القائمة النهائية المكونة من 19 قاعدة من قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب عليك اتباعها

مصطلح " آداب البريد الإلكتروني " واضح بذاته ، ولكن دعنا نعرّفه مرة أخرى. باستخدام الإعداد الاحترافي ، فإن آداب البريد الإلكتروني عبارة عن مجموعة من الإرشادات أو البروتوكولات التي يجب عليك اتباعها عند صياغة رسالة بريد إلكتروني أو الرد على أحدها. البريد الإلكتروني المكتوب بشكل سيئ ينعكس عليك بشكل سيء ؛ قد تصادفك كشخص في عجلة من أمرك أو لا يعرف قواعد القواعد الأساسية.

لتجنب هذه التصورات غير المرغوب فيها ، قم بتطبيق النصائح التالية على روتينك اليومي في إرسال البريد الإلكتروني. قد تبدو هذه القواعد واضحة للغاية في البداية ، ولكن ستندهش من معرفة عدد المرات التي ترتكب فيها (أو الشخص الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني) هذه الأخطاء.

1. استخدم عنوان بريد إلكتروني مناسب

استخدم دائمًا عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل كجزء من جميع الاتصالات الداخلية في شركتك. يمكنك استخدام بريدك الإلكتروني عند التواصل مع محترفين خارج شركتك لإجراء مقابلة أو محادثة قهوة. قم بتضمين اسمك الأول في معرف البريد الإلكتروني ، بدلاً من اسم حيوانك الأليف أو كلمات أو عبارات بسيطة مثل "xoxo" و "partyanimal" وما إلى ذلك.

2. يستنشق ، زفير

من حين لآخر ، ستتلقى بريدًا إلكترونيًا قد يختبر صبرك. ارفض غريزتك لكتابة الأفكار القليلة الغاضبة التي تدخل عقلك. خذ لحظة لتهدأ قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني متهورة لن تندم عليها إلا لاحقًا. اتصل بالشخص المعني إذا كان الأمر عاجلاً.

اقرأ: كيف تصنع إستراتيجية تسويق ناجحة عبر البريد الإلكتروني؟

3. استخدم التحيات المناسبة

تعني آداب البريد الإلكتروني هنا أن تستغرق بضع ثوان لكتابة تحية رسمية مثل "جمعة سعيدة" و "أتمنى أن تكون بخير" وما إلى ذلك في البداية و "شكرًا / شكرًا" في النهاية. أيضًا ، لا تترك سطر الموضوع فارغًا.

مصدر

4. ذكّر نفسك بالتدقيق اللغوي

يستغرق التدقيق اللغوي بضع ثوانٍ فقط ، لذلك من المدهش أن ترى عندما يخاطبك شخص ما بالاسم الخطأ ، أو يخطئ في كتابة اسمك ، أو يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا غير مناسب لك. يحمل بعض الأشخاص نفس الاسم داخل الشركات الكبيرة - وهذا سبب آخر للتحقق جيدًا قبل الضغط على إرسال. الدرس المستفاد هنا هو تدقيق بريدك الإلكتروني عدة مرات ، خاصةً إذا كان مهمًا.

5. كن موجزا

اكتب رسائل بريد إلكتروني قصيرة. معنى آداب البريد الإلكتروني هذا هو أنه إذا وجدت نفسك تكتب مقالًا موسعًا ، فاستخدمه كعلامة لترتيب مكالمة أو اجتماع بدلاً من ذلك. قدر المستلم ووقتك من خلال الوصول إلى النقطة باستخدام أقل عدد ممكن من الكلمات.

6. الرد في الوقت المحدد

اكتب ردك واضغط على إرسال في أقرب وقت ممكن (وهذا يختلف من شخص لآخر ، مع الأخذ في الاعتبار عبء العمل). هذا لا يعني أنك تكتب ردًا سريعًا ولكن غير مناسب. عندما تحتاج إلى مزيد من الوقت ، فإن آداب البريد الإلكتروني المثالية تتيح للشخص معرفة أنك تلقيت البريد الإلكتروني والعودة إليه بالتفاصيل في أقرب وقت ممكن.

1. 1. أعضاء الفريق - رسائل البريد الإلكتروني في هذه الفئة ذات أولوية عالية ومحددة زمنياً (في معظم الحالات). لذا اتبع آداب البريد الإلكتروني الصحيحة وقم بالرد خلال 12 إلى 14 ساعة.
   2. الزملاء الآخرون - بالنسبة للأشخاص خارج فريقك المباشر ، أخبرهم أنك قد تلقيت رسالتهم وارجع إليهم عندما يمكنك ذلك أو قم بالرد خلال الـ 24 ساعة الأولى.
   3. خارج محترفي الشركة - يمكن أن تكون هذه الفئة من رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد في أسفل قائمة أولوياتك. لا تتعرض للضغط للرد بسرعة ما لم يكن سطر الموضوع يقول "عاجل / محدد بوقت" أو من متخصص ذي أولوية عالية.

7. تقديم دعوة للعمل في كل مرة

اذكر الموعد النهائي للمهمة ، إذا كان هناك واحد. إذا لم يكن هناك شيء ، اذكر ذلك أيضًا. اجعل الغرض من بريدك الإلكتروني واضحًا - هل تطرح سؤالاً؟ هل تقوم بتعيين المستلم مهمة؟ هل تشارك البريد الإلكتروني لإبقاء الشخص على اطلاع ، دون الحاجة إلى الرد؟ وضح. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت مجموعة المهام التي تريد إكمالها ، فذكرها في بداية البريد الإلكتروني. معنى آداب البريد الإلكتروني هذا هو توضيح الغرض من بريدك الإلكتروني.

تحقق من: قاعدة السوق الرقمي: أهم 10 نصائح للتسويق عبر البريد الإلكتروني

8. توفير السياق

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما لأول مرة ، فإن آداب البريد الإلكتروني الصحيحة هي إضافة تفاصيل ذات صلة بالمستلم مثل حدث الشبكة الذي قابلته أو اسم الشخص الذي ربطك به. حتى عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما في العمل ، اذكر المشروع بالضبط الذي تشير إليه ("أود مناقشة الخطوات التالية لمشروع XYZ")

مصدر

9. التوقيع المحدث

يجب أن يتضمن توقيعك دائمًا أحدث التفاصيل مثل الاسم الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة ورقم الهاتف. معنى آداب البريد الإلكتروني هو أنك تقدم أحدث المعلومات عن نفسك لأي شخص يتلقى بريدك الإلكتروني.

10. تذكر النصيحة رقم 5؟

ليس عليك فقط أن تكون موجزًا ​​ولكن أيضًا محددًا. لا تطرح أسئلة عامة أو مفتوحة لأنك قد لا تحصل على الإجابة التي تبحث عنها. بدلاً من "ما هي أفكارك حول العرض التقديمي" ، اسأل مباشرةً ، "هل يجب أن أضيف المزيد من التفاصيل حول X في الشريحة 16"؟

11. الوضوح هو المفتاح

يعرف أي شخص يتبع آداب البريد الإلكتروني الصحيحة قوة النقاط أو القائمة. إنه أكثر جاذبية من الناحية المرئية من الفقرات الكبيرة ويسهل متابعته. استخدم الخيار "الجريء" باعتدال ، لكن استخدمه عندما يلزم التأكيد على شيء ما.

12. آداب الموضوع

هناك آداب بريد إلكتروني ذات معنى لخيوط البريد الإلكتروني. لا تبدأ أبدًا موضوعًا جديدًا في سلسلة رسائل موجودة - ابدأ دائمًا موضوعًا جديدًا. لا تقفز على عربة "هذا رائع" إذا قال ذلك بالفعل أكثر من عشرة أشخاص. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتقصير الروابط الخاصة بك أو إضافة ارتباطات تشعبية لتجنب فوضى الارتباط.

13. المتابعة

عنصر آخر من آداب البريد الإلكتروني المناسبة هو المتابعة مع الشخص المعني بعد أسبوع ، إما عن طريق إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأصلي أو كتابة بريد إلكتروني جديد. إرسال واحدة في أقل من 48 ساعة أمر مستهجن. حدد عدد مرات متابعة رسائل البريد الإلكتروني لشخص واحد بثلاث مرات.

14. المرفقات

أرفق المستندات بتنسيق PDF ما لم يُطلب منك خلاف ذلك. قم دائمًا بإرفاق الملف قبل كتابة النص الأساسي أو ملء حقل "إلى". بهذه الطريقة ، لن ترسل أبدًا بريدًا إلكترونيًا "آسف ، نسيت المرفق". قم بضغط مرفق كبير الحجم قبل إرساله بالبريد الإلكتروني.

نصيحة إضافية: إذا كنت تضيف شخصًا ما إلى سلسلة رسائل بريد إلكتروني ، فقم إما بإعادة إرفاق المرفق أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأصلي الذي يحتوي على مرفق الشخص.

15. التحية مهمة

هناك ثلاث حالات تستخدم فيها التحية المختلفة.

1. 1. الإعداد غير الرسمي - عندما تعرف المستلم شخصيًا ، أو إذا كان لدى الشركة بيئة مريحة ، فلا تتردد في استخدام مرحبًا ، صباح الخير / بعد الظهر ، أو مخاطبة الشخص مباشرة باسمه فقط. يمكن اعتبار "مرحبًا" عرضيًا بشكل مفرط ، لذا إذا استخدمها المستلم أولاً ، فيمكنك الرد وفقًا لذلك.
   2. الإعداد الرسمي - عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما لأول مرة أو العمل في صناعة تقليدية أكثر ، استخدم "عزيزي (أدخل الاسم)" ، وليس سيدي العزيز / سيدتي.
   3. Big no-no - لا تستخدم "yo" و "hey!" و "gentlemen" و "all" - فهي تبدو إما ودية للغاية أو غير رسمية أو بعيدة.

آداب البريد الإلكتروني الصحيحة تعني علامة نقطتين في رسالة بريد إلكتروني رسمية وشرطة في رسالة بريد إلكتروني غير رسمية.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تخاطب الشخص مطلقًا بالنسخة المختصرة من اسمه ما لم يقترح عليك القيام بذلك أو ذكره في توقيعه. على سبيل المثال ، استخدم الاسم Shivesh بدلاً من Shiv and Michael بدلاً من Mike.

16. استخدم رسائل تسجيل الخروج المناسبة

ملاحظة أنك تنهي بريدك الإلكتروني مهمة أيضًا.

1. 1. إعداد غير رسمي - شكرًا ، أفضل ، تحياتي ، تحدث قريبًا ، نتطلع إلى الخطوات التالية ، استمتع بعطلة نهاية الأسبوع
   2. الإعداد الرسمي - شكرًا لك على وقتك ، أتمنى لك يومًا رائعًا / عطلة نهاية أسبوع
   3. كبير لا - بحرارة ، xoxo ، وديا

مصدر

17. استخدم علامات الترقيم الصحيحة

قد تكون متحمسًا بعد رؤية محتويات رسالة بريد إلكتروني ، لكن لا يتعين عليك نقل ذلك باستخدام علامات التعجب المتعددة. دع آداب البريد الإلكتروني تذكرك بأن العديد من علامات التعجب تظهر على أنها غير ناضجة. بدلاً من ذلك ، استخدمه فقط عند الحاجة - "تهانينا!" و "أتمنى لك عطلة نهاية أسبوع سعيدة!"

وبالمثل ، لا تحزم بريدك الإلكتروني بعلامات استفهام. يمكن أن يصبح ساحقًا للمتلقي ويصرف الانتباه عن السؤال / الموضوع المركزي المعني. تتضمن آداب البريد الإلكتروني المناسبة أيضًا استخدام القواعد التي تعلمتها عندما كنت طفلاً صغيرًا ، مثل الكتابة بالأحرف الكبيرة وبنية الجملة والقواعد وعلامات الترقيم.

18. السيطرة على الفكاهة

لا تهبط النكتة بنفس الطريقة عند تسليمها من خلال رسالة نصية أو بريد إلكتروني كما يحدث عند تسليمها شخصيًا. يمكن بسهولة إساءة تفسير دعابة ونية. لا تلتقط رسائل البريد الإلكتروني تعبيراتك (وجهك أو جسدك) أو نبرة صوتك ، لذا التزم بالمزاح في مكالمة أو اجتماع وجهاً لوجه.

19. انتبه للاختلافات الثقافية وانعكاساتها

عندما تعمل في شركة عالمية ، يكون إرسال بريد إلكتروني إلى شخص من ثقافة مختلفة أمرًا مرتفعًا. بينما يحب اليابانيون والصينيون التفاعل قبل ممارسة الأعمال التجارية بشكل شخصي ، فإن الألمان والأمريكيين مباشرون ويقفزون مباشرة إلى الأعمال التجارية. معنى آداب البريد الإلكتروني هو فهم نغمة الشخص الذي يرسل إليك بالبريد الإلكتروني والغرض منه.

خاتمة

بقراءة هذه النصائح العملية التسعة عشر ، تكون قد اتخذت الخطوة الأولى نحو تحسين مهارة الاتصال الناعمة. المهارات اللينة هي أساس المعرفة التقنية. قم بتحسين خبرتك الفنية بمساعدة u pGrad . سواء كنت مفتونًا بالتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي أو مهتمًا بالتسجيل في برنامج ماجستير إدارة الأعمال ، فإن upGrad قد غطيتك.