Fare lavoro a distanza, parte 2: il segreto del successo è agire come mentore

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• Perché la leadership remota di team misti è impegnativa e complessa
• Ciò che rende efficace un leader remoto
• Perché il tutoraggio è lo stile di leadership più critico quando si guida in remoto
• Come mantenere i dipendenti remoti coinvolti ed efficaci

Questo articolo è stato originariamente pubblicato prima della pandemia di COVID-19 che ha comportato un massiccio passaggio al lavoro a distanza. Le sue intuizioni rimangono utili per le aziende e gli individui che si adattano a questo modo di lavorare.

Nella parte 1: I team misti falliscono a causa di una cattiva gestione, ho analizzato come alcune iniziative di team misti ad alta visibilità hanno fallito. Possono sorgere problemi culturali, i lavoratori a distanza possono sentirsi esclusi, la comunicazione può risentirne e, in definitiva, il manager potrebbe essere responsabile di un'efficienza del team non ottimale.

In questa seconda parte, esaminerò uno studio su team globali culturalmente diversificati, completamente remoti, per scoprire quali stili e qualità di leadership dovrebbero aspirare i manager di team blended per guidare un team blended efficace. Includerò anche i miei consigli basati su anni di esperienza di lavoro con oltre 100 aziende multinazionali in cui ho guidato team in loco, team parzialmente remoti e team completamente distribuiti.

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Sulla ricerca

Lo studio sull'efficacia della leadership nei team virtuali globali è stato condotto da due professori della Baylor University e ha coinvolto 13 team globali culturalmente diversi provenienti da Europa, Messico e Stati Uniti, a cui è stato assegnato un leader e un compito da completare. Lo studio è stato creato partendo dall'ipotesi che gestire o guidare un team distribuito sia più difficile che avere tutti nello stesso ufficio. Gli autori hanno iniziato analizzando le sfide specifiche per i membri remoti che includono comunicazione, cultura, logistica e tecnologia.

Hanno ipotizzato che queste sfide richiedano un diverso tipo di leadership quando una squadra viene distribuita. In particolare, seguendo le ultime teorie sulla leadership, i leader remoti devono passare da uno stile all'altro per essere percepiti come efficaci. Poiché l'ambiente remoto presenta sfide sfumate, anche la complessità comportamentale per i leader dovrebbe aumentare.

Per dimostrarlo, Kayworth e Leidner hanno assegnato un compito a ciascuno dei 13 team remoti in modo che potessero confrontare l'efficacia globale. Alla fine del progetto, ogni membro del team ha dovuto compilare un sondaggio sul leader valutando i diversi ruoli che potrebbero aver utilizzato durante l'attività: innovatore, broker, produttore, regista, coordinatore, monitor, facilitatore e mentore. È stato inoltre chiesto loro l'efficacia e la comunicazione del team, nonché la loro soddisfazione personale. Hanno inviato un sondaggio diverso ai leader con domande sulle prestazioni e sulla comunicazione del loro team.

I risultati sono stati sorprendenti e offrono informazioni chiave ai manager che sperano di avere successo con i loro team misti. Ecco cosa hanno imparato:

1. Guidare team remoti può essere più facile che guidare di persona

La prima scoperta interessante è stata che la leadership remota potrebbe effettivamente essere (leggermente) più facile che condurre faccia a faccia. Ciò sembra essere dovuto ai limiti dell'ambiente remoto. Anche se questi sono stati considerati motivi più complessi, potrebbero semplicemente rendere le cose più facili. I team remoti comunicano principalmente attraverso la scrittura e la comunicazione asincrona (Slack, Zoom, Asana e Trello, ad esempio), che in realtà porta a meno problemi di comunicazione: meno riunioni non necessarie, più chiarezza nella messaggistica. È più difficile dire o scrivere la "cosa sbagliata".

Se sei un leader, immagina se ogni problema che si presenta può essere risolto solo scrivendo a qualcuno sul tuo strumento di messaggistica preferito (come Microsoft Teams o Slack) o chiamandolo (audio o video). Non puoi portarli fuori per un caffè informale per approfondire il problema. Non puoi avere una conversazione nel mezzo dell'ufficio che chiunque intorno possa sentire per caso.

All'inizio potrebbe sembrare limitante, ma pensaci due volte. Quando hai solo due strade per risolvere un problema, risolverlo diventa più efficace. Non devi pensare troppo a quale potrebbe essere l'approccio migliore al problema, quali sono le preferenze della persona o preoccuparti che gli altri ascoltino la conversazione.

2. I leader a distanza più efficaci sono i mentori

La seconda scoperta è che i team remoti più efficaci hanno classificato il loro leader principalmente come un mentore, mostrando empatia e preoccupazione nei confronti degli individui e trattando ogni membro in modo sensibile e premuroso. I membri del team sono stati guidati, incoraggiati, sfidati e motivati ​​dal loro leader.

Questo non vuol dire che questo leader fosse solo un mentore. Come ipotizzato secondo le moderne teorie comportamentali, un leader efficace deve essere in grado di passare frequentemente da uno stile all'altro. Tuttavia, le loro qualità di tutoraggio sono state apprezzate di più dai loro team ad alte prestazioni.

Questo ha senso se legato a quei casi di fallimento in cui la gestione non supportata era in gran parte da incolpare come Yahoo, Best Buy, HP, IBM e l'Ufficio brevetti e marchi degli Stati Uniti.

I manager tradizionali sono elogiati per i loro ruoli di broker, produttore e regista: il loro carisma, influenza e capacità di fornire. I primi due, tuttavia, accadono in modo naturale e spontaneo in un contesto faccia a faccia, ma non si traducono naturalmente in team remoti. Inoltre, questi manager, di generazione X e precedenti, provengono da anni di struttura tradizionale e sono generalmente lenti ad abbracciare le tecnologie remote e guidare i cambiamenti culturali all'interno delle loro organizzazioni.

Quando l'intero team è distribuito, non c'è altra scelta che adattarsi al cambiamento e trovare il modo per far sì che queste diverse qualità culturali accadano.

Tuttavia, quando solo una parte della squadra è remota, è più difficile. In qualità di manager, devi svolgere tutte le consuete pratiche in ufficio, ma anche essere molto impegnato negli strumenti di messaggistica e super presente a ogni chiamata. Ricorda che, oltre a tutto ciò, i tuoi dipendenti remoti si aspettano che tu incarni il ruolo di mentore . Dovrai mostrare empatia e motivare ciascuno di loro continuamente. Come puoi farlo quando il tuo tempo è limitato e riesci a malapena a interagire con loro rispetto a quelli seduti accanto a te?

Considera ogni persona come un pezzo importante della squadra. Non farti prendere da dove si siedono o da quanto tempo fisico trascorrono con te. Devi adottare un approccio olistico.

Se hai rapporti 1:1 settimanali con tutti, fallo anche con i lavoratori a distanza. Se tendi a prendere un caffè qua e là con alcuni membri del tuo team, prova a metterti in contatto con la chat e ad avviare una conversazione informale anche con il tuo dipendente remoto. Se ti piace andare a bere qualcosa il venerdì pomeriggio, programma una telefonata con l'intero team. Per tenere tutti al corrente, è anche fondamentale lavorare all'aperto con i membri remoti del tuo team. La maggior parte delle idee, delle azioni, dei piani e dei processi deve essere acquisita digitalmente. Le riunioni possono essere registrate, le note possono essere condivise tramite un percorso di file centrale. Offrire un'elevata visibilità sul lavoro che viene svolto è fondamentale.

Gli studiosi della Penn State University non hanno trovato alcuna prova, in 46 studi, che colleghino il lavoro a distanza direttamente a una collaborazione scadente o a relazioni con i compagni di squadra. Quindi, sii creativo e trova il modo di includere quei lavoratori a distanza nella vita quotidiana dell'ufficio, dimostrando che tieni a loro e li apprezzi.

3. Anche se i leader vogliono dipendenti indipendenti (più un aneddoto personale)

Ecco il paradigma divertente: mentre i team ad alte prestazioni vogliono un mentore, i leader dei dipendenti remoti vogliono dipendenti indipendenti che non hanno bisogno di tenersi per mano.

Ragazzo, so come ci si sente.

Durante il mio ultimo ruolo di leadership a distanza, stavo conducendo un progetto super eccitante con persone di grande talento. Controllavamo regolarmente per assicurarci che il progetto stesse procedendo e che non ci fossero blocchi. Per il resto del tempo, mi fidavo completamente del team per lavorare in modo indipendente sulla base dei progetti passati con loro e della loro vasta esperienza.

Un mese prima della consegna, ho deciso di approfondire per rivedere il lavoro in dettaglio e...

Disastro.

Le attività contrassegnate come completate non erano effettivamente terminate e la qualità era piuttosto scarsa rispetto ai progetti precedenti. Non riuscivo a capire cosa fosse successo. Avevamo tutti concordato un processo e un flusso di lavoro, ma chiaramente non funzionava.

Allora, cos'è successo?

Con loro ho cambiato il mio ruolo di leadership principale. Sono passato da mentore a coordinatore. Ho fatto un passo indietro e ho appena controllato i progressi e i blocchi durante gli standup. In quel momento ho appreso quanto sia prezioso quel ruolo di tutoraggio quando si lavora con team remoti.

So come ci si sente a volere una squadra che prenda le istruzioni e se ne vada, ma quando lavorano in remoto, le tue squadre hanno bisogno di qualcosa in più: un po' più di attenzione diretta da parte tua per sentirsi come se appartenessero.

In un ufficio, lo facciamo naturalmente. Il nostro team è vicino e raccoglierà feedback e interagirà costantemente tra loro. Le domande sorgeranno spontaneamente e affronteremo i problemi insieme.

Lavorare da remoto è molto più isolato. È necessario uno sforzo in più per connettersi tra loro per coltivare l'impegno. Oltre a contattare Slack o Microsoft Teams o avere rapporti 1:1 regolari, un feedback dettagliato dice ai tuoi dipendenti che tieni al loro lavoro e che sei lì per loro.

Può sembrare scoraggiante, però. Sedersi per rivedere le cose in dettaglio richiede molto tempo. Prova questi suggerimenti:

• Pianificalo. Dedica un po' di tempo alla settimana non solo per controllare rapidamente il proprio lavoro, ma per dedicare del tempo a tuffarsi in esso. Renderlo un punto della tua agenda ti aiuterà a trovare il tempo per questo e a dargli l'importanza che merita.

• Fagli sapere quando accadrà. Per loro è importante avere delle aspettative: sarà settimanale? Bisettimanale? Fornirai un feedback scritto? Dove vivrà quel feedback?

• Fornire commenti chiari e dettagliati sul loro lavoro. Usa le tue strategie di feedback generali. Fai notare sia il bene che il male e, per quest'ultimo, assicurati che sia costruttivo.

• Collabora apertamente. Registra riunioni, acquisisci note, idee, piani di progetto e processi in formato digitale e conservali in un luogo altamente visibile a cui i membri del team remoti possono accedervi. È più difficile perdersi quando le mappe sono disponibili.

Infine e soprattutto:

• Non pensare a questo come dispendioso in termini di tempo. Ti assicuro che il tempo che trascorri solo a interagire con gli altri dipendenti in ufficio è più di quello che ti serve per farlo!

• Non sottovalutarlo. I tuoi dipendenti vogliono sapere che tieni al loro lavoro e fornire un feedback dopo averlo esaminato in dettaglio è il modo migliore per trasmettere quel messaggio.

4. Ultimo avvertimento: essere un mentore non è abbastanza

Quindi abbiamo imparato che essere un mentore è ciò che è stato più apprezzato dai 13 team remoti studiati. Abbiamo visto perché è importante e come realizzarlo, ma ecco l'ultimo avvertimento: padroneggiare il ruolo di mentore non sarà sufficiente!

Le moderne teorie della leadership parlano di modelli di comportamento complessi. Ciò significa che i leader efficaci non devono solo cambiare ruolo, ma anche eccellere in molte abilità in due aree principali: portare a termine le cose (comunicazione e chiarezza del ruolo) e costruire relazioni (comprensione e atteggiamento di leadership).

Fortunatamente, tutto questo è molto simile alla gestione faccia a faccia, ma è importante sapere che i lavoratori remoti considerano la comunicazione la loro sfida numero uno. Come abbiamo visto finora, i problemi di comunicazione si traducono in una mancanza di coinvolgimento da parte dei dipendenti remoti e grandi incomprensioni nella comunicazione, che alla fine portano all'inefficacia.

Indipendentemente dal fatto che il tuo team sia completamente distribuito o che tu abbia solo pochi membri che lavorano in remoto, il problema chiave della comunicazione è che gran parte di ciò avviene in modo asincrono (ovvero, il messaggio non viene consegnato e ricevuto contemporaneamente). Le capacità di scrittura sono, quindi, essenziali quando si guidano team remoti. Tutto deve essere documentato e comunicato per iscritto in modo che tutti rimangano sulla stessa pagina, e devi anche essere in grado di motivare e coinvolgere i dipendenti in forma scritta. Questo metodo di comunicazione deve essere adottato anche culturalmente , in tutto il team, affinché prenda davvero piede. Se guidi un team remoto tramite Slack, il resto del team in ufficio non dovrebbe comunicare separatamente via e-mail, ad esempio.

Alcuni suggerimenti per comunicare con i team misti

Ecco alcuni suggerimenti per sviluppare una comunicazione eccellente all'interno e tra i team remoti:

• Accetta un wiki o una fonte centrale di informazioni. Lavorare all'aperto è la chiave per mantenere tutti allineati. Tieni a mente l'esperienza dell'utente:
  • Non avere più fonti di verità o strumenti diversi se non vuoi far impazzire le persone (e alla fine devi affrontare il disallineamento).
  • Non aspettarti che leggano più documenti di 135 pagine per trovare una risposta specifica. Inoltre, non fornire solo una piccola descrizione senza la possibilità di approfondire più informazioni per ottenere il contesto quando necessario.
  • Trattate la fonte centrale di conoscenza come un progetto in corso, il più importante a cui date sempre la priorità. Senza di essa, ognuno tirerà in una direzione diversa.
  • Usa questo wiki per fornire chiarezza su tutte le aree come ruoli, aspettative sulla pianificazione (quando possono raggiungerti?) o obiettivi del progetto.

• Pianifica le riunioni solo quando necessario. Dal momento che per lavorare all'aperto , dobbiamo tenere tutto scritto, avere numerosi incontri, specialmente con i soli membri del team in ufficio, funziona facilmente e rapidamente contro questa nuova cultura trasparente. Se non inviti tutti all'incontro, i non presenti si sentiranno esclusi. Se inviti tutti, il lavoro vero e proprio non verrà svolto. Assicurati di pianificare le riunioni solo quando è necessario. Tieni il resto online.

• Tratta i tuoi rapporti 1:1 con i membri del team remoto come sacrosanti .
  • Pianificali regolarmente. Scegli un'ora e una data per 1:1 e rendilo un evento ricorrente.
  • Non riprogrammare o arrivare in ritardo - mai. Non c'è messaggio peggiore da inviare ai tuoi dipendenti di "il mio tempo e le mie priorità qui sono più importanti di qualunque cosa tu stia facendo lì". D'altra parte, attenersi al programma e arrivare in tempo aiuterà sempre a creare fiducia e coinvolgimento.
• Non essere timido con la tastiera. Quando dici qualcosa, la persona con cui stai parlando ha la possibilità di farti una domanda per capirti meglio. Ciò non è possibile quando la comunicazione avviene in modo asincrono. A volte, le persone saranno online e risponderanno immediatamente, ma la maggior parte delle volte non lo faranno. Assicurati di consegnare il messaggio in modo chiaro.
  • Non essere il tipo monosillabico. Se non rispondi a una domanda solo con un OK o solo un Sì o un No di persona, non farlo quando scrivi! Spiega la tua logica e fornisci un contesto come faresti quando parli per tenerli coinvolti.
  • Anticipa le domande che potresti ricevere. Conosci la tua squadra. Sai cosa qualcuno di solito chiede o ha problemi con. Anticipalo. Rispondi subito invece di aspettare che chieda mentre passano altre 12 ore.
  • Sii conciso ma completo. Potrebbe sembrare contraddittorio ma in realtà non lo è. Consideralo come una divulgazione progressiva. Inizi con una breve introduzione di tipo riassunto esecutivo e poi prosegui con alcune informazioni aggiuntive come il contesto o l'anticipazione di quelle domande per fornire un messaggio completo che (si spera) non ha bisogno di molto avanti e indietro.
• Usa la scrittura a tuo vantaggio. Molte persone trovano che scrivere sia noioso e persino noioso. Non deve essere. Scrivere è come parlare... ma con le dita. Scrivi proprio come parli, così quando le persone leggono, sanno che sei tu (come con la tua voce). Usalo a tuo vantaggio. Pensaci: quando parliamo, a volte, giriamo in tondo mentre prendiamo una decisione su qualcosa. Altre volte, la nostra bocca va più veloce del nostro cervello e diciamo qualcosa che sarebbe stato meglio non dire. Quando scrivi, puoi essere molto più efficace. Puoi sintetizzare i tuoi pensieri invece di girare in tondo ed evitare di dire la cosa sbagliata. Inoltre, scrivere proprio come parli è molto più motivante e coinvolgente che leggere alcune battute formali.

In attesa

Remote è qui per restare e gli stili manageriali devono adattarsi per sfruttare questa potente risorsa come parte di una strategia di gestione totale dei talenti.

Il nostro mondo si sta evolvendo più velocemente che mai e le organizzazioni devono essere in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti e rimanere competitive. Non possono farlo se sono limitati al talento disponibile entro un raggio di 100 miglia o se non hanno alcuna comprensione del lavoro a distanza. I team devono intraprendere un percorso olistico, aumentando la loro efficacia per l'approvvigionamento di talenti oltre la posizione, la generazione o il tipo di contratto. I leader devono guidare proattivamente il cambiamento per attrarre il talento giusto (cioè il migliore). Ciò si rivelerà ancora più critico man mano che i lavoratori nativi digitali entrano e si fondono con la forza lavoro tradizionale.

Il lavoro a distanza consente immensi vantaggi sia a livello individuale che organizzativo. Come squadra, puoi semplicemente prenderla come una nuova sfida di leadership per te stesso: garantire che tutti, a distanza o meno, si sentano inclusi e coinvolti per mantenere, e persino aumentare, l'efficacia del team.

Ultimo ma non meno importante, non esitare a passare da solo in remoto, come manager, e goditi gli stessi vantaggi. Certo, le parole di Louis Mosca hanno colpito nel segno: non siamo in grado di "citare un amministratore delegato di un'azienda Fortune che è salita in classifica attraverso il suo tavolo da cucina". Sai cosa? Nessuno l'ha fatto... ancora .