Toptal'ın Ürün Ekibi İçinde

Ürün yönetimi, modern teknoloji şirketlerinde en zorlu ve önemli rollerden biridir. Yüksek performanslı bir ürün ekibi oluşturmak her zaman zorlu bir iştir. Bir ürün ekibini ölçeklendirmek daha da büyük bir zorluktur. Ancak tüm bunları uzaktan yapmak en büyük başarıyı temsil edebilir. Ürün yönetimi, Toptal'ın başarısında çok önemli bir rol oynamaktadır ve yüksek performanslı bir uzaktan ürün ekibi oluşturmayı başardığımıza inanıyoruz.

15 kişilik ekibimizde nasıl çalıştığımıza dair bazı bilgileri ve en iyi uygulamaları ürün topluluğuyla paylaşmak istiyorum.

Degerlerimiz

Kültürel uyumu ciddiye alıyoruz ve değerler söz konusu olduğunda çıtamız yüksek. Yerinde bir ortamda, bazı kültürel veya değer uyumsuzlukları yüz yüze etkileşimler yoluyla çözülebilir. Ancak uzak bir kurulumda bu lükse sahip değiliz ve davranış ve tutumları değiştirmek çok daha zor. Bu nedenle, insanların ilk günden itibaren olmasını istediğimiz gibi olmalarını şart koşuyoruz. Doğal olarak, herkes şirket değerlerimize bağlı kalmalıdır, ancak biz, insanların:

sorumlu

Her ürün yöneticisinin kendi ekibinin veya ürününün kurucusu olarak hareket etmesini talep ediyoruz. Ürün yönetimi, teknoloji alanındaki en zor disiplin olabilir, çünkü uygulayıcıları birçok farklı şapka takmak ve başkalarını yönetim yetkisi olmadan - sadece etki yoluyla - yönlendirmek zorundadır. Çoğu zaman, beklendiği gibi teslim etmeyebilecek diğer ekiplere güvenirsiniz. Ürün yöneticilerimizin devreye girmesini ve hedeflerine ulaşmak için ne gerekiyorsa yapmasını istiyoruz. Meslektaşlarıma sürekli şunu söylüyorum: “Bir startup yönettiğinizi ve iki aylık bir podyumunuz olduğunu hayal edin. Bir sonraki finansman turunuzu yükseltmek için ürününüzü göndermeniz ve biraz çekiş göstermeniz gerekiyor. Yatırımcılar, ekibinizin teslimat yapmamasını umursamıyor. Bu sizin teslim etmeniz gereken bir hayatta kalma meselesi.” Ürün yöneticileri bu sahiplenme duygusuna sahip olmalı ve hedeflerine ulaşmak için gereken her şeyi yapmalıdır.

Güdümlü ve Etki Odaklı

Ekibimizdeki herkesin iddialı hedefler belirlemesini ve etrafındaki herkesi bu hedeflere ulaşmaya zorlamasını istiyoruz. Hırslı ve fark yaratmak isteyen, sürücü değil, sürücü olan insanlar istiyoruz. Ama hırs yeterli değil. Bunun yerine, ürün yöneticilerinin çok zorlaması ve değişim için harekete geçmesi gerekiyor. Acımasız olmalı ve tüm engelleri kaldırmak için savaşmalıdırlar. Etki odaklı olmak, uzaktan kurulumda önemlidir. Facetime yok. Birinin kaç saat çalıştığını bilmiyoruz ve buna ihtiyacımız da yok - önemli olan sonuçlardır.

Yardımsever

Ekip olarak sürekli gelişmeye çalışıyoruz. Bunun gerçekleşmesi için, her ekip üyesinin kıdemli ekip üyeleri tarafından yönetilen bir dizi ekip mükemmelliği girişimine katkıda bulunmasını bekliyoruz. Bu tür katkılar, kariyer haritamızın bir parçasıdır ve kıdemli bir ürün yöneticisi olmak için gerekli olmaya devam etmektedir.

Çalışkan ve Tutkulu

Yorgunluk ve tükenmişlik, çıktınız girdinizden daha az olduğunda hissettiğiniz duygulardır. Anlamsız bir şey yaptığınızı düşünüyorsanız, bu şeye harcadığınız zamanı en aza indirmek istersiniz. Kaç saat çalıştıklarını değil, ne kadar etki yarattıklarını sayan, sonuçları ve başarıları tarafından yönlendirilen insanları istiyoruz.

acımasız

Ekipteki herkesin sürekli olarak ilerlemeye ve mükemmelliğe doğru ilerlemesini, daha fazla etki yaratmasını, daha iyi profesyoneller olmasını ve yeni beceriler kazanmasını istiyoruz. Statükodan asla memnun olmayan, bunun yerine çıtayı sürekli yükselten ve kendilerini geliştirmeye çalışmaktan asla vazgeçmeyen insanlar istiyoruz.

Mülakat Sürecimiz

Toptal ürün ekibine girmek son derece zordur. İş başvurusundan işe almaya dönüşümümüz %0,1'den az. Bir işe alım uzmanıyla yapılan ilk görüşmeden elde edilen dönüşüm %5'ten azdır. Zor beceriler, yumuşak beceriler ve en önemlisi kültürel uyum açısından en iyi insanları aldığımızdan emin olmak için altı adımlı yoğun bir görüşme sürecimiz var. Nadiren birinin geçmiş deneyimlerine veya alan uzmanlığına bakarız. Bunun yerine, sağlam bir ürün anlayışına sahip, güçlü uygulama becerilerine sahip ve temel değerlerimize bağlı olan genel çalışanları işe alıyoruz.

Yetenek havuzumuz tüm dünya olduğu için kesinlikle geleneksel şirketlere göre güçlü bir avantajımız var. Bu bize çok daha fazla yetenek kaynağı sağlıyor ve çıtayı daha yükseğe çıkarmamızı sağlıyor. İşe alma felsefemiz, yanlış pozitifleri (yanlış işe alımları) daha fazla yanlış negatifler (iyi adayların reddi) pahasına bile ortadan kaldırmaktır. Yanlış kişiyi işe almanın maliyeti ve sonuçları o kadar zarar verici ki, biri hakkında şüphelerimiz varsa, geçeriz. Birisi tüm görüşmelerde olumlu eleştiriler alsa bile, bir teklifi uzatmak için görüşmecilerden birinin o adayın güçlü bir savunucusu olmasını şart koşuyoruz.

Ürün Yönetim Sürecimiz

Uzaktan çalışmak, sağlam süreçler ve çerçeveler gerektirir. Yerinde bir ortamda, süreç eksiklikleri veya çeşitli verimsizlikler yüz yüze etkileşimler yoluyla ele alınabilir veya tamamen önlenebilir. Ancak, uzaktan kurulumda durum böyle değildir ve bunu ele almak için ürün yönetim sürecimiz iki ana adımdan oluşur: ürün keşfi ve ürün teslimatı. Bu bölümdeki bazı örnekleri anlamak için, Toptal'ın ana işinin şirketleri mühendislik, tasarım, finans, proje ve ürün yönetimi alanlarında üst düzey yeteneklerle eşleştirmek olduğunu bilmek önemlidir.

Ürün Keşfi

Problem Alanı

Her şey sorunları tanımlamak ve anlamakla başlar. Bu aşamada, ürün yöneticileri, tekil amaçlarını kendi sorunlarını keşfetmek ve anlamak olan dış kullanıcılar ve iç paydaşlarla yoğun kullanıcı araştırmaları yürütür. Bu, yıl boyunca tekrarlanan devam eden bir süreçtir.

Her ürün yöneticisi, paydaşlarının sorun alanında kalmaları konusunda ısrar eder ve yukarıdan aşağıya çözümlerle gelirlerse şiddetle geri iteriz. Paydaşlar sorunlarıyla bize gelmelidir ve doğru çözümleri önermek için ilgili tüm taraflarla birlikte çalışmak ürün yöneticisinin görevidir.

Ayrıca ürün yöneticilerini ilginç sorunları kendileri bulmaya teşvik ediyoruz. Şirket olarak çözmeye karar verdiğimiz en büyük sorunlardan bazılarının doğrudan ürün ekibinden kişiler tarafından gündeme getirildiğini söylemekten gurur duyuyorum. Örneğin, birçok müşteri ve yetenekle görüştükten sonra, birçoğunun işe alım süreci tamamlandıktan sonra bir katılım süreci boyunca desteğe ve rehberliğe ihtiyaç duyduğunu fark ettik. Sonuç olarak bu, ürün stratejimizin ve 2020 OKR'lerimizin (Hedefler ve Temel Sonuçlar) temel taşı haline geldi.

Çözüm Alanı

En önemli sorunlar için, ürün yöneticileri potansiyel çözümler bulmak için bir dizi beyin fırtınası oturumu yürütür. Potansiyel çözümleri doğrulamak için kullanıcıya geri döndüğümüzden, kullanıcı araştırması da bu adımda önemli bir rol oynar. Bu adımın sonucu, tanımlanan her sorun için bir dizi olası çözümdür.

Fırsat Değerlendirmesi ve Önceliklendirme

Çeşitli çözümlerin potansiyel etki değerlendirmesinin yanı sıra üst düzey bir maliyet tahmini yapıyoruz. Ardından, potansiyel ROI'ye (Yatırım Getirisi) göre öncelik veriyoruz. Her girişim için, potansiyel etkiyi, maliyeti, riskleri, pazarı, kullanıcıları vb. tartışan bir ürün fırsat değerlendirmesine sahip olmayı amaçlıyoruz. Fırsat değerlendirmesi, sunum görevi gören tek sayfalık bir belgedir. Onu okuyan biri, hangi sorunları çözmeye çalıştığımızı, bunu nasıl yapmayı planladığımızı, ne kadara mal olacağını ve faydalarının ne olacağını anlamalıdır.

Fırsat değerlendirmeleri için kullandığımız şablon şudur:

OKR'ler

Bir şirket ve ürün ekibi olarak OKR hedef belirleme çerçevesini tamamen benimsedik. Genellikle, problem tanımlama aşaması, doğru hedeflerin belirlenmesi için önemli bir girdidir. Bu hedeflerin bazıları stratejik şirket önceliklerinden kaynaklanmaktadır. Ancak, araştırmamızın ve belirlediğimiz sorunların OKR sürecini bilgilendirdiği aşağıdan yukarıya da çalışır.

Anahtar sonuçlara gelince, bazen onları temel sorunları belirledikten hemen sonra belirleriz. Örneğin, diyelim ki, yeteneğimizle araştırma yaptıktan sonra, bazılarının iş bulma konusunda pek başarılı olamadıkları için uzun süre ortalıkta kalmadığını gördük. Bu, aşağıdaki OKR ile sonuçlanır:

Yeteneğin daha az çabayla daha fazla iş bulmasına yardımcı olun

"Ağa katıldıktan sonraki Z ay içinde yeteneğin %X'inden daha azının kaybedilmesi" ile ölçüldüğü gibi

Sorunları belirledikten sonra hedefi belirlediğimiz ve bazı olası çözümler bulduktan sonra kilit sonuçları belirlediğimiz başka durumlar da var.

Kullanıcı Araştırması

Ürün ekibinin OKR'lerinden biri kullanıcı araştırmasıdır. Her ürün yöneticisi, yılda minimum sayıda kullanıcı görüşmesi ve diğer kullanıcı araştırma faaliyetleri gerçekleştirmelidir. Şu anda bir kullanıcı araştırma ekibi kuruyoruz, ancak araştırmayı yönlendirmek ve içgörü toplamak ürün yöneticilerinin sorumluluğunda olmaya devam edecek. Dürüst görüşüme göre, kullanıcılarınızla iletişim halinde değilseniz, ürün yöneticisi olamazsınız.

Ürün Keşfinin Sonucu

Sonunda bir hedefler ve kilit sonuçlar listesi ve ikincisi için, bu kilit sonuca ulaşmamıza yardımcı olacağına inandığımız potansiyel girişimlerin bir listesi ile karşılaşıyoruz.

Burada ürün yöneticilerinin belirli inisiyatifler sunma taahhüdü vermemesi, bunun yerine belirli OKR'lere ulaşma taahhüdünde bulunması gerektiğini belirtmek önemlidir. Girişimler, yalnızca belirli kilit sonuçlara ulaşmak için bir araçtır. Çeyrek boyunca, ürün yöneticileri yeni inisiyatifler geliştirme ve ilerleme ve aldıkları verilere bağlı olarak eylem planlarını değiştirme özgürlüğüne sahiptir.

Bu, Ürün OKR'lerimiz için kullandığımız bir şablondur:

Ürün teslimatı

Özellikler

Ürün yöneticileri, aşağıdakileri sağlamak için iş paydaşları, tasarımcılar, içerik yazarları ve mühendislerle birlikte çalışır:

• Ne yapılması gerektiğine dair ürün özetleri veya özellikleri
• Tasarımlar
• İçerik yapıları
• Yayın planları veya kilometre taşları

Geliştirme başlamadan önce, paydaşların tasarımları ve içeriği de dahil olmak üzere önerilen çözümü imzalamaları gerekir.

Ürün geliştirme

Bu gerçek geliştirme aşamasıdır. Kanban kullanan birkaç ekiple çoğunlukla Scrum kullanarak çalışıyoruz.

Etki Değerlendirmesi

Her şeyi ölçmek ürün kültürümüzün bir parçası ve kullanıma sunulan her özellik için etkisini ölçmeye çalışıyoruz. İdeal olarak, bunu nicel olarak (örneğin, dönüşüm, hız veya katılım artışı) veya kullanıcı araştırması yoluyla nitel olarak ölçmeliyiz. Her girişim için ürün yöneticilerinin, söz konusu girişimin sonucunun fırsat değerlendirmesiyle nasıl karşılaştırıldığını açıkladıkları bir etki değerlendirme formu doldurmaları gerekir.

Etki değerlendirmesine ve alınan niteliksel geri bildirime dayanarak, ilgili girişime yatırım yapmaya devam edip etmeyeceğimize karar veriyoruz. Karar olumlu ise ürün keşif aşamasına geri dönüyoruz.

Nasıl Yapılandık: OKR Çalışma Grupları

Toptal'da her mühendislik ekibinin bir iş alanı vardır. Örneğin, yetenek edinme, yetenek eleme, yetenek etkinleştirme, yetenekleri elde tutma vb. işlemlerimiz var. Mantık, her takımın kullanıcı yolculuğumuzun belirli bir bölümünden sorumlu olması ve işin o belirli alanında uzmanlığa sahip olmasıdır. Her zaman bir ürün yöneticisini bir mühendislik ekibiyle eşleştirmeye çalışırız.

Ekipler arası işbirliğini teşvik etmek için geçmişte “takımlar” halinde örgütlendik. Müşteri dönüşüm hunisinden sorumlu tüm ekiplerden, yetenek ekibinden ve platform ekibinden oluşan bir müşteri ekibimiz vardı. Bu yapı kesinlikle odaklanmaya yardımcı oldu, ancak birçok silo ve yanlış hizalama yarattı. Örneğin, kadro yapımız müşteri ve yetenek ekibi arasındaki işbirliğini karmaşıklaştırarak, yetenekleri müşterilerimizle buluşturma hızımızı artırma hedefimize müdahale ediyor. Karşılaştığımız ikinci sorun, operasyonlarla uyumsuzluktu. Eşleştirme hızını artırmak için yeteneklerin daha hızlı uygulanmasına ve eşleştiricilerimizin yetenekleri daha hızlı göndermesine ihtiyacımız vardı. Bu hedefe sadece ürün özellikleri ile ulaşılamaz. Özünde, kadro yapımız, ürün yöneticileri ile operasyon çalışanları arasında olduğu kadar ürün yöneticileri arasında da işbirliği sorunlarına neden oluyordu.

Bu yıl, OKR Çalışma Grubu konseptini tanıttık. Ürün ekibinin sahip olduğu veya desteklediği her ana OKR için, ilgili tüm mühendislik ekiplerinden, ürün yöneticilerinden, operasyonlardan, tasarımdan vb. kişilerden oluşan çapraz işlevli bir ekip oluşturuyoruz.

Böyle bir grubun net bir hedefi vardır: belirli bir OKR'ye ulaşmak. Grup, OKR'ye karşı ilerlemeyi tartışmak, sonuçları veya KPI'ları gözden geçirmek ve sorunlar ve çözümler hakkında beyin fırtınası yapmak için haftalık veya iki haftada bir toplanır. Hepsinin amacı aynı ve ilerleme sağlamak için düzenli olarak buluşuyorlar.

Yönetim Felsefemiz

Ekip olarak, düz bir yapıya sahibiz ve liderlik rolündeki her ürün yöneticisinin, doğrudan çalışanları (yani diğer ürün yöneticileri) ile çalışırken uygulamalı olmasını ve yürütmeyi desteklemesini şart koşuyoruz. Liderlik tarzımızın hizmetkâr liderlik fikriyle pek çok ortak yönü vardır. Yönetim felsefemizin temel ilkeleri şunlardır:

Hedefi Ayarla

Ürün liderleri ekiplerine nereye gitmeleri gerektiğini, hangi problem(ler)i çözmeleri gerektiğini ve nereye odaklanmaları gerektiğini söylemelidir.

Yolu Göster

A'dan B'ye ulaşmanın birden çok yolu vardır. Liderin rolü, takımın en kısa yolu bulmasına ve izlemesine yardımcı olmaktır.

Oraya Maksimum Hızla Gidin

Takımın nereye gideceklerini ve oraya nasıl ulaşacaklarını bulmalarına yardım ettikten sonra, liderin rolü onların oraya daha hızlı varmalarına yardımcı olmaktır. Bu üç şekilde yapılabilir:

1. Ekibin becerilerini geliştirmesine yardımcı olun.
2. Engelleri kaldırın.
3. Gerekirse fazladan bir çift el önerin - biraz infaz yapın.

Ekibimizdeki bir lider, izlenecek yolu gösteren ve daha sonra astlarının hizmetkarı haline gelen kişidir. Bir hizmetkar olarak liderler, yalnızca engelleri kaldırarak değil, aynı zamanda kapasite düşük olduğunda veya zorlu bir sorunla karşı karşıya kaldıklarında yürütme yaparak ekiplerine yardım etmelidir. Liderler uygulamalı, ateşe atlamaya hazır olmalı ve örnek olarak liderlik etmelidir. Yalnızca toplantılara katılan veya yalnızca iletişim temsilcisi olarak hareket eden yöneticilere ekibimizde yer yoktur. Lider ürün yöneticilerimiz, bireysel katkıda bulunanlar olarak en iyi performans gösterenlerdi ve doğrudan raporları onlara yalnızca liderlik becerileri için değil, aynı zamanda yürütme yetenekleri için de saygı duyuyor.

Takım Mükemmelliği

Birinci sınıf bir ekip olmayı amaçlıyoruz ve bunu başarmak için “Takım Mükemmelliği Girişimleri” olarak adlandırdığımız çalışmalarla kendimizi sürekli geliştiriyoruz. Her girişim, ilgili OKR'lerini belirleyen kıdemli bir ekip üyesine aittir. İlerlemeyi izlemek ve girişimlerin başarıyla yürütüldüğünden emin olmak için düzenli incelemelerimiz var.

Herkesin takımın genel başarısına ve mükemmelliğine önem vermesi kültürümüzün bir parçasıdır. Çoğu şirkette, bu tür girişimler yukarıdan aşağıya gelirken, Toptal'ın ürün ekibinde, ekibi geliştirmeye katkıda bulunan herkesle bir ortaklık duygusu vardır.

Bazı büyük girişimler şunları içerir:

Bilgi paylaşımı

Amaç, ekibin becerilerini yükseltmektir. Bu girişimin bir parçası olarak:

• Slack'te her hafta ilginç makaleler paylaştığımız bir içgörü kanalımız var.
• Birimizin uzman olduğu bir konuyu ekibin geri kalanına sunduğu düzenli bilgi paylaşım sunumlarımız var.
• Harici veya dahili konuk konuşmacılar getiriyoruz.
• Ürün yönetimi kitaplarını veya makalelerini okuyoruz ve ardından çıkarımları ekibimize nasıl uygulayabileceğimiz konusunda beyin fırtınası yapıyoruz. Şu anda Inspired by Marty Çağan üzerinde çalışıyoruz.
• Diğer ekip üyelerinin alabileceği kurslar veya eğitimler öneriyoruz.

Uzaktan Takım Bağlama ve Kültür

Uzaktan çalışmak, bağlanmak için bazı engeller yaratır. Ancak ekip olarak birbirimize yakın hissediyoruz ve her yüz yüze görüştüğümüzde büyük bir aile ya da arkadaş grubu gibi hissediyoruz. Uzak olmamıza rağmen, her zaman mesafeyle savaşmak ve sahada olduğumuzu hissettirmek istiyoruz. Bu girişimin bir parçası olarak:

• İki haftada bir çevrimiçi oyunlar oynadığımız ve deneyimlerimizi, kişisel fotoğraflarımızı ve iş dışındaki hayatı paylaştığımız hangout'lar düzenliyoruz.
• Her ay, ürün yöneticilerini üç kişilik gruplar halinde eşleştiriyoruz ve her grup, birbirini daha iyi tanımak ve iş dışındaki konuları tartışmak için bir telefon görüşmesi yapıyor. Mini bir hangout gibi.
• Yıl boyunca bazı küçük fiziksel buluşmalara ek olarak, hem yüz yüze görüştüğümüz hem de harika iş sonuçları elde ettiğimiz geniş bir kiralık evde yıllık bir saha dışı toplantımız var.

İş yaşam dengesi

Toptal'da ürün müdürü olmak meşakkatli bir iştir ve dürüst olmak gerekirse geçmişte en iyi iş-yaşam dengesine sahip değildik. Bu dengesizliği düzeltmek için özel bir girişim başlattık:

• İnsanların kişisel hedeflerini paylaştığı ve grubun geri kalanının bu hedeflere ulaşmada destek sağladığı oturumlar.
• Her ürün yöneticisinin antrenmanlarını paylaştığı bir antrenman yarışması. Ay sonunda kazanana bir ödül veriyoruz.
• Ekibe, uzaktan çalışma-yaşam tarzlarını nasıl yöneteceklerine dair öneriler içeren sunumlar.

Bunlar sadece üç örnek. Ürün yönetimi süreci, veri yönetimi, ürün yöneticilerini daha verimli hale getirme ve ürün dokümantasyonu gibi birkaç mükemmellik girişimimiz daha var.

Ürün Yönetimi: Toptal Yolu

Burada Toptal'da, şirketin hiper büyümesini yönlendirmeye yardımcı olan yüksek performanslı bir ürün ekibi oluşturmayı başardığımıza inanıyorum. Başarımızın temel direkleri şunlardır:

• Ürün keşfine, stratejiye ve kullanıcı araştırmasına büyük önem vererek modern ürün yönetiminin en iyi uygulamalarını benimsedik.
• Bu en iyi uygulamaları uzaktan kurulumumuza uyarladık ve bunları geleneksel bir kurulumla eşit veya daha etkili hale getirdik.
• Herkesin bir kurucu zihniyetine sahip olduğu, gerçekten bir etki yaratmayı önemsediği ve sürekli iyileştirme ve ekip mükemmelliği için durmaksızın zorladığı güçlü bir sorumluluk ve sahiplenme kültürü oluşturduk.
• Tamamen dağıtılmış bir ekip olmamıza rağmen, uzaktan çalışmanın olumsuz etkilerini en aza indiren bağ ve yakınlık ile güçlü ilişkiler kurduk.

Kanımca, bu ekibin en dikkat çekici yönü, bu makalede anlatılan her şeyin yukarıdan aşağıya uygulamadan ziyade akıllı ve azimli insanlar arasındaki sıkı işbirliği ve aşırı ekip çalışmasından kaynaklanmasıdır. Her şey organik olarak gerçekleşir ve bunun ortak değerleri paylaşan insanların sonucu olduğuna inanıyorum.