รายชื่อกฎมารยาทอีเมล 19 ข้อที่คุณควรปฏิบัติตาม

คำว่า " มารยาทในการใช้อีเมล ' นั้นอธิบายได้ชัดเจนอยู่แล้ว แต่มานิยามกันใหม่อีกครั้ง การใช้การตั้งค่าแบบมืออาชีพ มารยาท อีเมล เป็นชุดของแนวทางหรือโปรโตคอลที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อร่างอีเมลหรือตอบกลับ อีเมลที่เขียนไม่ดีจะสะท้อนถึงคุณในทางไม่ดี คุณอาจเจอคนที่รีบร้อนหรือไม่รู้กฎไวยากรณ์พื้นฐาน

เพื่อหลีกเลี่ยงการรับรู้ที่ไม่พึงประสงค์เหล่านี้ ให้ใช้เคล็ดลับต่อไปนี้กับกิจวัตรการส่งอีเมลประจำวันของคุณ กฎเหล่านี้อาจดูเหมือนชัดเจนเกินไปในตอนแรก แต่คุณจะต้องแปลกใจที่เห็นว่าคุณ (หรือบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง) ทำข้อผิดพลาดเหล่านี้บ่อยเพียงใด

1. ใช้ที่อยู่อีเมลที่เหมาะสม

ใช้ที่อยู่อีเมลที่ทำงานของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารภายในทั้งหมดของบริษัทของคุณเสมอ คุณสามารถใช้อีเมลของคุณเมื่อติดต่อกับมืออาชีพนอกบริษัทเพื่อสัมภาษณ์หรือสนทนากาแฟ ใส่ชื่อของคุณในอีเมล แทนที่จะเป็นชื่อสัตว์เลี้ยงของคุณหรือคำหรือวลีง่ายๆ เช่น "xoxo" "partyanimal" เป็นต้น

2. หายใจเข้า หายใจออก

ในบางครั้ง คุณจะได้รับอีเมลที่อาจทดสอบความอดทนของคุณ ปฏิเสธสัญชาตญาณของคุณในการพิมพ์ความคิดโกรธสองสามแรกที่เข้ามาในหัวของคุณ ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำให้เย็นลงก่อนที่จะส่งอีเมลผื่นที่คุณจะต้องเสียใจในภายหลัง โทรหาบุคคลที่มีปัญหาหากเป็นเรื่องเร่งด่วน

อ่าน: วิธีสร้างกลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลที่ประสบความสำเร็จ

3. ใช้คำทักทายตามโอกาส

มารยาท ในการ ใช้อีเมลหมายถึง การใช้เวลาสองสามวินาทีในการพิมพ์คำทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น “วันศุกร์ที่สุขสันต์” “หวังว่าคุณจะสบายดี” ฯลฯ ในตอนต้นและ “ขอบคุณ/ขอบคุณ” ในตอนท้าย และอย่าปล่อยให้หัวเรื่องว่าง

แหล่งที่มา

4. เตือนตัวเองให้ตรวจทาน

การพิสูจน์อักษรใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที ดังนั้นจึงเป็นเรื่องน่าประหลาดใจที่เมื่อมีคนส่งชื่อคุณผิด สะกดชื่อคุณผิด หรือส่งอีเมลที่ไม่เหมาะกับคุณถึงคุณ บางคนมีชื่อเดียวกันในบริษัทขนาดใหญ่ – เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ต้องตรวจสอบอีกครั้งก่อนกดส่ง บทเรียนที่นี่คือการพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณหลายครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเรื่องสำคัญ

5. กระชับ

เขียนอีเมลสั้น ๆ มารยาทในการใช้อีเมล นี้ หมายความ ว่า หากคุณพบว่าตัวเองกำลังพิมพ์เรียงความแบบขยาย ให้ใช้มันเป็นสัญลักษณ์เพื่อนัดหมายการโทรหรือการประชุมแทน ให้คุณค่ากับผู้รับและเวลาของคุณโดยไปที่ประเด็นโดยใช้คำให้น้อยที่สุด

6. ตอบสนองตรงต่อเวลา

พิมพ์คำตอบของคุณแล้วกดส่งโดยเร็วที่สุด (ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล โดยพิจารณาจากปริมาณงาน) ไม่ได้หมายความว่าคุณเขียนตอบกลับอย่างรวดเร็วแต่ไม่เหมาะสม เมื่อคุณต้องการเวลามากขึ้น มารยาทการใช้อีเมล ที่เหมาะสม จะทำให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณได้รับอีเมลแล้วและติดต่อกลับพร้อมรายละเอียดอย่างเร็วที่สุด

1. 1. สมาชิกในทีม – อีเมลในหมวดหมู่นี้มีลำดับความสำคัญสูงและมีเวลาจำกัด (ในกรณีส่วนใหญ่) ดังนั้นให้ปฏิบัติตาม มารยาทอีเมล ที่เหมาะสม และตอบกลับภายใน 12 ถึง 14 ชั่วโมง
   2. เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ – สำหรับผู้ที่อยู่นอกทีมโดยตรงของคุณ ให้พวกเขารู้ว่าคุณได้รับข้อความของพวกเขาแล้วและติดต่อกลับเมื่อคุณสามารถหรือตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงแรก
   3. นอกบริษัทของคุณ อีเมลประเภทนี้ในกล่องจดหมายอาจอยู่ที่ด้านล่างของรายการลำดับความสำคัญของคุณ อย่ากดดันให้ตอบสนองอย่างรวดเร็วเว้นแต่หัวเรื่องจะระบุว่า 'เร่งด่วน/จำกัดเวลา' หรือมาจากผู้เชี่ยวชาญที่มีลำดับความสำคัญสูง

7. ให้คำกระตุ้นการตัดสินใจทุกครั้ง

ระบุกำหนดเวลาของงาน หากมี ถ้าไม่มีก็บอกด้วย ทำให้วัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณชัดเจน - คุณกำลังถามคำถามหรือไม่? คุณกำลังมอบหมายงานให้ผู้รับหรือไม่? คุณกำลังแชร์อีเมลเพื่อให้บุคคลนั้นอยู่ในวงโดยไม่จำเป็นต้องตอบกลับใช่หรือไม่ ระบุ. นอกจากนี้ หากเป็นชุดของงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ ให้ระบุที่ตอนต้นของอีเมล ความหมายของมารยาทอีเมล นี้ คือการชี้แจงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ

เช็คเอาท์: ครองตลาดดิจิทัล: เคล็ดลับการตลาดผ่านอีเมล 10 อันดับแรก

8. จัดเตรียมบริบท

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก มารยาทในการส่งอีเมล ที่ถูกต้อง คือการเพิ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับผู้รับ เช่น งานเครือข่ายที่คุณพบหรือชื่อของบุคคลนั้นที่เชื่อมโยงคุณ แม้จะส่งอีเมลถึงใครบางคนในที่ทำงาน ให้พูดถึงโครงการที่คุณอ้างถึง (“ฉันต้องการจะพูดถึงขั้นตอนต่อไปสำหรับโครงการ XYZ”)

แหล่งที่มา

9. อัปเดตลายเซ็น

ลายเซ็นของคุณควรมีรายละเอียดล่าสุดเสมอ เช่น ชื่อเต็ม ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ ความ หมายของมารยาทอีเมล คือการที่คุณให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดเกี่ยวกับตัวคุณกับทุกคนที่ได้รับอีเมลของคุณ

10. จำเคล็ดลับ #5 ได้ไหม

คุณไม่เพียงแค่ต้องกระชับแต่ต้องเจาะจงด้วย อย่าถามคำถามที่กว้างหรือปลายเปิด เพราะคุณอาจไม่ได้คำตอบที่ต้องการ แทนที่จะถามว่า "คุณคิดอย่างไรกับการนำเสนอ" ให้ถามโดยตรงว่า "ฉันควรเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ X ในสไลด์ 16"

11. ความชัดเจนคือกุญแจสำคัญ

บุคคลใดก็ตามที่ปฏิบัติตาม มารยาทอีเมล ที่เหมาะสม จะทราบถึงพลังของหัวข้อย่อยหรือรายการ ดึงดูดสายตามากกว่าย่อหน้าใหญ่และติดตามได้ง่ายกว่า ใช้ตัวเลือก 'ตัวหนา' เท่าที่จำเป็น แต่ควรใช้เมื่อจำเป็นต้องเน้นย้ำ

12. มารยาทของเธรด

มารยาทอีเมลมีความหมาย สำหรับ ชุดข้อความอีเมล อย่าเริ่มหัวข้อใหม่ในชุดข้อความที่มีอยู่ - ให้เริ่มหัวข้อใหม่เสมอ อย่ากระโดดข้ามแนวคิดของ "สิ่งนี้ยอดเยี่ยม" หากมีคนพูดไปแล้วมากกว่าสิบคน นอกจากนี้ ย่อลิงก์ของคุณหรือเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงของลิงก์

13. การติดตามผล

อีกองค์ประกอบหนึ่งของ มารยาทการใช้อีเมล ที่เหมาะสม คือการติดตามผลกับบุคคลที่เกี่ยวข้องหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ ไม่ว่าจะโดยการส่งต่ออีเมลต้นฉบับหรือพิมพ์อีเมลใหม่ การส่งหนึ่งในเวลาน้อยกว่า 48 ชั่วโมงนั้นขมวดคิ้ว กำหนดอีเมลติดตามผลสำหรับบุคคลเพียงคนเดียวถึงสามครั้ง

14. เอกสารแนบ

แนบเอกสารในรูปแบบ PDF เว้นแต่จะได้รับคำสั่งให้เป็นอย่างอื่น แนบไฟล์ก่อนเขียนเนื้อหาหรือกรอกข้อมูลในช่อง "ถึง" ทุกครั้ง ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่มีวันส่งอีเมล "ขออภัย ลืมไฟล์แนบ" Zip ไฟล์แนบขนาดใหญ่ก่อนส่งอีเมล

เคล็ดลับเพิ่มเติม: หากคุณกำลังเพิ่มบุคคลในชุดข้อความอีเมล ให้แนบไฟล์แนบใหม่หรือส่งต่ออีเมลต้นฉบับที่มีไฟล์แนบของบุคคลนั้น

15. คำทักทาย

มีสามกรณีที่คุณใช้คำทักทายที่แตกต่างกัน

1. 1. การตั้งค่า แบบเป็นกันเอง – เมื่อคุณรู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัว หรือบริษัทมีสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลาย อย่าลังเลที่จะใช้ สวัสดี สวัสดีตอนเช้า/ตอนบ่าย หรือเรียกบุคคลนั้นโดยตรงโดยใช้เพียงชื่อของพวกเขา คำว่า 'เฮ้' ถือได้ว่าไม่เป็นทางการเกินไป ดังนั้นหากผู้รับใช้ก่อน ก็สามารถตอบกลับตามนั้นได้
   2. การตั้งค่าอย่างเป็นทางการ – เมื่อส่งอีเมลถึงใครบางคนเป็นครั้งแรกหรือทำงานในอุตสาหกรรมแบบดั้งเดิม ให้ใช้ 'ที่รัก (ใส่ชื่อ)' ไม่ใช่ที่รัก
   3. Big no-no – อย่าใช้คำว่า 'yo' 'hey!', 'gentlemen' และ 'all' ฟังดูเป็นมิตร ไม่เป็นทางการ หรืออยู่ไกลเกินไป

มารยาทในการใช้อีเมล ที่ ถูกต้อง หมายถึง การกำหนดเครื่องหมายทวิภาคในอีเมลที่เป็นทางการและขีดกลางในอีเมลทั่วไป

นอกจากนี้ อย่าเรียกบุคคลนั้นด้วยชื่อย่อของเขา เว้นแต่พวกเขาจะแนะนำให้คุณทำเช่นนั้นหรือระบุไว้ในลายเซ็นของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ใช้ชื่อ Shivesh แทน Shiv และ Michael แทน Mike

16. ใช้ข้อความออกจากระบบที่เหมาะสม

โปรดทราบว่าคุณสิ้นสุดอีเมลของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน

1. 1. การตั้งค่าแบบสบาย ๆ - ขอบคุณ ดีที่สุด เชียร์ พูดคุยเร็ว ๆ นี้ ตั้งตารอขั้นตอนต่อไป สนุกกับวันหยุดสุดสัปดาห์
   2. การตั้งค่าอย่างเป็นทางการ – ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ ขอให้มีวัน/วันหยุดสุดสัปดาห์ที่ยอดเยี่ยม
   3. Big no-no – อย่างอบอุ่น xoxo ด้วยความจริงใจ

แหล่งที่มา

17. ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง

คุณอาจตื่นเต้นหลังจากเห็นเนื้อหาของอีเมล แต่คุณไม่จำเป็นต้องสื่อถึงสิ่งนั้นโดยใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์หลายอัน ให้ ความหมายของมารยาทอีเมล เตือนคุณว่าเครื่องหมายอัศเจรีย์จำนวนมากดูเหมือนยังไม่บรรลุนิติภาวะ ให้ใช้เฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น – “ขอแสดงความยินดีด้วย!” และ "ขอให้เป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี!"

ในทำนองเดียวกัน อย่าแพ็คอีเมลของคุณด้วยเครื่องหมายคำถาม ผู้รับอาจล้นหลามและดึงความสนใจไปจากคำถาม/หัวข้อหลักที่เกี่ยวข้อง มารยาทในการใช้อีเมล อย่าง เหมาะสม ยังรวมถึงการใช้กฎที่คุณเรียนรู้ตั้งแต่ยังเป็นเด็ก เช่น การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ โครงสร้างประโยค ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน

18. ควบคุมอารมณ์ขัน

การแคร็กเรื่องตลกจะไม่เหมือนเดิมเมื่อส่งผ่านข้อความหรืออีเมลเหมือนเมื่อส่งถึงตัว อารมณ์ขันและความตั้งใจของคุณอาจถูกตีความผิดได้ง่าย อีเมลไม่จับการแสดงออก (ใบหน้าหรือร่างกาย) หรือน้ำเสียงของคุณ ดังนั้นจงใช้มุกตลกในการโทรหรือการประชุมแบบเห็นหน้ากัน

19. คำนึงถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมและผลกระทบ

เมื่อคุณทำงานในบริษัทระดับโลก การส่งอีเมลถึงใครบางคนจาก วัฒนธรรมที่แตกต่าง นั้นถือว่าสูง ในขณะที่ชาวญี่ปุ่นและชาวจีนชอบที่จะโต้ตอบกันก่อนที่จะทำธุรกิจส่วนตัว ชาวเยอรมันและชาวอเมริกันก็เข้ามาทำธุรกิจโดยตรง ความ หมายของมารยาทอีเมล คือการเข้าใจน้ำเสียงและจุดประสงค์ของผู้ส่งอีเมลถึงคุณ

บทสรุป

การอ่านคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงทั้ง 19 ข้อนี้ แสดงว่าคุณได้ก้าวไปสู่การพัฒนาทักษะด้านการสื่อสารที่อ่อนนุ่ม ทักษะที่อ่อนนุ่มคือหยินหยางของความรู้ด้านเทคนิค พัฒนาความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคของคุณด้วยความช่วยเหลือจาก คุณ pGrad ไม่ว่าคุณจะหลงใหลใน แมชชีนเลิร์นนิงและ AI หรือสนใจที่จะลงทะเบียนใน หลักสูตร MBA upGrad ช่วยคุณได้