Apa itu PMO? Panduan untuk Kantor Manajemen Proyek

Menurut laporan “State of the PMO” PMSolutions, persentase organisasi dengan kantor manajemen proyek (PMO) meningkat dari 61 persen pada 2007 menjadi 71 persen baru-baru ini (2017).

Perusahaan bersaing di pintu kompleksitas digital yang terus berputar. Hal ini menciptakan tekanan yang meningkat untuk menghasilkan volume proyek yang lebih tinggi dengan sumber daya yang terbatas, sambil tetap mengembangkan bisnis. Dengan ekspansi digital yang serba cepat dan gangguan teknologi yang terus-menerus, mencabut industri dan perusahaan yang stabil perlu mempertahankan dan menumbuhkan pangsa pasar mereka atau mati dengan pedang.

Menyeimbangkan beberapa proyek menjadi semakin penting, karena organisasi menyadari nilainya dalam lanskap kompetitif, di mana memaksimalkan sumber daya dan mencapai garis waktu dapat menjadi perbedaan antara tenggelam atau tenggelam dalam iklim yang serba cepat ini.

Prinsip-prinsip manajemen PMO didasarkan pada metodologi standar industri yang didokumentasikan dalam PRINCE2 atau pedoman dari PMBOK yang berfokus pada perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pelaksanaan, dan pengendalian operasi suatu organisasi untuk memastikan hasil maksimum dengan kesalahan minimal.

Tapi apakah ada satu ukuran yang cocok untuk semua kantor manajemen proyek? Mari kita periksa apa yang dilakukan PMO dan apakah organisasi Anda harus mempertimbangkan pendekatan ini dalam mengelola proyek.

Apa itu PMO dan Mengapa Anda Membutuhkannya?

PMO memainkan peran kunci dalam pengelolaan proyek dari tingkat strategis. Tidak seperti manajemen proyek, yang berfokus pada kegiatan sehari-hari dalam tim proyek, PMO bertindak sebagai kerangka kerja bagi manajer proyek, menyediakan metodologi dan template PMO untuk mengelola program dalam suatu organisasi. Ini mengontrol sumber daya manajemen proyek yang diperlukan untuk memelihara dan menyebarkan proyek. Ini juga membantu dengan alat PMO khusus seperti bagan Smartsheet, Pert, dan Gantt yang akan memberikan panduan dan dukungan kepada tim lain tentang cara mengelola proyek.

Tim kepemimpinan dalam suatu organisasi biasanya memiliki pekerjaan penting lainnya untuk difokuskan dalam menjalankan bisnis dan tidak memiliki kapasitas atau potensi keterampilan untuk melacak semua proyek yang sedang dimainkan di tingkat tinggi.

Manajer proyek sibuk dengan kegiatan sehari-hari dan tim mereka, jadi jurang ini dibiarkan tak berawak, tanpa ada yang memprioritaskan dari ketinggian 30.000 kaki tentang cara menyampaikan banyak proyek yang perlu diselesaikan organisasi dalam satu tahun fiskal. Komunikasi terhambat karena manajemen senior tidak memiliki gambaran menyeluruh yang solid tentang kesehatan bisnis mereka di tingkat akar rumput.

Tanggung jawab PMO

pemerintahan

Menetapkan praktik terbaik untuk mengembangkan program di seluruh organisasi. Ini berfokus pada prosedur dengan menstandardisasi metodologi PMO yang dibutuhkan di seluruh departemen.

Komunikasi

Menjembatani kesenjangan antara manajemen senior, pimpinan departemen, dan manajer proyek untuk memastikan komunikasi dan pembaruan status proyek disederhanakan dapat menjadi tugas besar di organisasi besar. Memiliki fungsi PMO yang terpusat memastikan manajemen senior mengetahui proyek apa yang berisiko dan berpotensi menyoroti peluang yang terlewatkan dengan maksud untuk menempatkan rencana tindakan untuk memperbaiki lintasan proyek yang menurun.

Mengelola sumber daya

PMO mengelola saling ketergantungan antar proyek, meminimalkan pemborosan sumber daya dan kesalahan serta pekerjaan berulang yang telah diselesaikan. Ini memanfaatkan pembelajaran ini dan mengumpulkan pelajaran yang dipetik, membuatnya tersedia untuk tim proyek lain untuk meningkatkan pengoptimalan lebih lanjut dan mempersingkat jadwal. Ini menciptakan sinergi di antara manajer proyek memastikan layar yang lebih mulus di basis proyek.

pelatihan

PMO melatih dan membimbing manajer proyek serta pemimpin tim, meningkatkan nilai keahlian tim sambil juga mempromosikan praktik terbaik manajemen proyek dalam suatu organisasi, memberi mereka suara untuk mengarahkan proyek ke arah yang benar.

Perencanaan strategis

PMO adalah pemain kunci yang bertanggung jawab untuk membantu manajemen senior dalam fokus pada proyek mana yang perlu dihilangkan dan bagaimana memprioritaskan berdasarkan tujuan strategis jangka panjang.

Berbagai Jenis PMO

Di mana PMO cocok dengan struktur hierarki perusahaan Anda akan bergantung pada apa yang ingin dicapai bisnis Anda di banyak proyeknya dan penyelarasan yang diperlukan untuk membuat fungsi PMO unik untuk mengelola tugas spesifik yang harus ditetapkan. Tugas-tugas itu, pada gilirannya, didasarkan pada kebutuhan organisasi Anda.

Ada berbagai jenis PMO yang dapat dipertimbangkan oleh organisasi.

• Enterprise PMO : Memastikan bahwa proyek selaras dengan visi dan strategi organisasi. Biasanya PMO perusahaan melapor kepada CEO dan memiliki wewenang untuk membuat keputusan strategis dan taktis di semua proyek.
• Divisi PMO: Memberikan dukungan untuk proyek-proyek untuk lini bisnis tertentu dalam organisasi. Ini termasuk manajemen program, pelatihan, perencanaan sumber daya, dan koordinasi proyek.
• Project PMO: Ini dibuat untuk durasi satu proyek atau program. Ini termasuk dukungan administratif, pengendalian, pemantauan dan pelaporan.
• Pusat Keunggulan Manajemen Proyek : Mendefinisikan standar dan prosedur manajemen proyek, metode dan alat untuk mendukung tim proyek di seluruh organisasi.

Apakah Organisasi Anda Membutuhkan PMO?

Agar berhasil menerapkan metodologi PMO, perusahaan harus mengingat beberapa konsep kunci:

1. Peran PMO harus didefinisikan dengan jelas, tidak meninggalkan ambiguitas tanggung jawab.
2. Daripada menugaskan beberapa peran dan tanggung jawab PMO, fokuslah pada apa yang perlu dicapai organisasi di seluruh tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
3. Komitmen manajemen senior diperlukan agar PMO dapat diterima oleh seluruh bagian organisasi. Tanpa mandat ini, departemen PMO hanyalah silo yang berjuang untuk membangun suaranya di organisasi.

Sebelum menyewa PMO, luangkan waktu untuk memahami apa itu kantor manajemen proyek, dan bagaimana hal itu dapat menguntungkan organisasi dalam jangka panjang. Dari sana, terapkan rencana aksi yang memberikan KPI PMO yang jelas untuk menilai manfaat dari PMO.

Namun, penting untuk diingat bahwa tidak setiap organisasi membutuhkan PMO—terutama pada tahap awal menjalankan bisnis. Sebagai perusahaan dewasa, pertanyaan apakah akan membawa PMO atau tidak menjadi semakin relevan. Untuk organisasi yang lebih besar yang memiliki beberapa program yang beroperasi pada saat yang sama, tentu ada manfaat untuk berinvestasi dalam kerangka PMO, dengan tujuan komunikasi yang lebih jelas di antara pemangku kepentingan internal dan penyampaian KPI PMO. Untuk lebih memahami bagaimana ukuran perusahaan mempengaruhi kebutuhan PMO, mari kita lihat beberapa data:

• 90% perusahaan besar memiliki PMO
• 88% perusahaan menengah memiliki PMO
• 61% perusahaan kecil memiliki PMO

Secara keseluruhan, 71% perusahaan memiliki PMO dan jumlah ini meningkat sepuluh dalam dekade terakhir.

Ada kecenderungan bagi organisasi untuk memulai kantor manajemen proyek tanpa menilai risiko dan manfaat di muka. Jika PMO dilakukan dengan buruk, itu dapat membuat perusahaan mundur dalam hal pengiriman proyek tetapi juga menciptakan perasaan negatif terhadap manajemen proyek, membuat pemangku kepentingan gugup untuk menginvestasikan waktu dan uang untuk mengimplementasikannya lagi di masa mendatang.

Menurut Pulse of the Profession 2017 PMI, perusahaan yang menyelaraskan struktur PMO seluruh perusahaan mereka dengan strategi manajemen senior memiliki 38% lebih banyak proyek yang memenuhi tujuan awal daripada yang tidak.

Manfaat berikut untuk menerapkan perusahaan rentang PMO terlepas dari sektor mana mereka beroperasi:

• Menyediakan metodologi manajemen proyek standar dan praktik terbaik PMO dengan manfaat jangka panjang yang nyata bagi organisasi.
• Proses komunikasi menjadi efisien di seluruh program, memungkinkan peningkatan kolaborasi di antara tim.
• Manajer proyek dapat fokus pada tugas operasional sehari-hari. Mereka dapat memberikan kesempatan pembinaan kepada anggota tim, meningkatkan keahlian jika diperlukan.
• Menawarkan penggunaan standar alat dan perangkat lunak manajemen proyek membuat pemindahan sumber daya antar proyek menjadi lebih sederhana.
• Berbagi sumber daya antar proyek akan memungkinkan tim yang kuat untuk berkembang.

Menilai Kerangka PMO

Kegagalan proyek itu mahal. Tahun lalu Project Management Institute (PMI) melaporkan jumlah uang yang hilang karena proyek yang gagal rata-rata $97 juta untuk setiap $1 miliar.

Tempat terbaik untuk menilai tujuan PMO organisasi adalah dengan mempertimbangkan bagaimana tim bekerja bersama di berbagai sistem. Fokus pada proses kolaborasi baik di dalam tim maupun di seluruh organisasi dan menilai apakah pemangku kepentingan memiliki pemahaman menyeluruh tentang bagaimana proyek berjalan dan memiliki visibilitas ke dalam kinerja proyek

Ketika tim bekerja dalam silo, ada biaya keuangan yang dapat mengakibatkan hilangnya peluang bisnis. Silo menghambat pertumbuhan dan efisiensi dalam suatu organisasi, yang dapat mengakibatkan duplikasi pekerjaan yang dihasilkan oleh departemen yang berbeda serta tim yang kehilangan motivasi, terlepas dari hasil yang mendorong dan mencapai KPI mereka.

PMO harus memastikan semua tim menggunakan metodologi manajemen proyek yang konsisten dan perangkat lunak standar digunakan untuk mengelola semua proyek. Alat dan perangkat lunak sangat bagus untuk memungkinkan tim Anda bekerja secara efisien tetapi jika tidak digunakan dengan benar di seluruh organisasi, itu bisa menjadi bisnis yang mahal. Hal ini dapat berdampak pada penggunaan manajemen alat mulai dari keamanan hingga masalah kepatuhan.

Pertimbangan lain adalah bahwa memungkinkan tim proyek untuk menggunakan alat yang berbeda, membawa pendekatan kerja yang berbeda. Hal ini dapat menghambat realokasi sumber daya di tempat yang paling dibutuhkan organisasi, yang berdampak pada biaya proyek, waktu pemasaran, dan laba.

Beberapa organisasi melihat manajemen senior begitu jauh dari kegiatan sehari-hari, sehingga mereka tidak menyadari dampak risiko pada proyek yang sedang berjalan, yang mengakibatkan waktu pengiriman yang buruk, sumber daya yang terbuang, dan anggaran yang berlebihan.

Organisasi berusaha keras untuk berorientasi pada hasil, yang sangat penting bagi rencana dan kesuksesan bisnis mereka. Kerangka kerja PMO dapat menjadi aset berharga dalam mengidentifikasi area untuk perbaikan dan memastikan organisasi memberikan proyek yang optimal tepat waktu dan sesuai anggaran.

Mengukur untuk Sukses dalam PMO?

Sebuah survei oleh KPMG menemukan bahwa hampir 80% organisasi menilai PMO mereka “cukup” hingga “sangat efektif” dalam mendukung perubahan dalam organisasi.

Menurut survei Gartner, 70% organisasi yang menerapkan PMO melaporkan peningkatan tingkat keberhasilan proyek. Mengukur keberhasilan PMO memungkinkan manajemen senior untuk membuat keputusan tentang bagaimana sumber terbaik untuk menyesuaikan hasil proyek.

Sebuah organisasi harus terlebih dahulu mendefinisikan dan menyetujui apa yang akan diukur untuk mencapai keberhasilan PMO. Tetapkan tiga hingga lima KPI yang realistis untuk diukur dan dilacak. Berikut daftar KPI yang bisa Anda coba ukur:

• Jumlah proyek yang diselesaikan dibandingkan dengan yang ditinggalkan atau tidak selesai. Fokus pada proyek-proyek dengan keterlibatan PMO terhadap proyek-proyek di mana PMO tidak memberikan masukan.
• Bandingkan perkiraan biaya proyek dengan biaya aktual untuk bisnis. Ini bisa menjadi pendorong bisnis yang penting dan bobot lebih dapat ditempatkan pada KPI ini.
• Menganalisis pengembalian investasi (ROI) pada proyek-proyek yang dikoordinasikan oleh PMO terhadap proyek-proyek yang tidak memiliki keterlibatan PMO. Ini dapat memvalidasi kerangka kerja PMO. Atau itu akan menyoroti di mana perubahan pada kerangka kerja PMO diperlukan.
• Analisis tahun ke tahun (YoY) pada waktu yang telah diambil untuk menyelesaikan proyek dengan ukuran atau tingkat prioritas yang sama. Pastikan Anda membandingkan apel dengan apel untuk mengukur KPI ini secara adil. Jika tidak, hasilnya tidak akan efektif dan tidak akan membantu dalam mendorong peningkatan proyek.
• Hitung apakah sumber daya dialokasikan dengan tepat untuk proyek. Pastikan jumlah sumber daya yang tepat tersedia pada suatu proyek. KPI PMO ini akan menilai dampak proyek yang diselesaikan tepat waktu.
• Survei tim proyek tentang proses PMO dan dampaknya terhadap proyek mereka. Apakah keterlibatan PMO bermanfaat? Apakah PMO memberikan pembinaan dan pendampingan yang meningkatkan keterampilan tim proyek?

Hasil pengukuran PMO harus menghasilkan peningkatan fungsi PMO di proyek-proyek yang akan datang. Menilai KPI PMO setelah setiap pengiriman proyek akan memastikan pertumbuhan dan keberlanjutan PMO.

Kesimpulan: PMO Lebih Relevan Dari Sebelumnya

Meskipun ada kemajuan dalam penyampaian program menggunakan metodologi waterfall dan agile, lebih banyak pemikiran dapat ditempatkan di sekitar pengiriman proyek termasuk penyebaran dan peluncuran produk. Pikirkan tentang tujuan akhir proyek Anda dan beberapa tantangan yang Anda hadapi hari ini. Menilai titik-titik nyeri ini, memungkinkan organisasi Anda untuk menyesuaikan kecocokan yang lebih baik dengan fungsi PMO yang diperlukan dalam mengelola proyek. Ini dapat melayani tim manajemen dan proyek dengan sangat baik dalam lingkungan teknologi yang kompleks ini.

PMO terus berkembang dengan teknologi baru, metodologi, dan pola pikir tim proyek. Dengan beradaptasi dengan lingkungan perusahaan Anda, PMO dapat mengambil fungsi dan tanggung jawab yang lebih luas, mendukung proyek di seluruh bisnis.

Kerangka PMO masa depan harus fleksibel untuk mengakomodasi pertumbuhan program dan menyelaraskan dengan strategi jangka panjang organisasi dengan cara yang lebih berarti. Karena organisasi ditantang dengan kebutuhan teknologi baru, lingkungan kerja jarak jauh, dan kompleksitas proyek yang meningkat, manfaat PMO lebih menarik daripada sebelumnya.