ทำงานทางไกล ตอนที่ 2: เคล็ดลับสู่ความสำเร็จคือการทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง

สำหรับบทความเพิ่มเติมเช่นนี้ โปรดไปที่รายงานพิเศษของเรา: Rise of Remote ความคิดริเริ่มนี้ใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของ Toptal โดยจัดหาเครื่องมือและทรัพยากรในช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลงที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน

• • •

• เหตุใดความเป็นผู้นำระยะไกลของทีมผสมจึงท้าทายและซับซ้อน
• อะไรทำให้ผู้นำทางไกลมีประสิทธิภาพ
• ทำไมการให้คำปรึกษาเป็นรูปแบบความเป็นผู้นำที่สำคัญที่สุดเมื่อเป็นผู้นำจากระยะไกล
• วิธีทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ

บทความนี้ถูกตีพิมพ์ครั้งแรกก่อนการระบาดของ COVID-19 ซึ่งส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในการทำงานทางไกล ข้อมูลเชิงลึกยังคงเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทและบุคคลที่ปรับตัวเข้ากับวิธีการทำงานนี้

ในส่วนที่ 1: Blended Teams Fail เนื่องจากการจัดการแย่ ฉันวิเคราะห์ว่าการริเริ่มแบบทีมผสมที่มองเห็นได้ชัดเจนล้มเหลวอย่างไร ปัญหาทางวัฒนธรรมอาจเกิดขึ้น พนักงานที่อยู่ห่างไกลอาจรู้สึกว่าถูกทอดทิ้ง การสื่อสารอาจประสบปัญหา และท้ายที่สุด ผู้จัดการอาจต้องรับผิดชอบต่อประสิทธิภาพของทีมที่ต่ำกว่าที่เหมาะสม

ในส่วนที่สองนี้ ฉันจะตรวจสอบการศึกษาเกี่ยวกับทีมระดับโลกที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรมและอยู่ห่างไกลกันโดยสมบูรณ์ เพื่อค้นหาว่ารูปแบบความเป็นผู้นำและคุณภาพแบบใดที่ผู้จัดการทีมแบบผสมผสานควรมุ่งมั่นเพื่อขับเคลื่อนทีมแบบผสมผสานที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ฉันยังจะรวมคำแนะนำของฉันตามประสบการณ์หลายปีในการทำงานกับบริษัทข้ามชาติกว่า 100 แห่ง ซึ่งฉันได้เป็นผู้นำทีมในสถานที่ทำงาน ทีมที่อยู่ห่างไกลบางส่วน และทีมที่กระจายตัวทั้งหมด

หากต้องการข้ามไปยังการเรียนรู้ที่สำคัญจากการวิจัย คลิกที่นี่

เกี่ยวกับการวิจัย

การศึกษาประสิทธิผลของภาวะผู้นำใน Global Virtual Teams ดำเนินการโดยอาจารย์สองคนที่มหาวิทยาลัยเบย์เลอร์ และเกี่ยวข้องกับทีมระดับโลกที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรม 13 ทีมจากยุโรป เม็กซิโก และสหรัฐอเมริกา ซึ่งได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำและงานที่ต้องทำให้สำเร็จ การศึกษานี้สร้างขึ้นภายใต้สมมติฐานที่ว่าการจัดการหรือนำทีมแบบกระจายนั้นยากกว่าการมีทุกคนในสำนักงานเดียวกัน ผู้เขียนเริ่มต้นด้วยการทำลายความท้าทายเฉพาะสำหรับสมาชิกที่อยู่ห่างไกลซึ่งรวมถึงการสื่อสาร วัฒนธรรม การขนส่ง และเทคโนโลยี

พวกเขาตั้งสมมติฐานว่าความท้าทายเหล่านี้ต้องการความเป็นผู้นำแบบอื่นเมื่อมีการกระจายทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ตามทฤษฎีความเป็นผู้นำล่าสุด ผู้นำทางไกลจำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างรูปแบบที่แตกต่างกันเพื่อให้ถูกมองว่ามีประสิทธิภาพ เนื่องจากสภาพแวดล้อมที่ห่างไกลมีความท้าทายที่แตกต่างกัน ความซับซ้อนทางพฤติกรรมสำหรับผู้นำก็ควรเพิ่มขึ้นเช่นกัน

เพื่อพิสูจน์สิ่งนี้ Kayworth และ Leidner มอบหมายงานให้กับทีมระยะไกลทั้ง 13 ทีมเพื่อให้พวกเขาสามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพระดับโลกได้ ในตอนท้ายของโครงการ สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องกรอกแบบสำรวจเกี่ยวกับผู้นำที่ประเมินบทบาทต่างๆ ที่พวกเขาอาจใช้ตลอดงาน: ผู้ริเริ่ม นายหน้า ผู้ผลิต ผู้อำนวยการ ผู้ประสานงาน ผู้ตรวจสอบ ผู้อำนวยความสะดวก และที่ปรึกษา พวกเขายังถูกถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพและการสื่อสารของทีมตลอดจนความพึงพอใจส่วนตัวของพวกเขา พวกเขาส่งแบบสำรวจที่แตกต่างกันไปยังผู้นำที่มีคำถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพและการสื่อสารของทีม

ผลลัพธ์น่าประหลาดใจและให้ข้อมูลสำคัญแก่ผู้จัดการที่หวังจะประสบความสำเร็จกับทีมผสมของพวกเขา นี่คือสิ่งที่พวกเขาเรียนรู้:

1. การนำทีมระยะไกลทำได้ง่ายกว่าการเป็นผู้นำด้วยตนเอง

การค้นพบที่น่าสนใจประการแรกคือการเป็นผู้นำทางไกลอาจง่ายกว่า (เล็กน้อย) แบบเผชิญหน้ากัน ดูเหมือนว่าจะเกิดจากข้อจำกัดของสภาพแวดล้อมระยะไกล แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะถือเป็นเหตุผลที่ซับซ้อนกว่า แต่ก็อาจทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นได้ ทีมระยะไกลสื่อสารกันส่วนใหญ่ผ่านการเขียนและการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (เช่น Slack, Zoom, Asana และ Trello) ซึ่งจริงๆ แล้วนำไปสู่ปัญหาในการสื่อสารน้อยลง: การประชุมที่ไม่จำเป็นน้อยลง ความชัดเจนในการส่งข้อความมากขึ้น การพูดหรือเขียน “สิ่งที่ผิด” นั้นยากกว่า

หากคุณเป็นผู้นำ ลองนึกภาพว่าทุกปัญหาที่เกิดขึ้นสามารถแก้ไขได้โดยการเขียนถึงใครบางคนโดยใช้เครื่องมือส่งข้อความที่คุณต้องการ (เช่น Microsoft Teams หรือ Slack) หรือโทรหาพวกเขา (เสียงหรือวิดีโอ) คุณไม่สามารถพาพวกเขาออกไปดื่มกาแฟแบบสบาย ๆ เพื่อเจาะลึกประเด็นนี้ได้ คุณไม่สามารถมีการสนทนากลางสำนักงานที่คนรอบข้างจะได้ยิน

นั่นอาจดูเหมือนจำกัดในตอนแรก แต่คิดให้รอบคอบ เมื่อคุณมีเพียงสองวิธีในการแก้ปัญหา การแก้ปัญหาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องคิดมากว่าวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาคืออะไร ความชอบของบุคคลนั้นเป็นอย่างไร หรือกังวลว่าคนอื่นจะได้ยินการสนทนา

2. ผู้นำระยะไกลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือพี่เลี้ยง

ข้อค้นพบประการที่สองคือ ทีมจากระยะไกลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดได้จำแนกผู้นำของตนเป็นที่ปรึกษา โดยแสดงความเห็นอกเห็นใจและความห่วงใยแบบตัวต่อตัว และปฏิบัติต่อสมาชิกแต่ละคนด้วยความละเอียดอ่อนและเอาใจใส่ สมาชิกในทีมได้รับการชี้นำ ส่งเสริม ท้าทาย และได้รับแรงบันดาลใจจากผู้นำของพวกเขา

ไม่ได้หมายความว่าผู้นำคนนี้เป็น เพียง ที่ปรึกษาเท่านั้น เมื่อพวกเขาตั้งสมมติฐานตามทฤษฎีพฤติกรรมสมัยใหม่ ผู้นำที่มีประสิทธิภาพจะต้องสามารถสลับไปมาระหว่างรูปแบบต่างๆ ได้บ่อยครั้ง อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติการเป็นพี่เลี้ยงของพวกเขานั้นมีค่ามากที่สุดจากทีมที่มีประสิทธิภาพสูง

สิ่งนี้สมเหตุสมผลเมื่อเชื่อมโยงกับกรณีที่ล้มเหลวซึ่งการจัดการที่ไม่สนับสนุนส่วนใหญ่จะตำหนิเช่น Yahoo, Best Buy, HP, IBM และสำนักงานสิทธิบัตรและเครื่องหมายการค้าของสหรัฐอเมริกา

ผู้จัดการแบบดั้งเดิมได้รับการยกย่องสำหรับบทบาทนายหน้า โปรดิวเซอร์ และผู้กำกับ: ความสามารถพิเศษ อิทธิพล และความสามารถในการส่งมอบ อย่างไรก็ตาม สองรายการแรกเกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติและเป็นธรรมชาติในการตั้งค่าแบบเห็นหน้ากัน แต่ไม่ได้แปลว่าทีมที่อยู่ห่างไกลอย่างเป็นธรรมชาติ นอกจากนี้ ผู้จัดการเหล่านี้ ทั้งรุ่น Gen X และรุ่นก่อนๆ มาจากโครงสร้างแบบเดิมๆ มานานหลายปี และโดยทั่วไปมักช้าในการเปิดรับเทคโนโลยีจากระยะไกลและขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมภายในองค์กร

เมื่อมีการแจกจ่ายทั้งทีม ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและค้นหาวิธีที่จะทำให้คุณสมบัติทางวัฒนธรรมที่แตกต่างกันเหล่านี้เกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม เมื่อมีเพียงส่วนหนึ่งของทีมที่อยู่ห่างไกล มันยากกว่า ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในสำนักงานตามปกติ แต่ต้องมีส่วนร่วมอย่างมากในเครื่องมือการส่งข้อความและนำเสนออย่างดีเยี่ยมในทุกการโทร โปรดจำไว้ว่า เหนือสิ่งอื่นใด พนักงานระยะไกลของคุณคาดหวังให้คุณมีบทบาทเป็น ที่ปรึกษา คุณจะต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจและกระตุ้นแต่ละคนอย่างต่อเนื่อง คุณจะทำอย่างนั้นได้อย่างไรเมื่อเวลาของคุณมีจำกัด และแทบจะไม่มีปฏิสัมพันธ์กับพวกเขาเมื่อเทียบกับคนที่นั่งข้างๆ คุณ

มองว่าแต่ละคนเป็นส่วนสำคัญของทีม อย่ามัวแต่นั่งกับที่ที่พวกเขานั่งหรือเวลาที่พวกเขาใช้ร่างกายร่วมกับคุณ คุณต้องใช้แนวทางแบบองค์รวม

หากคุณมี 1:1s รายสัปดาห์กับทุกคน ให้ทำกับคนที่ทำงานนอกสถานที่ด้วย หากคุณมักจะดื่มกาแฟที่นี่และที่นั่นกับสมาชิกในทีมของคุณ พยายามติดต่อด้วยการแชทและพูดคุยกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลด้วยเช่นกัน หากคุณต้องการไปดื่มในบ่ายวันศุกร์ นัดหมายการโทรติดต่อเครื่องทำน้ำเย็นกับทั้งทีม เพื่อให้ทุกคนอยู่ในวงเสมอ สิ่งสำคัญคือต้องทำงาน อย่างเปิดเผย กับสมาชิกระยะไกลในทีมของคุณ แนวคิด รายการดำเนินการ แผน และกระบวนการส่วนใหญ่จำเป็นต้องบันทึกในรูปแบบดิจิทัล สามารถบันทึกการประชุม สามารถแชร์บันทึกผ่านตำแหน่งไฟล์ส่วนกลาง การนำเสนอผลงานที่ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

นักวิชาการของ Penn State University ไม่พบหลักฐานใดๆ—จากการศึกษา 46 ชิ้น—เชื่อมโยงงานทางไกลโดยตรงกับการทำงานร่วมกันที่ต่ำกว่ามาตรฐานหรือความสัมพันธ์ในทีม ดังนั้น จงมีความคิดสร้างสรรค์และหาวิธีที่จะรวมพนักงานที่อยู่ห่างไกลเหล่านั้นเข้าไว้ด้วยกันในชีวิตประจำวันของสำนักงาน—แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจและเห็นคุณค่าพวกเขา

3. ผู้นำต้องการพนักงานอิสระ (รวมถึงเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยส่วนตัว)

กระบวนทัศน์ที่ตลกคือ แม้ว่าทีมที่มีประสิทธิภาพสูงต้องการที่ปรึกษา แต่ผู้นำของพนักงานที่อยู่ห่างไกลก็ต้องการพนักงานอิสระที่ไม่ต้องการการจับมือกัน

ไอ้หนู ฉันรู้ว่ามันรู้สึกยังไง

ระหว่างบทบาทผู้นำทางไกลครั้งล่าสุดของฉัน ฉันกำลังดำเนินโครงการที่น่าตื่นเต้นที่สุดกับบุคคลที่มีความสามารถสูง เราตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีความคืบหน้าและไม่มีการปิดกั้น ในช่วงเวลาที่เหลือ ฉันเชื่อมั่นอย่างเต็มที่ว่าทีมจะทำงานอย่างอิสระโดยอิงจากโครงการที่ผ่านมากับพวกเขาและประสบการณ์ที่กว้างขวางของพวกเขา

หนึ่งเดือนก่อนส่งมอบ ฉันตัดสินใจลงลึกเพื่อทบทวนงานโดยละเอียดและ...

ภัยพิบัติ.

งานที่ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้วยังไม่เสร็จสิ้น และคุณภาพค่อนข้างแย่เมื่อเทียบกับโครงการก่อนหน้า ฉันไม่เข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น เราทุกคนเห็นพ้องต้องกันในกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ แต่เห็นได้ชัดว่าไม่ได้ผล

แล้วเกิดอะไรขึ้น?

ฉันเปลี่ยนบทบาทความเป็นผู้นำหลักของฉันกับพวกเขา ฉันไปจากที่ปรึกษาเป็นผู้ประสานงาน ฉันก้าวถอยหลังและเพิ่งตรวจสอบความคืบหน้าและตัวบล็อกระหว่างการยืนขึ้น นั่นคือตอนที่ฉันได้เรียนรู้ว่าบทบาทการให้คำปรึกษานั้นมีค่าเพียงใดเมื่อทำงานกับทีมที่อยู่ห่างไกล

ฉันรู้ว่ารู้สึกอย่างไรที่ต้องการทีมที่เข้าใจและลงมือทำ แต่เมื่อทำงานจากระยะไกล ทีมของคุณต้องการมากกว่านั้นเล็กน้อย - ความสนใจโดยตรงจากคุณมากกว่านี้เพื่อให้รู้สึกเหมือนพวกเขาเป็นส่วนหนึ่ง

ในสำนักงาน เราทำสิ่งนี้อย่างเป็นธรรมชาติ ทีมของเราอยู่ใกล้ ๆ และพวกเขาจะรวบรวมข้อเสนอแนะและโต้ตอบกันอย่างต่อเนื่อง คำถามจะเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ และเราจะแก้ไขปัญหาร่วมกัน

การทำงานทางไกลนั้นโดดเดี่ยวกว่ามาก จำเป็นต้องมีความพยายามพิเศษในการเชื่อมต่อซึ่งกันและกันเพื่อปลูกฝังการมีส่วนร่วม นอกเหนือจากการติดต่อ Slack หรือ Microsoft Teams หรือมีแบบ 1:1 เป็นประจำ คำติชมโดยละเอียดยังบอกพนักงานของคุณว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับงานของพวกเขาและคุณพร้อมสำหรับพวกเขา

แม้ว่ามันอาจจะรู้สึกน่ากลัว การนั่งทบทวนสิ่งต่างๆ อย่างละเอียดต้องใช้เวลามาก ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้:

• กำหนดการ. จัดสรรเวลารายสัปดาห์เพื่อไม่เพียงแต่ตรวจสอบงานของพวกเขาอย่างรวดเร็วแต่เพื่อใช้เวลาในการดำดิ่งลงไปกับมัน การทำให้เป็นรายการในวาระการประชุมของคุณจะช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับมันและให้ความสำคัญที่สมควรได้รับ

• ให้พวกเขารู้ว่ามันจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่ สิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาคือต้องมีความคาดหวัง: จะเป็นรายสัปดาห์หรือไม่ ทุกสองสัปดาห์? คุณจะให้ข้อเสนอแนะเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่? ความคิดเห็นนั้นจะอยู่ที่ใด

• ให้ความเห็นที่ชัดเจนและละเอียดเกี่ยวกับงานของพวกเขา ใช้กลยุทธ์ข้อเสนอแนะทั่วไปของคุณ ชี้ให้เห็นข้อดีและข้อเสีย และสำหรับอย่างหลัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันเป็นเชิงสร้างสรรค์

• ร่วมมือกันอย่างเปิดเผย บันทึกการประชุม จดบันทึก แนวคิด แผนโครงการ และกระบวนการทางดิจิทัล และเก็บไว้ในตำแหน่งที่มองเห็นได้ชัดเจนซึ่งสมาชิกในทีมระยะไกลสามารถเข้าถึงได้ มันยากกว่าที่จะหลงทางเมื่อมีแผนที่

สุดท้ายและเหนือสิ่งอื่นใด:

• อย่าคิดว่าเรื่องนี้ใช้เวลานาน ฉันรับรองกับคุณว่าเวลาที่คุณใช้เพียงแค่โต้ตอบกับพนักงานคนอื่น ๆ ในสำนักงานเป็นมากกว่าสิ่งที่คุณต้องทำ!

• อย่าประมาทมัน พนักงานของคุณต้องการทราบว่าคุณใส่ใจงานของพวกเขา และการให้คำติชมหลังจากดูรายละเอียดแล้วเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อความนั้น

4. ข้อแม้สุดท้าย: การเป็นพี่เลี้ยงไม่เพียงพอ

เราจึงได้เรียนรู้ว่าการเป็นพี่เลี้ยงคือสิ่งที่ได้รับคุณค่าสูงสุดจาก 13 ทีมทางไกลที่ศึกษาอยู่ เราได้เห็นแล้วว่าเหตุใดจึงสำคัญและทำอย่างไรจึงจะเกิดขึ้น แต่นี่เป็นข้อแม้สุดท้าย—การควบคุมบทบาทที่ปรึกษาจะไม่เพียงพอ!

ทฤษฎีความเป็นผู้นำสมัยใหม่พูดถึงรูปแบบพฤติกรรมที่ซับซ้อน นั่นหมายความว่าผู้นำที่มีประสิทธิภาพต้องไม่เพียงแค่เปลี่ยนบทบาทเท่านั้น แต่ยังต้องมีความสามารถหลายๆ ด้านในสองด้านหลัก: การทำงานให้ลุล่วง (การสื่อสารและความชัดเจนในบทบาท) และการสร้างความสัมพันธ์ (ความเข้าใจและทัศนคติของผู้นำ)

โชคดีที่ทั้งหมดนี้คล้ายกับการจัดการแบบเห็นหน้ากันมาก แต่สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลจัดลำดับการสื่อสารเป็นความท้าทายอันดับ 1 ของพวกเขา ดังที่เราได้เห็นมาแล้ว ปัญหาด้านการสื่อสารส่งผลให้ขาดการมีส่วนร่วมจากพนักงานที่อยู่ห่างไกลและความเข้าใจผิดในการสื่อสารครั้งใหญ่ ซึ่งนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพในท้ายที่สุด

ไม่ว่าทีมของคุณจะมีการกระจายอย่างเต็มรูปแบบหรือคุณมีสมาชิกเพียงไม่กี่คนที่ทำงานจากระยะไกล ปัญหาด้านการสื่อสารที่สำคัญก็คือปัญหาหลายอย่างเกิดขึ้นพร้อมกัน (เช่น ข้อความจะไม่ถูกส่งและรับในเวลาเดียวกัน) ทักษะการเขียนจึงเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อต้องเป็นผู้นำทีมทางไกล ทุกอย่างต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารและสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และคุณต้องสามารถจูงใจและมีส่วนร่วมกับพนักงานในรูปแบบลายลักษณ์อักษรได้ วิธีการสื่อสารนี้จำเป็นต้องนำมาใช้ใน วัฒนธรรม เช่นกัน—ทั่วทั้งทีม—เพื่อให้เป็นไปตามนั้นจริงๆ หากคุณเป็นผู้นำทีมระยะไกลผ่าน Slack ทีมในสำนักงานที่เหลือก็ไม่ควรสื่อสารกันทางอีเมล เป็นต้น

เคล็ดลับบางประการในการสื่อสารกับทีมผสม

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการพัฒนาการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมภายในและระหว่างทีมที่อยู่ห่างไกล:

• เห็นด้วยกับวิกิหรือแหล่งข้อมูลส่วนกลาง การทำงาน ในที่โล่ง เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน คำนึงถึงประสบการณ์ของผู้ใช้:
  • อย่ามีหลายแหล่งที่มาของความจริงหรือเครื่องมือต่างๆ หากคุณไม่ต้องการทำให้คนคลั่งไคล้
  • อย่าคาดหวังให้พวกเขาอ่านเอกสาร 135 หน้าหลายฉบับเพื่อค้นหาคำตอบที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ อย่าให้คำอธิบายเพียงเล็กน้อยโดยที่ไม่สามารถเจาะลึกข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อรับบริบทเมื่อจำเป็น
  • ปฏิบัติต่อแหล่งความรู้กลางเหมือนเป็นโครงการต่อเนื่อง ซึ่งเป็นโครงการที่สำคัญที่สุดที่คุณให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก เสมอ หากไม่มีสิ่งนี้ ทุกคนก็จะไปในทิศทางที่ต่างออกไป
  • ใช้วิกินี้เพื่อให้ความกระจ่างในทุกด้าน เช่น บทบาท กำหนดเวลาความคาดหวัง (เมื่อใดที่พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้) หรือเป้าหมายของโครงการ

• กำหนดการประชุมเมื่อจำเป็น เท่านั้น เนื่องจากเพื่อที่จะทำงาน ในที่เปิดเผย เราจำเป็นต้องเขียนทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร มีการประชุมหลายครั้ง—โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับสมาชิกในทีมในสำนักงานเท่านั้น—ทำงานได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วในการต่อต้านวัฒนธรรมที่โปร่งใสใหม่นี้ หากคุณไม่เชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุม ผู้ที่ไม่อยู่จะรู้สึกว่าถูกกีดกัน ถ้าเชิญทุกคน งานจริงจะไม่เสร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเวลาการประชุมเมื่อจำเป็นเท่านั้น เก็บส่วนที่เหลือออนไลน์

• ปฏิบัติต่อสมาชิกทีมระยะไกลแบบ 1:1 ของคุณอย่างศักดิ์สิทธิ์
  • กำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ เลือกเวลาและวันที่สำหรับ 1:1 วินาที และทำให้เป็นกิจกรรมที่เกิดซ้ำ
  • ห้ามเปลี่ยนตารางงานหรือมาสาย-เด็ดขาด ไม่มีข้อความใดที่จะส่งถึงพนักงานของคุณเลวร้ายไปกว่า “เวลาและลำดับความสำคัญของฉันที่นี่สำคัญกว่าสิ่งที่คุณทำที่นั่น” ในทางกลับกัน การทำตามกำหนดเวลาและเข้ามาตรงเวลาจะช่วยสร้างความไว้วางใจและการมีส่วนร่วมได้เสมอ
• อย่าอายกับคีย์บอร์ด เมื่อคุณพูดอะไรบางอย่าง คนที่คุณกำลังพูดด้วยจะมีโอกาสถามคำถามคุณเพื่อให้เข้าใจคุณดีขึ้น เป็นไปไม่ได้เมื่อการสื่อสารเกิดขึ้นแบบอะซิงโครนัส บางครั้งผู้คนจะออนไลน์และตอบทันที แต่ส่วนใหญ่จะไม่ ให้แน่ใจว่าคุณส่งข้อความอย่างชัดเจน
  • อย่าเป็นคนประเภทพยางค์เดียว หากคุณไม่ตอบคำถามด้วยการตอบตกลงหรือตอบว่าใช่หรือไม่ใช่ โปรดอย่าทำขณะเขียน! อธิบายเหตุผลของคุณและให้บริบทเช่นเดียวกับที่คุณพูดเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วม
  • คาดเดาคำถามที่คุณอาจได้รับ คุณรู้จักทีมของคุณ คุณรู้ว่ามีคนถามหรือมีปัญหาอะไร คาดคะเนได้ว่า ตอบทันทีแทนที่จะรอให้พวกเขาถามในขณะที่อีก 12 ชั่วโมงผ่านไป
  • ให้กระชับแต่ทั่วถึง นี่อาจดูเหมือนขัดแย้ง แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่ คิดว่าเป็นการเปิดเผยแบบก้าวหน้า คุณเริ่มต้นด้วยอินโทรสั้นๆ แบบสรุปสำหรับผู้บริหาร แล้วดำเนินการต่อด้วยข้อมูลเพิ่มเติม เช่น บริบทหรือการคาดการณ์คำถามเหล่านั้นเพื่อส่งข้อความที่สมบูรณ์ซึ่ง (หวังว่า) จะไม่ต้องการกลับไปกลับมามากนัก
• ใช้การเขียนให้เป็นประโยชน์ หลายคนพบว่าการเขียนเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและน่าเบื่อ มันไม่จำเป็นต้องเป็น การเขียนก็เหมือนการพูด...แต่ใช้นิ้วของคุณ เขียนเหมือนคุณพูด ดังนั้นเมื่อมีคนอ่าน พวกเขารู้ว่าเป็นคุณ (เหมือนเสียงของคุณ) ใช้มันเพื่อประโยชน์ของคุณ ลองคิดดู: เมื่อเราพูด บางครั้ง เราวนเวียนเป็นวงกลมขณะตัดสินใจอะไรบางอย่าง บางครั้ง ปากของเราจะเร็วกว่าสมอง และเราพูดในสิ่งที่เราไม่ควรพูดจะดีกว่า เมื่อเขียนคุณสามารถมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถสังเคราะห์ความคิดของคุณแทนที่จะวนเป็นวงกลม และคุณสามารถหลีกเลี่ยงการพูดผิดได้ นอกจากนี้ การเขียนเหมือนกับที่คุณพูดนั้นสร้างแรงจูงใจและมีส่วนร่วมมากกว่าการอ่านประโยคที่เป็นทางการ

มองไปข้างหน้า

ทางไกลต้องอยู่ให้ได้ และรูปแบบการจัดการจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อควบคุมทรัพย์สินอันทรงพลังนี้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการความสามารถทั้งหมด

โลกของเรากำลังพัฒนาเร็วกว่าที่เคย และองค์กรต่างๆ จำเป็นต้องสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วและคงความสามารถในการแข่งขันไว้ได้ พวกเขาไม่สามารถทำเช่นนั้นได้หากพวกเขาถูกจำกัดให้อยู่ที่พรสวรรค์ที่มีอยู่ภายในรัศมี 100 ไมล์ หรือหากพวกเขาไม่มีความเข้าใจในการทำงานทางไกล ทีมต้องใช้เส้นทางแบบองค์รวม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดหาผู้มีความสามารถนอกเหนือจากสถานที่ รุ่น หรือประเภทของสัญญา ผู้นำต้องขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในเชิงรุกเพื่อดึงดูดผู้มีความสามารถที่เหมาะสม (กล่าวคือ ดีที่สุด) สิ่งนี้จะพิสูจน์ได้ว่ามีความสำคัญมากขึ้นเมื่อคนงานพื้นเมืองดิจิทัลเข้ามาและหลอมรวมกับแรงงานดั้งเดิม

การทำงานทางไกลทำให้เกิดประโยชน์มหาศาลทั้งในระดับบุคคลและระดับองค์กร ในฐานะทีม คุณสามารถใช้มันเป็นความท้าทายใหม่ในการเป็นผู้นำสำหรับตัวคุณเอง: เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคน ไม่ว่าจะอยู่ห่างไกลหรือไม่ รู้สึกมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมที่จะรักษา—และแม้กระทั่งเพิ่ม—ประสิทธิภาพของทีม

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด อย่าอายที่จะห่างไกลตัวเอง—ในฐานะผู้จัดการ—และรับผลประโยชน์แบบเดียวกัน แน่นอนว่าคำพูดของ Louis Mosca ได้รับความนิยมอย่างมาก: เราไม่สามารถ "ตั้งชื่อซีอีโอคนหนึ่งของบริษัท Fortune ที่ไต่อันดับขึ้นมาได้โดยใช้โต๊ะในครัวของเขาหรือเธอ" คุณรู้อะไรไหม? ยัง ไม่มีใครทำแบบนั้น...