La lista definitiva de 19 reglas de etiqueta de correo electrónico que debe seguir

El término " etiqueta de correo electrónico " se explica por sí mismo, pero definámoslo de nuevo. Usando el entorno profesional, la etiqueta del correo electrónico es un conjunto de pautas o protocolos que debe seguir al redactar un correo electrónico o responder a uno. Un correo electrónico mal escrito se refleja mal en ti; puede parecer alguien que tiene prisa o que no conoce las reglas gramaticales básicas.

Para evitar estas percepciones indeseables, aplique los siguientes consejos a su rutina diaria de correo electrónico. Estas reglas pueden parecer demasiado obvias al principio, pero se sorprenderá al ver con qué frecuencia usted (o la persona a la que está enviando un correo electrónico) comete estos errores.

1. Utilice una dirección de correo electrónico adecuada

Utilice siempre la dirección de correo electrónico de su trabajo como parte de todas las comunicaciones internas de su empresa. Puede usar su correo electrónico cuando se comunique con profesionales fuera de su empresa para una entrevista o una charla de café. Incluya su nombre en la identificación del correo electrónico, en lugar del nombre de su mascota o palabras o frases simples como "xoxo", "fiestero", etc.

2. Inhala, Exhala

Ocasionalmente, recibirá un correo electrónico que puede poner a prueba su paciencia. Rechace su instinto de escribir los primeros pensamientos de enojo que entren en su mente. Tómese un momento para calmarse antes de enviar un correo electrónico precipitado del que solo se arrepentirá más tarde. Llame a la persona en cuestión si el asunto es urgente.

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3. Use saludos apropiados para la ocasión

El significado de la etiqueta del correo electrónico aquí es tomarse unos segundos para escribir un saludo formal como "Feliz viernes", "Espero que estés bien", etc. al principio y un "gracias/gracias" al final. Además, nunca deje la línea de asunto vacía.

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4. Recuérdese revisar

La revisión solo toma unos segundos, por lo que es sorprendente ver cuando alguien se dirige a usted con un nombre incorrecto, escribe mal su nombre o le envía un correo electrónico que no es para usted. Algunas personas tienen el mismo nombre dentro de las grandes empresas, otra razón más para verificar antes de presionar enviar. La lección aquí es revisar su correo electrónico varias veces, especialmente si es importante.

5. Sea conciso

Escribe correos electrónicos cortos. El significado de esta etiqueta de correo electrónico es que si se encuentra escribiendo un ensayo extenso, utilícelo como una señal para programar una llamada o una reunión. Valora el tiempo del destinatario y el tuyo yendo al grano utilizando el menor número de palabras posible.

6. Responda a tiempo

Escriba su respuesta y presione enviar lo antes posible (y esto varía de persona a persona, considerando su carga de trabajo). Esto no significa que escriba una respuesta rápida pero inapropiada. Cuando necesite más tiempo, la etiqueta de correo electrónico ideal le permite a la persona saber que ha recibido el correo electrónico y se comunica con ellos con los detalles lo antes posible.

1. 1. Miembros del equipo : los correos electrónicos en esta categoría son de alta prioridad y tienen un límite de tiempo (en la mayoría de los casos). Así que siga la etiqueta de correo electrónico adecuada y responda dentro de las 12 a 14 horas.
   2. Otros colegas : para las personas fuera de su equipo directo, infórmeles que recibió su mensaje y comuníquese con ellos cuando pueda o simplemente responda dentro de las primeras 24 horas.
   3. Profesionales fuera de su empresa : esta categoría de correos electrónicos en la bandeja de entrada puede estar al final de su lista de prioridades. No se deje presionar para responder rápidamente a menos que la línea de asunto diga "urgente/limitado en el tiempo" o sea de un profesional de alta prioridad.

7. Proporcione una llamada a la acción cada vez

Mencione la fecha límite para la tarea, si la hay. Si no hay ninguno, menciónelo también. Deje claro el propósito de su correo electrónico: ¿está haciendo una pregunta? ¿Estás asignando una tarea al destinatario? ¿Está compartiendo el correo electrónico para mantener a la persona informada, sin necesidad de una respuesta? Decirlo. Además, si se trata de un conjunto de tareas que desea completar, indíquelo al comienzo del correo electrónico. El significado de esta etiqueta de correo electrónico es aclarar el propósito de su correo electrónico.

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8. Proporciona contexto

Si está enviando un correo electrónico a alguien por primera vez, la etiqueta de correo electrónico correcta es agregar un detalle relevante para el destinatario, como el evento de networking que conocieron o el nombre de la persona que los conectó. Incluso cuando envíe un correo electrónico a alguien en el trabajo, mencione el proyecto exacto al que se refiere ("Me gustaría discutir los próximos pasos para el proyecto XYZ").

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9. Firma actualizada

Su firma siempre debe incluir los detalles más recientes, como su nombre completo, título, nombre de la empresa y número de teléfono. El significado de la etiqueta de correo electrónico es que proporcione la información más actualizada sobre usted a cualquier persona que reciba su correo electrónico.

10. ¿Recuerdas el Consejo #5?

No solo tienes que ser conciso sino también específico. No haga preguntas amplias o abiertas porque es posible que no obtenga la respuesta que busca. En lugar de "¿cuáles son sus pensamientos sobre la presentación", pregunte directamente "¿Debería agregar más detalles sobre X en la diapositiva 16"?

11. La claridad es clave

Cualquier persona que siga la etiqueta de correo electrónico adecuada conoce el poder de las viñetas o una lista. Es más atractivo visualmente que los párrafos grandes y es más fácil de seguir. Use la opción 'negrita' con moderación, pero úsela cuando necesite enfatizar algo.

12. Etiqueta de hilo

Hay un significado de etiqueta de correo electrónico para los hilos de correo electrónico. Nunca comience un nuevo tema en un hilo existente, siempre comience uno nuevo. No te subas al carro de “esto es increíble” si más de diez personas ya lo han dicho. Además, acorte sus enlaces o agregue hipervínculos para evitar el desorden de enlaces.

13. Seguimiento

Otro componente de la etiqueta de correo electrónico adecuada es hacer un seguimiento con la persona en cuestión después de una semana, ya sea reenviándole el correo electrónico original o escribiendo uno nuevo. Enviar uno en menos de 48 horas está mal visto. Limite sus correos electrónicos de seguimiento para una sola persona a tres veces.

14. Archivos adjuntos

Adjunte documentos en formato PDF a menos que se le indique lo contrario. Adjunte siempre el archivo antes de escribir el cuerpo del texto o completar el campo "para". De esta manera, nunca enviará un correo electrónico de "lo siento, olvidé el archivo adjunto". Comprima un archivo adjunto grande antes de enviarlo por correo electrónico.

Sugerencia adicional: si está agregando a alguien a un hilo de correo electrónico, vuelva a adjuntar el archivo adjunto o reenvíe el correo electrónico original que contiene el archivo adjunto de la persona.

15. Los saludos importan

Hay tres casos en los que usa diferentes saludos.

1. 1. Ambiente informal : cuando conoce al destinatario personalmente o la empresa tiene un ambiente relajado, siéntase libre de usar hola, buenos días/buenas tardes, o dirigirse directamente a la persona solo por su nombre. "Oye" puede considerarse demasiado casual, por lo que si el destinatario lo usa primero, puedes responder en consecuencia.
   2. Entorno formal : cuando envíe un correo electrónico a alguien por primera vez o trabaje en una industria más tradicional, use 'querido (insertar nombre)', no querido señor/señora.
   3. Gran no-no : no use 'yo', '¡hey!', 'caballeros' y 'todos': suenan demasiado amistosos, informales o distantes.

El significado correcto de la etiqueta de correo electrónico dicta dos puntos en un correo electrónico formal y un guión en un correo electrónico informal.

Además, nunca te dirijas a la persona por la versión abreviada de su nombre a menos que te sugiera que lo hagas o lo mencione en su firma. Por ejemplo, use el nombre Shivesh en lugar de Shiv y Michael en lugar de Mike.

16. Use mensajes de cierre apropiados

La nota de que finaliza su correo electrónico también importa.

1. 1. Ambiente informal : gracias, saludos, salud, hablemos pronto, esperando los próximos pasos, disfrute el fin de semana
   2. Ambiente formal : gracias por su tiempo, que tenga un maravilloso día/fin de semana
   3. Gran no-no - cálidamente, xoxo, cordialmente

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17. Usa la puntuación correcta

Es posible que se emocione después de ver el contenido de un correo electrónico, pero no tiene que transmitirlo usando varios signos de exclamación. Deje que el significado de la etiqueta del correo electrónico le recuerde que numerosos signos de exclamación parecen inmaduros. En su lugar, utilícelo solo cuando sea necesario: "¡Felicitaciones!" y "¡Que tengas un buen fin de semana!"

Del mismo modo, no llene su correo electrónico con signos de interrogación. Puede volverse abrumador para el receptor y desvía la atención de la pregunta/tema central en cuestión. La etiqueta de correo electrónico adecuada también incluye el uso de las reglas que aprendió cuando era niño, como el uso de mayúsculas, la estructura de las oraciones, la gramática y la puntuación.

18. Controla el humor

Hacer una broma no es lo mismo cuando se entrega a través de un mensaje de texto o correo electrónico que cuando se entrega en persona. Su humor e intención pueden malinterpretarse fácilmente. Los correos electrónicos no capturan sus expresiones (cara o cuerpo) o tono, así que siga bromeando en una llamada o reunión cara a cara.

19. Sea consciente de las diferencias culturales y sus implicaciones

Cuando trabajas en una empresa global, enviar un correo electrónico a alguien de una cultura diferente es alto. Mientras que a los japoneses y los chinos les gusta interactuar antes de hacer negocios personalmente, los alemanes y los estadounidenses son directos y se lanzan directamente al negocio. El significado de la etiqueta del correo electrónico es comprender el tono y el propósito de quien te envía un correo electrónico.

Conclusión

Al leer estos 19 consejos prácticos, ha dado el primer paso para mejorar la habilidad blanda de la comunicación. Las habilidades blandas son el ying del yang del conocimiento técnico. Mejore su experiencia técnica con la ayuda de upGrad . Ya sea que esté fascinado con el aprendizaje automático y la IA o esté interesado en inscribirse en un programa de MBA , upGrad lo tiene cubierto.