Ostateczna lista 19 zasad etykiety e-mail, których należy przestrzegać

Termin „ etykieta e-mailowa ” nie wymaga wyjaśnień, ale zdefiniujmy go ponownie. Używając profesjonalnego środowiska, etykieta e-mail to zestaw wytycznych lub protokołów, których należy przestrzegać podczas tworzenia wiadomości e-mail lub odpowiadania na nią. Źle napisany e-mail źle na ciebie wpływa; możesz spotkać kogoś, kto się śpieszy lub nie zna podstawowych zasad gramatyki.

Aby uniknąć tych niepożądanych wrażeń, zastosuj się do poniższych wskazówek w codziennej rutynie wysyłania e-maili. Na pierwszy rzut oka reguły te mogą wydawać się zbyt oczywiste, ale zdziwisz się, widząc, jak często Ty (lub osoba, do której wysyłasz e-maile) popełniasz te błędy.

1. Użyj odpowiedniego adresu e-mail

Zawsze używaj służbowego adresu e-mail w ramach całej komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie. Możesz użyć swojego adresu e-mail, kontaktując się z profesjonalistami spoza Twojej firmy na rozmowę kwalifikacyjną lub czat przy kawie. Wpisz swoje imię w identyfikatorze e-mail zamiast imienia zwierzaka lub prostych słów lub wyrażeń, takich jak „xoxo”, „partyanimal” itp.

2. Wdech, wydech

Czasami otrzymasz wiadomość e-mail, która może przetestować Twoją cierpliwość. Odrzuć swój instynkt, by wpisać kilka pierwszych gniewnych myśli, które przychodzą ci do głowy. Poświęć chwilę, aby się uspokoić, zanim wyślesz pochopny e-mail, którego będziesz później tylko żałować. Zadzwoń do danej osoby, jeśli sprawa jest pilna.

Przeczytaj: Jak stworzyć skuteczną strategię e-mail marketingu?

3. Używaj powitań odpowiednich do okazji

Etykieta e-mailowa oznacza w tym przypadku poświęcenie kilku sekund na wpisanie formalnego pozdrowienia, takiego jak „Szczęśliwego piątku”, „Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie dobrze” itp. na początku i „Dziękuję/Dziękuję” na końcu. Nigdy też nie zostawiaj pustego wiersza tematu.

Źródło

4. Przypomnij sobie o korekcie

Korekta zajmuje tylko kilka sekund, więc zaskakujące jest, gdy ktoś zwraca się do Ciebie niewłaściwie, błędnie wpisuje Twoje imię lub wysyła Ci e-mail, który nie jest dla Ciebie. Niektórzy ludzie mają takie same nazwiska w dużych firmach – to kolejny powód, aby dokładnie sprawdzić przed naciśnięciem Wyślij. Lekcja tutaj polega na wielokrotnym sprawdzaniu wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli jest to ważna wiadomość.

5. Bądź zwięzły

Pisz krótkie e-maile. Ta etykieta e-mailowa oznacza , że ​​jeśli znajdziesz się w pisaniu rozszerzonego eseju, użyj go jako znaku, aby zamiast tego umówić się na rozmowę lub spotkanie. Oceń czas odbiorcy i swój, przechodząc do sedna, używając jak najmniejszej liczby słów.

6. Odpowiedz na czas

Wpisz swoją odpowiedź i kliknij wyślij tak szybko, jak to możliwe (i to różni się w zależności od osoby, biorąc pod uwagę obciążenie pracą). Nie oznacza to, że piszesz szybką, ale nieodpowiednią odpowiedź. Kiedy potrzebujesz więcej czasu, idealna etykieta e-mailowa informuje osobę, że otrzymałeś wiadomość e-mail i jak najwcześniej skontaktuj się z nią ze szczegółami.

1. 1. Członkowie zespołu — wiadomości e-mail w tej kategorii mają wysoki priorytet i są ograniczone czasowo (w większości przypadków). Dlatego postępuj zgodnie z odpowiednią etykietą e-mail i odpowiedz w ciągu 12 do 14 godzin.
   2. Inni koledzy — w przypadku osób spoza Twojego bezpośredniego zespołu poinformuj ich, że otrzymałeś ich wiadomość i odpowiedz im, gdy będziesz mógł, lub po prostu odpowiedz w ciągu pierwszych 24 godzin.
   3. Specjaliści spoza Twojej firmy — ta kategoria wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej może znajdować się na dole listy priorytetów. Nie zmuszaj się do szybkiej odpowiedzi, chyba że w tytule jest napisane „pilne/ograniczone w czasie” lub pochodzi od profesjonalisty o wysokim priorytecie.

7. Za każdym razem wzywaj do działania

Podaj termin wykonania zadania, jeśli taki istnieje. Jeśli nie ma, również o tym wspomnij. Jasno określ cel swojego e-maila – Czy zadajesz pytanie? Czy przypisujesz odbiorcy zadanie? Czy udostępniasz wiadomość e-mail, aby osoba była na bieżąco, bez potrzeby odpowiedzi? Oświadcz. Dodatkowo, jeśli jest to zestaw zadań, które chcesz wykonać, podaj to na samym początku e-maila. Znaczenie tej etykiety e-mailowej ma na celu wyjaśnienie celu wiadomości e-mail.

Sprawdź: Rule The Digital Market: 10 najlepszych porad dotyczących e-mail marketingu

8. Podaj kontekst

Jeśli wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail po raz pierwszy, właściwą etykietą e-mail jest dodanie istotnych dla odbiorcy szczegółów, takich jak wydarzenie sieciowe, na którym się spotkałeś, lub imię i nazwisko osoby, która Cię połączyła. Nawet wysyłając e-mail do kogoś w pracy, podaj dokładny projekt, do którego się odnosisz („Chciałbym omówić kolejne kroki w projekcie XYZ”)

Źródło

9. Zaktualizowany podpis

Twój podpis powinien zawsze zawierać najnowsze informacje, takie jak imię i nazwisko, tytuł, nazwa firmy i numer telefonu. Etykieta e-mail oznacza , że ​​przekazujesz najbardziej aktualne informacje o sobie każdemu, kto otrzymuje wiadomość e-mail.

10. Pamiętasz wskazówkę nr 5?

Musisz być nie tylko zwięzły, ale i konkretny. Nie zadawaj ogólnych ani otwartych pytań, ponieważ możesz nie uzyskać odpowiedzi, której szukasz. Zamiast „co sądzisz o prezentacji”, zapytaj wprost: „Czy powinienem dodać więcej szczegółów na temat X na slajdzie 16”?

11. Przejrzystość jest kluczem

Każda osoba, która postępuje zgodnie z odpowiednią etykietą e-mail , zna siłę wypunktowania lub listy. Jest bardziej atrakcyjny wizualnie niż duże akapity i łatwiejszy do naśladowania. Używaj opcji „pogrubienie” oszczędnie, ale używaj jej, gdy coś wymaga podkreślenia.

12. Etykieta wątku

W wątkach e- mailowych istnieje etykieta e -mailowa. Nigdy nie zaczynaj nowego tematu w istniejącym wątku – zawsze zaczynaj nowy. Nie wskakuj na modę „to jest niesamowite”, jeśli powiedziało to już więcej niż dziesięć osób. Dodatkowo skróć linki lub dodaj hiperlinki, aby uniknąć bałaganu w linkach.

13. Kontynuacja

Innym elementem właściwej etykiety e-mailowej jest skontaktowanie się z daną osobą po tygodniu, poprzez przesłanie jej oryginalnego e-maila lub wpisanie nowego. Wysłanie jednego w mniej niż 48 godzin jest mile widziane. Ogranicz liczbę kolejnych wiadomości e-mail dla jednej osoby do trzech razy.

14. Załączniki

Dołącz dokumenty w formacie PDF, chyba że nakazano inaczej. Zawsze dołączaj plik przed napisaniem treści lub wypełnieniem pola „do”. W ten sposób nigdy nie wyślesz wiadomości e-mail „przepraszam, zapomniałeś załącznika”. Spakuj duży załącznik przed wysłaniem go e-mailem.

Dodatkowa wskazówka: jeśli dodajesz kogoś do wątku wiadomości e-mail, ponownie dołącz załącznik lub prześlij oryginalną wiadomość e-mail zawierającą załącznik tej osoby.

15. Pozdrowienia mają znaczenie

Istnieją trzy przypadki, kiedy używasz różnych zwrotów grzecznościowych.

1. 1. Swobodna oprawa – Kiedy znasz odbiorcę osobiście lub firma ma zrelaksowane środowisko, możesz użyć słowa „dzień dobry/popołudnie” lub bezpośrednio zwrócić się do osoby po prostu jej imieniem. „Hej” można uznać za zbyt zwyczajne, więc jeśli odbiorca użyje go jako pierwszy, możesz odpowiednio odpowiedzieć.
   2. Formalne ustawienie — wysyłając do kogoś wiadomość e-mail po raz pierwszy lub pracując w bardziej tradycyjnej branży, użyj słowa „drogi (wstaw imię)”, a nie drogi panie/pani.
   3. Wielkie nie – nie używaj „yo”, „hej!”, „panowie” i „wszyscy” – brzmią zbyt przyjaźnie, nieformalnie lub z dystansem.

Prawidłowe znaczenie etykiety e-mail dyktuje dwukropek w formalnym e-mailu i myślnik w zwykłym e-mailu.

Ponadto nigdy nie zwracaj się do osoby skróconą wersją jej imienia i nazwiska, chyba że sugeruje to zrobienie tego lub wspomniała w swoim podpisie. Na przykład użyj imienia Shivesh zamiast Shiv i Michael zamiast Mike.

16. Użyj odpowiednich wiadomości o podpisie

Uwaga, że ​​kończysz swój e-mail, również ma znaczenie.

1. 1. Swobodna oprawa – Dziękuję, Pozdrawiam, Pozdrawiam, Porozmawiajmy wkrótce, Czekamy na kolejne kroki, Miłego weekendu
   2. Formalna oprawa – Dziękuję za poświęcony czas, życzę wspaniałego dnia/weekendu
   3. Wielkie nie – serdecznie, xoxo, serdecznie

Źródło

17. Używaj poprawnej interpunkcji

Możesz być podekscytowany po zobaczeniu zawartości e-maila, ale nie musisz tego przekazywać za pomocą wielu wykrzykników. Niech etykieta e-mailowa przypomni Ci, że wiele wykrzykników jest uważanych za niedojrzałe. Zamiast tego używaj go tylko tam, gdzie jest to konieczne – „Gratulacje!” i „Miłego weekendu!”

Podobnie nie pakuj swojego e-maila w znaki zapytania. Może to być przytłaczające dla odbiorcy i odwraca uwagę od głównego pytania/tematu, którego dotyczy. Właściwa etykieta e-mailowa obejmuje również stosowanie zasad, których nauczyłeś się jako małe dziecko, takich jak wielkość liter, struktura zdań, gramatyka i interpunkcja.

18. Kontroluj humor

Złamanie dowcipu nie kończy się tak samo, gdy jest dostarczane za pośrednictwem wiadomości tekstowej lub e-mail, jak w przypadku dostarczenia osobiście. Twój humor i intencje mogą być łatwo błędnie zinterpretowane. E-maile nie oddają Twojej (twarzy lub ciała) wyrazu ani tonu, więc trzymaj się żartów podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania twarzą w twarz.

19. Pamiętaj o różnicach kulturowych i ich implikacjach

Kiedy pracujesz w globalnej firmie, wysyłanie e-maili do kogoś z innej kultury jest bardzo popularne. Podczas gdy Japończycy i Chińczycy lubią wchodzić w interakcje, zanim osobiście zaczną robić interesy, Niemcy i Amerykanie są bezpośredni i od razu wkraczają w biznes. Etykieta e-mailowa ma na celu zrozumienie tonu i celu osoby, która wysyła do Ciebie e-maila.

Wniosek

Czytając te 19 praktycznych wskazówek, zrobiłeś pierwszy krok w kierunku poprawy miękkiej umiejętności komunikacji. Umiejętności miękkie to ying do yang wiedzy technicznej. Popraw swoją wiedzę techniczną z pomocą u pGrad . Niezależnie od tego, czy jesteś zafascynowany uczeniem maszynowym i sztuczną inteligencją , czy też chcesz zapisać się na program MBA , upGrad Cię obejmuje.