Окончательный список из 19 правил этикета электронной почты, которым вы должны следовать

Термин « электронный этикет » говорит сам за себя, но давайте дадим ему определение еще раз. Используя профессиональные настройки, этикет электронной почты представляет собой набор рекомендаций или протоколов, которым вы должны следовать при составлении электронного письма или ответе на него. Плохо написанное электронное письмо плохо отражается на вас; вы можете показаться человеком, который спешит или не знает основных правил грамматики.

Чтобы избежать этих нежелательных восприятий, применяйте следующие советы в своей повседневной работе с электронной почтой. Поначалу эти правила могут показаться слишком очевидными, но вы будете удивлены, увидев, как часто вы (или человек, которому вы пишете по электронной почте) совершаете эти ошибки.

1. Используйте подходящий адрес электронной почты

Всегда используйте свой рабочий адрес электронной почты как часть всех внутренних коммуникаций в вашей фирме. Вы можете использовать свою электронную почту, когда обращаетесь к специалистам за пределами вашей компании для интервью или беседы за кофе. Включите свое имя в идентификатор электронной почты вместо имени вашего питомца или простых слов или фраз, таких как «xoxo», «вечеринка» и т. д.

2. Вдох, выдох

Время от времени вы будете получать электронные письма, которые могут проверить ваше терпение. Откажитесь от своего инстинкта печатать первые несколько злых мыслей, которые приходят вам в голову. Найдите минутку, чтобы остыть, прежде чем отправлять опрометчивое электронное письмо, о котором вы потом будете только сожалеть. Позвоните человеку, о котором идет речь, если вопрос срочный.

Читайте: Как создать успешную маркетинговую стратегию по электронной почте?

3. Используйте соответствующие приветствия

Этикет электронной почты означает , что нужно потратить несколько секунд, чтобы напечатать официальное приветствие, такое как «Счастливой пятницы», «Надеюсь, у вас все хорошо» и т. д. в начале и «спасибо/спасибо» в конце. Кроме того, никогда не оставляйте строку темы пустой.

Источник

4. Напоминайте себе о проверке

Вычитка занимает всего несколько секунд, поэтому удивительно видеть, когда кто-то обращается к вам по неправильному имени, неправильно пишет ваше имя или отправляет вам электронное письмо, которое не для вас. У некоторых людей в крупных компаниях одинаковые имена — еще одна причина перепроверить, прежде чем нажимать «Отправить». Урок здесь заключается в том, чтобы несколько раз вычитывать свое электронное письмо, особенно если оно важное.

5. Будьте лаконичны

Пишите короткие электронные письма. Этот этикет электронной почты означает , что если вы обнаружите, что печатаете расширенное эссе, используйте его как знак, чтобы договориться о звонке или встрече. Цените время получателя и свое время, доходя до сути, используя как можно меньше слов.

6. Отвечайте вовремя

Введите свой ответ и нажмите «Отправить» как можно скорее (и это зависит от человека к человеку, учитывая их рабочую нагрузку). Это не означает, что вы пишете быстрый, но неуместный ответ. Когда вам нужно больше времени, идеальный этикет электронной почты позволяет человеку узнать, что вы получили электронное письмо, и вернуться к нему с подробностями в ближайшее время.

1. 1. Члены команды . Электронные письма в этой категории имеют высокий приоритет и ограничены по времени (в большинстве случаев). Поэтому соблюдайте надлежащий этикет электронной почты и отвечайте в течение 12–14 часов.
   2. Другие коллеги . Для людей, не входящих в вашу непосредственную команду, сообщите им, что вы получили их сообщение, и ответьте им, когда сможете, или просто ответьте в течение первых 24 часов.
   3. Специалисты вне вашей фирмы . Эта категория электронных писем в папке «Входящие» может быть в нижней части вашего списка приоритетов. Не принуждайте к быстрому ответу, если только в строке темы не указано «срочно/сроки» или сообщение не от высокоприоритетного специалиста.

7. Каждый раз призывайте к действию

Укажите крайний срок выполнения задачи, если он есть. Если его нет, укажите и это. Сделайте цель вашего электронного письма ясной – Вы задаете вопрос? Вы назначаете получателю задачу? Вы делитесь электронной почтой, чтобы держать человека в курсе, без необходимости ответа? Заявить это. Кроме того, если это набор задач, которые вы хотите выполнить, укажите это в самом начале письма. Смысл этого этикета электронной почты состоит в том, чтобы прояснить цель вашего электронного письма.

Проверьте: Правило цифрового рынка: 10 лучших советов по электронному маркетингу

8. Обеспечьте контекст

Если вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, правильный этикет электронной почты состоит в том, чтобы добавить важную для получателя информацию, такую ​​​​как сетевое мероприятие, на котором вы встретились, или имя человека, который связал вас. Даже когда отправляете электронное письмо кому-то на работе, указывайте конкретный проект, о котором вы говорите («Я хотел бы обсудить следующие шаги для проекта XYZ»).

Источник

9. Обновленная подпись

Ваша подпись всегда должна включать последние данные, такие как ваше полное имя, должность, название компании и номер телефона. Этикет электронной почты означает , что вы предоставляете самую последнюю информацию о себе всем, кто получает ваше электронное письмо.

10. Помните совет № 5?

Вы должны быть не только краткими, но и конкретными. Не задавайте общих или открытых вопросов, потому что вы можете не получить ответ, который ищете. Вместо «что вы думаете о презентации» прямо спросите: «Должен ли я добавить больше деталей о X на слайде 16»?

11. Ключ к ясности

Любой человек, который следует правильному этикету электронной почты , знает силу маркеров или списков. Это более визуально привлекательно, чем большие абзацы, и за ним легче следить. Используйте вариант «жирный» с осторожностью, но используйте его, когда нужно что-то выделить.

12. Этикет тем

Существует этикет электронной почты, означающий ветки электронной почты. Никогда не начинайте новую тему в существующей теме — всегда начинайте новую. Не поддавайтесь лозунгу «это круто», если об этом уже сказали более десяти человек. Кроме того, сократите свои ссылки или добавьте гиперссылки, чтобы избежать беспорядка ссылок.

13. Последующие действия

Еще один компонент надлежащего этикета электронной почты — связаться с заинтересованным лицом через неделю, либо переслав ему исходное письмо, либо набрав новое. Отправка менее чем за 48 часов осуждается. Ограничьте количество последующих электронных писем для одного человека до трех раз.

14. Вложения

Прикрепите документы в формате PDF, если не указано иное. Всегда прикрепляйте файл перед написанием основного текста или заполнением поля «Кому». Таким образом, вы никогда не отправите электронное письмо «извините, забыл вложение». Заархивируйте большое вложение перед отправкой по электронной почте.

Дополнительный совет: если вы добавляете кого-то в ветку электронной почты, либо повторно прикрепите вложение, либо перешлите исходное электронное письмо, содержащее вложение этого человека.

15. Приветствия имеют значение

Есть три случая, когда вы используете разные приветствия.

1. 1. Повседневная обстановка . Если вы знаете получателя лично или в компании царит непринужденная обстановка, не стесняйтесь использовать привет, доброе утро/день или напрямую обращаться к человеку по имени. «Привет» можно считать слишком небрежным, поэтому, если получатель использует его первым, вы можете ответить соответствующим образом.
   2. Формальная установка . Когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз или работаете в более традиционной отрасли, используйте «уважаемый (вставьте имя)», а не «уважаемый сэр / мадам».
   3. Большое нет-нет . Не используйте «йоу», «эй!», «джентльмены» и «все» — они звучат слишком дружелюбно, неформально или отстраненно.

Правильное значение этикета электронной почты диктует двоеточие в официальном электронном письме и тире в обычном электронном письме.

Кроме того, никогда не обращайтесь к человеку по сокращенной версии его имени, если он не предложит вам сделать это или не будет упомянут в его подписи. Например, используйте имя Шивеш вместо Шив и Майкл вместо Майка.

16. Используйте соответствующие сообщения о выходе

Примечание о том, что вы заканчиваете свое электронное письмо, также имеет значение.

1. 1. Непринужденная обстановка – Спасибо, Всего наилучшего, Ура, Говорите скорее, Ждем следующих шагов, Наслаждайтесь выходными
   2. Формальная обстановка – Спасибо за уделенное время, хорошего дня/выходных.
   3. Большое нет-нет – тепло, xoxo, сердечно

Источник

17. Используйте правильную пунктуацию

Вы можете быть взволнованы, увидев содержимое электронного письма, но вам не нужно передавать это, используя несколько восклицательных знаков. Пусть значение этикета электронной почты напомнит вам, что многочисленные восклицательные знаки кажутся незрелыми. Вместо этого используйте его только там, где это необходимо — «Поздравляем!» и «Хороших выходных!»

Точно так же не заполняйте свою электронную почту вопросительными знаками. Это может стать подавляющим для получателя и отвлечь внимание от основного вопроса/темы. Правильный этикет электронной почты также включает в себя использование правил, которые вы выучили в детстве, таких как использование заглавных букв, структура предложения, грамматика и пунктуация.

18. Контролируйте юмор

Шутка, доставленная через текстовое сообщение или электронную почту, не будет такой же, как при личном общении. Ваш юмор и намерения могут быть легко неверно истолкованы. Электронные письма не передают выражения или тон вашего лица (лица или тела), поэтому придерживайтесь шуток во время телефонного разговора или личной встречи.

19. Помните о культурных различиях и их последствиях

Когда вы работаете в международной фирме, очень важно отправить электронное письмо кому-то из другой культуры . В то время как японцы и китайцы любят общаться, прежде чем приступить к делу лично, немцы и американцы прямолинейны и сразу берутся за дело. Смысл электронного этикета в том, чтобы понять тон и цель того, кто вам пишет.

Заключение

Прочитав эти 19 действенных советов, вы сделали первый шаг на пути к улучшению навыков межличностного общения. Мягкие навыки — это инь к ян технических знаний. Улучшите свои технические знания с помощью u pGrad . Увлекаетесь ли вы машинным обучением и искусственным интеллектом или заинтересованы в поступлении на программу MBA , upGrad поможет вам.