あなたが従うべき19の電子メールエチケットルールの究極のリスト

「メールのエチケット」という用語は一目瞭然ですが、もう一度定義しましょう。 専門的な設定を使用する場合、電子メールのエチケットは、電子メールを作成するとき、または電子メールに返信するときに従う必要のある一連のガイドラインまたはプロトコルです。 不十分に書かれた電子メールはあなたにひどく反映します。 急いでいる人や基本的な文法規則を知らない人に出くわすかもしれません。

これらの望ましくない認識を回避するには、次のヒントを毎日の電子メールルーチンに適用してください。 これらのルールは最初はあまりにも明白に思えるかもしれませんが、あなた（またはあなたが電子メールを送信している人）がこれらの間違いを犯す頻度を見ると驚くでしょう。

1.適切なメールアドレスを使用する

会社のすべての社内コミュニケーションの一部として、常に仕事用の電子メールアドレスを使用してください。 面接やコーヒーチャットのために社外の専門家に連絡するときに、電子メールを使用できます。 メールIDには、ペットの名前や、「xoxo」、「partyanimal」などの簡単な単語やフレーズの代わりに、自分の名前を含めてください。

2.吸い込み、吐き出します

時折、あなたはあなたの忍耐力をテストするかもしれない電子メールを受け取ります。 あなたの本能を拒否して、あなたの心に入った最初のいくつかの怒った考えをタイプしてください。 後で後悔するだけの急いでメールを送信する前に、少し時間を取ってください。 緊急の場合は、本人に電話してください。

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3.機会に適した挨拶を使用する

ここでのメールのエチケットの意味は、最初に「ハッピーフライデー」、「元気になりますように」などの正式な挨拶を入力し、最後に「ありがとう/ありがとう」と入力するのに数秒かかることです。 また、件名を空のままにしないでください。

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4.校正することを忘れないでください

校正には数秒しかかからないので、誰かがあなたに間違った名前で呼びかけたり、名前のつづりを間違えたり、あなたに合わないメールを送ったりするのを見るのは驚くべきことです。 大企業内で同じ名前の人もいます。送信を押す前に再確認するもう1つの理由です。 ここでの教訓は、特に重要なものである場合は、電子メールを複数回校正することです。

5.簡潔にする

短いメールを書いてください。 このメールのエチケットの意味は、拡張エッセイを入力していることに気付いた場合は、代わりに電話や会議を手配するためのサインとして使用することです。 可能な限り少ない単語数を使用して要点に到達することにより、受信者とあなたの時間を大切にします。

6.時間通りに応答する

応答を入力し、できるだけ早く送信を押します（これは、ワークロードを考慮して、人によって異なります）。 これは、あなたが迅速であるが不適切な応答を書くことを意味するものではありません。 さらに時間が必要な場合、理想的な電子メールのエチケットは、あなたが電子メールを受信したことを相手に知らせ、できるだけ早く詳細を返信します。

1. 1. チームメンバー–このカテゴリの電子メールは、優先度が高く、期限があります（ほとんどの場合）。 したがって、適切な電子メールのエチケットに従い、12〜14時間以内に返信してください。
   2. 他の同僚–直属のチーム外の人は、メッセージを受け取ったことを知らせ、最初の24時間以内に返信できる場合または返信する場合に返信します。
   3. 会社の専門家以外–受信トレイ内のこのカテゴリの電子メールは、優先リストの一番下に表示される場合があります。 件名に「緊急/期限付き」と記載されている場合、または優先度の高い専門家からのものでない限り、迅速に対応するように圧力をかけないでください。

7.毎回行動を呼びかける

タスクの期限がある場合は、その期限を記載します。 ない場合は、そのことも記載してください。 メールの目的を明確にする–質問をしていますか？ 受信者にタスクを割り当てていますか？ 返信の必要なしに、その人をループに保つために電子メールを共有していますか？ それを述べなさい。 さらに、それが完了したい一連のタスクである場合は、電子メールの冒頭にそれを記載してください。 このメールのエチケットの意味は、メールの目的を明確にすることです。

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8.コンテキストを提供する

初めて誰かに電子メールを送信する場合、正しい電子メールのエチケットは、あなたが出会ったネットワーキングイベントやあなたをつなぐ人の名前など、受信者に関連する詳細を追加することです。 職場の誰かにメールを送信する場合でも、参照しているプロジェクトを正確に伝えてください（「XYZプロジェクトの次のステップについて話し合いたい」​​）

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9.更新された署名

署名には、氏名、役職、会社名、電話番号などの最新の詳細を常に含める必要があります。 電子メールのエチケットの意味は、電子メールを受信するすべての人に自分に関する最新の情報を提供することです。

10.ヒント＃5を覚えていますか？

簡潔であるだけでなく、具体的である必要があります。 探している答えが得られない可能性があるため、幅広い質問や自由形式の質問をしないでください。 「プレゼンテーションについてどう思いますか」ではなく、「スライド16にXの詳細を追加する必要がありますか」と直接質問します。

11.明快さが鍵

適切な電子メールのエチケットに従う人は誰でも、箇条書きやリストの力を知っています。 大きな段落よりも視覚的に魅力的で、わかりやすくなっています。 「太字」オプションは慎重に使用してください。ただし、何かを強調する必要がある場合は使用してください。

12.スレッドのエチケット

メールスレッドにはメールのエチケットの意味があります。 既存のスレッドで新しいトピックを開始しないでください。常に新しいトピックを開始してください。 10人以上がすでにそう言っている場合は、「これは素晴らしい」という時流に乗らないでください。 さらに、リンクを短くするか、ハイパーリンクを追加して、リンクが乱雑にならないようにします。

13.フォローアップ

適切な電子メールエチケットのもう1つの要素は、元の電子メールを転送するか、新しい電子メールを入力することによって、1週間後に関係者にフォローアップすることです。 48時間以内に送信するのは嫌です。 1人のフォローアップメールの上限を3回にします。

14.添付ファイル

特に指示がない限り、PDF形式のドキュメントを添付してください。 本文を書き込んだり、「宛先」フィールドに入力したりする前に、必ずファイルを添付してください。 これにより、「申し訳ありませんが、添付ファイルを忘れた」というメールを送信することはありません。 メールを送信する前に、大きな添付ファイルを圧縮してください。

追加のヒント：メールスレッドに誰かを追加する場合は、添付ファイルを再添付するか、その人の添付ファイルを含む元のメールを転送します。

15.敬礼の問題

異なる敬礼を使用する場合は3つの例があります。

1. 1. カジュアルな設定–受信者を個人的に知っている場合、または会社がリラックスした環境にある場合は、こんにちは、おはよう/午後を使用するか、名前だけで直接その人に話しかけてください。 「ねえ」はあまりにもカジュアルと見なすことができるので、受信者が最初にそれを使用する場合は、それに応じて返信できます。
   2. 正式な設定–初めて誰かにメールを送信する場合、またはより伝統的な業界で働く場合は、親愛なるサー/マダムではなく、「親愛なる（名前を挿入）」を使用してください。
   3. 大きなノーノー–「yo」、「hey！」、「gentlemen」、「all」は使用しないでください。これらは、友好的、非公式、または遠すぎるように聞こえます。

正しい電子メールのエチケットの意味は、正式な電子メールではコロンを、カジュアルな電子メールではダッシュを指示します。

さらに、あなたがそうするように提案したり、署名に言及されたりしない限り、名前の短縮版でその人に話しかけることは絶対にしないでください。 たとえば、Shivの代わりにShiveshという名前を使用し、Mikeの代わりにMichaelという名前を使用します。

16.適切なサインオフメッセージを使用する

メールを終了するという注意も重要です。

1. 1. カジュアルな設定–ありがとう、ベスト、乾杯、すぐに話して、次のステップを楽しみにして、週末を楽しんでください
   2. 正式な設定–お時間をいただきありがとうございます、素晴らしい日/週末をお過ごしください
   3. ビッグノーノー–暖かく、xoxo、心から

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17.正しい句読点を使用する

メールの内容を見てワクワクするかもしれませんが、複数の感嘆符を使用してそれを伝える必要はありません。 電子メールのエチケットの意味は、多くの感嘆符が未熟なものとして出くわすことを思い出させてください。 代わりに、必要な場合にのみ使用してください–「おめでとうございます！」 と「良い週末を！」

同様に、電子メールに疑問符を付けないでください。 それは受信者にとって圧倒的になり、関係する中心的な質問/トピックから注意をそらす可能性があります。 適切な電子メールのエチケットには、大文字、文型、文法、句読点など、幼い頃に学んだルールの使用も含まれます。

18.ユーモアをコントロールする

ジョークをクラックすることは、テキストメッセージや電子メールで配信された場合、直接配信された場合と同じようにはなりません。 あなたのユーモアと意図は簡単に誤解される可能性があります。 電子メールはあなたの（顔や体の）表情や口調をとらえないので、電話や対面の会議で冗談を言うことに固執します。

19.文化の違いとその影響に注意する

あなたがグローバル企業で働いているとき、異文化の誰かに電子メールを送ることは高いです。 日本人と中国人は個人的にビジネスをする前に交流するのが好きですが、ドイツ人とアメリカ人は直接ビジネスに飛び込みます。 メールのエチケットの意味は、メールを送信する相手の口調と目的を理解することです。

結論

これらの19の実用的なヒントを読むことで、コミュニケーションのソフトスキルを向上させるための第一歩を踏み出しました。 ソフトスキルは、技術的な知識のヤンへの賛成です。 u pGradを使用して、技術的な専門知識を向上させます。 機械学習とAIに興味がある場合でも、 MBAプログラムへの登録に興味がある場合でも、 upGradで対応できます。