ما هو مكتب إدارة المشاريع؟ دليل لمكتب إدارة المشاريع

وفقًا لتقرير "حالة مكتب إدارة المشاريع" PMSolutions ، ارتفعت النسبة المئوية للمنظمات التي لديها مكتب لإدارة المشاريع (PMO) من 61 بالمائة في عام 2007 إلى 71 بالمائة مؤخرًا (2017).

تتنافس الشركات في باب دائم التعقيد الرقمي. يؤدي هذا إلى زيادة الضغط لتقديم حجم أكبر من المشاريع بموارد محدودة ، مع استمرار نمو الأعمال. مع التوسع الرقمي سريع الخطى والاضطراب المستمر للتقنيات ، تحتاج الصناعات والشركات المستقرة إلى الحفاظ على حصتها في السوق وتنميتها أو الموت بالسيف.

أصبحت الموازنة بين مشاريع متعددة ذات أهمية متزايدة ، حيث تدرك المنظمات قيمتها في مشهد تنافسي ، حيث يمكن أن يكون تعظيم الموارد وضرب الجداول الزمنية هو الفرق بين الغرق أو السباحة في هذا المناخ سريع الخطى.

تستند مبادئ إدارة مكتب إدارة المشاريع (PMO) إلى منهجيات متوافقة مع معايير الصناعة موثقة في PRINCE2 أو إرشادات من PMBOK تركز على التخطيط والتنظيم والتوظيف والتنفيذ والتحكم في عمليات المنظمة لضمان أقصى قدر من المخرجات مع الحد الأدنى من الأخطاء.

ولكن هل يوجد حجم واحد يناسب جميع مكاتب إدارة المشاريع؟ دعنا نفحص ما يفعله مكتب إدارة المشاريع وما إذا كان يجب على مؤسستك النظر في هذا النهج في إدارة المشاريع.

ما هو مكتب إدارة المشاريع ولماذا تحتاج واحد؟

يلعب مكتب إدارة المشاريع (PMO) دورًا رئيسيًا في إدارة المشاريع من المستوى الاستراتيجي. على عكس إدارة المشاريع ، التي تركز على الأنشطة اليومية ضمن فريق المشروع ، يعمل مكتب إدارة المشاريع كإطار عمل لمديري المشاريع ، حيث يوفر منهجيات وقوالب مكتب إدارة المشاريع لإدارة البرامج داخل المؤسسة. يتحكم في موارد إدارة المشروع اللازمة لصيانة ونشر المشاريع. كما أنه يساعد في أدوات PMO المحددة مثل مخططات Smartsheet و Pert و Gantt التي ستوفر التوجيه والدعم للفرق الأخرى حول كيفية إدارة المشاريع.

عادةً ما يكون لدى فرق القيادة داخل المؤسسة عمل مهم آخر للتركيز عليه في إدارة الأعمال وليس لديها القدرة أو المهارات المحتملة لتتبع جميع المشاريع قيد التشغيل على مستوى عالٍ.

ينشغل مديرو المشاريع بأنشطتهم اليومية وفرقهم ، لذلك تُترك هذه الهاوية بدون طيار ، مع عدم إعطاء أحد الأولوية من 30000 قدم حول كيفية تنفيذ العديد من المشاريع التي تحتاج المنظمة لإنجازها في السنة المالية. الاتصالات متداخلة حيث أن الإدارة العليا ليس لديها صورة شاملة صلبة لصحة أعمالهم على المستوى الشعبي.

مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع

الحكم

تحديد أفضل الممارسات لتطوير البرامج عبر المؤسسة. يركز على الإجراءات من خلال توحيد منهجيات PMO اللازمة عبر الإدارات.

تواصل

قد يكون سد الفجوة بين الإدارة العليا وقيادة الأقسام ومديري المشاريع لضمان تبسيط الاتصالات وتحديثات حالة المشروع مهمة ضخمة في المؤسسات الكبيرة. يضمن وجود وظيفة PMO هذه مركزية الإدارة العليا على دراية بالمشاريع المعرضة للخطر ومن المحتمل أن تسلط الضوء على الفرص الضائعة بقصد وضع خطة عمل في مكانها الصحيح لتصحيح المسار التنازلي للمشروع.

إدارة الموارد

يدير مكتب إدارة المشاريع (PMO) الترابط بين المشاريع ، مما يقلل من إهدار الموارد والأخطاء بالإضافة إلى العمل القابل للتكرار الذي تم إنجازه بالفعل. إنه يستفيد من هذه الدروس المستفادة ويجمع الدروس المستفادة ، مما يجعلها متاحة لفرق المشروع الأخرى لزيادة التحسين وتقصير الجداول الزمنية. إنه يخلق تآزرًا بين مديري المشاريع لضمان إبحار أكثر سلاسة على أساس المشروع.

التدريب

يقوم مكتب إدارة المشاريع PMO بتدريب مديري المشاريع وتوجيههم بالإضافة إلى قادة الفريق ، مما يزيد من قيمة مجموعة مهارات الفريق مع تعزيز أفضل ممارسات إدارة المشروع داخل المنظمة ، ومنحهم صوتًا لتوجيه المشروع في الاتجاه الصحيح.

تخطيط استراتيجي

يعتبر مكتب إدارة المشاريع (PMO) لاعبًا رئيسيًا مسؤولاً عن مساعدة الإدارة العليا في التركيز على المشاريع التي يجب التخلص منها وكيفية تحديد الأولويات بناءً على الأهداف الإستراتيجية طويلة المدى.

أنواع مختلفة من PMOs

حيث يتناسب مكتب إدارة المشاريع (PMO) مع هيكل التسلسل الهرمي لشركتك ، سيعتمد على ما يريد عملك تحقيقه عبر العديد من مشاريعه والمواءمة اللازمة لإنشاء وظيفة مكتب إدارة مشاريع فريدة لإدارة المهام المحددة التي يجب تعيينها. هذه المهام ، بدورها ، تستند إلى احتياجات مؤسستك.

هناك أنواع مختلفة من PMOs التي يمكن للمنظمات النظر فيها.

• Enterprise PMO : يضمن أن المشاريع تتوافق مع رؤية المنظمة واستراتيجيتها. عادة ما تقدم PMOs للمؤسسة تقاريرها إلى الرئيس التنفيذي ولديها السلطة لاتخاذ قرارات استراتيجية وتكتيكية في جميع المشاريع.
• PMO الأقسام: يوفر الدعم للمشاريع لخط عمل معين داخل المنظمة. وهذا يشمل إدارة البرنامج والتدريب وتخطيط الموارد وتنسيق المشروع.
• Project PMO: تم تأسيس هذا لمدة مشروع أو برنامج واحد. ويشمل الدعم الإداري والرقابة والمراقبة وإعداد التقارير.
• مركز التميز في إدارة المشاريع : يحدد معايير إدارة المشاريع وإجراءاتها وطرقها وأدواتها لدعم فرق المشروع عبر المؤسسة.

هل تحتاج مؤسستك إلى مكتب إدارة مشاريع؟

لتنفيذ منهجيات PMO بنجاح ، يجب على الشركات تذكر بعض المفاهيم الأساسية:

1. يجب تحديد دور مكتب إدارة المشروع بوضوح ، وعدم ترك أي غموض في المسؤولية.
2. بدلاً من تعيين عدة أدوار ومسؤوليات مكتب إدارة المشاريع ، ركز على ما تحتاجه المنظمة لإنجازه عبر الأهداف القصيرة والطويلة الأجل.
3. التزام الإدارة العليا مطلوب لقبول مكتب إدارة المشاريع من قبل جميع أجزاء المنظمة. بدون هذا التفويض ، فإن قسم PMO هو مجرد صومعة أخرى تقاتل لتأسيس صوتها في المنظمة.

قبل التعاقد مع مكتب إدارة مشاريع ، خذ الوقت الكافي لفهم ماهية مكتب إدارة المشروع ، وكيف يمكن أن يفيد المنظمة على المدى الطويل. من هناك ، قم بتنفيذ خطة عمل توفر مؤشرات أداء رئيسية واضحة PMO لتقييم فوائد PMO.

ومع ذلك ، من المهم أن تضع في اعتبارك أنه لا تحتاج كل منظمة إلى مكتب إدارة مشاريع - خاصة في المراحل الأولى من ممارسة الأعمال التجارية. مع نضوج الشركة ، يصبح هذا السؤال حول ما إذا كان يجب إحضار مكتب إدارة المشاريع أم لا أكثر أهمية. بالنسبة للمؤسسات الأكبر التي لديها برامج متعددة تعمل في نفس الوقت ، هناك بالتأكيد فائدة للاستثمار في إطار عمل PMO ، بهدف التواصل بشكل أوضح بين أصحاب المصلحة الداخليين وتقديم مؤشرات الأداء الرئيسية PMO. لفهم كيفية تأثير حجم الشركة على الحاجة إلى مكتب إدارة المشاريع ، دعنا نلقي نظرة على بعض البيانات:

• 90٪ من الشركات الكبيرة لديها PMO
• 88٪ من الشركات متوسطة الحجم لديها مكتب إدارة مشروعات
• 61٪ من الشركات الصغيرة لديها PMO

بشكل عام ، لدى 71٪ من الشركات مكتب إدارة مشاريع وقد زاد هذا الرقم بمقدار عشرة في العقد الماضي.

هناك ميل للمنظمات لبدء مكتب إدارة المشاريع دون تقييم المخاطر والفوائد مقدمًا. إذا تم تنفيذ PMO بشكل سيئ ، فيمكنه إعادة الشركة من حيث تسليم المشروع ولكن أيضًا خلق مشاعر سلبية تجاه إدارة المشروع ، مما يجعل أصحاب المصلحة متوترين لاستثمار الوقت والمال لتنفيذ ذلك مرة أخرى في تاريخ مستقبلي.

وفقًا لـ Pulse of the Profession الصادر عن PMI لعام 2017 ، فإن الشركات التي تعمل على مواءمة هيكل PMO على مستوى المؤسسة مع استراتيجية الإدارة العليا لديها 38 ٪ من المشاريع التي تلبي الأهداف الأصلية مقارنة بتلك التي لم تحققها.

الفوائد التالية لتنفيذ شركات PMO span بغض النظر عن القطاع الذي تعمل فيه:

• توفير منهجية موحدة لإدارة المشاريع وأفضل ممارسات PMO مع فوائد ملموسة وطويلة الأجل للمؤسسة.
• تصبح عمليات الاتصال مبسطة عبر البرامج ، مما يسمح بزيادة التعاون بين الفرق.
• يمكن لمديري المشاريع التركيز على المهام التشغيلية اليومية. يمكنهم توفير فرص التدريب لأعضاء الفريق ، وتحسين مجموعات المهارات عند الحاجة.
• إن تقديم استخدام موحد لأدوات وبرامج إدارة المشاريع يجعل نقل الموارد بين المشاريع أكثر بساطة.
• سيسمح تقاسم الموارد بين المشاريع للفرق القوية بالازدهار.

تقييم إطار عمل مكتب إدارة المشاريع

فشل المشروع مكلف. أفاد معهد إدارة المشاريع (PMI) العام الماضي أن مبلغ الأموال المفقودة في المشاريع الفاشلة كان في المتوسط ​​97 مليون دولار لكل 1 مليار دولار.

أفضل مكان لتقييم أهداف PMO الخاصة بالمؤسسة هو النظر في كيفية عمل الفرق معًا عبر أنظمة متعددة. ركز على عملية التعاون داخل الفريق وعبر المؤسسة وتقييم ما إذا كان أصحاب المصلحة لديهم فهم شامل لكيفية تشغيل المشاريع ولديهم رؤية لأداء المشروع

عندما تعمل الفرق في عزلة ، هناك تكلفة مالية قد تؤدي إلى فقدان الأعمال للفرص. تعيق الصوامع النمو والكفاءة في المؤسسة ، مما قد يؤدي إلى ازدواجية العمل الذي تنتجه الإدارات المختلفة وكذلك الفرق المحبطة ، والابتعاد عن قيادة النتائج وضرب مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم.

يجب أن يتأكد مكتب إدارة المشاريع (PMO) من أن جميع الفرق تستخدم منهجيات متسقة لإدارة المشاريع وأن البرامج الموحدة تستخدم لإدارة جميع المشاريع. الأدوات والبرامج رائعة لتمكين فرقك من العمل بكفاءة ، ولكن إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح عبر المؤسسة ، فقد تصبح عملاً مكلفًا. يمكن أن يؤثر ذلك على استخدام إدارة الأدوات من الأمان إلى مخاوف الامتثال.

هناك اعتبار آخر وهو أن السماح لفرق المشروع باستخدام أدوات مختلفة يجلب مناهج عمل مختلفة. يمكن أن يعيق ذلك إعادة تخصيص الموارد حيث تحتاجها المنظمة بشدة ، مما يؤثر على تكلفة المشروع ووقت التسويق والنتيجة النهائية.

ترى بعض المنظمات أن الإدارة العليا بعيدة حتى الآن عن الأنشطة اليومية ، وأنهم غير مدركين لتأثير المخاطر على المشاريع قيد التشغيل ، مما يؤدي إلى ضعف وقت التسليم ، وإهدار الموارد ، وزيادة الميزانية.

تسعى المنظمات جاهدة لتكون موجهة نحو النتائج ، وهو أمر بالغ الأهمية لخطط أعمالها ونجاحها. يمكن أن يكون إطار عمل PMO أحد الأصول القيمة في تحديد مجالات التحسين والتأكد من أن المنظمة تقدم المشاريع المثلى في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

قياس النجاح في مكتب إدارة المشاريع؟

وجدت دراسة استقصائية أجرتها KPMG أن ما يقرب من 80 ٪ من المنظمات صنفت PMOs الخاصة بهم على أنها "متوسطة" إلى "فعالة للغاية" في دعم التغيير داخل المنظمة.

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة Gartner ، أفادت 70٪ من المؤسسات التي نفذت مكتب إدارة المشاريع (PMO) بحدوث تحسن في معدلات نجاح المشروع. يتيح قياس نجاح مكتب إدارة المشاريع (PMO) للإدارة العليا اتخاذ قرارات مستنيرة حول أفضل مصدر لتعديل نتائج المشروع.

يجب على المنظمة أولاً تحديد والاتفاق على ما سيتم قياسه لتحقيق نجاح مكتب إدارة المشاريع. قم بتعيين ثلاثة إلى خمسة مؤشرات أداء رئيسية واقعية لقياسها وتتبعها. فيما يلي قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك محاولة قياسها:

• عدد المشاريع المنجزة مقابل تلك التي تم التخلي عنها أو غير المكتملة. ركز على تلك المشاريع مع مشاركة مكتب إدارة المشاريع (PMO) مقابل تلك المشاريع التي لم يقدم فيها مكتب إدارة المشاريع (PMO) أي مدخلات.
• قارن تكاليف المشروع المقدرة بالتكلفة الفعلية للأعمال. يمكن أن يكون هذا محركًا تجاريًا مهمًا ويمكن إعطاء وزن أكبر لمؤشر الأداء الرئيسي هذا.
• تحليل عائد الاستثمار (ROI) على المشاريع المنسقة من قبل PMO مقابل تلك التي لم يكن لها تدخل PMO. هذا يمكن التحقق من صحة إطار عمل PMO. أو سوف يسلط الضوء على المكان الذي يلزم إجراء تغييرات على إطار عمل PMO.
• التحليل على أساس سنوي في الوقت الذي يستغرقه تسليم المشاريع من نفس الحجم أو مستوى الأولوية. تأكد من مقارنة التفاح بالتفاح لقياس مؤشر الأداء الرئيسي هذا بشكل عادل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيكون الناتج غير فعال ولن يساعد في دفع تحسينات المشروع.
• احسب ما إذا كانت الموارد قد تم تخصيصها بشكل مناسب للمشاريع. تأكد من توفر العدد الصحيح من الموارد في المشروع. سيقوم PMO KPI بتقييم تأثير المشاريع التي يتم تسليمها في الوقت المحدد.
• استطلاع رأي فرق المشروع حول عملية مكتب إدارة المشاريع وتأثيرها على مشاريعهم. هل كان من المفيد وجود مشاركة مكتب إدارة المشاريع؟ هل قدم مكتب إدارة المشاريع تدريبًا وتوجيهًا أدى إلى تحسين مهارات فرق المشروع؟

يجب أن تؤدي نتيجة قياس PMO إلى تحسينات على وظائف PMO في المشاريع التي لا تزال قادمة. تقييم PMO KPIs بعد تسليم كل مشروع سيضمن نمو واستدامة PMO.

الخلاصة: مكتب إدارة المشاريع أكثر أهمية من أي وقت مضى

على الرغم من حدوث تقدم في تقديم البرامج باستخدام كل من منهجيات الشلال والمرونة ، يمكن وضع المزيد من التفكير حول تسليم المشاريع بما في ذلك النشر وإطلاق المنتجات. فكر في الهدف النهائي لمشاريعك وبعض التحديات التي تواجهها اليوم. يتيح تقييم نقاط الألم هذه لمؤسستك تصميم ملاءمة أفضل لوظائف مكتب إدارة المشاريع المطلوبة في إدارة المشاريع. يمكن أن يخدم بشكل أفضل فرق الإدارة والمشاريع في هذه البيئة التكنولوجية المعقدة.

تتطور PMOs باستمرار مع التقنيات الجديدة والمنهجيات والعقليات لفرق المشروع. من خلال التكيف مع بيئة شركتك ، يمكن لمكتب إدارة المشاريع تولي مجموعة واسعة من الوظائف والمسؤوليات ، ودعم المشاريع عبر الأعمال.

سيحتاج إطار عمل مكتب إدارة المشاريع (PMO) للمستقبل إلى أن يكون مرنًا لاستيعاب نمو البرنامج ومواءمته مع استراتيجية المنظمة طويلة الأجل بطريقة أكثر جدوى. نظرًا لأن المؤسسات تواجه تحديات تتعلق باحتياجات التكنولوجيا الجديدة ، وبيئات العمل عن بُعد ، وزيادة تعقيد المشروع ، أصبحت فوائد مكتب إدارة المشاريع أكثر إقناعًا من أي وقت مضى.