Uymanız Gereken 19 E-posta Görgü Kurallarının Nihai Listesi

“ E-posta görgü kuralları ” terimi kendini açıklayıcıdır, ancak tekrar tanımlayalım. Profesyonel ayarı kullanarak, e-posta görgü kuralları , bir e-posta hazırlarken veya bir e-postaya yanıt verirken izlemeniz gereken bir dizi yönerge veya protokoldür. Kötü yazılmış bir e-posta size kötü yansır; acelesi olan veya temel gramer kurallarını bilmeyen biri olarak karşınıza çıkabilir.

Bu istenmeyen algılardan kaçınmak için günlük e-posta rutininize aşağıdaki ipuçlarını uygulayın. Bu kurallar ilk başta çok açık görünebilir, ancak sizin (veya e-posta gönderdiğiniz kişinin) bu hataları ne sıklıkta yaptığını görünce şaşıracaksınız.

1. Uygun Bir E-posta Adresi Kullanın

Her zaman iş e-posta adresinizi firmanızdaki tüm dahili iletişimlerin bir parçası olarak kullanın. E-postanızı, bir röportaj veya kahve sohbeti için şirketinizin dışındaki profesyonellere ulaşırken kullanabilirsiniz. E-posta kimliğine evcil hayvan adınız veya "xoxo", "partyanimal" vb. gibi basit kelimeler veya ifadeler yerine adınızı ekleyin.

2. Nefes al, Nefes ver

Bazen sabrınızı test edebilecek bir e-posta alacaksınız. Aklınıza gelen ilk birkaç kızgın düşünceyi yazma içgüdünüzü reddedin. Sonradan pişman olacağınız aceleci bir e-posta göndermeden önce biraz sakinleşin. Konu acilse söz konusu kişiyi arayın.

Okuyun: Başarılı Bir E-posta Pazarlama Stratejisi Nasıl Oluşturulur?

3. Duruma Uygun Selamlar Kullanın

Buradaki e-posta görgü kuralları , başlangıçta “Mutlu Cumalar”, “Umarım iyisindir” vb. gibi resmi bir selamlama ve sonunda “teşekkürler/teşekkürler” yazmak için birkaç saniye ayırmaktır. Ayrıca konu satırını asla boş bırakmayın.

Kaynak

4. Kendinize Düzeltmeyi Hatırlatın

Düzeltme yalnızca birkaç saniye sürer, bu nedenle birinin size yanlış adla hitap ettiğini, adınızı yanlış yazdığını veya size uygun olmayan bir e-posta gönderdiğini görmek şaşırtıcıdır. Bazı insanlar büyük şirketlerde aynı ada sahiptir - gönder tuşuna basmadan önce tekrar kontrol etmek için başka bir neden daha. Buradaki ders, özellikle önemliyse, e-postanızı birden çok kez gözden geçirmektir.

5. Özlü Olun

Kısa e-postalar yazın. Bu e-posta görgü kurallarının anlamı , kendinizi uzun bir makale yazarken bulursanız, bunun yerine bir arama veya toplantı ayarlamak için bir işaret olarak kullanın. Mümkün olan en az sayıda kelimeyi kullanarak konuya girerek alıcının ve zamanınızın değerini bilin.

6. Zamanında Yanıt Verin

Yanıtınızı yazın ve mümkün olan en kısa sürede gönder'e basın (ve bu, iş yüklerine göre kişiden kişiye değişir). Bu, hızlı ama uygunsuz bir yanıt yazdığınız anlamına gelmez. Daha fazla zamana ihtiyacınız olduğunda, ideal e-posta görgü kuralları , kişinin e-postayı aldığınızı bilmesini ve en kısa sürede ayrıntılarla birlikte kendisine geri dönmesini sağlar.

1. 1. Ekip üyeleri – Bu kategorideki e-postalar yüksek önceliğe sahiptir ve zamana bağlıdır (çoğu durumda). Bu nedenle uygun e-posta görgü kurallarına uyun ve 12 ila 14 saat içinde yanıt verin.
   2. Diğer iş arkadaşları – Doğrudan ekibinizin dışındaki kişiler için, mesajlarını aldığınızı bildirin ve mümkün olduğunda veya ilk 24 saat içinde yanıt verdiğinizde onlara geri dönün.
   3. Firma uzmanlarınızın dışında – Gelen kutusundaki bu e-posta kategorisi, öncelik listenizin en altında olabilir. Konu satırında 'acil/zamana bağlı' yazmıyorsa veya yüksek öncelikli bir profesyonelden değilse, hızlı yanıt vermek için baskı yapmayın.

7. Her Seferinde Harekete Geçirici Bir Çağrı Sağlayın

Varsa, görevin son tarihini belirtin. Hiçbiri yoksa, onu da belirtin. E-postanızın amacını netleştirin – Soru mu soruyorsunuz? Alıcıya bir görev mi veriyorsunuz? Bir yanıta gerek kalmadan kişiyi döngüde tutmak için e-postayı paylaşıyor musunuz? Belirtin. Ek olarak, tamamlanmasını istediğiniz bir dizi görev ise, bunu e-postanın en başında belirtin. Bu e-posta görgü kurallarının anlamı , e-postanızın amacını netleştirmektir.

Kontrol edin: Dijital Pazara Hükmedin: En İyi 10 E-posta Pazarlama İpuçları

8. Bağlam Sağlayın

Birine ilk kez e-posta gönderiyorsanız, doğru e-posta görgü kuralları , tanıştığınız ağ etkinliği veya sizi bağlayan kişinin adı gibi alıcıyla alakalı bir ayrıntı eklemektir. İşyerindeki birine e-posta gönderirken bile, tam olarak bahsettiğiniz projeden bahsedin (“XYZ projesi için sonraki adımları tartışmak istiyorum”)

Kaynak

9. Güncellenmiş İmza

İmzanız her zaman tam adınız, unvanınız, şirket adınız ve telefon numaranız gibi en son ayrıntıları içermelidir. E -posta görgü kurallarının anlamı , e-postanızı alan herkese kendiniz hakkında en güncel bilgileri sağlamanızdır.

10. İpucu #5'i hatırlıyor musunuz?

Sadece özlü değil, aynı zamanda spesifik olmalısınız. Geniş veya açık uçlu sorular sormayın çünkü aradığınız cevabı alamayabilirsiniz. “Sunum hakkındaki düşünceleriniz nelerdir” yerine doğrudan “16. slayttaki X hakkında daha fazla ayrıntı eklemeli miyim” diye sorun.

11. Netlik Anahtardır

Uygun e-posta görgü kurallarına uyan herkes , madde işaretlerinin veya bir listenin gücünü bilir. Büyük paragraflardan daha görsel olarak çekici ve takip etmesi daha kolay. 'Cesur' seçeneği dikkatli kullanın, ancak bir şeyin vurgulanması gerektiğinde kullanın.

12. İplik görgü kuralları

E -posta dizileri için bir e-posta görgü kuralları vardır. Mevcut bir konu üzerinde asla yeni bir konu başlatmayın – her zaman yeni bir konu başlatın. Ondan fazla kişi zaten söylediyse, “bu harika” çoğunluğa atlamayın. Ek olarak, bağlantı karmaşasını önlemek için bağlantılarınızı kısaltın veya köprüler ekleyin.

13. Takip

Uygun e-posta görgü kurallarının bir başka bileşeni, bir hafta sonra ilgili kişiye orijinal e-postayı ileterek veya yeni bir e-posta yazarak takip etmektir. 48 saatten daha kısa bir sürede bir tane göndermek kaşlarını çattı. Tek bir kişi için takip e-postalarınızı üç kez sınırlayın.

14. Ekler

Aksi söylenmedikçe belgeleri PDF formatında ekleyin. Dosyayı her zaman gövde metnini yazmadan veya "to" alanını doldurmadan önce ekleyin. Bu şekilde asla "özür dilerim, eki unuttum" e-postası göndermezsiniz. Büyük bir eki e-postayla göndermeden önce sıkıştırın.

Ek ipucu: Bir e-posta ileti dizisine birini ekliyorsanız, eki yeniden ekleyin veya kişinin ekini içeren orijinal e-postayı iletin.

15. Selamlar Önemlidir

Farklı selamlamalar kullandığınızda üç durum vardır.

1. 1. Gündelik ortam – Alıcıyı şahsen tanıyorsanız veya şirketin rahat bir ortamı varsa, merhaba, günaydın/öğleden sonra kullanmaktan çekinmeyin veya kişiye doğrudan adıyla hitap edin. 'Hey' fazlasıyla sıradan olarak kabul edilebilir, bu nedenle alıcı bunu önce kullanırsa buna göre yanıt verebilirsiniz.
   2. Resmi ayar – Birine ilk kez e-posta gönderirken veya daha geleneksel bir sektörde çalışırken, 'sevgili (isim girin)' ifadesini kullanın, efendim/hanımefendi değil.
   3. Büyük hayır-hayır – 'yo', 'hey!', 'beyler' ve 'hepsi' kullanmayın – kulağa çok arkadaşça, gayri resmi veya mesafeli geliyor.

Doğru e-posta görgü kuralları anlamı , resmi bir e-postada iki nokta üst üste ve sıradan bir e-postada bir tire belirtir.

Ayrıca, size önerilmedikçe veya imzasında belirtilmedikçe, kişiye asla adının kısaltılmış hali ile hitap etmeyin. Örneğin, Shiv yerine Shivesh ve Mike yerine Michael adını kullanın.

16. Uygun İmza Mesajlarını Kullanın

E-postanızı sonlandırdığınız not da önemlidir.

1. 1. Rahat ortam – Teşekkürler, En İyi, Şerefe, Yakında konuşun, Sonraki adımları sabırsızlıkla bekliyorum, Hafta sonunun tadını çıkarın
   2. Resmi ortam - Vakit ayırdığınız için teşekkürler, harika bir gün/hafta sonu geçirin
   3. Büyük hayır-hayır – sıcak, xoxo, candan

Kaynak

17. Doğru Noktalama İşaretleri Kullanın

Bir e-postanın içeriğini gördükten sonra heyecanlanmış olabilirsiniz, ancak bunu birden çok ünlem işareti kullanarak iletmek zorunda değilsiniz. E-posta görgü kurallarının size sayısız ünlem işaretinin olgunlaşmamış olarak göründüğünü hatırlatmasına izin verin . Bunun yerine, yalnızca gerektiğinde kullanın – “Tebrikler!” ve “İyi hafta sonları!”

Benzer şekilde, e-postanızı soru işaretleri ile paketlemeyin. Alıcı için bunaltıcı olabilir ve ilgiyi ilgili ana soru/konudan uzaklaştırabilir. Uygun e-posta görgü kuralları, küçük bir çocukken öğrendiğiniz büyük harf kullanımı, cümle yapısı, dil bilgisi ve noktalama işaretleri gibi kuralları kullanmayı da içerir.

18. Mizahı Kontrol Edin

Bir şakayı kırmak, bir metin mesajı veya e-posta yoluyla teslim edildiğinde, şahsen teslim edildiğinde olduğu gibi aynı yere inmez. Mizahınız ve niyetiniz kolayca yanlış yorumlanabilir. E-postalar (yüz veya vücut) ifadelerinizi veya tonunuzu yakalamaz, bu nedenle bir aramada veya yüz yüze toplantıda şaka yapmaya devam edin.

19. Kültürel Farklılıkların ve Etkilerinin Farkında Olun

Küresel bir firmada çalıştığınızda, farklı bir kültürden birine e-posta göndermek yüksektir. Japonlar ve Çinliler kişisel olarak iş yapmadan önce etkileşimde bulunmaktan hoşlanırken, Almanlar ve Amerikalılar doğrudan ve doğrudan işe atlıyorlar. E -posta görgü kurallarının anlamı , size e-posta gönderenin tonunu ve amacını anlamaktır.

Çözüm

Bu 19 uygulanabilir ipucunu okuyarak, yumuşak iletişim becerisini geliştirmeye yönelik ilk adımı attınız. Yumuşak beceriler, teknik bilginin yang'ına ying'dir. pGrad yardımıyla teknik uzmanlığınızı geliştirin . İster makine öğrenimi ve yapay zeka ile ilgilenin, ister bir MBA programına kaydolmakla ilgilenin , upGrad her şeyi kapsar.