Fazendo Trabalho Remoto, Parte 2: O Segredo do Sucesso é Atuar como Mentor

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• Por que a liderança remota de equipes mistas é desafiadora e complexa
• O que torna um líder remoto eficaz
• Por que a mentoria é o estilo de liderança mais crítico ao liderar remotamente
• Como manter funcionários remotos engajados e eficazes

Este artigo foi publicado originalmente antes da pandemia do COVID-19, que resultou em uma grande mudança para o trabalho remoto. Seus insights continuam sendo úteis para empresas e indivíduos que se adaptam a essa forma de trabalhar.

Na Parte 1: Equipes mistas falham devido à má gestão, analisei como algumas iniciativas de equipes mistas de alta visibilidade falharam. Podem surgir problemas culturais, os trabalhadores remotos podem se sentir excluídos, a comunicação pode sofrer e, em última análise, o gerente pode ser responsável pela eficiência da equipe abaixo do ideal.

Nesta segunda parte, examino um estudo sobre equipes globais culturalmente diversas e totalmente remotas para descobrir quais estilos e qualidades de liderança os gerentes de equipes mistas devem buscar para conduzir uma equipe mista eficaz. Também incluirei minhas recomendações com base em anos de experiência trabalhando com mais de 100 empresas multinacionais onde liderei equipes no local, equipes parcialmente remotas, bem como equipes totalmente distribuídas.

Para pular direto para os principais aprendizados da pesquisa, clique aqui.

Sobre a Pesquisa

O estudo Leadership Effectiveness in Global Virtual Teams foi conduzido por dois professores da Baylor University e envolveu 13 equipes globais culturalmente diversas da Europa, México e Estados Unidos, que receberam um líder e uma tarefa a ser concluída. O estudo foi criado sob a hipótese de que gerenciar ou liderar uma equipe distribuída é mais difícil do que ter todos no mesmo escritório. Os autores começaram detalhando os desafios específicos para membros remotos que incluem comunicação, cultura, logística e tecnologia.

Eles levantaram a hipótese de que esses desafios exigem um tipo diferente de liderança quando uma equipe é distribuída. Em particular, seguindo as teorias de liderança mais recentes, os líderes remotos precisam alternar entre diferentes estilos para serem percebidos como eficazes. Como o ambiente remoto tem nuances de desafios, a complexidade comportamental para os líderes também deve aumentar.

Para provar isso, Kayworth e Leidner atribuíram uma tarefa a cada uma das 13 equipes remotas para que pudessem comparar a eficácia global. Ao final do projeto, cada membro da equipe teve que preencher uma pesquisa sobre o líder avaliando os diferentes papéis que eles podem ter exercido ao longo da tarefa: inovador, corretor, produtor, diretor, coordenador, monitor, facilitador e mentor. Eles também foram questionados sobre a eficácia e comunicação da equipe, bem como sua satisfação pessoal. Eles enviaram uma pesquisa diferente aos líderes com perguntas sobre o desempenho e a comunicação da equipe.

Os resultados foram surpreendentes e oferecem informações importantes aos gerentes que esperam obter sucesso com suas equipes mistas. Veja o que eles aprenderam:

1. Liderar equipes remotas pode ser mais fácil do que liderar pessoalmente

A primeira descoberta interessante foi que a liderança remota pode ser (um pouco) mais fácil do que liderar cara a cara. Isso parece ser devido às limitações do ambiente remoto. Mesmo que essas fossem consideradas razões para serem mais complexas, isso pode tornar as coisas mais fáceis. As equipes remotas se comunicam principalmente por meio de escrita e comunicação assíncrona (Slack, Zoom, Asana e Trello, por exemplo), o que na verdade leva a menos problemas de comunicação: menos reuniões desnecessárias, mais clareza nas mensagens. É mais difícil dizer ou escrever a “coisa errada”.

Se você é um líder, imagine se todos os problemas que surgem só podem ser resolvidos escrevendo para alguém em sua ferramenta de mensagens preferida (como Microsoft Teams ou Slack) ou ligando para eles (áudio ou vídeo). Você não pode levá-los para um café casual para mergulhar na questão. Você não pode ter uma conversa no meio do escritório que qualquer um ao redor possa ouvir.

Isso pode parecer limitante no começo, mas pense duas vezes. Quando você tem apenas dois caminhos para resolver um problema, resolvê-lo se torna mais eficaz. Você não precisa pensar demais sobre qual pode ser a melhor abordagem para o problema, quais são as preferências da pessoa ou se preocupar com os outros ouvindo a conversa.

2. Os líderes remotos mais eficazes são mentores

A segunda descoberta é que as equipes remotas mais eficazes classificaram seu líder principalmente como um mentor – mostrando empatia e preocupação em um a um e tratando cada membro de maneira sensível e atenciosa. Os membros da equipe foram orientados, encorajados, desafiados e motivados por seu líder.

Isso não quer dizer que esse líder era apenas um mentor. Como eles levantaram a hipótese de acordo com as teorias comportamentais modernas, um líder eficaz deve ser capaz de alternar frequentemente entre os estilos. No entanto, suas qualidades de orientação foram as mais valorizadas por suas equipes de alto desempenho.

Isso faz sentido quando ligado aos casos de falha em que a gestão sem suporte foi em grande parte culpada, como Yahoo, Best Buy, HP, IBM e o Escritório de Patentes e Marcas Registradas dos EUA.

Os gerentes tradicionais são elogiados por seus papéis de corretor, produtor e diretor: seu carisma, influência e capacidade de entrega. Os dois primeiros, no entanto, acontecem de forma natural e espontânea em um ambiente presencial, mas não se traduzem naturalmente em equipes remotas. Além disso, esses gerentes – Geração X e anteriores – vêm de anos de estrutura tradicional e geralmente demoram a adotar tecnologias remotas e promover mudanças culturais em suas organizações.

Quando toda a equipe está distribuída, não há escolha a não ser se adaptar à mudança e encontrar maneiras de fazer com que essas diferentes qualidades culturais aconteçam.

No entanto, quando apenas uma parte da equipe é remota, é mais difícil. Como gerente, você precisa fazer todas as práticas usuais no escritório, mas também estar altamente engajado nas ferramentas de mensagens e estar super presente em todas as chamadas. Lembre-se de que, além de tudo isso, seus funcionários remotos esperam que você incorpore o papel de mentor . Você terá que mostrar empatia e motivar cada um deles continuamente. Como você pode fazer isso quando seu tempo é limitado e você mal consegue interagir com eles em comparação com aqueles sentados ao seu lado?

Veja cada pessoa como uma peça importante da equipe. Não fique preso em onde eles se sentam ou quanto tempo físico eles passam com você. Você precisa ter uma abordagem holística.

Se você tem encontros 1:1 semanais com todos, faça isso também com trabalhadores remotos. Se você costuma tomar um café aqui e ali com alguns membros de sua equipe, tente entrar em contato por bate-papo e conversar casualmente com seu funcionário remoto também. Se você gosta de beber na sexta-feira à tarde, agende uma ligação para beber água com toda a equipe. Para manter todos informados, também é fundamental trabalhar abertamente com membros remotos de sua equipe. A maioria das ideias, itens de ação, planos e processos precisam ser capturados digitalmente. As reuniões podem ser gravadas, as notas podem ser compartilhadas por meio de um local de arquivo central. Oferecer alta visibilidade do trabalho que está sendo realizado é primordial.

Os acadêmicos da Penn State University não encontraram nenhuma evidência – em 46 estudos – ligando o trabalho remoto diretamente à colaboração abaixo do padrão ou relacionamentos com colegas de equipe. Portanto, seja criativo e encontre maneiras de incluir esses trabalhadores remotos no dia-a-dia do escritório – mostre que você se importa e os valoriza.

3. Os líderes querem funcionários independentes, embora (além de uma anedota pessoal)

Aqui está o paradigma engraçado: enquanto as equipes de alto desempenho querem um mentor, os líderes de funcionários remotos querem funcionários independentes que não precisam de ajuda.

Rapaz, eu sei como é isso.

Durante meu último cargo de liderança remota, eu estava executando um projeto super empolgante com indivíduos altamente talentosos. Estávamos verificando regularmente para garantir que o projeto estava progredindo e que não havia bloqueadores. O resto do tempo, eu confiava totalmente na equipe para trabalhar de forma independente com base em projetos anteriores com eles e sua vasta experiência.

Um mês antes da entrega, decidi mergulhar fundo para rever o trabalho em detalhes e…

Desastre.

As tarefas marcadas como concluídas não foram realmente concluídas e a qualidade era bastante ruim em comparação com projetos anteriores. Eu não conseguia entender o que aconteceu. Todos concordamos com um processo e fluxo de trabalho, mas claramente não estava funcionando.

Então o que aconteceu?

Mudei meu papel principal de liderança com eles. Fui de mentora a coordenadora. Dei um passo para trás e apenas verifiquei o progresso e os bloqueadores durante as lutas. Foi quando aprendi o quão valioso é esse papel de mentor ao trabalhar com equipes remotas.

Eu sei como é querer uma equipe que aceite o briefing e vá embora, mas ao trabalhar remotamente, suas equipes precisam de um pouco mais do que isso - um pouco mais de atenção direta de você para sentir que pertencem.

Em um escritório, fazemos isso naturalmente. Nossa equipe está por perto, e eles coletarão feedback e interagirão entre si constantemente. As perguntas surgirão espontaneamente e resolveremos os problemas juntos.

Trabalhar remotamente é muito mais isolado. Algum esforço extra para se conectar uns com os outros é necessário para cultivar o engajamento. Além de apenas entrar em contato com o Slack ou o Microsoft Teams ou ter 1:1 regulares, o feedback detalhado informa a seus funcionários que você se importa com o trabalho deles e que está lá para eles.

Pode parecer assustador, no entanto. Sentar-se para rever as coisas em detalhes leva muito tempo. Experimente estas dicas:

• Agende. Reserve algum tempo semanal não apenas para verificar rapidamente o trabalho, mas também para mergulhar nele. Torná-lo um item em sua agenda ajudará você a reservar tempo para ele e dar a importância que merece.

• Deixe-os saber quando isso vai acontecer. É importante que eles tenham algumas expectativas: Será semanal? Quinzenal? Você fornecerá feedback por escrito? Onde esse feedback vai viver?

• Forneça comentários claros e detalhados sobre seu trabalho. Use suas estratégias gerais de feedback. Aponte o bom e o ruim e, para o último, certifique-se de que seja construtivo.

• Colaborar abertamente. Grave reuniões, capture notas, ideias, planos de projetos e processos digitalmente e mantenha-os em um local altamente visível onde membros remotos da equipe possam acessá-los. É mais difícil se perder quando os mapas estão disponíveis.

Por fim, e acima de tudo:

• Não pense nisso como demorado. Garanto que o tempo que você gasta apenas interagindo com outros funcionários no escritório é mais do que o necessário para fazer isso!

• Não o subestime. Seus funcionários querem saber que você se preocupa com o trabalho deles, e fornecer feedback depois de analisá-lo em detalhes é a melhor maneira de transmitir essa mensagem.

4. Última advertência: ser um mentor não é suficiente

Assim, aprendemos que ser mentor é o que foi mais valorizado pelas 13 equipes remotas estudadas. Vimos por que é importante e como fazer isso acontecer, mas aqui está a última ressalva – dominar o papel de mentor não será suficiente!

As teorias modernas de liderança falam sobre padrões de comportamento complexos. Isso significa que os líderes eficazes precisam não apenas trocar de papéis, mas também se destacar em muitas habilidades em duas áreas principais: fazer as coisas (comunicação e clareza de papéis) e construir relacionamentos (compreensão e atitude de liderança).

Felizmente, tudo isso é muito semelhante ao gerenciamento presencial, mas é importante saber que os trabalhadores remotos classificam a comunicação como seu desafio número 1. Como vimos até agora, os problemas de comunicação resultam em falta de engajamento de funcionários remotos e grandes mal-entendidos de comunicação, levando à ineficácia.

Quer sua equipe esteja totalmente distribuída ou você tenha apenas alguns membros trabalhando remotamente, o principal problema de comunicação é que muito disso acontece de forma assíncrona (ou seja, a mensagem não está sendo entregue e recebida ao mesmo tempo). As habilidades de escrita são, portanto, essenciais ao liderar equipes remotas. Tudo precisa ser documentado e comunicado por escrito para que todos permaneçam na mesma página, e você também precisa ser capaz de motivar e engajar os funcionários por escrito. Esse método de comunicação também precisa ser adotado culturalmente – em toda a equipe – para que realmente se consolide. Se você lidera uma equipe remota por meio do Slack, o restante da equipe no escritório não deve se comunicar separadamente por e-mail, por exemplo.

Algumas dicas para se comunicar com equipes mistas

Aqui estão algumas dicas para desenvolver uma excelente comunicação dentro e entre equipes remotas:

• Concorde com um wiki ou uma fonte central de informações. Trabalhar ao ar livre é fundamental para manter todos alinhados. Lembre-se da experiência do usuário:
  • Não tenha várias fontes de verdade ou ferramentas diferentes se não quiser enlouquecer as pessoas (e eventualmente ter que lidar com o desalinhamento).
  • Não espere que eles leiam vários documentos de 135 páginas para encontrar uma resposta específica. Além disso, não forneça apenas uma pequena descrição sem a possibilidade de se aprofundar em mais informações para obter contexto quando necessário.
  • Trate a fonte central de conhecimento como um projeto em andamento, o mais importante que você sempre prioriza. Sem ele, todos vão puxar em uma direção diferente.
  • Use este wiki para esclarecer todas as áreas, como funções, expectativas de cronograma (quando elas podem chegar até você?) ou objetivos do projeto.

• Agende reuniões apenas quando necessário. Como para trabalhar abertamente , precisamos manter tudo escrito, fazer várias reuniões – especialmente com membros da equipe no escritório – funciona de maneira fácil e rápida contra essa nova cultura transparente. Se você não convidar todos para a reunião, os que não estiverem presentes se sentirão excluídos. Se você convidar todos, o trabalho real não será feito. Certifique-se de agendar reuniões apenas quando for necessário. Mantenha o resto online.

• Trate seus 1:1s com membros remotos da equipe como sacrossantos .
  • Agende-os regularmente. Escolha uma hora e uma data para 1:1s e torne-o um evento recorrente.
  • Não remarque ou chegue atrasado - nunca. Não há mensagem pior para enviar aos seus funcionários do que “meu tempo e minhas prioridades aqui são mais importantes do que qualquer coisa que você esteja fazendo lá”. Por outro lado, cumprir o cronograma e chegar a tempo sempre ajudará a construir essa confiança e engajamento.
• Não seja tímido com o teclado. Quando você diz algo, a pessoa com quem você está falando tem a chance de fazer uma pergunta para entendê-lo melhor. Isso não é possível quando a comunicação acontece de forma assíncrona. Às vezes, as pessoas estarão online e responderão imediatamente, mas na maioria das vezes não. Certifique-se de entregar a mensagem com clareza.
  • Não seja do tipo monossilábico. Se você não responderia a uma pergunta apenas com um OK ou apenas um Sim ou Não pessoalmente, não faça isso ao escrever! Explique sua lógica e forneça contexto como você faria ao conversar para mantê-los engajados.
  • Antecipe as perguntas que você pode receber. Você conhece sua equipe. Você sabe o que alguém normalmente pergunta ou tem problemas. Antecipe isso. Responda isso imediatamente em vez de esperar que eles perguntem enquanto passam mais 12 horas.
  • Seja conciso, mas completo. Isso pode parecer contraditório, mas na verdade não é. Pense nisso como uma divulgação progressiva. Você começa com uma introdução curta e executiva do tipo resumo e depois continua com algumas informações adicionais, como contexto ou antecipando essas perguntas para entregar uma mensagem completa que (espero) não precisa de muito vai e vem.
• Use a escrita a seu favor. Muitas pessoas acham que escrever é tedioso e até chato. Não precisa ser. Escrever é como falar... mas com os dedos. Escreva como você fala, então quando as pessoas lerem, elas saberão que é você (como com sua voz). Use-o a seu favor. Pense nisso: quando falamos, às vezes, andamos em círculos enquanto tomamos uma decisão sobre algo. Outras vezes, nossa boca vai mais rápido que nosso cérebro, e dizemos algo que seria melhor não dizer. Ao escrever, você pode ser muito mais eficaz. Você pode sintetizar seus pensamentos em vez de andar em círculos e evitar dizer a coisa errada. Além disso, escrever como você fala é muito mais motivador e envolvente do que ler algumas linhas formais.

Esperando ansiosamente

O remoto veio para ficar, e os estilos gerenciais precisam se adaptar para aproveitar esse poderoso ativo como parte de uma estratégia total de gerenciamento de talentos.

Nosso mundo está evoluindo mais rápido do que nunca, e as organizações precisam ser capazes de responder rapidamente às mudanças e permanecer competitivas. Eles não podem fazer isso se estiverem limitados ao talento disponível em um raio de 160 quilômetros ou se não entenderem o trabalho remoto. As equipes precisam seguir uma rota holística, aumentando sua eficácia na busca de talentos além da localização, geração ou tipo de contrato. Os líderes devem promover mudanças proativamente para atrair o talento certo (ou seja, o melhor). Isso só será mais crítico à medida que os trabalhadores nativos digitais entrarem e se fundirem com a força de trabalho tradicional.

O trabalho remoto permite imensos benefícios nos níveis individual e organizacional. Como equipe, você pode simplesmente encarar isso como um novo desafio de liderança para si mesmo: garantir que todos, remotos ou não, se sintam incluídos e engajados para manter – e até aumentar – a eficácia da equipe.

Por último, mas não menos importante, não se acanhe de ficar remoto - como gerente - e aproveite os mesmos benefícios. Claro, as palavras de Louis Mosca bateram em cheio: não somos capazes de “nomear um CEO de uma empresa Fortune que subiu na hierarquia por meio de sua mesa de cozinha”. Você sabe o que? Ninguém fez isso... ainda .