La liste ultime des 19 règles d'étiquette des e-mails que vous devez suivre

Le terme « étiquette de courrier électronique » est explicite, mais définissons-le à nouveau. En utilisant le cadre professionnel, l' étiquette des e-mails est un ensemble de directives ou de protocoles que vous devez suivre lors de la rédaction d'un e-mail ou de la réponse à celui-ci. Un e-mail mal écrit reflète mal sur vous ; vous pouvez apparaître comme quelqu'un qui est pressé ou qui ne connaît pas les règles de base de la grammaire.

Pour éviter ces perceptions indésirables, appliquez les conseils suivants à votre routine quotidienne d'envoi d'e-mails. Ces règles peuvent sembler trop évidentes au premier abord, mais vous serez surpris de voir à quelle fréquence vous (ou la personne à qui vous envoyez un e-mail) faites ces erreurs.

1. Utilisez une adresse e-mail appropriée

Utilisez toujours votre adresse e-mail professionnelle dans le cadre de toutes les communications internes de votre entreprise. Vous pouvez utiliser votre adresse e-mail lorsque vous contactez des professionnels extérieurs à votre entreprise pour un entretien ou une discussion autour d'un café. Incluez votre prénom dans l'identifiant de messagerie, au lieu du nom de votre animal de compagnie ou de simples mots ou expressions comme « xoxo », « fêtard », etc.

2. Inspirez, expirez

De temps en temps, vous recevrez un e-mail qui peut tester votre patience. Rejetez votre instinct pour taper les premières pensées de colère qui vous viennent à l'esprit. Prenez un moment pour vous calmer avant d'envoyer un e-mail imprudent que vous ne regretterez que plus tard. Appelez la personne en question si l'affaire est urgente.

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3. Utilisez des salutations adaptées à l'occasion

L' étiquette de l'e-mail signifie ici qu'il faut prendre quelques secondes pour taper une salutation formelle comme "Bon vendredi", "J'espère que tu vas bien", etc. au début et un "merci/merci" à la fin. Aussi, ne laissez jamais la ligne d'objet vide.

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4. Rappelez-vous de relire

La relecture ne prend que quelques secondes, il est donc surprenant de voir quelqu'un s'adresser à vous par un mauvais nom, mal orthographier votre nom ou vous envoyer un e-mail qui ne vous est pas destiné. Certaines personnes portent le même nom au sein de grandes entreprises - encore une autre raison de revérifier avant d'appuyer sur envoyer. La leçon ici est de relire votre e-mail plusieurs fois, surtout s'il s'agit d'un e-mail important.

5. Soyez concis

Rédigez de courts e-mails. Cette étiquette de courrier électronique signifie que si vous vous retrouvez à taper un essai approfondi, utilisez-le plutôt comme un signe pour organiser un appel ou une réunion. Valorisez le temps du destinataire et votre temps en allant droit au but en utilisant le moins de mots possible.

6. Répondez à temps

Tapez votre réponse et appuyez sur envoyer dès que possible (et cela varie d'une personne à l'autre, compte tenu de sa charge de travail). Cela ne signifie pas que vous écrivez une réponse rapide mais inappropriée. Lorsque vous avez besoin de plus de temps, l'étiquette idéale pour les e- mails permet à la personne de savoir que vous avez reçu l'e-mail et de lui revenir avec les détails au plus tôt.

1. 1. Membres de l'équipe - Les e-mails de cette catégorie sont hautement prioritaires et limités dans le temps (dans la plupart des cas). Suivez donc l'étiquette appropriée des e- mails et répondez dans les 12 à 14 heures.
   2. Autres collègues - Pour les personnes extérieures à votre équipe directe, faites-leur savoir que vous avez reçu leur message et répondez-leur dès que vous le pouvez ou répondez simplement dans les 24 premières heures.
   3. Professionnels extérieurs à votre cabinet - Cette catégorie d'e-mails dans la boîte de réception peut se trouver au bas de votre liste de priorités. Ne soyez pas obligé de répondre rapidement à moins que la ligne d'objet indique "urgent/limité dans le temps" ou provienne d'un professionnel hautement prioritaire.

7. Fournissez un appel à l'action à chaque fois

Mentionnez la date limite de la tâche, s'il y en a une. S'il n'y en a pas, mentionnez-le également. Expliquez clairement l'objet de votre e-mail - Posez-vous une question ? Attribuez-vous une tâche au destinataire ? Partagez-vous l'e-mail pour tenir la personne au courant, sans avoir besoin d'une réponse ? Énoncer. De plus, s'il s'agit d'un ensemble de tâches que vous souhaitez accomplir, indiquez-le au tout début de l'e-mail. La signification de cette étiquette de courrier électronique est de clarifier le but de votre courrier électronique.

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8. Fournir un contexte

Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour la première fois, la bonne étiquette d'e-mail consiste à ajouter un détail pertinent pour le destinataire, comme l'événement de réseautage auquel vous vous êtes rencontré ou le nom de la personne qui vous a connecté. Même lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un au travail, mentionnez le projet exact auquel vous faites référence ("J'aimerais discuter des prochaines étapes pour le projet XYZ")

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9. Signature mise à jour

Votre signature doit toujours inclure les derniers détails tels que votre nom complet, votre titre, le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone. L' étiquette des e-mails signifie que vous fournissez les informations les plus récentes sur vous-même à toute personne recevant votre e-mail.

10. Vous souvenez-vous du conseil n° 5 ?

Il faut non seulement être concis mais aussi précis. Ne posez pas de questions générales ou ouvertes, car vous pourriez ne pas obtenir la réponse que vous recherchez. Au lieu de « Que pensez-vous de la présentation », demandez directement : « Dois-je ajouter plus de détails sur X sur la diapositive 16 ?

11. La clarté est la clé

Toute personne qui suit l'étiquette appropriée des e- mails connaît le pouvoir des puces ou d'une liste. Il est plus attrayant visuellement que les gros paragraphes et est plus facile à suivre. Utilisez l'option "gras" avec parcimonie, mais utilisez-la lorsque quelque chose doit être souligné.

12. Étiquette de fil

Il existe une étiquette de courrier électronique signifiant pour les fils de discussion. Ne commencez jamais un nouveau sujet sur un fil existant - commencez toujours par un nouveau. Ne sautez pas dans le train du « c'est génial » si plus de dix personnes l'ont déjà dit. De plus, raccourcissez vos liens ou ajoutez des hyperliens pour éviter l'encombrement des liens.

13. Suivi

Un autre élément de l'étiquette appropriée des e- mails est de faire un suivi avec la personne concernée après une semaine, soit en lui transmettant l'e-mail d'origine, soit en en tapant un nouveau. En envoyer un en moins de 48h est mal vu. Limitez vos e-mails de suivi pour une seule personne à trois fois.

14. Pièces jointes

Joignez des documents au format PDF, sauf indication contraire. Joignez toujours le fichier avant d'écrire le corps du texte ou de remplir le champ "à". De cette façon, vous n'enverrez jamais d'e-mail « désolé, j'ai oublié la pièce jointe ». Compressez une pièce jointe volumineuse avant de l'envoyer par e-mail.

Conseil supplémentaire : si vous ajoutez une personne à un fil de discussion, rattachez la pièce jointe ou transférez l'e-mail d'origine contenant la pièce jointe de la personne.

15. Les salutations comptent

Il y a trois cas où vous utilisez différentes salutations.

1. 1. Ambiance décontractée - Lorsque vous connaissez personnellement le destinataire ou que l'environnement de l'entreprise est détendu, n'hésitez pas à utiliser salut, bonjour/après-midi ou à vous adresser directement à la personne par son nom. "Hey" peut être considéré comme trop décontracté, donc si le destinataire l'utilise en premier, vous pouvez répondre en conséquence.
   2. Cadre formel – Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour la première fois ou que vous travaillez dans une industrie plus traditionnelle, utilisez « cher (insérer le nom) » et non cher monsieur/madame.
   3. Big no-no - N'utilisez pas 'yo', 'hey!', 'messieurs' et 'tous' - ils semblent trop amicaux, informels ou distants.

La signification correcte de l'étiquette des e-mails dicte deux points dans un e-mail formel et un tiret dans un e-mail occasionnel.

De plus, ne vous adressez jamais à la personne par la version abrégée de son nom, à moins qu'elle ne vous suggère de le faire ou qu'elle ne le mentionne dans sa signature. Par exemple, utilisez le nom Shivesh au lieu de Shiv et Michael au lieu de Mike.

16. Utilisez des messages de signature appropriés

La note que vous terminez votre e-mail est également importante.

1. 1. Ambiance décontractée - Merci, cordialement, à votre santé, parlez bientôt, dans l'attente des prochaines étapes, profitez du week-end
   2. Cadre formel - Merci pour votre temps, passez une merveilleuse journée / week-end
   3. Big no-no - chaleureusement, xoxo, cordialement

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17. Utilisez la ponctuation correcte

Vous pourriez être excité après avoir vu le contenu d'un e-mail, mais vous n'avez pas à le transmettre en utilisant plusieurs points d'exclamation. Laissez le sens de l'étiquette des e-mails vous rappeler que de nombreux points d'exclamation semblent immatures. Au lieu de cela, utilisez-le uniquement là où c'est nécessaire - "Félicitations !" et "Bon week-end !"

De même, n'emballez pas votre e-mail avec des points d'interrogation. Cela peut devenir écrasant pour le destinataire et détourner l'attention de la question/sujet central concerné. Une bonne étiquette de courrier électronique comprend également l'utilisation des règles que vous avez apprises en tant que jeune enfant, telles que la capitalisation, la structure des phrases, la grammaire et la ponctuation.

18. Contrôlez l'humour

Faire une blague n'atterrit pas de la même manière lorsqu'elle est livrée par SMS ou par e-mail que lorsqu'elle est livrée en personne. Votre humour et votre intention peuvent facilement être mal interprétés. Les e-mails ne capturent pas vos expressions ou votre ton (visage ou corps), alors tenez-vous en à la plaisanterie lors d'un appel ou d'une réunion en face à face.

19. Soyez conscient des différences culturelles et de leurs implications

Lorsque vous travaillez dans une entreprise mondiale, envoyer un e-mail à quelqu'un d' une culture différente est élevé. Alors que les Japonais et les Chinois aiment interagir avant de faire des affaires personnellement, les Allemands et les Américains sont directs et se lancent directement dans les affaires. La signification de l'étiquette de courrier électronique est de comprendre le ton et le but de celui qui vous envoie un courrier électronique.

Conclusion

En lisant ces 19 conseils pratiques, vous avez fait le premier pas vers l'amélioration de la compétence non technique de la communication. Les soft skills sont le ying du yang des connaissances techniques. Améliorez votre expertise technique avec l'aide d'u pGrad . Que vous soyez fasciné par l'apprentissage automatique et l'IA ou que vous souhaitiez vous inscrire à un programme de MBA , upGrad est là pour vous.