Cos'è il PMO? Una guida all'ufficio di Project Management

Secondo il rapporto "State of the PMO" di PMSolutions, la percentuale di organizzazioni con un Project Management Office (PMO) è aumentata dal 61% nel 2007 al 71% più recentemente (2017).

Le aziende competono in una porta in continua evoluzione della complessità digitale. Ciò crea una maggiore pressione per fornire un volume maggiore di progetti con risorse limitate, pur continuando a far crescere il business. Con la rapida espansione digitale e la costante interruzione delle tecnologie, le industrie e le aziende stabili che stanno sradicando devono mantenere e far crescere la loro quota di mercato o morire con la spada nel tentativo.

Il bilanciamento di più progetti sta diventando sempre più importante, poiché le organizzazioni ne riconoscono il valore in un panorama competitivo, in cui massimizzare le risorse e rispettare le scadenze può fare la differenza tra affondare o nuotare in questo clima frenetico.

I principi di gestione del PMO si basano su metodologie standard del settore documentate in PRINCE2 o linee guida del PMBOK che si concentrano sulla pianificazione, organizzazione, personale, esecuzione e controllo delle operazioni di un'organizzazione per garantire il massimo output con il minimo errore.

Ma esiste un ufficio di gestione dei progetti adatto a tutti? Esaminiamo cosa fa un PMO e se la tua organizzazione dovrebbe considerare questo approccio nella gestione dei progetti.

Che cos'è un PMO e perché ne hai bisogno?

Il PMO svolge un ruolo chiave nella gestione dei progetti a livello strategico. A differenza della gestione del progetto, che si concentra sulle attività quotidiane all'interno di un team di progetto, il PMO funge da struttura per i project manager, fornendo metodologie e modelli PMO per la gestione dei programmi all'interno di un'organizzazione. Controlla le risorse di gestione del progetto necessarie per mantenere e distribuire i progetti. Aiuta anche con strumenti PMO specifici come Smartsheet, Pert e diagrammi di Gantt che forniranno guida e supporto ad altri team su come gestire i progetti.

I team di leadership all'interno di un'organizzazione in genere hanno altro lavoro importante su cui concentrarsi nella gestione dell'azienda e non hanno la capacità o potenzialmente le competenze per tenere traccia di tutti i progetti in gioco ad alto livello.

I project manager sono impegnati con le loro attività quotidiane e i loro team, quindi questo abisso è lasciato senza personale, senza che nessuno dia la priorità da 30.000 piedi su come realizzare i molti progetti che un'organizzazione deve realizzare in un anno fiscale. La comunicazione è scaglionata poiché l'alta dirigenza non ha un quadro generale solido dello stato di salute della propria attività a livello di base.

Responsabilità PMO

Governo

Impostazione delle migliori pratiche per lo sviluppo di programmi all'interno di un'organizzazione. Si concentra sulle procedure standardizzando le metodologie PMO necessarie tra i reparti.

Comunicazione

Colmare il divario tra l'alta dirigenza, i responsabili dei dipartimenti e i project manager per garantire che la comunicazione e gli aggiornamenti sullo stato del progetto siano semplificati può essere un compito mastodontico nelle grandi organizzazioni. Avere questa funzione PMO centralizzata garantisce che l'alta dirigenza sia consapevole di quali progetti sono a rischio e potenzialmente evidenzi le opportunità perse con l'intento di mettere in atto un piano d'azione per correggere la traiettoria discendente del progetto.

Gestione delle risorse

Il PMO gestisce le interdipendenze tra i progetti, riducendo al minimo lo spreco di risorse e gli errori, nonché il lavoro ripetibile già svolto. Sfrutta questi apprendimenti e raccoglie le lezioni apprese, rendendole disponibili ad altri team di progetto per aumentare ulteriormente l'ottimizzazione e ridurre le tempistiche. Crea sinergia tra i project manager garantendo una navigazione più fluida sulla base del progetto.

Istruire

Il PMO forma e guida i project manager e i team leader, aumentando il valore delle competenze del team e promuovendo allo stesso tempo le migliori pratiche di gestione dei progetti all'interno di un'organizzazione, dando loro voce per guidare il progetto nella giusta direzione.

Pianificazione strategica

Il PMO è un attore chiave responsabile di aiutare il senior management a concentrarsi su quali progetti devono essere eliminati e su come stabilire le priorità in base a obiettivi strategici a lungo termine.

Diversi tipi di PMO

Il punto in cui il PMO si inserisce nella struttura gerarchica della tua azienda dipenderà da ciò che la tua azienda vuole ottenere attraverso i suoi numerosi progetti e dall'allineamento necessario per creare una funzione PMO univoca per gestire compiti specifici che devono essere assegnati. Tali attività, a loro volta, si basano sulle esigenze della tua organizzazione.

Esistono diversi tipi di PMO che le organizzazioni possono prendere in considerazione.

• Enterprise PMO : assicura che i progetti siano allineati con la visione e la strategia dell'organizzazione. In genere, i PMO aziendali riferiscono al CEO e hanno l'autorità di prendere decisioni strategiche e tattiche in tutti i progetti.
• PMO divisionale: fornisce supporto a progetti per una specifica linea di business all'interno dell'organizzazione. Ciò include la gestione del programma, la formazione, la pianificazione delle risorse e il coordinamento del progetto.
• Progetto PMO: viene stabilito per la durata di un singolo progetto o programma. Include supporto amministrativo, controllo, monitoraggio e reporting.
• Centro di eccellenza per la gestione dei progetti : definisce gli standard e le procedure di gestione dei progetti, i metodi e gli strumenti per supportare i team di progetto in tutta l'organizzazione.

La tua organizzazione ha bisogno di un PMO?

Per implementare con successo le metodologie PMO, le aziende devono ricordare alcuni concetti chiave:

1. Il ruolo del PMO deve essere chiaramente definito, senza lasciare ambiguità di responsabilità.
2. Invece di assegnare più ruoli e responsabilità PMO, concentrati su ciò che l'organizzazione deve realizzare attraverso obiettivi sia a breve che a lungo termine.
3. L'impegno dell'alta dirigenza è necessario affinché un PMO venga accettato da tutte le parti dell'organizzazione. Senza questo mandato, il dipartimento PMO è solo un altro silo che lotta per affermare la sua voce nell'organizzazione.

Prima di assumere un PMO, prenditi del tempo per capire cos'è un ufficio di project management e come può avvantaggiare l'organizzazione a lungo termine. Da lì, implementa un piano d'azione che fornisce KPI PMO chiari per valutare i vantaggi di un PMO.

Tuttavia, è importante tenere a mente che non tutte le organizzazioni hanno bisogno di un PMO, specialmente nelle fasi iniziali dell'attività. Man mano che un'azienda matura, la questione se avviare o meno un PMO diventa sempre più rilevante. Per le organizzazioni più grandi che hanno più programmi operativi contemporaneamente, c'è sicuramente un vantaggio nell'investire nel framework PMO, con l'obiettivo di una comunicazione più chiara tra le parti interessate interne e la fornitura di KPI PMO. Per comprendere meglio come le dimensioni dell'azienda influenzino la necessità di un PMO, diamo un'occhiata ad alcuni dati:

• Il 90% delle grandi imprese ha un PMO
• L'88% delle aziende di medie dimensioni ha un PMO
• Il 61% delle piccole aziende ha un PMO

Complessivamente, il 71% delle aziende ha un PMO e questo numero è aumentato di dieci negli ultimi dieci anni.

C'è la tendenza per le organizzazioni ad avviare un ufficio di project management senza valutare i rischi ei benefici in anticipo. Se un PMO viene eseguito male, può riportare un'azienda indietro in termini di consegna del progetto, ma anche creare sentimenti negativi nei confronti della gestione del progetto, rendendo nervose le parti interessate nell'investire tempo e denaro per implementarlo nuovamente in una data futura.

Secondo Pulse of the Profession 2017 di PMI, le aziende che allineano la propria struttura PMO a livello aziendale alla strategia di senior management hanno avuto il 38% in più di progetti che soddisfano gli obiettivi originali rispetto a quelle che non lo hanno fatto.

I seguenti vantaggi nell'implementazione del PMO abbracciano le aziende indipendentemente dal settore in cui operano:

• Fornire una metodologia di gestione dei progetti standardizzata e le migliori pratiche PMO con vantaggi tangibili a lungo termine per un'organizzazione.
• I processi di comunicazione vengono semplificati tra i programmi, consentendo una maggiore collaborazione tra i team.
• I project manager possono concentrarsi sulle attività operative quotidiane. Possono fornire opportunità di coaching ai membri del team, migliorando le competenze dove necessario.
• L'offerta di un uso standardizzato di strumenti e software di gestione dei progetti semplifica lo spostamento delle risorse tra i progetti.
• La condivisione delle risorse tra i progetti consentirà ai team forti di prosperare.

Valutazione di un framework PMO

I fallimenti del progetto sono costosi. L'anno scorso il Project Management Institute (PMI) ha riferito che la quantità di denaro persa a causa di progetti falliti è stata in media di 97 milioni di dollari per ogni miliardo di dollari.

Il posto migliore per valutare gli obiettivi PMO di un'organizzazione è considerare come i team lavorano insieme su più sistemi. Concentrarsi sul processo di collaborazione sia all'interno di un team che all'interno dell'organizzazione e valutare se le parti interessate hanno una conoscenza approfondita di come vengono eseguiti i progetti e hanno visibilità sulle prestazioni del progetto

Quando i team lavorano in silos, c'è un costo finanziario che può far perdere opportunità all'azienda. I silos ostacolano la crescita e l'efficienza di un'organizzazione, il che può comportare la duplicazione del lavoro prodotto da diversi dipartimenti, nonché team demotivati, disimpegnati dal guidare i risultati e raggiungere i propri KPI.

Il PMO dovrebbe garantire che tutti i team utilizzino metodologie coerenti di gestione dei progetti e che venga utilizzato un software standardizzato per gestire tutti i progetti. Gli strumenti e il software sono ottimi per consentire ai tuoi team di lavorare in modo efficiente, ma se non utilizzati correttamente in tutta l'organizzazione, possono diventare un'attività costosa. Ciò può influire sull'uso della gestione degli strumenti, dalla sicurezza ai problemi di conformità.

Un'altra considerazione è che consentire ai team di progetto di utilizzare strumenti diversi comporta approcci di lavoro divergenti. Ciò può ostacolare la riallocazione delle risorse dove un'organizzazione ne ha più bisogno, con un impatto sul costo del progetto, sul time-to-market e sui profitti.

Alcune organizzazioni vedono l'alta dirigenza così lontana dalle attività quotidiane, che non sono consapevoli dell'impatto del rischio sui progetti in gioco, con conseguente scarso tempo di consegna, spreco di risorse e budget fuori budget.

Le organizzazioni si sforzano di essere orientate ai risultati, che è fondamentale per i loro piani aziendali e il successo. Il framework PMO può essere una risorsa preziosa per identificare le aree di miglioramento e garantire che l'organizzazione stia realizzando progetti ottimali in tempo e nel rispetto del budget.

Misurare il successo in un PMO?

Un sondaggio di KPMG ha rilevato che quasi l'80% delle organizzazioni ha valutato i propri PMO da "moderatamente" a "estremamente efficaci" nel supportare il cambiamento all'interno dell'organizzazione.

Secondo un sondaggio Gartner, il 70% delle organizzazioni che hanno implementato un PMO ha segnalato un miglioramento delle percentuali di successo dei progetti. La misurazione del successo di un PMO consente al senior management di prendere decisioni informate su come la migliore fonte per regolare il risultato di un progetto.

Un'organizzazione deve prima definire e concordare ciò che verrà misurato per raggiungere il successo del PMO. Imposta da tre a cinque KPI realistici per misurarli e monitorarli. Ecco l'elenco dei KPI che puoi provare a misurare:

• Il numero di progetti completati rispetto a quelli abbandonati o incompleti. Concentrati su quei progetti con coinvolgimento del PMO rispetto a quei progetti in cui il PMO non ha fornito alcun input.
• Confronta i costi stimati del progetto con il costo effettivo per l'azienda. Questo può essere un importante fattore trainante per il business e questo KPI può dare più peso.
• Analizzare il ritorno dell'investimento (ROI) sui progetti coordinati dal PMO rispetto a quelli che non avevano alcun coinvolgimento del PMO. Questo può convalidare il framework PMO. Oppure evidenzierà dove sono necessarie modifiche al framework PMO.
• Analisi anno dopo anno (YoY) sul tempo impiegato per consegnare progetti della stessa dimensione o livello di priorità. Assicurati di confrontare le mele con le mele per misurare questo KPI in modo equo. In caso contrario, l'output sarà inefficace e non aiuterà a guidare i miglioramenti del progetto.
• Calcolare se le risorse sono state allocate in modo appropriato per i progetti. Garantire che il giusto numero di risorse fosse disponibile su un progetto. Questo KPI PMO valuterà l'impatto dei progetti consegnati in tempo.
• Sondare i team di progetto sul processo PMO e il suo impatto sui loro progetti. È stato utile avere il coinvolgimento del PMO? Il PMO ha fornito coaching e tutoraggio che hanno migliorato le competenze dei team di progetto?

Il risultato della misurazione del PMO dovrebbe apportare miglioramenti alle funzioni del PMO nei progetti che devono ancora venire. La valutazione dei KPI PMO dopo la consegna di ogni progetto garantirà la crescita e la sostenibilità del PMO.

Conclusione: il PMO è più rilevante che mai

Anche se ci sono stati progressi nella consegna dei programmi utilizzando metodologie sia a cascata che agili, si potrebbe pensare di più alla consegna dei progetti, inclusa la distribuzione e il lancio di prodotti. Pensa all'obiettivo finale dei tuoi progetti e ad alcune delle sfide che affronti oggi. La valutazione di questi punti deboli consente alla tua organizzazione di adattare meglio le funzioni PMO necessarie nella gestione dei progetti. Può servire al meglio i team di gestione e di progetto in questo complesso ambiente tecnologico.

I PMO sono in continua evoluzione con nuove tecnologie, metodologie e mentalità dei team di progetto. Adattandosi all'ambiente aziendale, un PMO può assumere una gamma più ampia di funzioni e responsabilità, supportando progetti in tutta l'azienda.

Il quadro PMO del futuro dovrà essere flessibile per accogliere la crescita del programma e allinearsi con la strategia a lungo termine di un'organizzazione in modo più significativo. Poiché le organizzazioni devono affrontare nuove esigenze tecnologiche, ambienti di lavoro remoti e una crescente complessità dei progetti, i vantaggi del PMO sono più convincenti che mai.