您应该遵循的 19 条电子邮件礼仪规则的终极清单

术语“电子邮件礼仪”是不言自明的，但让我们再次定义它。 使用专业设置，电子邮件礼仪是您在起草电子邮件或回复电子邮件时应遵循的一套准则或协议。 一封写得不好的电子邮件会严重影响您； 您可能会遇到一个匆忙或不知道基本语法规则的人。

为避免这些不良看法，请将以下提示应用于您的日常电子邮件发送程序。 这些规则一开始可能看起来太明显了，但您会惊讶地发现您（或您发送电子邮件的人）犯这些错误的频率。

1. 使用适当的电子邮件地址

始终使用您的工作电子邮件地址作为您公司所有内部通信的一部分。 在与公司以外的专业人士进行面试或咖啡聊天时，您可以使用您的电子邮件。 在电子邮件 ID 中包含您的名字，而不是您的宠物名或简单的单词或短语，如“xoxo”、“partyanimal”等。

2.吸气，呼气

有时，您会收到一封可能会考验您耐心的电子邮件。 拒绝你的直觉，输入你脑海中最初的几个愤怒的想法。 在发送一封您以后只会后悔的轻率电子邮件之前，请花点时间冷静下来。 如果事情很紧急，请致电相关人员。

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3.使用适合场合的问候

这里的电子邮件礼仪的意思是花几秒钟打出正式的问候语，例如“星期五快乐”、“希望你一切都好”等，然后在结尾打出“谢谢/谢谢”。 此外，切勿将主题行留空。

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4.提醒自己校对

校对只需要几秒钟，所以当有人用错误的名字称呼你、拼错你的名字或向你发送不适合你的电子邮件时，你会感到惊讶。 有些人在大公司里有相同的名字——这也是在按下发送之前仔细检查的另一个原因。 这里的教训是多次校对您的电子邮件，特别是如果它是重要的。

5. 简洁

写简短的电子邮件。 这种电子邮件礼仪的含义是，如果您发现自己正在输入一篇扩展文章，请将其用作安排电话或会议的标志。 通过使用尽可能少的单词来达到重点，重视收件人和您的时间。

6. 及时响应

输入您的回复并尽快点击发送（考虑到他们的工作量，这因人而异）。 这并不意味着你写了一个快速但不恰当的回复。 当您需要更多时间时，理想的电子邮件礼仪会让对方知道您已收到电子邮件，并尽早回复他们的详细信息。

1. 1. 团队成员- 此类别中的电子邮件具有高优先级和时间限制（在大多数情况下）。 因此，请遵循适当的电子邮件礼仪，并在 12 到 14 小时内回复。
   2. 其他同事——对于您直接团队以外的人，让他们知道您已收到他们的消息，并在您可以回复或仅在前 24 小时内回复时回复他们。
   3. 在您公司的专业人士之外——收件箱中的此类电子邮件可能位于您的优先级列表的底部。 除非主题行说“紧急/有时限”或来自高优先级的专业人士，否则不要被迫快速响应。

7. 每次都呼吁采取行动

提及任务的截止日期（如果有）。 如果没有，也请提及。 明确你的电子邮件的目的——你在问问题吗？ 您是否正在为收件人分配任务？ 您是否共享电子邮件以使该人保持在循环中，而无需回复？ 陈述它。 此外，如果它是您要完成的一组任务，请在电子邮件的开头说明。 此电子邮件礼仪的含义是阐明您的电子邮件的目的。

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8. 提供上下文

如果您是第一次向某人发送电子邮件，正确的电子邮件礼仪是添加与收件人相关的详细信息，例如您遇到的社交活动或与您联系的人的姓名。 即使在给工作中的某人发送电子邮件时，也要提及您所指的确切项目（“我想讨论 XYZ 项目的后续步骤”）

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9. 更新签名

您的签名应始终包含最新的详细信息，例如您的全名、头衔、公司名称和电话号码。 电子邮件礼仪的含义是您向收到您的电子邮件的任何人提供有关您自己的最新信息。

10. 还记得提示 #5 吗？

你不仅要简洁，而且要具体。 不要问宽泛或开放式的问题，因为你可能得不到你想要的答案。 不要直接问“你对演示文稿有什么看法”，而是直接问“我应该在幻灯片 16 上添加更多关于 X 的细节”吗？

11. 清晰是关键

任何遵循适当电子邮件礼仪的人都知道要点或列表的力量。 它比大段落更具视觉吸引力，并且更容易理解。 谨慎使用“粗体”选项，但在需要强调某些内容时使用它。

12. 线程礼仪

电子邮件线程有一个电子邮件礼仪含义。 永远不要在现有线程上开始一个新主题——总是开始一个新主题。 如果已经有十多个人这么说，请不要跟风“这太棒了”。 此外，缩短链接或添加超链接以避免链接混乱。

13. 跟进

适当的电子邮件礼仪的另一个组成部分是在一周后与相关人员进行跟进，要么将原始电子邮件转发给他们，要么输入新电子邮件。 在不到 48 小时内发送一封邮件是不受欢迎的。 将单个人的后续电子邮件限制为三倍。

14. 附件

除非另有说明，否则请以 PDF 格式附加文档。 在编写正文或填写“收件人”字段之前，请务必附加文件。 这样，您将永远不会发送“抱歉，忘记了附件”的电子邮件。 在发送电子邮件之前压缩一个大附件。

附加提示：如果您要将某人添加到电子邮件线程，请重新附加附件或转发包含此人附件的原始电子邮件。

15. 问候很重要

当您使用不同的称呼时，有三种情况。

1. 1. 随意的设置——当你认识收件人，或者公司有轻松的环境时，可以随意使用你好，早上好/下午，或者直接用他们的名字称呼这个人。 '嘿'可以被认为过于随意，所以如果收件人先使用它，你可以相应地回复。
   2. 正式场合——第一次给某人发电子邮件或在更传统的行业工作时，使用“亲爱的（插入姓名）”，而不是亲爱的先生/女士。
   3. 大禁忌——不要使用“哟”、“嘿！”、“先生们”和“所有”——它们听起来要么太友好、太随意，要么太疏远。

正确的电子邮件礼仪含义规定正式电子邮件中的冒号和休闲电子邮件中的破折号。

此外，除非他们建议您这样做或在他们的签名中提及，否则切勿使用他们姓名的缩写版本来称呼该人。 例如，使用名称 Shivesh 代替 Shiv 和使用 Michael 代替 Mike。

16. 使用适当的签字信息

您结束电子邮件的说明也很重要。

1. 1. 休闲设置- 谢谢，最好，干杯，很快谈，期待接下来的步骤，享受周末
   2. 正式场合——感谢您的宝贵时间，祝您度过美好的一天/周末
   3. 大禁忌 - 热情，xoxo，亲切

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17.使用正确的标点符号

看到电子邮件的内容后，您可能会很兴奋，但您不必通过使用多个感叹号来传达这一点。 让电子邮件礼仪意义提醒您，许多感叹号会让人觉得不成熟。 相反，只在需要的地方使用它——“恭喜！” 和“周末愉快！”

同样，不要在电子邮件中加上问号。 它可能会让接收者不知所措，并从相关的中心问题/主题中转移注意力。 正确的电子邮件礼仪还包括使用您小时候学到的规则，例如大小写、句子结构、语法和标点符号。

18.控制幽默

通过短信或电子邮件传递的笑话与当面传递的笑话不同。 你的幽默和意图很容易被误解。 电子邮件不会捕捉到您（面部或身体）的表情或语气，因此请在电话或面对面会议上开玩笑。

19. 注意文化差异及其影响

当您在一家全球性公司工作时，向来自不同文化背景的人发送电子邮件是很高的。 虽然日本人和中国人喜欢在亲自做生意之前进行互动，但德国人和美国人却是直接的，直接进入商业领域。 电子邮件礼仪的含义是了解给您发送电子邮件的语气和目的。

结论

通过阅读这 19 个可操作的技巧，您已经迈出了提高沟通软技能的第一步。 软技能是技术知识的对阳。 在 u pGrad的帮助下提高您的技术专长。 无论您是对机器学习和 AI着迷，还是对报读MBA 课程感兴趣，upGrad 都能满足您的需求。