您應該遵循的 19 條電子郵件禮儀規則的終極清單

術語“電子郵件禮儀”是不言自明的，但讓我們再次定義它。 使用專業設置，電子郵件禮儀是您在起草電子郵件或回復電子郵件時應遵循的一套準則或協議。 一封寫得不好的電子郵件會嚴重影響您； 您可能會遇到一個匆忙或不知道基本語法規則的人。

為避免這些不良看法，請將以下提示應用於您的日常電子郵件發送程序。 這些規則一開始可能看起來太明顯了，但您會驚訝地發現您（或您發送電子郵件的人）犯這些錯誤的頻率。

1. 使用適當的電子郵件地址

始終使用您的工作電子郵件地址作為您公司所有內部通信的一部分。 在與公司以外的專業人士進行面試或咖啡聊天時，您可以使用您的電子郵件。 在電子郵件 ID 中包含您的名字，而不是您的寵物名或簡單的單詞或短語，如“xoxo”、“partyanimal”等。

2.吸氣，呼氣

有時，您會收到一封可能會考驗您耐心的電子郵件。 拒絕你的直覺，輸入你腦海中最初的幾個憤怒的想法。 在發送一封您以後只會後悔的輕率電子郵件之前，請花點時間冷靜下來。 如果事情很緊急，請致電相關人員。

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3.使用適合場合的問候

這裡的電子郵件禮儀的意思是花幾秒鐘打出正式的問候語，例如“星期五快樂”、“希望你一切都好”等，然後在結尾打出“謝謝/謝謝”。 此外，切勿將主題行留空。

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4.提醒自己校對

校對只需要幾秒鐘，所以當有人用錯誤的名字稱呼你、拼錯你的名字或向你發送不適合你的電子郵件時，你會感到驚訝。 有些人在大公司裡有相同的名字——這也是在按下發送之前仔細檢查的另一個原因。 這裡的教訓是多次校對您的電子郵件，特別是如果它是重要的。

5. 簡潔

寫簡短的電子郵件。 這種電子郵件禮儀的含義是，如果您發現自己正在輸入一篇擴展文章，請將其用作安排電話或會議的標誌。 通過使用盡可能少的單詞來達到重點，重視收件人和您的時間。

6. 及時響應

輸入您的回复並儘快點擊發送（考慮到他們的工作量，這因人而異）。 這並不意味著你寫了一個快速但不恰當的回复。 當您需要更多時間時，理想的電子郵件禮儀會讓對方知道您已收到電子郵件，並儘早回复他們的詳細信息。

1. 1. 團隊成員- 此類別中的電子郵件具有高優先級和時間限制（在大多數情況下）。 因此，請遵循適當的電子郵件禮儀，並在 12 到 14 小時內回复。
   2. 其他同事——對於您直接團隊以外的人，讓他們知道您已收到他們的消息，並在您可以回复或僅在前 24 小時內回复時回复他們。
   3. 在您公司的專業人士之外——收件箱中的此類電子郵件可能位於您的優先級列表的底部。 除非主題行說“緊急/有時限”或來自高優先級的專業人士，否則不要被迫快速響應。

7. 每次都呼籲採取行動

提及任務的截止日期（如果有）。 如果沒有，也請提及。 明確你的電子郵件的目的——你在問問題嗎？ 您是否正在為收件人分配任務？ 您是否共享電子郵件以使該人保持在循環中，而無需回复？ 陳述它。 此外，如果它是您要完成的一組任務，請在電子郵件的開頭說明。 此電子郵件禮儀的含義是闡明您的電子郵件的目的。

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8. 提供上下文

如果您是第一次向某人發送電子郵件，正確的電子郵件禮儀是添加與收件人相關的詳細信息，例如您遇到的社交活動或與您聯繫的人的姓名。 即使在給工作中的某人發送電子郵件時，也要提及您所指的確切項目（“我想討論 XYZ 項目的後續步驟”）

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9. 更新簽名

您的簽名應始終包含最新的詳細信息，例如您的全名、頭銜、公司名稱和電話號碼。 電子郵件禮儀的含義是您向收到您的電子郵件的任何人提供有關您自己的最新信息。

10. 還記得提示 #5 嗎？

你不僅要簡潔，而且要具體。 不要問寬泛或開放式的問題，因為你可能得不到你想要的答案。 不要直接問“你對演示文稿有什麼看法”，而是直接問“我應該在幻燈片 16 上添加更多關於 X 的細節”嗎？

11. 清晰是關鍵

任何遵循適當電子郵件禮儀的人都知道要點或列表的力量。 它比大段落更具視覺吸引力，並且更容易理解。 謹慎使用“粗體”選項，但在需要強調某些內容時使用它。

12. 線程禮儀

電子郵件線程有一個電子郵件禮儀含義。 永遠不要在現有線程上開始一個新主題——總是開始一個新主題。 如果已經有十多個人這麼說，請不要跟風“這太棒了”。 此外，縮短鏈接或添加超鏈接以避免鏈接混亂。

13. 跟進

適當的電子郵件禮儀的另一個組成部分是在一周後與相關人員進行跟進，要么將原始電子郵件轉發給他們，要么輸入新電子郵件。 在不到 48 小時內發送一封郵件是不受歡迎的。 將單個人的後續電子郵件限制為三倍。

14. 附件

除非另有說明，否則請以 PDF 格式附加文檔。 在編寫正文或填寫“收件人”字段之前，請務必附加文件。 這樣，您將永遠不會發送“抱歉，忘記了附件”的電子郵件。 在發送電子郵件之前壓縮一個大附件。

附加提示：如果您要將某人添加到電子郵件線程，請重新附加附件或轉發包含此人附件的原始電子郵件。

15. 問候很重要

當您使用不同的稱呼時，有三種情況。

1. 1. 隨意的設置——當你認識收件人，或者公司有輕鬆的環境時，可以隨意使用你好，早上好/下午，或者直接用他們的名字稱呼這個人。 '嘿'可以被認為過於隨意，所以如果收件人先使用它，你可以相應地回复。
   2. 正式場合——第一次給某人發電子郵件或在更傳統的行業工作時，使用“親愛的（插入姓名）”，而不是親愛的先生/女士。
   3. 大禁忌——不要使用“喲”、“嘿！”、“先生們”和“所有”——它們聽起來要么太友好、太隨意，要么太疏遠。

正確的電子郵件禮儀含義規定正式電子郵件中的冒號和休閒電子郵件中的破折號。

此外，除非他們建議您這樣做或在他們的簽名中提及，否則切勿使用他們姓名的縮寫版本來稱呼該人。 例如，使用名稱 Shivesh 代替 Shiv 和使用 Michael 代替 Mike。

16. 使用適當的簽字信息

您結束電子郵件的說明也很重要。

1. 1. 休閒設置- 謝謝，最好，乾杯，很快談，期待接下來的步驟，享受週末
   2. 正式場合——感謝您的寶貴時間，祝您度過美好的一天/週末
   3. 大禁忌 - 熱情，xoxo，親切

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17.使用正確的標點符號

看到電子郵件的內容後，您可能會很興奮，但您不必通過使用多個感嘆號來傳達這一點。 讓電子郵件禮儀意義提醒您，許多感嘆號會讓人覺得不成熟。 相反，只在需要的地方使用它——“恭喜！” 和“週末愉快！”

同樣，不要在電子郵件中加上問號。 它可能會讓接收者不知所措，並從相關的中心問題/主題中轉移注意力。 正確的電子郵件禮儀還包括使用您小時候學到的規則，例如大小寫、句子結構、語法和標點符號。

18.控制幽默

通過短信或電子郵件傳遞的笑話與當面傳遞的笑話不同。 你的幽默和意圖很容易被誤解。 電子郵件不會捕捉到您（面部或身體）的表情或語氣，因此請在電話或面對面會議上開玩笑。

19. 注意文化差異及其影響

當您在一家全球性公司工作時，向來自不同文化背景的人發送電子郵件是很高的。 雖然日本人和中國人喜歡在親自做生意之前進行互動，但德國人和美國人卻是直接的，直接進入商業領域。 電子郵件禮儀的含義是了解給您發送電子郵件的語氣和目的。

結論

通過閱讀這 19 個可操作的技巧，您已經邁出了提高溝通軟技能的第一步。 軟技能是技術知識的對陽。 在 u pGrad的幫助下提高您的技術專長。 無論您是對機器學習和 AI著迷，還是對報讀MBA 課程感興趣，upGrad 都能滿足您的需求。