Что такое ПМО? Руководство по управлению проектами

Согласно отчету PMSolutions «Состояние PMO», процент организаций, имеющих офис управления проектами (PMO), увеличился с 61 процента в 2007 году до 71 процента в последнее время (2017 год).

Компании соревнуются в постоянно вращающейся двери цифровой сложности. Это создает повышенную потребность в реализации большего объема проектов с ограниченными ресурсами при одновременном развитии бизнеса. В условиях стремительной цифровой экспансии и постоянного нарушения технологий, вырывающие с корнем стабильные отрасли и компании должны поддерживать и увеличивать свою долю рынка или умереть от меча.

Баланс между несколькими проектами становится все более важным, поскольку организации осознают его ценность в конкурентной среде, где максимальное использование ресурсов и соблюдение сроков могут быть разницей между утоплением или плаванием в этом быстро меняющемся климате.

Принципы управления PMO основаны на стандартных отраслевых методологиях, задокументированных в PRINCE2, или на рекомендациях PMBOK, которые сосредоточены на планировании, организации, кадровом обеспечении, выполнении и контроле операций организации для обеспечения максимальной производительности с минимальным количеством ошибок.

Но существует ли универсальный офис управления проектами? Давайте рассмотрим, чем занимается PMO и следует ли вашей организации учитывать этот подход при управлении проектами.

Что такое PMO и зачем он вам нужен?

PMO играет ключевую роль в управлении проектами на стратегическом уровне. В отличие от управления проектами, которое сосредоточено на повседневных действиях проектной группы, PMO выступает в качестве основы для менеджеров проектов, предоставляя методологии и шаблоны PMO для управления программами в организации. Он контролирует ресурсы управления проектами, необходимые для поддержки и развертывания проектов. Он также помогает использовать специальные инструменты PMO, такие как Smartsheet, диаграммы Перта и диаграммы Ганта, которые предоставляют рекомендации и поддержку другим командам в том, как управлять проектами.

Руководящие группы в организации обычно имеют другую важную работу, на которой нужно сосредоточиться при управлении бизнесом, и не имеют возможностей или потенциально навыков для отслеживания всех проектов в процессе на высоком уровне.

Менеджеры проектов заняты своими повседневными делами и своими командами, поэтому эта пропасть остается безлюдной, и никто с высоты 30 000 футов не расставляет приоритеты в том, как реализовать множество проектов, которые организация должна выполнить в течение финансового года. Коммуникация осуществляется в шахматном порядке, поскольку высшее руководство не имеет четкой общей картины состояния своего бизнеса на низовом уровне.

Обязанности PMO

Управление

Установка лучших практик для разработки программ в организации. Он фокусируется на процедурах путем стандартизации методологий PMO, необходимых для разных отделов.

Коммуникация

Преодоление разрыва между высшим руководством, руководителями отделов и руководителями проектов для обеспечения упорядоченного обмена информацией и обновлений статуса проекта может оказаться колоссальной задачей в крупных организациях. Централизация этой функции PMO гарантирует, что высшее руководство знает, какие проекты находятся под угрозой, и потенциально выявляет упущенные возможности с намерением разработать план действий для исправления нисходящей траектории проекта.

Управление ресурсами

PMO управляет взаимозависимостью между проектами, сводя к минимуму потери ресурсов и ошибки, а также повторяемость уже выполненной работы. Он использует эти знания и собирает извлеченные уроки, делая их доступными для других проектных групп, чтобы повысить дальнейшую оптимизацию и сократить сроки. Это создает синергию между руководителями проектов, обеспечивая более плавный переход на проектной основе.

Коучинг

PMO обучает и наставляет менеджеров проектов, а также руководителей групп, повышая ценность набора навыков команды, а также продвигая лучшие практики управления проектами в организации, давая им право голоса, чтобы направлять проект в правильном направлении.

Стратегическое планирование

PMO является ключевым игроком, который помогает высшему руководству сосредоточиться на том, какие проекты необходимо исключить и как расставить приоритеты на основе долгосрочных стратегических целей.

Различные типы PMO

Место PMO в иерархической структуре вашей компании будет зависеть от того, чего ваш бизнес хочет достичь в своих многочисленных проектах, и от согласования, необходимого для создания уникальной функции PMO для управления конкретными задачами, которые должны быть назначены. Эти задачи, в свою очередь, основаны на потребностях вашей организации.

Существуют различные типы PMO, которые могут рассмотреть организации.

• Enterprise PMO : обеспечивает соответствие проектов видению и стратегии организации. Обычно корпоративные PMO подчиняются генеральному директору и имеют полномочия принимать стратегические и тактические решения по всем проектам.
• Дивизиональный PMO: обеспечивает поддержку проектов для определенного направления бизнеса в организации. Это включает в себя управление программой, обучение, планирование ресурсов и координацию проектов.
• Project PMO: устанавливается на время одного проекта или программы. Он включает в себя административную поддержку, контроль, мониторинг и отчетность.
• Центр передового опыта управления проектами : определяет стандарты и процедуры управления проектами, методы и инструменты для поддержки проектных групп в организации.

Нужен ли вашей организации PMO?

Чтобы успешно внедрить методологию PMO, компании должны помнить несколько ключевых концепций:

1. Роль PMO должна быть четко определена, не оставляя никакой двусмысленности в отношении ответственности.
2. Вместо того, чтобы назначать несколько ролей и обязанностей PMO, сосредоточьтесь на том, что организация должна выполнить как в краткосрочных, так и в долгосрочных целях.
3. Приверженность высшего руководства требуется для того, чтобы PMO был принят всеми подразделениями организации. Без этого мандата отдел PMO будет просто еще одним бункером, который борется за то, чтобы заявить о себе в организации.

Прежде чем нанимать PMO, найдите время, чтобы понять, что такое офис управления проектами и какую пользу он может принести организации в долгосрочной перспективе. Оттуда внедрите план действий, который предоставляет четкие ключевые показатели эффективности PMO для оценки преимуществ PMO.

Однако важно помнить, что не каждой организации нужен PMO, особенно на начальных этапах ведения бизнеса. По мере того, как компания взрослеет, вопрос о том, стоит ли нанимать PMO, становится все более актуальным. Для более крупных организаций, в которых одновременно работает несколько программ, безусловно, выгодно инвестировать в структуру PMO с целью более четкого общения между внутренними заинтересованными сторонами и достижения KPI PMO. Чтобы лучше понять, как размер компании влияет на потребность в PMO, давайте взглянем на некоторые данные:

• 90% крупных предприятий имеют PMO
• 88% компаний среднего размера имеют PMO
• 61% малых компаний имеют PMO

В целом 71% компаний имеют PMO, и за последнее десятилетие это число увеличилось на десять.

Существует тенденция к тому, чтобы организации открывали офис управления проектами без предварительной оценки рисков и выгод. Если PMO работает плохо, это может отбросить компанию назад с точки зрения реализации проекта, но также вызвать негативные чувства по отношению к управлению проектом, заставляя заинтересованные стороны нервничать, чтобы инвестировать время и деньги, чтобы реализовать это снова в будущем.

Согласно исследованию PMI 2017 Pulse of the Profession, компании, которые согласовывают свою общекорпоративную структуру PMO со стратегией высшего руководства, реализовали на 38% больше проектов, соответствующих первоначальным целям, чем те, которые этого не сделали.

Следующие преимущества внедрения PMO охватывают компании независимо от того, в каком секторе они работают:

• Предоставление стандартизированной методологии управления проектами и лучших практик PMO с ощутимыми долгосрочными преимуществами для организации.
• Коммуникационные процессы в программах упрощаются, что позволяет расширить сотрудничество между командами.
• Руководители проектов могут сосредоточиться на повседневных оперативных задачах. Они могут предоставлять возможности для обучения членов команды, улучшая набор навыков там, где это необходимо.
• Предлагая стандартизированное использование инструментов и программного обеспечения для управления проектами, упрощается перемещение ресурсов между проектами.
• Разделение ресурсов между проектами позволит сильным командам процветать.

Оценка структуры PMO

Неудачи проекта обходятся дорого. В прошлом году Институт управления проектами (PMI) сообщил, что сумма денег, потерянных из-за неудачных проектов, составила в среднем 97 миллионов долларов на каждый миллиард долларов.

Лучшим местом для оценки целей PMO организации является рассмотрение того, как команды работают вместе в нескольких системах. Сосредоточьтесь на процессе совместной работы как внутри команды, так и в рамках всей организации и оцените, имеют ли заинтересованные стороны полное понимание того, как выполняются проекты, и видят ли они эффективность проекта.

Когда команды работают разрозненно, возникают финансовые затраты, которые могут привести к тому, что бизнес упустит возможности. Разобщенность препятствует росту и эффективности в организации, что может привести к дублированию работы, выполняемой разными отделами, а также к демотивированным командам, не заинтересованным в достижении результатов и достижении своих KPI.

PMO должен гарантировать, что все команды используют согласованные методологии управления проектами и что для управления всеми проектами используется стандартизированное программное обеспечение. Инструменты и программное обеспечение отлично подходят для эффективной работы ваших команд, но если они не используются должным образом в рамках всей организации, это может стать дорогостоящим бизнесом. Это может повлиять на использование инструментов управления от обеспечения безопасности до соблюдения требований.

Еще одно соображение заключается в том, что предоставление проектным группам возможности использовать разные инструменты приводит к различным рабочим подходам. Это может затруднить перераспределение ресурсов там, где организация больше всего в них нуждается, что повлияет на стоимость проекта, время выхода на рынок и итоговую прибыль.

Некоторые организации считают, что высшее руководство настолько удалено от повседневной деятельности, что они не осознают влияния рисков на текущие проекты, что приводит к несвоевременной реализации, растрате ресурсов и превышению бюджета.

Организации стремятся быть ориентированными на результат, что имеет решающее значение для их бизнес-планов и успеха. Структура PMO может быть ценным активом в определении областей для улучшения и обеспечении того, чтобы организация реализовывала оптимальные проекты вовремя и в рамках бюджета.

Измерение для успеха в PMO?

Опрос, проведенный KPMG, показал, что почти 80% организаций оценили свои PMO как «умеренно» или «чрезвычайно эффективно» в поддержке изменений внутри организации.

Согласно опросу Gartner, 70% организаций, внедривших PMO, сообщили об улучшении показателей успешности проектов. Измерение успеха PMO позволяет высшему руководству принимать обоснованные решения о том, как лучше всего скорректировать результаты проекта.

Организация должна сначала определить и согласовать, что будет измеряться для достижения успеха PMO. Установите от трех до пяти KPI, которые реалистичны для их измерения и отслеживания. Вот список KPI, которые вы можете попробовать измерить:

• Количество завершенных проектов по сравнению с заброшенными или незавершенными. Сосредоточьтесь на тех проектах, в которых участвует PMO, а не на тех проектах, в которых PMO не участвовал.
• Сравните предполагаемые затраты по проекту с фактическими затратами для бизнеса. Это может быть важным бизнес-фактором, и этому KPI можно придать больший вес.
• Проанализируйте окупаемость инвестиций (ROI) проектов, координируемых PMO, по сравнению с проектами, в которых PMO не участвовал. Это может подтвердить структуру PMO. Или он подчеркнет, где необходимы изменения в структуре PMO.
• Годовой (г/г) анализ времени, затраченного на реализацию проектов того же размера или уровня приоритета. Убедитесь, что вы сравниваете яблоки с яблоками, чтобы справедливо измерить этот KPI. В противном случае результаты будут неэффективными и не помогут улучшить проект.
• Подсчитайте, были ли ресурсы надлежащим образом выделены для проектов. Убедитесь, что в проекте доступно нужное количество ресурсов. Этот KPI PMO будет оценивать влияние проектов, выполненных вовремя.
• Опросите проектные команды о процессе PMO и его влиянии на их проекты. Было ли полезно участие PMO? Обеспечивал ли PMO инструктаж и наставничество, которые улучшали навыки проектных команд?

Результат измерения PMO должен привести к улучшению функций PMO в будущих проектах. Оценка ключевых показателей эффективности PMO после реализации каждого проекта обеспечит рост и устойчивость PMO.

Вывод: PMO актуальнее, чем когда-либо прежде

Несмотря на то, что были достигнуты успехи в реализации программ с использованием как водопадной, так и гибкой методологий, можно больше подумать о реализации проектов, включая развертывание и запуск продуктов. Подумайте о конечной цели ваших проектов и о некоторых проблемах, с которыми вы сталкиваетесь сегодня. Оценка этих болевых точек позволяет вашей организации лучше адаптироваться к функциям PMO, необходимым для управления проектами. В этой сложной технологической среде он может наилучшим образом служить управленческим и проектным группам.

PMO постоянно развиваются благодаря новым технологиям, методологиям и образу мышления проектных групп. Адаптируясь к среде вашей компании, PMO может взять на себя более широкий спектр функций и обязанностей, поддерживая проекты в рамках всего бизнеса.

Структура PMO будущего должна быть гибкой, чтобы приспосабливаться к росту программы и более осмысленно согласовываться с долгосрочной стратегией организации. Поскольку организации сталкиваются с новыми технологическими потребностями, удаленной рабочей средой и растущей сложностью проектов, преимущества PMO становятся более убедительными, чем когда-либо прежде.