다. 빠르게 진행되는 디지털 확장과 기술의 끊임없는 파괴로 인해 안정적인 산업과 기업을 뿌리 뽑고 시장 점유율을 유지 및 성장시키거나 칼싸움에 죽어야 합니다.

조직이 경쟁 환경에서 가치를 인식함에 따라 여러 프로젝트의 균형을 맞추는 것이 점점 더 중요해지고 있습니다. 경쟁 환경에서 리소스를 최대화하고 일정을 맞추는 것이 급변하는 환경에서 싱크 또는 수영의 차이가 될 수 있습니다.

PMO의 관리 원칙은 PRINCE2에 문서화된 산업 표준 방법론 또는 조직의 계획, 조직, 인력 배치, 실행 및 제어 운영에 중점을 둔 PMBOK의 지침을 기반으로 하여 최소한의 오류로 최대 출력을 보장합니다.

그러나 모든 프로젝트 관리 사무실에 맞는 하나의 크기가 있습니까? PMO가 하는 일과 조직에서 프로젝트 관리에 이 접근 방식을 고려해야 하는지 살펴보겠습니다.

PMO란 무엇이며 왜 필요한가요?

PMO는 전략적 수준에서 프로젝트를 관리하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 프로젝트 팀 내의 일상적인 활동에 중점을 두는 프로젝트 관리와 달리 PMO는 프로젝트 관리자를 위한 프레임워크 역할을 하여 조직 내에서 프로그램을 관리하기 위한 PMO 방법론 및 템플릿을 제공합니다. 프로젝트를 유지 관리하고 배포하는 데 필요한 프로젝트 관리 리소스를 제어합니다. 또한 프로젝트 관리 방법에 대한 지침과 지원을 다른 팀에 제공하는 Smartsheet, Pert 및 Gantt 차트와 같은 특정 PMO 도구를 지원합니다.

조직 내의 리더십 팀은 일반적으로 비즈니스를 운영하는 데 집중해야 할 다른 중요한 작업이 있으며 진행 중인 모든 프로젝트를 높은 수준에서 추적할 수 있는 능력이나 잠재적인 기술이 없습니다.

프로젝트 관리자는 일상적인 활동과 팀으로 바쁘기 때문에 30,000피트 상공에서 조직이 회계 연도에 완료해야 하는 많은 프로젝트를 제공하는 방법에 우선순위를 두는 사람이 없는 이 심연은 무인 상태입니다. 고위 경영진이 풀뿌리 수준에서 비즈니스의 건전성에 대한 확고한 전체 그림을 가지고 있지 않기 때문에 의사 소통이 비틀거립니다.

PMO 책임

통치

조직 전체에서 프로그램을 개발하기 위한 모범 사례를 설정합니다. 부서 전반에 걸쳐 필요한 PMO 방법론을 표준화하여 절차에 중점을 둡니다.

의사 소통

커뮤니케이션 및 프로젝트 상태 업데이트가 간소화되도록 고위 경영진, 부서 리더 및 프로젝트 관리자 간의 격차를 해소하는 것은 대규모 조직에서 엄청난 작업이 될 수 있습니다. 이 PMO 기능을 중앙 집중화하면 고위 경영진이 위험에 처한 프로젝트를 인식하고 프로젝트의 하향 궤적을 수정하기 위한 조치 계획을 수립할 의도로 놓친 기회를 잠재적으로 강조할 수 있습니다.

리소스 관리

PMO는 프로젝트 간의 상호 의존성을 관리하여 자원 낭비와 오류는 물론 이미 완료된 반복 가능한 작업을 최소화합니다. 이러한 학습을 ​​활용하고 학습한 교훈을 수집하여 다른 프로젝트 팀에서 사용할 수 있도록 하여 추가 최적화를 높이고 일정을 단축합니다. 프로젝트 관리자 사이에 시너지 효과를 만들어 프로젝트를 보다 원활하게 진행할 수 있습니다.

코칭

PMO는 프로젝트 관리자와 팀 리더를 교육하고 멘토링하여 팀의 기술 가치를 높이는 동시에 조직 내에서 프로젝트 관리 모범 사례를 홍보하여 ​​프로젝트를 올바른 방향으로 이끌 수 있는 목소리를 제공합니다.

전략 기획

PMO는 제거해야 할 프로젝트와 장기적인 전략적 목표를 기반으로 우선 순위를 지정하는 방법에 초점을 맞추는 데 고위 경영진을 돕는 책임이 있는 핵심 역할입니다.

다양한 유형의 PMO

PMO가 회사의 계층 구조에 적합한 위치는 비즈니스가 많은 프로젝트에서 달성하고자 하는 것과 할당되어야 하는 특정 작업을 관리하기 위해 고유한 PMO 기능을 만드는 데 필요한 조정에 따라 달라집니다. 이러한 작업은 차례로 조직의 요구 사항을 기반으로 합니다.

조직에서 고려할 수 있는 다양한 유형의 PMO가 있습니다.

• Enterprise PMO : 프로젝트가 조직의 비전 및 전략과 일치하는지 확인합니다. 일반적으로 기업 PMO는 CEO에게 보고하며 모든 프로젝트에서 전략적 및 전술적 결정을 내릴 수 있는 권한이 있습니다.
• Divisional PMO: 조직 내의 특정 비즈니스 라인에 대한 프로젝트를 지원합니다. 여기에는 프로그램 관리, 교육, 자원 계획 및 프로젝트 조정이 포함됩니다.
• 프로젝트 PMO: 단일 프로젝트 또는 프로그램 기간 동안 설정됩니다. 여기에는 관리 지원, 제어, 모니터링 및 보고가 포함됩니다.
• Project Management Center of Excellence : 조직 전체의 프로젝트 팀을 지원하기 위한 프로젝트 관리 표준 및 절차, 방법 및 도구를 정의합니다.

조직에 PMO가 필요합니까?

PMO 방법론을 성공적으로 구현하기 위해 기업은 몇 가지 핵심 개념을 기억해야 합니다.

1. PMO의 역할은 명확하게 정의되어야 하며 책임에 대한 모호함이 없어야 합니다.
2. 여러 PMO 역할과 책임을 할당하는 대신 조직이 장단기 목표 모두에서 달성해야 하는 것에 집중하십시오.
3. 조직의 모든 부분에서 PMO를 수락하려면 고위 경영진의 약속이 필요합니다. 이 권한이 없다면 PMO 부서는 조직 내에서 목소리를 높이기 위해 싸우는 또 다른 사일로에 불과합니다.

PMO를 고용하기 전에 시간을 내어 프로젝트 관리 사무실이 무엇이며 장기적으로 조직에 어떤 이점이 있는지 이해하십시오. 거기에서 PMO의 이점을 평가하기 위해 명확한 PMO KPI를 제공하는 실행 계획을 구현합니다.

그러나 모든 조직, 특히 사업 초기 단계에서 PMO가 필요한 것은 아니라는 점을 명심하는 것이 중요합니다. 회사가 성숙해짐에 따라 PMO를 도입할지 여부에 대한 이 질문은 점점 더 중요해집니다. 동시에 여러 프로그램을 운영하는 대규모 조직의 경우 내부 이해 관계자 간의 보다 명확한 의사 소통 및 PMO KPI 제공을 목표로 PMO 프레임워크에 투자하면 확실히 이점이 있습니다. 회사 규모가 PMO의 필요성에 어떤 영향을 미치는지 더 자세히 이해하기 위해 몇 가지 데이터를 살펴보겠습니다.

• 대기업의 90%는 PMO를 보유하고 있습니다.
• 중견기업의 88%가 PMO를 보유하고 있습니다.
• 소규모 회사의 61%는 PMO를 보유하고 있습니다.

전반적으로 기업의 71%가 PMO를 보유하고 있으며 이 숫자는 지난 10년 동안 10배 증가했습니다.

조직에서는 위험과 이점을 사전에 평가하지 않고 프로젝트 관리 사무실을 시작하는 경향이 있습니다. PMO가 제대로 수행되지 않으면 프로젝트 제공 측면에서 회사를 퇴보시킬 수 있지만 프로젝트 관리에 대한 부정적인 감정을 유발할 수 있으므로 이해 관계자는 미래에 이를 다시 구현하기 위해 시간과 돈을 투자하는 것을 긴장하게 됩니다.

PMI의 2017 Pulse of the Profession에 따르면 전사적 PMO 구조를 고위 관리 전략에 맞추는 회사는 그렇지 않은 회사보다 원래 목표를 달성한 프로젝트가 38% 더 많았습니다.

PMO를 구현하면 회사가 운영하는 부문에 관계없이 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 조직에 가시적이고 장기적인 이점이 있는 표준화된 프로젝트 관리 방법론 및 PMO 모범 사례를 제공합니다.
• 커뮤니케이션 프로세스가 프로그램 전반에 걸쳐 간소화되어 팀 간의 협업이 증가합니다.
• 프로젝트 관리자는 일상적인 운영 작업에 집중할 수 있습니다. 그들은 팀 구성원에게 코칭 기회를 제공하여 필요한 경우 기술 세트를 향상시킬 수 있습니다.
• 프로젝트 관리 도구 및 소프트웨어의 표준화된 사용을 제공하면 프로젝트 간에 리소스를 더 쉽게 이동할 수 있습니다.
• 프로젝트 간에 리소스를 공유하면 강력한 팀이 번영할 수 있습니다.

PMO 프레임워크 평가

프로젝트 실패는 비용이 많이 듭니다. 작년에 PMI(Project Management Institute)는 실패한 프로젝트로 인해 손실된 금액이 10억 달러당 평균 9,700만 달러라고 보고했습니다.

조직의 PMO 목표를 평가하는 가장 좋은 방법은 여러 시스템에서 팀이 함께 작업하는 방법을 고려하는 것입니다. 팀 내 및 조직 전체의 협업 프로세스에 초점을 맞추고 이해 관계자가 프로젝트 실행 방식을 철저히 이해하고 프로젝트 성과에 대한 가시성을 갖고 있는지 평가합니다.

팀이 사일로에서 작업할 때 비즈니스 기회를 놓치는 결과를 초래할 수 있는 재정적 비용이 있습니다. 사일로는 조직의 성장과 효율성을 저해합니다. 결과적으로 다른 부서와 의욕이 저하된 팀에서 생성한 작업이 중복되어 결과를 이끌어내고 KPI를 달성하는 데 방해가 될 수 있습니다.

PMO는 모든 팀이 일관된 프로젝트 관리 방법론을 사용하고 표준화된 소프트웨어를 사용하여 모든 프로젝트를 관리하도록 해야 합니다. 도구와 소프트웨어는 팀이 효율적으로 작업할 수 있도록 해주지만 조직 전체에서 적절하게 사용되지 않으면 비용이 많이 드는 비즈니스가 될 수 있습니다. 이는 보안에서 규정 준수 문제에 이르기까지 도구 관리 사용에 영향을 미칠 수 있습니다.

또 다른 고려 사항은 프로젝트 팀이 다른 도구를 사용하도록 허용하면 다양한 작업 접근 방식이 제공된다는 것입니다. 이는 조직이 가장 필요로 하는 리소스의 재할당을 방해하여 프로젝트 비용, 출시 시간 및 수익에 영향을 줄 수 있습니다.

일부 조직에서는 고위 경영진이 일상적인 활동에서 멀리 떨어져 있어 진행 중인 프로젝트에 대한 위험 영향을 인식하지 못하여 납품 시간이 단축되고 리소스가 낭비되고 예산 초과가 발생합니다.

조직은 비즈니스 계획과 성공에 중요한 결과 지향적이 되기 위해 노력합니다. PMO 프레임워크는 개선이 필요한 영역을 식별하고 조직이 예산 범위 내에서 최적의 프로젝트를 제시간에 제공할 수 있도록 하는 귀중한 자산이 될 수 있습니다.

PMO에서 성공을 측정하시겠습니까?

KPMG의 설문 조사에 따르면 조직의 거의 80%가 PMO가 조직 내 변화를 지원하는 데 "보통"에서 "매우 효과적"이라고 평가했습니다.

Gartner 설문 조사에 따르면 PMO를 구현한 조직의 70%가 프로젝트 성공률이 개선되었다고 보고했습니다. PMO의 성공을 측정하면 고위 경영진이 프로젝트 결과를 조정하는 가장 좋은 방법에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

조직은 먼저 PMO 성공을 달성하기 위해 측정할 대상을 정의하고 동의해야 합니다. 측정하고 추적할 수 있는 현실적인 KPI를 3~5개 설정합니다. 다음은 측정할 수 있는 KPI 목록입니다.

• 포기하거나 불완전한 프로젝트에 대해 완료된 프로젝트 수입니다. PMO가 입력을 제공하지 않은 프로젝트에 대해 PMO가 관여하는 프로젝트에 중점을 둡니다.
• 예상 프로젝트 비용과 실제 비즈니스 비용을 비교합니다. 이것은 중요한 비즈니스 동인이 될 수 있으며 이 KPI에 더 많은 비중을 둘 수 있습니다.
• PMO가 참여하지 않은 프로젝트에 대해 PMO가 조정한 프로젝트에 대한 투자 수익(ROI)을 분석합니다. 이것은 PMO 프레임워크를 검증할 수 있습니다. 또는 PMO 프레임워크에 대한 변경이 필요한 부분을 강조 표시합니다.
• 동일한 규모 또는 우선순위 수준의 프로젝트를 제공하는 데 걸린 시간에 대한 연도별(YoY) 분석입니다. 이 KPI를 공정하게 측정하려면 사과와 사과를 비교해야 합니다. 그렇지 않으면 출력이 비효율적이며 프로젝트 개선을 추진하는 데 도움이 되지 않습니다.
• 프로젝트에 리소스가 적절하게 할당되었는지 계산합니다. 프로젝트에서 적절한 수의 리소스를 사용할 수 있는지 확인합니다. 이 PMO KPI는 적시에 제공되는 프로젝트의 영향을 평가합니다.
• PMO 프로세스와 프로젝트에 미치는 영향에 대해 프로젝트 팀을 조사하십시오. PMO 참여가 유용했습니까? PMO는 프로젝트 팀의 기술을 향상시키는 코칭과 멘토링을 제공했습니까?

PMO를 측정한 결과는 앞으로 진행될 프로젝트에서 PMO 기능이 개선될 것입니다. 각 프로젝트 납품 후 PMO KPI를 평가하면 PMO의 성장과 지속 가능성이 보장됩니다.

결론: PMO는 그 어느 때보다 관련성이 높습니다.

폭포수 방식과 애자일 방법론을 모두 사용하여 프로그램 제공에 발전이 있었지만 배포 및 제품 출시를 포함한 프로젝트 제공에 대해 더 많은 생각을 할 수 있습니다. 프로젝트의 최종 목표와 오늘날 직면하고 있는 몇 가지 문제에 대해 생각해 보십시오. 이러한 문제점을 평가하면 조직에서 프로젝트 관리에 필요한 PMO 기능에 더 잘 맞도록 조정할 수 있습니다. 이 복잡한 기술 환경에서 관리 및 프로젝트 팀에 가장 적합한 서비스를 제공할 수 있습니다.

PMO는 프로젝트 팀의 새로운 기술, 방법론 및 사고 방식으로 끊임없이 진화하고 있습니다. 회사 환경에 적응함으로써 PMO는 비즈니스 전반에 걸쳐 프로젝트를 지원하는 더 넓은 범위의 기능과 책임을 맡을 수 있습니다.

미래의 PMO 프레임워크는 프로그램 성장을 수용하고 보다 의미 있는 방식으로 조직의 장기 전략과 일치하도록 유연해야 합니다. 조직이 새로운 기술 요구 사항, 원격 작업 환경 및 증가하는 프로젝트 복잡성으로 인해 어려움을 겪으면서 PMO의 이점은 그 어느 때보다 강력합니다.