따라야 할 19가지 이메일 에티켓 규칙의 최종 목록

' 이메일 에티켓 ' 이라는 용어 는 자명하지만 다시 정의해보자. 전문적인 설정을 사용하여 이메일 에티켓 은 이메일 초안을 작성하거나 이메일에 응답할 때 따라야 하는 일련의 지침 또는 프로토콜입니다. 잘못 작성된 이메일은 당신에게 나쁜 영향을 미칩니다. 서두르거나 기본적인 문법 규칙을 모르는 사람으로 보일 수 있습니다.

이러한 바람직하지 않은 인식을 피하기 위해 다음 팁을 일상적인 이메일 루틴에 적용하십시오. 이러한 규칙이 처음에는 너무 명확해 보일 수 있지만 귀하(또는 귀하가 이메일을 보내는 사람)가 이러한 실수를 얼마나 자주 하는 지 알면 놀랄 것입니다.

1. 적절한 이메일 주소 사용

항상 회사의 모든 내부 커뮤니케이션의 일부로 직장 이메일 주소를 사용하십시오. 인터뷰나 커피 채팅을 위해 회사 외부의 전문가에게 연락할 때 이메일을 사용할 수 있습니다. 이메일 ID에 "xoxo", "partyanimal" 등과 같은 간단한 단어나 문구 대신 애완동물 이름 대신 이름을 포함하십시오.

2. 들이쉬고 내쉬다

때때로 인내심을 테스트할 수 있는 이메일을 받게 됩니다. 마음에 들어오는 처음 몇 가지 화난 생각을 입력하려는 본능을 거부하십시오. 나중에 후회할 성급한 이메일을 보내기 전에 잠시 진정하십시오. 문제가 긴급한 경우 문제의 사람에게 전화하십시오.

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3. 상황에 맞는 인사말 사용

여기서 의미하는 이메일 에티켓 은 시작 부분에 "해피 프라이데이", "잘 지내세요" 등과 같은 형식적인 인사말을 입력하고 끝 부분에 "고맙습니다/고마워요"와 같은 형식적인 인사말을 입력하는 데 몇 초가 걸린다는 것입니다. 또한 제목 줄을 비워 두지 마십시오.

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4. 교정할 것을 상기시키십시오

교정은 몇 초 밖에 걸리지 않으므로 누군가가 귀하에게 잘못된 이름으로 주소를 지정하거나 철자를 잘못 입력하거나 귀하에게 적합하지 않은 이메일을 보내는 경우를 보면 놀랍습니다. 일부 사람들은 대기업 내에서 같은 이름을 사용합니다. 보내기를 누르기 전에 다시 확인해야 하는 또 다른 이유입니다. 여기서의 교훈은 특히 중요한 이메일인 경우 이메일을 여러 번 교정하는 것입니다.

5. 간결하라

짧은 이메일을 작성하십시오. 이 이메일 에티켓의 의미 는 긴 에세이를 입력하는 경우 대신 전화나 회의를 주선하기 위한 신호로 사용한다는 것입니다. 가능한 한 적은 수의 단어를 사용하여 요점을 파악하여 수신자와 귀하의 시간을 소중하게 생각하십시오.

6. 정시에 응답

응답을 입력하고 가능한 한 빨리 보내기를 누르십시오(이는 작업량을 고려하여 사람마다 다름). 이것은 당신이 신속하지만 부적절한 응답을 작성한다는 것을 의미하지 않습니다. 시간이 더 필요할 때 이상적인 이메일 에티켓 은 상대방이 이메일을 받았다는 사실을 알리고 최대한 빨리 세부 사항을 알려줍니다.

1. 1. 팀 구성원 – 이 범주의 이메일은 우선 순위가 높고 시간 제한이 있습니다(대부분의 경우). 따라서 적절한 이메일 에티켓 을 따르고 12~14시간 이내에 응답하십시오.
   2. 다른 동료 – 직속 팀 외부에 있는 사람들의 경우 메시지를 받았다는 사실을 알리고 처음 24시간 이내에 응답할 수 있을 때 다시 연락하십시오.
   3. 회사 전문가 외부 – 받은 편지함에 있는 이 이메일 범주는 우선 순위 목록의 맨 아래에 있을 수 있습니다. 제목에 '긴급/시간 제한'이라고 명시되어 있지 않거나 우선 순위가 높은 전문가가 제공한 것이 아니면 신속하게 응답하라는 압력을 받지 마십시오.

7. 매번 행동 촉구를 제공하십시오

작업 기한이 있는 경우 이를 언급합니다. 없는 경우에도 언급하십시오. 이메일의 목적을 명확히 하십시오 – 질문을 하고 계십니까? 받는 사람에게 작업을 할당하고 있습니까? 회신이 필요하지 않은 상태에서 계속 연락을 주고받기 위해 이메일을 공유하고 있습니까? 그것을 진술하십시오. 또한 완료하고 싶은 작업의 집합인 경우 이메일 맨 처음에 명시하십시오. 이 이메일 에티켓의 의미 는 이메일의 목적을 명확히 하는 것입니다.

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8. 컨텍스트 제공

누군가에게 처음으로 이메일을 보내는 경우 올바른 이메일 에티켓 은 당신이 만난 네트워킹 이벤트나 당신을 연결한 사람의 이름과 같이 받는 사람과 관련된 세부 정보를 추가하는 것입니다. 직장에서 누군가에게 이메일을 보낼 때도 언급한 정확한 프로젝트를 언급하십시오("XYZ 프로젝트의 다음 단계에 대해 논의하고 싶습니다").

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9. 업데이트된 서명

서명에는 항상 전체 이름, 직위, 회사 이름 및 전화 번호와 같은 최신 세부 정보가 포함되어야 합니다. 이메일 에티켓 의 의미는 이메일 을 받는 모든 사람에게 자신에 대한 최신 정보를 제공한다는 것입니다.

10. 팁 #5를 기억하십니까?

간결할 뿐만 아니라 구체적이어야 합니다. 원하는 답변을 얻지 못할 수 있으므로 광범위하거나 개방형 질문을 하지 마십시오. "프레젠테이션에 대한 당신의 생각은 무엇입니까?" 대신 "슬라이드 16의 X에 대한 자세한 내용을 추가해야 하나요?"라고 직접 질문하십시오.

11. 명확성이 핵심입니다

적절한 이메일 에티켓 을 따르는 사람 은 글머리 기호나 목록의 힘을 알고 있습니다. 큰 단락보다 시각적으로 더 매력적이며 따라하기 쉽습니다. '굵게' 옵션은 드물게 사용하되 강조해야 할 사항이 있을 때 사용합니다.

12. 실 에티켓

이메일 스레드 에는 이메일 에티켓 의미 가 있습니다. 기존 스레드에서 새 주제를 시작하지 마십시오. 항상 새 주제를 시작하십시오. 이미 10명이 넘는 사람들이 그렇게 말했다면 "이것은 굉장하다"라는 유행어에 뛰어들지 마십시오. 또한 링크가 복잡해지지 않도록 링크를 줄이거나 하이퍼링크를 추가하십시오.

13. 후속 조치

적절한 이메일 에티켓 의 또 다른 구성 요소 는 일주일 후에 해당 사람에게 원래 이메일을 전달하거나 새 이메일을 입력하여 후속 조치를 취하는 것입니다. 48시간 이내에 하나를 보내는 것은 눈살을 찌푸리게 합니다. 한 사람에 대한 후속 이메일을 세 번으로 제한하십시오.

14. 첨부 파일

달리 지시하지 않는 한 PDF 형식의 문서를 첨부하십시오. 본문을 작성하거나 "to" 필드를 채우기 전에 항상 파일을 첨부하십시오. 이렇게 하면 "죄송합니다. 첨부 파일을 잊어버렸습니다." 이메일을 보내지 않을 것입니다. 이메일로 보내기 전에 큰 첨부 파일을 압축하십시오.

추가 팁: 이메일 스레드에 누군가를 추가하는 경우 첨부 파일을 다시 첨부하거나 해당 사람의 첨부 파일이 포함된 원본 이메일을 전달하십시오.

15. 인사의 중요성

서로 다른 인사말을 사용할 때는 세 가지 경우가 있습니다.

1. 1. 캐주얼한 분위기 - 받는 사람을 개인적으로 알고 있거나 회사 분위기가 편안한 경우에는 자유롭게 hi, good morning/afternoon을 사용하거나 상대방의 이름을 직접 부를 수 있습니다. '헤이'는 지나치게 캐주얼하게 느껴질 수 있으므로 받는 사람이 먼저 사용하면 그에 따라 답장을 보낼 수 있습니다.
   2. 공식적인 설정 – 누군가에게 처음으로 이메일을 보낼 때나 좀 더 전통적인 업계에서 일할 때, Dear Sir/madam이 아닌 'dear (insert name)'을 사용하세요.
   3. Big no-no – 'yo', 'hey!', 'gentlemen', 'all'을 사용하지 마십시오. 너무 친근하거나 비격식적이거나 멀게 들립니다.

올바른 이메일 에티켓 의미 는 공식 이메일에는 콜론을, 캐주얼 이메일에는 대시를 지시합니다.

또한, 귀하가 제안하거나 서명에 언급되지 않는 한 축약된 이름으로 사람을 부르지 마십시오. 예를 들어 Shiv 대신 Shivesh라는 이름을 사용하고 Mike 대신 Michael을 사용합니다.

16. 적절한 승인 메시지 사용

이메일을 종료하는 것도 중요합니다.

1. 1. 캐주얼한 설정 - 감사합니다, 잘자요, 건배하세요, 곧 이야기하세요, 다음 행보를 기대하세요, 주말을 즐기세요
   2. 공식적인 설정 - 시간 내주셔서 감사합니다. 멋진 하루/주말 되세요.
   3. Big no-no – 따뜻하게, xoxo, 진심으로

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17. 올바른 구두점 사용

이메일 내용을 보고 흥분할 수 있지만 여러 개의 느낌표를 사용하여 이를 전달할 필요는 없습니다. 이메일 에티켓 의미 는 수많은 느낌표가 미성숙하다는 것을 상기시켜줍니다 . 대신 필요한 경우에만 사용하십시오. "축하합니다!" 그리고 "좋은 주말 보내세요!"

마찬가지로 물음표로 이메일을 포장하지 마십시오. 그것은 받는 사람에게 압도적이 될 수 있고 관련된 핵심 질문/주제에서 주의를 빼앗습니다. 적절한 이메일 에티켓 에는 대문자 사용, 문장 구조, 문법 및 구두점과 같이 어렸을 때 배운 규칙을 사용하는 것도 포함됩니다.

18. 유머를 제어하라

농담을 해독하는 것은 문자 메시지나 이메일을 통해 전달될 때와 직접 전달될 때와 동일하게 전달되지 않습니다. 당신의 유머와 의도는 쉽게 잘못 해석될 수 있습니다. 이메일은 당신의 (얼굴이나 몸) 표정이나 어조를 포착하지 못하므로 전화나 대면 회의에서 농담을 하십시오.

19. 문화적 차이와 그 의미를 염두에 두십시오.

글로벌 기업에서 일할 때 다른 문화권의 사람에게 이메일을 보내는 것은 매우 중요합니다. 일본인과 중국인은 개인적으로 사업을 하기 전에 상호 작용하는 것을 좋아하지만 독일인과 미국인은 직접적으로 사업을 시작합니다. 이메일 에티켓의 의미 는 이메일을 보내는 사람의 어조와 목적을 이해하는 것입니다.

결론

이 19가지 실행 가능한 팁을 읽으면 부드러운 커뮤니케이션 기술을 향상시키는 첫 번째 단계를 밟은 것입니다. 소프트 스킬은 기술 지식의 양과 같습니다. u pGrad 의 도움으로 기술 전문성을 향상시키십시오 . 머신 러닝과 AI 에 관심이 있거나 MBA 프로그램 등록에 관심이 있는 경우 upGrad 가 지원합니다.