Was ist PMO? Ein Leitfaden für das Project Management Office

Laut dem „State of the PMO“-Bericht von PMSolutions stieg der Anteil der Organisationen mit einem Project Management Office (PMO) von 61 Prozent im Jahr 2007 auf zuletzt 71 Prozent (2017).

Unternehmen konkurrieren in einer sich ständig drehenden Tür der digitalen Komplexität. Dies erhöht den Druck, ein größeres Volumen an Projekten mit begrenzten Ressourcen zu liefern und gleichzeitig das Geschäft auszubauen. Angesichts der rasanten digitalen Expansion und der ständigen Unterbrechung von Technologien müssen stabile Industrien und Unternehmen ihren Marktanteil halten und ausbauen oder durch den Versuch sterben.

Das Ausbalancieren mehrerer Projekte wird immer wichtiger, da Unternehmen ihren Wert in einer Wettbewerbslandschaft erkennen, in der die Maximierung von Ressourcen und das Einhalten von Zeitplänen in diesem schnelllebigen Klima den Unterschied zwischen Sinken oder Schwimmen ausmachen können.

Die Managementprinzipien des PMO basieren auf branchenüblichen Methoden, die in PRINCE2 oder Richtlinien des PMBOK dokumentiert sind und sich auf die Planung, Organisation, Personalbesetzung, Ausführung und Kontrolle von Abläufen einer Organisation konzentrieren, um maximale Leistung mit minimalen Fehlern zu gewährleisten.

Aber gibt es ein One-Size-Fits-All-Projektmanagement-Office? Lassen Sie uns untersuchen, was ein PMO tut und ob Ihre Organisation diesen Ansatz bei der Verwaltung von Projekten berücksichtigen sollte.

Was ist ein PMO und warum brauchen Sie eines?

Das PMO spielt eine Schlüsselrolle beim Management von Projekten auf strategischer Ebene. Im Gegensatz zum Projektmanagement, das sich auf die täglichen Aktivitäten innerhalb eines Projektteams konzentriert, fungiert das PMO als Rahmen für Projektmanager und stellt PMO-Methoden und Vorlagen für die Verwaltung von Programmen innerhalb einer Organisation bereit. Es steuert die Projektmanagementressourcen, die zum Verwalten und Bereitstellen von Projekten erforderlich sind. Es unterstützt auch mit spezifischen PMO-Tools wie Smartsheet, Pert und Gantt-Diagrammen, die anderen Teams Anleitung und Unterstützung bei der Verwaltung von Projekten bieten.

Führungsteams innerhalb einer Organisation haben in der Regel andere wichtige Aufgaben, auf die sie sich bei der Führung des Unternehmens konzentrieren müssen, und haben nicht die Kapazität oder möglicherweise die Fähigkeiten, um alle laufenden Projekte auf hoher Ebene im Auge zu behalten.

Projektmanager sind mit ihren täglichen Aktivitäten und ihren Teams beschäftigt, sodass dieser Abgrund unbemannt bleibt, und niemand aus 30.000 Fuß Höhe Prioritäten setzt, wie die vielen Projekte, die eine Organisation in einem Geschäftsjahr durchführen muss, durchgeführt werden können. Die Kommunikation ist gestaffelt, da die Geschäftsleitung kein solides Gesamtbild der Gesundheit ihres Unternehmens an der Basis hat.

Verantwortlichkeiten des PMO

Führung

Festlegen von Best Practices für die Entwicklung von Programmen im gesamten Unternehmen. Es konzentriert sich auf Verfahren durch die Standardisierung von PMO-Methoden, die abteilungsübergreifend benötigt werden.

Kommunikation

Die Lücke zwischen der Geschäftsleitung, Abteilungsleitern und Projektmanagern zu schließen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation und Aktualisierungen des Projektstatus optimiert werden, kann in großen Unternehmen eine Mammutaufgabe sein. Durch die Zentralisierung dieser PMO-Funktion wird sichergestellt, dass die Geschäftsleitung sich bewusst ist, welche Projekte gefährdet sind, und möglicherweise verpasste Gelegenheiten hervorhebt, mit der Absicht, einen Aktionsplan aufzustellen, um den Abwärtstrend des Projekts zu korrigieren.

Ressourcen verwalten

Das PMO verwaltet die Abhängigkeiten zwischen Projekten, minimiert Ressourcenverschwendung und Fehler sowie wiederholbare Arbeit, die bereits erledigt wurde. Es nutzt diese Erkenntnisse und sammelt die gewonnenen Erkenntnisse, um sie anderen Projektteams zur Verfügung zu stellen, um die weitere Optimierung zu verbessern und die Zeitpläne zu verkürzen. Es schafft Synergien zwischen Projektmanagern und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf auf Projektbasis.

Coaching

Das PMO schult und betreut Projektmanager und Teamleiter, erhöht den Wert der Fähigkeiten des Teams und fördert gleichzeitig Best Practices für das Projektmanagement innerhalb einer Organisation, indem es ihnen eine Stimme gibt, um das Projekt in die richtige Richtung zu lenken.

Strategische Planung

Das PMO ist ein wichtiger Akteur, der dafür verantwortlich ist, das Senior Management dabei zu unterstützen, sich darauf zu konzentrieren, welche Projekte eliminiert werden müssen und wie auf der Grundlage langfristiger strategischer Ziele Prioritäten gesetzt werden können.

Verschiedene Arten von PMOs

Wo das PMO in die Hierarchiestruktur Ihres Unternehmens passt, hängt davon ab, was Ihr Unternehmen mit seinen vielen Projekten erreichen möchte, und von der Ausrichtung, die erforderlich ist, um eine einzigartige PMO-Funktion zur Verwaltung bestimmter Aufgaben zu schaffen, die zugewiesen werden müssen. Diese Aufgaben wiederum basieren auf den Anforderungen Ihrer Organisation.

Es gibt verschiedene Arten von PMOs, die Unternehmen in Betracht ziehen können.

• Unternehmens-PMO : Stellt sicher, dass Projekte mit der Vision und Strategie der Organisation übereinstimmen. Typischerweise berichten Unternehmens-PMOs an den CEO und haben die Befugnis, strategische und taktische Entscheidungen über alle Projekte hinweg zu treffen.
• Bereichs-PMO: Bietet Unterstützung für Projekte für einen bestimmten Geschäftsbereich innerhalb der Organisation. Dazu gehören Programmmanagement, Schulung, Ressourcenplanung und Projektkoordination.
• Projekt-PMO: Dieses wird für die Dauer eines einzelnen Projekts oder Programms eingerichtet. Es umfasst administrative Unterstützung, Controlling, Überwachung und Berichterstattung.
• Projektmanagement-Kompetenzzentrum : Definiert Projektmanagementstandards und -verfahren, Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung von Projektteams in der gesamten Organisation.

Benötigt Ihr Unternehmen ein PMO?

Um PMO-Methoden erfolgreich zu implementieren, müssen sich Unternehmen an einige Schlüsselkonzepte erinnern:

1. Die Rolle des PMO muss klar definiert sein, wobei die Verantwortung eindeutig ist.
2. Anstatt mehrere PMO-Rollen und -Verantwortlichkeiten zuzuweisen, konzentrieren Sie sich auf das, was die Organisation hinsichtlich kurz- und langfristiger Ziele erreichen muss.
3. Das Engagement der Geschäftsleitung ist erforderlich, damit ein PMO von allen Teilen der Organisation akzeptiert wird. Ohne dieses Mandat ist die PMO-Abteilung nur ein weiteres Silo, das darum kämpft, seine Stimme in der Organisation zu etablieren.

Bevor Sie ein PMO einstellen, nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen, was ein Projektmanagementbüro ist und wie es dem Unternehmen langfristig zugute kommen kann. Implementieren Sie von dort aus einen Aktionsplan, der klare PMO-KPIs bereitstellt, um die Vorteile eines PMOs zu bewerten.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass nicht jedes Unternehmen ein PMO benötigt – insbesondere in der Anfangsphase der Geschäftstätigkeit. Je älter ein Unternehmen wird, desto relevanter wird die Frage, ob ein PMO eingeführt werden soll oder nicht. Für größere Organisationen, die mehrere Programme gleichzeitig betreiben, ist es sicherlich von Vorteil, in das PMO-Framework zu investieren, mit dem Ziel einer klareren Kommunikation zwischen internen Stakeholdern und der Bereitstellung von PMO-KPIs. Um besser zu verstehen, wie die Unternehmensgröße die Notwendigkeit eines PMO beeinflusst, werfen wir einen Blick auf einige Daten:

• 90 % der großen Unternehmen haben ein PMO
• 88 % der mittelständischen Unternehmen haben ein PMO
• 61 % der kleinen Unternehmen haben ein PMO

Insgesamt haben 71 % der Unternehmen ein PMO und diese Zahl ist in den letzten zehn Jahren um zehn gestiegen.

Unternehmen neigen dazu, ein Projektmanagementbüro zu gründen, ohne die Risiken und Vorteile im Voraus zu bewerten. Wenn ein PMO schlecht gemacht wird, kann es ein Unternehmen in Bezug auf die Projektabwicklung zurückwerfen, aber auch negative Gefühle gegenüber dem Projektmanagement hervorrufen, was die Interessengruppen nervös macht, Zeit und Geld zu investieren, um dies zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu implementieren.

Laut Pulse of the Profession 2017 von PMI erreichten Unternehmen, die ihre unternehmensweite PMO-Struktur an der Strategie des Senior Managements ausrichteten, 38 % mehr Projekte, die die ursprünglichen Ziele erreichten, als diejenigen, die dies nicht taten.

Die folgenden Vorteile der Implementierung von PMO umfassen Unternehmen, unabhängig davon, in welcher Branche sie tätig sind:

• Bereitstellung einer standardisierten Projektmanagement-Methodik und PMO Best Practices mit greifbaren, langfristigen Vorteilen für eine Organisation.
• Kommunikationsprozesse werden programmübergreifend gestrafft, was eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen Teams ermöglicht.
• Projektmanager können sich auf die täglichen operativen Aufgaben konzentrieren. Sie können Teammitgliedern Coaching-Möglichkeiten bieten und bei Bedarf Fähigkeiten verbessern.
• Das Angebot einer standardisierten Nutzung von Projektmanagement-Tools und -Software vereinfacht das Verschieben von Ressourcen zwischen Projekten.
• Die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zwischen Projekten wird es starken Teams ermöglichen, erfolgreich zu sein.

Bewertung eines PMO-Frameworks

Projektfehler sind kostspielig. Letztes Jahr berichtete das Project Management Institute (PMI), dass der Geldbetrag, der durch gescheiterte Projekte verloren ging, durchschnittlich 97 Millionen Dollar pro 1 Milliarde Dollar betrug.

Der beste Ort, um die PMO-Ziele einer Organisation zu bewerten, ist zu überlegen, wie Teams über mehrere Systeme hinweg zusammenarbeiten. Konzentrieren Sie sich auf den Prozess der Zusammenarbeit sowohl innerhalb eines Teams als auch im gesamten Unternehmen und bewerten Sie, ob die Beteiligten ein gründliches Verständnis dafür haben, wie Projekte ablaufen, und Einblick in die Projektleistung haben

Wenn Teams in Silos arbeiten, entstehen finanzielle Kosten, die dazu führen können, dass ein Unternehmen Chancen verpasst. Silos behindern das Wachstum und die Effizienz in einer Organisation, was zu Doppelarbeit in verschiedenen Abteilungen sowie zu demotivierten Teams führen kann, die davon abgehalten werden, Ergebnisse zu erzielen und ihre KPIs zu erreichen.

Das PMO sollte sicherstellen, dass alle Teams konsistente Projektmanagementmethoden verwenden und dass standardisierte Software zur Verwaltung aller Projekte verwendet wird. Tools und Software sind großartig, damit Ihre Teams effizient arbeiten können, aber wenn sie nicht ordnungsgemäß im gesamten Unternehmen eingesetzt werden, kann dies zu einer kostspieligen Angelegenheit werden. Dies kann sich auf die Verwendung der Verwaltungstools von Sicherheits- bis hin zu Compliance-Bedenken auswirken.

Eine weitere Überlegung ist, dass die Möglichkeit, Projektteams unterschiedliche Tools zu verwenden, unterschiedliche Arbeitsansätze mit sich bringt. Dies kann die Neuzuweisung von Ressourcen an den Stellen behindern, an denen eine Organisation sie am dringendsten benötigt, was sich auf die Kosten des Projekts, die Markteinführungszeit und den Gewinn auswirkt.

Einige Organisationen sehen die Geschäftsleitung so weit von den täglichen Aktivitäten entfernt, dass sie sich der Risikoauswirkungen auf laufende Projekte nicht bewusst sind, was zu einer schlechten Lieferzeit, verschwendeten Ressourcen und einer Überschreitung des Budgets führt.

Unternehmen streben danach, ergebnisorientiert zu sein, was für ihre Geschäftspläne und ihren Erfolg entscheidend ist. Das PMO-Framework kann ein wertvolles Gut sein, wenn es darum geht, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Organisation optimale Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets liefert.

Den Erfolg in einem PMO messen?

Eine Umfrage von KPMG ergab, dass fast 80 % der Unternehmen ihre PMOs als „mäßig“ bis „extrem effektiv“ bei der Unterstützung von Veränderungen innerhalb der Organisation einstuften.

Laut einer Gartner-Umfrage berichteten 70 % der Unternehmen, die ein PMO implementierten, von einer Verbesserung der Projekterfolgsraten. Die Messung des Erfolgs eines PMO ermöglicht es der Geschäftsleitung, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie die beste Quelle für die Anpassung des Projektergebnisses ist.

Eine Organisation muss zunächst definieren und sich darauf einigen, was gemessen wird, um den PMO-Erfolg zu erreichen. Legen Sie drei bis fünf KPIs fest, die realistisch sind, um sie zu messen und zu verfolgen. Hier ist die Liste der KPIs, die Sie messen können:

• Die Anzahl der abgeschlossenen Projekte im Vergleich zu denen, die entweder abgebrochen oder unvollständig waren. Konzentrieren Sie sich auf die Projekte mit PMO-Beteiligung gegenüber den Projekten, bei denen das PMO keinen Beitrag leistete.
• Vergleichen Sie die geschätzten Projektkosten mit den tatsächlichen Kosten für das Unternehmen. Dies kann ein wichtiger Geschäftsfaktor sein, und diesem KPI kann mehr Gewicht beigemessen werden.
• Analysieren Sie den Return of Investment (ROI) von Projekten, die vom PMO koordiniert werden, im Vergleich zu Projekten, an denen das PMO nicht beteiligt war. Dies kann das PMO-Framework validieren. Oder es wird hervorgehoben, wo Änderungen am PMO-Framework erforderlich sind.
• Jahr für Jahr (YoY) Analyse der Zeit, die benötigt wurde, um Projekte derselben Größe oder Prioritätsstufe zu liefern. Stellen Sie sicher, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen, um diesen KPI fair zu messen. Andernfalls ist die Ausgabe ineffektiv und trägt nicht dazu bei, Projektverbesserungen voranzutreiben.
• Berechnen Sie, ob Ressourcen für Projekte angemessen zugewiesen wurden. Stellen Sie sicher, dass für ein Projekt die richtige Anzahl an Ressourcen verfügbar war. Dieser PMO-KPI bewertet die Auswirkungen von Projekten, die pünktlich geliefert werden.
• Befragen Sie die Projektteams zum PMO-Prozess und seinen Auswirkungen auf ihre Projekte. War die Beteiligung des PMO sinnvoll? Hat das PMO Coaching und Mentoring bereitgestellt, um die Fähigkeiten der Projektteams zu verbessern?

Das Ergebnis der PMO-Messung sollte zu Verbesserungen der PMO-Funktionen in noch kommenden Projekten führen. Die Bewertung der PMO-KPIs nach jeder Projektabwicklung stellt das Wachstum und die Nachhaltigkeit des PMO sicher.

Fazit: PMO ist aktueller denn je

Auch wenn es Fortschritte bei der Programmbereitstellung unter Verwendung von Wasserfall- und agilen Methoden gegeben hat, könnte mehr über die Bereitstellung von Projekten nachgedacht werden, einschließlich Bereitstellung und Produkteinführungen. Denken Sie über das Endziel Ihrer Projekte und einige der Herausforderungen nach, denen Sie heute gegenüberstehen. Durch die Bewertung dieser Schwachstellen kann Ihr Unternehmen eine bessere Anpassung an die PMO-Funktionen vornehmen, die für die Verwaltung von Projekten erforderlich sind. Es kann Management- und Projektteams in diesem komplexen technologischen Umfeld am besten dienen.

PMOs entwickeln sich ständig mit neuen Technologien, Methoden und Denkweisen von Projektteams weiter. Durch die Anpassung an Ihre Unternehmensumgebung kann ein PMO ein breiteres Spektrum an Funktionen und Verantwortlichkeiten übernehmen und Projekte im gesamten Unternehmen unterstützen.

Das PMO-Framework der Zukunft muss flexibel sein, um dem Programmwachstum gerecht zu werden und sich sinnvoller an der langfristigen Strategie einer Organisation auszurichten. Da Unternehmen mit neuen Technologieanforderungen, Remote-Arbeitsumgebungen und zunehmender Projektkomplexität konfrontiert sind, sind die Vorteile des PMO überzeugender als je zuvor.