進行遠程工作，第 2 部分：成功的秘訣是充當導師

如需更多類似此類的文章，請訪問我們的特別報導：遠程崛起。 該計劃利用了 Toptal 的專業知識，在這個前所未有的變化時期提供工具和資源。

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• 為什麼混合團隊的遠程領導具有挑戰性和復雜性
• 是什麼讓遠程領導者有效
• 為什麼在遠程領導時，導師制是最關鍵的領導風格
• 如何讓遠程員工保持參與和有效

本文最初發表於導致大規模轉向遠程工作的 COVID-19 大流行之前。 它的見解對於適應這種工作方式的公司和個人仍然很有幫助。

在第 1 部分：混合團隊因管理不善而失敗，我分析了一些高知名度的混合團隊計劃是如何失敗的。 可能會出現文化問題，遠程工作人員可能會感到被冷落，溝通可能會受到影響，最終，經理可能會對團隊效率不佳負責。

在第二部分中，我研究了一項關於文化多元化、完全偏遠的全球團隊的研究，以發現混合團隊經理應該努力追求什麼樣的領導風格和品質，以推動一個有效的混合團隊。 我還將根據與 100 多家跨國公司合作的多年經驗提出我的建議，我曾在這些公司領導過現場團隊、部分遠程團隊以及完全分佈式的團隊。

要直接跳轉到研究中的關鍵知識，請單擊此處。

關於研究

全球虛擬團隊中的領導力有效性研究由貝勒大學的兩位教授開展，涉及來自歐洲、墨西哥和美國的 13 個文化多元的全球團隊，他們被分配了一名領導者和一項需要完成的任務。 該研究是在假設管理或領導分佈式團隊比讓每個人都在同一個辦公室更困難的假設下創建的。 作者首先分解了遠程成員面臨的具體挑戰，包括溝通、文化、物流和技術。

他們假設當團隊分散時，這些挑戰需要不同類型的領導。 特別是，按照最新的領導理論，遠程領導者需要在不同的風格之間切換才能被認為是有效的。 由於遠程環境面臨著微妙的挑戰，領導者的行為複雜性也應該增加。

為了證明這一點，Kayworth 和 Leidner 為 13 個遠程團隊中的每一個分配了一項任務，以便他們比較全球效率。 在項目結束時，每個團隊成員必須填寫一份關於領導者的調查，評估他們在整個任務中可能使用的不同角色：創新者、經紀人、製片人、導演、協調者、監督者、促進者和導師。 他們還被問及團隊的效率和溝通以及他們的個人滿意度。 他們向領導者發送了一份不同的調查，詢問有關他們的團隊績效和溝通的問題。

結果令人驚訝，並為希望在混合團隊中取得成功的經理提供了關鍵信息。 這是他們學到的：

1. 領導遠程團隊比親自領導更容易

第一個有趣的發現是，遠程領導實際上可能比面對面領導更容易（稍微）。 這似乎是由於遠程環境的限制。 儘管這些被認為是更複雜的原因，但它可能只會讓事情變得更容易。 遠程團隊主要通過寫作和異步通信（例如 Slack、Zoom、Asana 和 Trello）進行溝通，這實際上會減少溝通問題：不必要的會議減少，消息傳遞更加清晰。 很難說或寫“錯誤的事情”。

如果您是領導者，想像一下出現的每個問題是否只能通過使用您首選的消息傳遞工具（如 Microsoft Teams 或 Slack）給某人寫信或給他們打電話（音頻或視頻）來解決。 你不能帶他們出去喝杯休閒咖啡來深入研究這個問題。 你不能在辦公室中間進行周圍任何人都能聽到的談話。

起初這似乎是有限的，但請三思而後行。 當你只有兩條路線來解決問題時，解決它會變得更有效。 您不必過度考慮解決問題的最佳方法可能是什麼，這個人的偏好是什麼，或者擔心其他人偷聽談話。

2. 最有效的遠程領導者是導師

第二個發現是，最有效的遠程團隊主要將他們的領導歸類為導師——在一對一中表現出同理心和關心，並以敏感和關懷的方式對待每個成員。 團隊成員受到領導的指導、鼓勵、挑戰和激勵。

這並不是說這位領導者只是一個導師。 正如他們根據現代行為理論所假設的那樣，一個有效的領導者必須能夠在風格之間頻繁切換。 然而，他們的高績效團隊最看重他們的指導品質。

當與那些不支持管理主要歸咎於雅虎、百思買、惠普、IBM 和美國專利商標局的失敗案例聯繫起來時，這是有道理的。

傳統經理人因其經紀人、製片人和導演角色而受到稱讚：他們的魅力、影響力和交付能力。 然而，前兩個在面對面的環境中自然而自發地發生，但不會自然地將其轉化為遠程團隊。 此外，這些經理（X 一代及之前的經理）來自多年的傳統結構，並且在接受遠程技術和推動組織內的文化轉變方面通常很慢。

當整個團隊分散時，別無選擇，只能適應變化，想辦法讓這些不同的文化品質發生。

但是，當只有部分團隊處於遠程狀態時，這會更加困難。 作為經理，您必須完成所有常見的辦公室實踐，但還必須高度參與消息傳遞工具並在每次通話時超級出席。 請記住，最重要的是，您的遠程員工希望您扮演導師的角色。 你必須表現出同理心並不斷激勵他們每個人。 當您的時間有限並且與坐在您旁邊的人相比幾乎無法與他們互動時，您怎麼能做到這一點？

將每個人視為團隊的重要組成部分。 不要被他們坐在哪里或他們和你一起度過多少身體時間所困擾。 您需要採取整體方法。

如果您每週與每個人進行 1 對 1 交流，那麼也可以與遠程工作人員一起進行。 如果您傾向於與一些團隊成員在這里或那裡喝杯咖啡，請嘗試通過聊天聯繫並與您的遠程員工進行休閒交談。 如果您想在周五下午去喝酒，請與整個團隊安排一次飲水機電話。 為了讓每個人都參與其中，與團隊中的遠程成員公開合作也很重要。 大多數想法、行動項目、計劃和流程都需要以數字方式捕獲。 可以記錄會議，可以通過中央文件位置共享筆記。 提供對正在完成的工作的高度可見性是至關重要的。

賓夕法尼亞州立大學的學者在 46 項研究中沒有發現任何證據表明遠程工作與不合標準的協作或隊友關係直接相關。 所以，要有創意，想辦法讓這些遠程工作者融入辦公室的日常生活——表明你關心和重視他們。

3. 領導者想要獨立的員工，儘管（加上個人軼事）

這是一個有趣的範例：雖然高績效團隊需要導師，但遠程員工的領導者需要不需要牽手的獨立員工。

男孩，我知道那是什麼感覺。

在我上一個遠程領導職位期間，我正在與非常有才華的人一起運行一個非常令人興奮的項目。 我們定期檢查以確保項目正在進行中並且沒有阻礙。 其餘時間，我完全相信團隊會根據與他們過去的項目和他們豐富的經驗獨立工作。

交付前一個月，我決定深入研究詳細審查工作並......

災難。

標記為已完成的任務實際上並沒有完成，與以前的項目相比，質量很差。 我無法理解發生了什麼。 我們都就流程和工作流程達成了一致，但顯然行不通。

所以發生了什麼事？

我和他們一起改變了我的主要領導角色。 我從導師變成了協調員。 我退後一步，只是在站立期間檢查了進度和障礙。 就在那時，我了解到指導角色在與遠程團隊合作時的價值。

我知道想要一個接受簡報並繼續前進的團隊是什麼感覺，但是在遠程工作時，您的團隊需要的遠不止這些——您需要更直接的關注才能感覺他們屬於自己。

在辦公室裡，我們自然而然地這樣做。 我們的團隊就在附近，他們會不斷收集反饋並相互交流。 問題自然會出現，我們一起解決問題。

遠程工作更加孤立。 為了培養參與度，需要付出一些額外的努力來相互聯繫。 除了聯繫 Slack 或 Microsoft Teams 或定期進行 1:1 交流之外，詳細的反饋還可以告訴您的員工您關心他們的工作並且您隨時為他們服務。

不過，這可能會讓人望而生畏。 坐下來詳細回顧事情需要很多時間。 試試這些提示：

• 安排它。 每週留出一些時間，不僅可以快速檢查他們的工作，還可以花時間深入研究。 將其列入您的議程將幫助您為它騰出時間並賦予它應有的重要性。

• 讓他們知道什麼時候會發生。 對他們有一些期望很重要：會是每週一次嗎？ 雙周刊？ 你會提供書面反饋嗎？ 該反饋將在哪裡進行？

• 對他們的工作提供清晰而詳細的評論。 使用您的一般反饋策略。 指出好的和壞的，對於後者，確保它是建設性的。

• 公開合作。 以數字方式記錄會議、記錄筆記、想法、項目計劃和流程，並將它們保存在遠程團隊成員可以訪問的高度可見的位置。 當地圖可用時，更難迷路。

最後，最重要的是：

• 不要認為這很耗時。 我向你保證，你花在與辦公室其他員工互動上的時間比你做這件事所花費的時間還要多！

• 不要低估它。 您的員工想知道您關心他們的工作，並在詳細查看後提供反饋是傳達該信息的最佳方式。

4. 最後的警告：做導師是不夠的

所以我們了解到，作為一名導師是 13 個研究過的遠程團隊最看重的。 我們已經了解了它為何如此重要以及如何實現它，但這是最後一個警告——掌握導師角色是不夠的！

現代領導理論談論複雜的行為模式。 這意味著有效的領導者不僅需要轉換角色，而且還需要在兩個主要領域的許多能力方面表現出色：完成工作（溝通和角色清晰）和建立關係（理解和領導態度）。

幸運的是，這一切都與面對面管理非常相似，但重要的是要知道遠程工作人員將溝通列為他們的第一大挑戰。 到目前為止，我們已經看到，溝通問題會導致遠程員工缺乏參與和嚴重的溝通誤解，最終導致效率低下。

無論您的團隊是完全分佈式的，還是只有少數成員遠程工作，關鍵的溝通問題是很多事情都是異步發生的（即，消息沒有同時傳遞和接收）。 因此，在領導遠程團隊時，寫作技巧至關重要。 一切都需要以書面形式記錄和溝通，以便每個人都保持一致，並且您還需要能夠以書面形式激勵和吸引員工。 這種溝通方法也需要在整個團隊中採用文化方式，以使其真正站穩腳跟。 例如，如果您通過 Slack 領導遠程團隊，那麼辦公室團隊的其他成員不應該通過電子郵件單獨溝通。

與混合團隊溝通的一些技巧

以下是在遠程團隊內部和之間建立良好溝通的一些技巧：

• 就 wiki 或中央信息源達成一致。 公開工作是讓每個人保持一致的關鍵。 牢記用戶體驗：
  • 如果您不想讓人們發瘋（最終不得不處理錯位），就不要擁有多個事實來源或不同的工具。
  • 不要指望他們閱讀多個 135 頁的文檔來找到特定的答案。 此外，不要只提供一個小的描述，而不能在必要時深入了解更多信息以獲取上下文。
  • 請務必將知識的核心來源視為正在進行的項目，這是您始終優先考慮的最重要的項目。 沒有它，每個人都會朝著不同的方向發展。
  • 使用此 wiki 可以清楚地說明所有領域，例如角色、日程預期（他們什麼時候可以聯繫到您？）或項目目標。

• 僅在必要時安排會議。 因為為了公開工作，我們需要將所有內容都寫下來，舉行多次會議——尤其是只與在辦公室的團隊成員——在這種新的透明文化中輕鬆快速地工作。 如果你不邀請所有人參加會議，那些不在場的人會感到被排斥在外。 如果你邀請所有人，實際的工作將無法完成。 確保僅在必要時安排會議。 其餘的保持在線。

• 將您與遠程團隊成員的 1:1 視為神聖不可侵犯。
  • 定期安排他們。 選擇 1:1 的時間和日期，並使其成為重複事件。
  • 永遠不要重新安排時間或遲到。 沒有什麼比“我在這裡的時間和優先事項比你在那裡做的任何事情更重要”更糟糕的信息要發送給您的員工了。 另一方面，遵守時間表並準時到達將始終有助於建立信任和參與。
• 不要對鍵盤感到害羞。 當您說話時，與您交談的人有機會問您一個問題以更好地了解您。 當通信異步發生時，這是不可能的。 有時，人們會在線並立即回答，但大多數時候，他們不會。 確保清楚地傳達信息。
  • 不要是單音節的類型。 如果您不會親自回答問題，或者只是回答是或否，請不要在寫作時這樣做！ 解釋你的理由並提供背景，就像你在談話時一樣，以保持他們的參與。
  • 預測您可能會遇到的問題。 你了解你的團隊。 您知道某人通常會問什麼或有什麼問題。 預料到。 馬上回答這個問題，而不是等他們再過 12 個小時後再問。
  • 簡潔而徹底。 這可能看起來自相矛盾，但事實並非如此。 將其視為漸進式披露。 您從簡短的執行摘要類型的介紹開始，然後繼續提供一些額外的信息，例如上下文或預測這些問題以傳遞（希望）不需要太多來回的完整信息。
• 使用寫作對你有利。 很多人覺得寫作乏味，甚至無聊。 它不一定是。 寫作就像說話……但是用你的手指。 像你說話一樣寫作，所以當人們閱讀時，他們知道是你（就像你的聲音一樣）。 使用它來發揮你的優勢。 想一想：有時，當我們對某件事下定決心時，我們會繞圈子。 其他時候，我們的嘴比我們的大腦更快，我們說一些我們最好不要說的話。 寫作時，你可以更有效率。 你可以綜合你的想法而不是繞圈子，你可以避免說錯話。 另外，像你說話一樣寫作比閱讀一些正式的台詞更有動力和吸引力。

期待

遠程將繼續存在，管理風格需要適應，以利用這一強大的資產作為整體人才管理戰略的一部分。

我們的世界比以往任何時候都發展得更快，組織需要能夠快速響應變化並保持競爭力。 如果他們僅限於 100 英里半徑內的可用人才，或者他們不了解遠程工作，他們就無法做到這一點。 團隊需要採取整體路線，提高他們在人才採購方面的效率，而不是地點、世代或合同類型。 領導者必須積極推動變革，以吸引合適的（即最優秀的）人才。 隨著數字原生工人進入並與傳統勞動力融合，這只會變得更加重要。

遠程工作在個人和組織層面都可以帶來巨大的好處。 作為一個團隊，您可以簡單地將其視為對自己的新領導力挑戰：確保每個人，無論是否偏遠，都感到被包容和參與，以保持甚至提高團隊效率。

最後但並非最不重要的一點是，作為經理，不要迴避遠離自己，並享受同樣的好處。 誠然，路易斯·莫斯卡（Louis Mosca）的話很重要：我們無法“說出一位財富公司的首席執行官，他是通過他或她的餐桌晉升的。” 你知道嗎？ 沒有人這樣做過……還沒有。