PMOとは何ですか？プロジェクトマネジメントオフィスへのガイド

公開: 2022-03-11

PMSolutionsの「StateofthePMO」レポートによると、プロジェクト管理オフィス（PMO）を持つ組織の割合は、2007年の61％から最近（2017年）には71％に増加しました。

企業は、デジタルの複雑さの絶え間なく回転するドアで競争しています。これにより、ビジネスを成長させながら、限られたリソースでより多くのプロジェクトを提供するというプレッシャーが高まります。ペースの速いデジタルの拡大とテクノロジーの絶え間ない混乱により、安定した業界や企業を根絶することは、市場シェアを維持および拡大するか、剣の試みによって死ぬ必要があります。

組織が競争の激しい状況でその価値を認識しているため、複数のプロジェクトのバランスを取ることがますます重要になっています。この状況では、リソースを最大化し、タイムラインを達成することが、このペースの速い気候での沈没と水泳の違いになります。

PMOの管理原則は、PRINCE2に記載されている業界標準の方法論、またはPMBOKのガイドラインに基づいており、組織の運用の計画、編成、人員配置、実行、および制御に重点を置いて、エラーを最小限に抑えて最大の出力を確保します。

しかし、すべてのプロジェクト管理オフィスに適合する1つのサイズはありますか？ PMOが何をするのか、そして組織がプロジェクトを管理する際にこのアプローチを検討する必要があるかどうかを調べてみましょう。

PMOとは何ですか？なぜPMOが必要なのですか？

PMOは、戦略レベルからのプロジェクト管理において重要な役割を果たします。プロジェクトチーム内の日常の活動に焦点を当てるプロジェクト管理とは異なり、PMOはプロジェクトマネージャーのフレームワークとして機能し、組織内のプログラムを管理するためのPMOの方法論とテンプレートを提供します。プロジェクトの保守と展開に必要なプロジェクト管理リソースを制御します。また、Smartsheet、Pert、Ganttチャートなどの特定のPMOツールを支援し、プロジェクトの管理方法に関するガイダンスとサポートを他のチームに提供します。

組織内のリーダーシップチームは通常、ビジネスの運営に集中する他の重要な仕事を持っており、進行中のすべてのプロジェクトを高レベルで追跡する能力または潜在的にスキルを持っていません。

プロジェクトマネージャーは日々の活動とチームで忙しいため、この深淵は無人のままであり、組織が会計年度に達成する必要のある多くのプロジェクトをどのように提供するかを3万フィートから優先する人は誰もいません。上級管理職は草の根レベルでのビジネスの健全性の全体像をしっかりと把握していないため、コミュニケーションは途方に暮れています。

PMOの責任

ガバナンス

組織全体でプログラムを開発するためのベストプラクティスを設定します。部門間で必要なPMO方法論を標準化することにより、手順に焦点を当てています。

コミュニケーション

上級管理職、部門リーダー、およびプロジェクトマネージャー間のギャップを埋めて、コミュニケーションとプロジェクトステータスの更新を確実に合理化することは、大規模な組織では非常に大きな作業になる可能性があります。このPMO機能を一元化することで、上級管理職はどのプロジェクトがリスクにさらされているかを認識し、プロジェクトの下降軌道を修正するためのアクションプランを実施する目的で、逃した機会を強調する可能性があります。

リソースの管理

PMOは、プロジェクト間の相互依存性を管理し、リソースの浪費とエラー、およびすでに達成された反復可能な作業を最小限に抑えます。これらの学習を活用し、学習した教訓を収集して、他のプロジェクトチームが利用できるようにして、さらなる最適化を強化し、タイムラインを短縮します。これにより、プロジェクトマネージャー間の相乗効果が生まれ、プロジェクトベースでよりスムーズな航海が保証されます。

コーチング

PMOは、プロジェクトマネージャーとチームリーダーをトレーニングおよびメンターし、チームのスキルセットの価値を高めながら、組織内のプロジェクト管理のベストプラクティスを促進し、プロジェクトを正しい方向に導くための声を提供します。

戦略的計画

PMOは、上級管理職がどのプロジェクトを排除する必要があるか、および長期的な戦略目標に基づいて優先順位を付ける方法に焦点を当てるのを支援する責任を負う主要なプレーヤーです。

さまざまなタイプのPMO

PMOが会社の階層構造に適合するかどうかは、多くのプロジェクトでビジネスが達成したいことと、割り当てが必要な特定のタスクを管理するための独自のPMO機能を作成するために必要な調整によって異なります。これらのタスクは、組織のニーズに基づいています。

組織が検討できるPMOにはさまざまな種類があります。

エンタープライズPMO ：プロジェクトが組織のビジョンと戦略に沿っていることを確認します。通常、エンタープライズPMOはCEOに報告し、すべてのプロジェクトにわたって戦略的および戦術的な決定を下す権限を持っています。
部門別PMO：組織内の特定の事業分野のプロジェクトをサポートします。これには、プログラム管理、トレーニング、リソース計画、およびプロジェクト調整が含まれます。
プロジェクトPMO：これは、単一のプロジェクトまたはプログラムの期間中に確立されます。これには、管理サポート、制御、監視、およびレポートが含まれます。
プロジェクト管理センターオブエクセレンス：組織全体のプロジェクトチームをサポートするためのプロジェクト管理の標準と手順、方法、およびツールを定義します。

あなたの組織にはPMOが必要ですか？

PMO方法論を正常に実装するには、企業はいくつかの重要な概念を覚えておく必要があります。

PMOの役割は明確に定義する必要があり、責任のあいまいさを残しません。
複数のPMOの役割と責任を割り当てるのではなく、組織が短期的および長期的な目標の両方で達成する必要があることに焦点を当てます。
PMOが組織のすべての部分に受け入れられるためには、上級管理職のコミットメントが必要です。この権限がなければ、PMO部門は、組織内でその声を確立するために戦うもう1つのサイロにすぎません。

PMOを採用する前に、時間をかけてプロジェクト管理オフィスとは何か、そしてそれが長期的に組織にどのように役立つかを理解してください。そこから、PMOのメリットを評価するための明確なPMOKPIを提供するアクションプランを実装します。

ただし、すべての組織がPMOを必要とするわけではないことを覚えておくことが重要です。特に、ビジネスを行う初期段階ではそうです。企業が成熟するにつれ、PMOを導入するかどうかというこの問題はますます重要になります。複数のプログラムを同時に運用している大規模な組織の場合、内部の利害関係者間のより明確なコミュニケーションとPMO KPIの提供を目的として、PMOフレームワークに投資することには確かにメリットがあります。会社の規模がPMOの必要性にどのように影響するかをさらに理解するために、いくつかのデータを見てみましょう。

大企業の90％がPMOを持っています
中堅企業の88％がPMOを持っています
中小企業の61％がPMOを持っています

全体として、71％の企業がPMOを持っており、この数は過去10年間で10増加しています。

組織は、リスクとメリットを事前に評価せずにプロジェクト管理オフィスを立ち上げる傾向があります。 PMOの実行が不十分な場合、プロジェクトの実施に関して会社を後退させるだけでなく、プロジェクト管理に対して否定的な感情を生み出し、利害関係者は時間とお金を投資して将来これを再度実装することに神経質になります。

PMIの2017年のPulseofthe Professionによると、企業全体のPMO構造を上級管理戦略に合わせる企業は、そうでないプロジェクトよりも38％多くのプロジェクトが当初の目標を達成しました。

事業を行っているセクターに関係なく、PMOスパン企業を実装することには次の利点があります。

標準化されたプロジェクト管理方法論とPMOのベストプラクティスを提供し、組織に具体的で長期的なメリットをもたらします。
コミュニケーションプロセスはプログラム間で合理化され、チーム間のコラボレーションを強化できます。
プロジェクトマネージャーは、日常の運用タスクに集中できます。チームメンバーにコーチングの機会を提供し、必要に応じてスキルセットを向上させることができます。
プロジェクト管理ツールとソフトウェアの標準化された使用法を提供することで、プロジェクト間でのリソースの移動が簡単になります。
プロジェクト間でリソースを共有することで、強力なチームが繁栄することができます。

PMOフレームワークの評価

プロジェクトの失敗にはコストがかかります。昨年、プロジェクトマネジメント協会（PMI）は、失敗したプロジェクトで失われた金額は、10億ドルごとに平均9700万ドルであると報告しました。

組織のPMOの目標を評価するのに最適な場所は、チームが複数のシステム間でどのように連携するかを検討することです。チーム内と組織全体の両方でのコラボレーションのプロセスに焦点を当て、利害関係者がプロジェクトの実行方法を完全に理解しており、プロジェクトのパフォーマンスを可視化しているかどうかを評価します

チームがサイロで作業する場合、ビジネスに機会を逃す結果となる可能性のある経済的コストが発生します。サイロは組織の成長と効率を阻害します。その結果、さまざまな部門や意欲を失ったチームによって生み出された作業が重複し、結果の推進やKPIの達成から解放される可能性があります。

PMOは、すべてのチームが一貫したプロジェクト管理方法論を使用し、標準化されたソフトウェアがすべてのプロジェクトを管理するために使用されることを保証する必要があります。ツールとソフトウェアは、チームが効率的に作業できるようにするのに最適ですが、組織全体で適切に使用しないと、コストのかかるビジネスになる可能性があります。これは、セキュリティからコンプライアンスの懸念まで、ツールの管理の使用に影響を与える可能性があります。

もう1つの考慮事項は、プロジェクトチームがさまざまなツールを使用できるようにすることで、異なる作業アプローチがもたらされることです。これは、組織が最も必要とするリソースの再割り当てを妨げ、プロジェクトのコスト、市場投入までの時間、および収益に影響を与える可能性があります。

一部の組織では、上級管理職が日々の活動から離れているため、進行中のプロジェクトへのリスクの影響を認識しておらず、納期の短縮、リソースの浪費、予算の超過につながっています。

組織は、ビジネスプランと成功に不可欠な結果指向になるよう努めています。 PMOフレームワークは、改善すべき領域を特定し、組織が時間どおりに予算内で最適なプロジェクトを確実に提供するための貴重な資産になります。

PMOでの成功を測定しますか？

KPMGの調査によると、組織の80％近くが、組織内の変化をサポートする上で、PMOを「中程度」から「非常に効果的」と評価しています。

Gartnerの調査によると、PMOを実装した組織の70％が、プロジェクトの成功率の向上を報告しました。 PMOの成功を測定することで、上級管理職は、プロジェクトの結果を調整するための最良の情報源について情報に基づいた決定を下すことができます。

組織はまず、PMOの成功を達成するために何を測定するかを定義し、合意する必要があります。それらを測定および追跡するために現実的な3〜5つのKPIを設定します。測定を試みることができるKPIのリストは次のとおりです。

放棄されたプロジェクトまたは不完全なプロジェクトに対して完了したプロジェクトの数。 PMOが入力を提供しなかったプロジェクトに対して、PMOが関与するプロジェクトに焦点を合わせます。
推定プロジェクトコストをビジネスの実際のコストと比較します。これは重要なビジネス推進要因になる可能性があり、このKPIにより多くの重みを置くことができます。
PMOが関与していないプロジェクトに対して、PMOが調整したプロジェクトの投資収益率（ROI）を分析します。これにより、PMOフレームワークを検証できます。または、PMOフレームワークへの変更が必要な場所を強調します。
同じサイズまたは優先度レベルのプロジェクトを提供するためにかかった時間に関する前年比（YoY）分析。このKPIを公正に測定するには、リンゴとリンゴを比較してください。そうでない場合、出力は無効になり、プロジェクトの改善を推進するのに役立ちません。
リソースがプロジェクトに適切に割り当てられているかどうかを計算します。プロジェクトで適切な数のリソースが利用可能であることを確認してください。このPMOKPIは、プロジェクトが予定どおりに実施された場合の影響を評価します。
PMOプロセスとそのプロジェクトへの影響についてプロジェクトチームを調査します。 PMOが関与することは役に立ちましたか？ PMOは、プロジェクトチームのスキルを向上させるコーチングとメンタリングを提供しましたか？

PMOを測定した結果、今後のプロジェクトでPMO機能が改善されるはずです。各プロジェクトの実施後にPMOKPIを評価することで、PMOの成長と持続可能性が保証されます。

結論：PMOはこれまで以上に関連性があります

ウォーターフォールとアジャイルの両方の方法論を使用したプログラム配信は進歩していますが、展開や製品の発売など、プロジェクトの配信についてさらに検討することができます。プロジェクトの最終目標と、今日直面しているいくつかの課題について考えてください。これらの問題点を評価することで、組織はプロジェクトの管理に必要なPMO機能により適したものに調整できます。この複雑な技術環境で、管理チームとプロジェクトチームに最適なサービスを提供できます。

PMOは、プロジェクトチームの新しいテクノロジー、方法論、考え方で絶えず進化しています。 PMOは、会社の環境に適応することで、より幅広い機能と責任を引き受け、ビジネス全体のプロジェクトをサポートできます。

将来のPMOフレームワークは、プログラムの成長に対応し、より意味のある方法で組織の長期戦略に合わせるために柔軟である必要があります。組織が新しいテクノロジーのニーズ、リモート作業環境、およびプロジェクトの複雑さの増大に直面しているため、PMOのメリットはかつてないほど魅力的です。

PMOとは何ですか？ プロジェクトマネジメントオフィスへのガイド